Una preocupación común en los empresarios es no saber con certeza, cómo marcha de su negocio. Por ello, suelen pensar en un diagnóstico empresarial.
Pero, ¿quién debe – y puede – realizar el diagnóstico a la pyme? ¿Y cómo hacerlo para que sea realmente efectivo?
En este artículo responderemos a esas preguntas, además entenderás cómo el diagnóstico empresarial te permite avanzar en las etapas que debe pasar tu empresa y para hacértelo más fácil tendrás el ejemplo de V&C.
Para abordar el tema nos centraremos en los siguientes puntos:
- ¿Qué es el diagnóstico empresarial en una pyme?
- ¿Cómo saber en qué etapa está la pyme?
- Ejemplo de diagnóstico empresarial. Caso: Fábrica V&C.
- Fábrica V&C en funcionamiento regular.
- Comentarios para cerrar el post.
Para comenzar quiero mostrarte las etapas y actividades clave de toda empresa experimenta antes de llegar a la expansión o traspaso. Esto es muy importante que lo sepas como gestor de una pyme. Observa:
Dicho esto, entremos en materia. PRESTA ATENCIÓN…
¿Qué es el diagnóstico empresarial en una pyme?
Cuando la preocupación del empresario sobre cómo va la empresa, más allá de lo “visible”, se hace presente, es común que recurra a consultores buscando apoyo.
En este caso, lo que suele ocurrir es que le ofrezcan un diagnóstico empresarial, apoyado en métodos diversos, según el consultor.
Al respecto, nuestra recomendación es que antes de contratar a un “experto”, sea el empresario quien realice su propio diagnóstico.
¡Así es!, el propio empresario con apoyo de su equipo. Digamos que sería un autodiagnóstico de la marcha de la organización.
Este fue el caso de la Fábrica de prendas de vestir V&C, comentado en el artículo: ¿Cómo crear una empresa?
Sus dueños, Valentina y Carlos, se preguntaban con frecuencia cómo iría realmente la fábrica.
Tenían claro que el margen entre ingresos y “costes+gastos” era muy pequeño, a pesar de tener una producción en aumento.
Con este caso te mostraremos que las áreas de la empresa se pueden diagnosticar desde “adentro”. Por ejemplo, el área de contabilidad y finanzas.
Podemos decir, en este punto, que las empresas también se “enferman”, por lo que requieren atención para que sigan creciendo de manera sana.
Por tal motivo, debemos aprender a evaluarlas. Y para ello, una herramienta básica es el diagnóstico empresarial.
Entonces, ¿qué es el diagnóstico empresarial?
El diagnóstico implica, en principio, un análisis de las principales áreas de gestión de un negocio.
Con el análisis se busca información objetiva de las causas de la situación de cada área y de la organización como un todo.
Sin duda, todo diagnóstico bien realizado brindará “luz” sobre las causas y sobre qué hacer para trazar una ruta hacia la mejora.
¿Cómo saber en qué etapa está la pyme?
Una de las primeras acciones que debemos realizar es precisar en qué etapa está nuestra empresa.
Repasemos las etapas que identificamos y por las que pasa toda empresa que alcanza el éxito:
- Idea de negocio (actividad clave: evaluar).
- Puesta en marcha (actividad clave: sobrevivir).
- Funcionamiento regular (actividad clave: ¡facturar!)
- Etapa de Funcionamiento estable (actividad clave: delegar).
- Funcionamiento óptimo (actividad clave: incorporar herramientas de gestión).
- Expansión o traspaso (actividad clave: pedir asesoramiento).
La etapa de la idea de negocio es muy clara. Allí aún no tenemos una empresa. Esta debe ser objeto de evaluación para conocer su viabilidad, antes de ponerse en marcha.
Es típico en emprendedores entusiastas poner en marcha la idea sin evaluarla, lo que representa un gran riesgo. Aunque es claro que la necesidad de una evaluación en detalle dependerá del tipo de emprendimiento.
Al respecto, compartimos un artículo para que conozcas una forma de clasificar las ideas de negocio. Esta clasificación sugerirá qué tanto debemos evaluarla antes de ir a la puesta en marcha.
Artículo para aprender más: Clases de emprendimiento según la matriz animal.
Por ello, para la etapa 1 la actividad clave es evaluar. Hacerse las preguntas correctas y luego decidir. En el caso de la Fábrica V&C, esta etapa la pasaron sin contratiempo.
Los emprendedores tenían certeza sobre la idea y conocían el sector relacionado con fábricas de prendas de vestir.
Además, tenían potenciales clientes listos para distribuir su producto, así que “pulieron” la idea y pasaron a la puesta en marcha.
Para conocer detalles sobre las etapas, te dejo un vídeo que lo explica bien. ¡Vale la pena verlo! Etapas de las empresa.
Claves de las etapas por las que pasa una empresa:
Si seguiste con atención la explicación en el vídeo, te habrás dado cuenta de que la puesta en marcha finaliza cuando estamos en capacidad de conseguir los primeros clientes y facturar.
Es decir, cuando tenemos el producto o servicio completo y lo podemos vender. Para llegar a este punto habrán pasado muchas cosas…
Debes tener en cuenta que algunas empresas harán la “travesía del desierto” más rápido que otras.
Como ya sabemos, depende del tipo de idea de negocio y de la experiencia del emprendedor, además de sus competencias y de los recursos disponibles.
Ejemplos que ilustran algunas diferencias son los casos de Donas Redoma y la Fábrica V&C. ¡Claro, vender donas compradas al mayor es más sencillo que establecer una planta para elaborar prendas de vestir!
Con la empresa lista para operar, en el momento en que captas clientes y facturas, hablamos de que ha entrado al “funcionamiento regular”. ¡Ojo!, regular no es sinónimo de estable.
Durante el funcionamiento regular, en el que en muchos casos, los socios estarán solos o con muy pocos colaboradores, se van creando diversas áreas en la empresa.
Eso es así, porque se está logrando la realización del producto o del servicio y las actividades mínimas para vender y controlar la organización.
En este punto, la recomendación es “aguantar”, mientras la pyme se consolida y aumenta la facturación.
¿Qué pasa en la pyme después del funcionamiento regular?
Si la empresa continúa aumentando la facturación, alcanzará los ingresos suficientes para que el empresario pase a contratar más personal.
Esto es clave para delegar parte o todas las tareas administrativas, que no demandan responsabilidades de toma de decisiones.
En este punto, un propósito clave es dejar de ser el hombre orquesta, pasando parte del “peso” de las tareas a colaboradores contratados, en las diversas áreas (contabilidad, operaciones, ventas, etc.).
El paso de delegar tareas en diferentes áreas – apoyados en nuevos colaboradores – marca el inicio de la etapa “funcionamiento estable”.
Entonces, con lo indicado, ¿en qué etapa está tu pyme: regular o estable?
Ahora, cuando el empresario y su equipo apliquen técnicas y estrategias de mejora continua, requerirá herramientas de gestión. Y esto lo llevará a la siguiente etapa de nuestro modelo.
En funcionamiento óptimo, la empresa ya cuenta con un software de gestión y herramientas para controlar y medir los resultado.
El equipo tendrá a la mano métricas e indicadores, además del control y la colaboración en la gestión de la información.
Al consolidar esta etapa, el empresario puede pasar a la #6, denominada “expansión o traspaso”. La empresa estará en un nivel en el que el empresario podrá pensar en expandirse.
Con esta explicación y el vídeo compartido, ya podrás evaluar en qué etapa está tu empresa. Sin duda, esto es clave para el autodiagnóstico empresarial.
Ejemplo de diagnóstico empresarial
Para adentrarnos más en lo comentado y responder, en parte, al cómo realizar un diagnóstico, veamos un caso.
Caso: pyme V&C (fábrica de prendas de vestir)
¿En qué etapa está V&C?:
Le preguntamos a Carlos y a Valentina lo siguiente:
- ¿Están sobreviviendo y aún no facturan?
- ¿Han logrado facturar pero aún no pueden contratar para delegar la administración?
- ¿Facturan y pueden contratar personal para delegar tareas?
- ¿Están utilizando herramientas de gestión y tienen indicadores por áreas?
Al momento del diagnóstico, los propietarios de V&C respondieron a la segunda pregunta con un “sí”.
Es decir, aun cuando tienen clientes y facturan, no pueden contratar colaboradores para delegar las tareas administrativas.
Es claro que al responder que sí a la segunda pregunta, ya las siguientes no aplican.
Veamos las respuestas para todos los casos, en función de las etapas propuestas:
- ¿Estás sobreviviendo y aún no facturas? Si es sí, estás en la puesta en marcha.
- ¿Has logrado facturar pero aún no puedes contratar para delegar? Si es sí, estás en funcionamiento regular.
- ¿Facturas y puedes contratar y delegar? Si es sí, estás en funcionamiento estable.
- ¿Estás utilizando herramientas de gestión y un sistema de indicadores? Si es sí, estás en funcionamiento óptimo.
De acuerdo con esto, la Fábrica V&C está en funcionamiento regular.
Pero, ¿qué información aporta esto a Carlos y a Valentina?
Es evidente que no están facturando lo necesario para tener holgura y así contratar personal que asuma las tareas administrativas. En este escenario, ¿qué podría estar pasando?
Los empresarios saben que la producción ha aumentado en los últimos 6 meses de manera lenta, pero constante. Por lo que han logrado facturar más cada mes.
Esto lo han estado midiendo. En promedio, las ventas han crecido un 15 % mensual. Y siempre, con tendencia a mejorar.
Sin embargo, el margen obtenido no es suficiente para incorporar colaboradores que los liberen de tareas repetitivas, y así dedicar más tiempo a la gestión.
Búsqueda de más datos e información:
La pregunta entonces es, ¿por qué no hay “holgura financiera”, por ejemplo, para pagar la contratación de un auxiliar administrativo?
En el caso de V&C, la razón fue que si bien habían más ingresos, los costes+gastos también estaban aumentando.
Por lo que podríamos preguntarnos, en este caso, si lo que existía era un problema de eficiencia y productividad.
Como V&C aún no podía pagar asesoramiento para mejorar su rentabilidad, Valentina se dedicó a buscar información para tener opciones sobre qué hacer.
En cada reunión “social” con empresarios hacía preguntas, buscando pistas sobre lo que podría estar pasando en la pyme.
En un evento para microempresarios a la que fue invitada obtuvo información valiosa. Un joven emprendedor expuso su experiencia… y contó cómo la falta de control de los costes puso en peligro su pyme.
Fue así como Valentina tuvo una “luz”, al darse cuenta de que no tenía clara la estructura de costes. ¿Estaría allí la causa de la baja rentabilidad? ¿Se podría hacer algo?
Fábrica V&C en funcionamiento regular
En funcionamiento regular, toda empresa tiene algunas áreas funcionando en un nivel de capacidad “aceptable”, pues está logrando captar clientes y facturar.
Esto implica que está produciendo el bien y/o realizando el servicio.
En el caso de la Fábrica V&C, en esta fase estaba realizando las siguientes actividades para algunas áreas:
- En producción y operaciones, participaban 9 personas: 7 contratadas y los 2 socios. La producción iba bien y estaba aumentando, según la demanda.
- En el área administrativa, la contabilidad, los impuestos, la facturación, los pagos y nóminas, estaban bajo control de Valentina.
- La gestión de ventas y clientes era atendida por los 2 socios. Esta actividad iba muy bien, pues todos los meses tenían clientes nuevos.
- En diseño de nuevos productos, Valentina seguía proponiendo modelos que gustaban al cliente final.
- El control de calidad de las prendas, a cargo de Carlos, seguía mejorando. Se rechazaban menos piezas cada día. Era un indicador clave.
- En análisis del entorno, los 2 socios mantenían alianzas con los proveedores y ya tenían buenas opciones para los rubros críticos.
Área clave: contabilidad y finanzas
Después del evento al que asistió Valentina, los empresarios entendieron que en el área de contabilidad y finanzas, una actividad importante es el análisis de costes.
Pero en V&C no se estaba llevando este análisis de costes con detalle.
Se preguntaron si la poca holgura entre los ingresos y gastos+costes podría estar en la falta de un control en la estructura de costes de los productos y de la empresa.
El incremento de la producción había aumentado los ingresos, allí no había duda. Y el control de la facturación era sencillo por tener como clientes a distribuidores fijos.
Además, los gastos se estaban cubriendo sin problema y se podía pagar la materia prima y demás insumos para la producción.
Tampoco había cuentas por cobrar pendientes, porque el pago de los distribuidores era en 5 días como tiempo máximo.
Análisis de costes en la fábrica V&C:
Después de comentar la situación con un experto, este formuló a Valentina 4 preguntas.
Las preguntas tenían un propósito clave. Que Valentina notara lo que estaba faltando sobre la estructura de costes y de porqué era importante su análisis.
En el fondo, las 4 preguntas eran un diagnóstico empresarial básico para el área de finanzas, en cuanto a los costes.
Preguntas que Valentina tenía que responder y en ese orden:
- ¿Tienes conocimiento sobre los principales costes de las prendas de vestir y de la operación de la empresa?
- ¿Clasificas los costes y tienes control sobre los más importantes?
- ¿Existen informes sobre los tipos de costes en la empresa para planificar a corto, mediano y largo plazo?
- ¿La empresa cuenta con un sistema de control de costes para realizar análisis de coste/beneficio y tomar acciones para cumplir metas de reducción de los mismos?
Estas preguntas eran algo complejas para Valentina, pero de lo que sí estaba segura era de que no tenía respuesta a ninguna de ellas.
De hecho, al responder “no” a la primera pregunta, ya dejaba claro que las siguientes tampoco tenían respuesta.
En fin, ¿qué acciones tomó Valentina para este caso en particular?
Se apoyó en el experto para incorporar a la contabilidad de la empresa, el análisis de costes, elemento clave para gestionar toda pyme en funcionamiento óptimo.
Al incorporar la “contabilidad de costes”, podría dar respuesta a las preguntas y comenzar a aplicar estrategias para reducirlos, mejorando así el margen de rentabilidad.
Comentarios para cerrar el post
Para cerrar esta entrega, vamos a centrarnos en la experiencia de V&C:
- V&C estaba aumentando la facturación por el aumento en la producción según la demanda. Sin embargo, aún no podía disponer de dinero para contratar colaboradores en quienes delegar tareas administrativas.
- No poder contratar para delegar la administración ubicaba a V&C en la etapa de funcionamiento regular.
- Valentina, responsable de la administración, indagó y obtuvo información sobre una posible causa por la que el margen entre ingresos y gastos + costes, seguía siendo mínimo a pesar del aumento de la facturación.
- La causa probable era la falta de control en los costes de la empresa.
- Era necesario conocer la estructura de los costes para evaluar acciones tendientes a su reducción.
- A través de 4 preguntas, Valentina conoció lo que implicaba el análisis de costes que estaba faltando. Para dar respuesta, la solución era incorporar a la contabilidad financiera, el análisis de costes.
Así, Valentina hizo un diagnóstico empresarial muy básico pero útil, con lo que tomó acciones para mejorar el desempeño de V&C.
¡Por supuesto, esta historia no termina aquí..!
Artículo recomendado: Diagnóstico rápido para mipymes (áreas claves).
Para finalizar, esperamos que esta lectura sirva de reflexión en cuanto a buscar las causas que pueden estar afectando la “salud” de la empresa.
Si logramos diagnosticar bien, tendremos la opción de tomar acciones para aplicar mejoras.
Y como sabes, mejorar es clave para avanzar por las etapas, en el camino del éxito.
¡Muchas gracias por leernos!
