INTRODUCCIÓN

Donas Redoma es un acogedor café que se caracteriza por las ventas de ricas donas y deliciosas bebidas calientes. Nació de la crisis comercial por la cual atravesó su fundadora Katiuska Guerra al ser despedida de su empleo como administradora. Decidió entonces invertir parte de su liquidación en la compra de 200 donas que poco a poco, con la ayuda de un CRM confiable se convirtieron en lo que hoy día es “Donas Redoma”.

Donas Redoma – EL INICIO

Katiuska Guerra de 30 años de edad, madre soltera, se enfrentó a la crisis económica en su país, tras su despido (por reducción de personal) en la empresa donde presentaba servicios como administradora, se vio forzada a buscar de manera rápida una alternativa de trabajo para poder mantener a su pequeña niña de 7 años.

La joven mujer salió a caminar para despejar su mente en una avenida colorida de su ciudad, cuando se encontró con un kiosco de ventas de donas, revisó su billetera y aun le quedaba dinero para comprar un postre que trajera un poco de dulzura a su vida, miro el precio de la dona y aunque era económico solo le alcanzaba para comprar una, decidió comprarla y guardar la mitad para su pequeña hija. Al probar aquella dona Katiuska sintió gran paz, miro a su alrededor y muchas personas sonreían mientras disfrutaban de un deliciosa y colorida dona, algunos comían rellenas de chocolates, otras con glaseado, un niño de 5 años disfrutaba de las coloridas chispas de caramelo sobre su dona y en su rostro, de pronto la mujer pensó,  – ¿por qué no vender donas? Son deliciosas, económicas y traen alegría – . Se dirigió entonces a la señora del kiosco y preguntó el precio de las donas al mayor, tras su respuesta esperanzadora decidió aquella noche sacar algunas cuentas para realizar su primera inversión.

Al llegar a su departamento, Katiuska compartió la dona con su pequeña hija, quien la disfruto al máximo, revisó su estado de cuenta y aun tenía para invertir en su primer pedido de donas, de pronto pensó ¿Dónde vender aquellas donas? mirando hacia el balcón recordó que justo al frente del edificio había una redoma en la que muchas personas en la noche sacaban a sus  perritos a pasear y algunos jugaban con su hijos, inmediatamente dijo: este es el sitio ideal.

 

PROCESO COMERCIAL

Después de haber tomado la decisión de incursionar en el negocio de las donas, a Katiuska  se dirigió al Kiosco e hizo su primer pedido de donas, 200 donas para ser exactos, al finalizar la tarde, imprimió un cartel que decía “Donas la Redoma”, bajó una silla y una bandeja en la que colocó todas las donas . Al poco momento comenzó a llegar la gente con sus mascotas e hijos,  la mayoría se regresaba con una o dos donas. Era un viernes bastante movido, así que no solamente compraban donas las personas que estaban en la redoma sino aquellos que pasaban en sus carros y motos. Al cabo de algunas horas Katiuska había vendido todas las donas y duplicado su inversión.

El día siguiente Katiuska compró nuevamente 200 donas, preparó nuevamente su silla, la bandeja y una hermosa sonrisa que junto su amabilidad y ricas donas se convertía en un momento perfecto, logrando vender en su totalidad la mercancía. Pasadas dos semanas, los días viernes y sábados el pedido se incrementaba a 300 donas, los días de semana aunque el pedido era menor igualmente se vendían todas las donas.

3 meses después, Katiuska pensó en adquirir un Kiosco para la venta de donas, en el que pudiera tener más variedad de sabores y por su puesto una mayor imagen, procedió a registrar su pequeña empresa, y con el dinero que tenía reunido más un pequeño préstamo bancario logró comprar un Kiosco y algunas mesas. Las ventas inmediatamente se dispararon y ya no solo vendía donas sino también bebidas gaseosa para acompañarlas. Sin embargo, el proceso de ventas comenzó a tener ciertos imprevistos ya que a pesar de tener ventas constantes no había logrado tener una buena gestión de las mismas.

 

MARKETING

Gracias a que el CRM utilizado permitía llevar una gestión de ventas, pedidos y facturas, Katiuska pudo notar la gran demanda que tenían las donas de nutella, por lo tanto se ideó una campaña de ventas para promocionar aun más sus donas. Comenzó a enviar un mensaje de texto a todos los clientes que en las últimas 4 semanas habían comprado donas de nutella, (generalmente eran los mismos) en dicho mensaje les notificaba que el día viernes había una promoción especial: por la compra de una dona de nutella recibían una mini dona gratis. La Campaña de ventas entonces recibió el nombre de  ” Viernes de Nutella” y fue registrada en el sistema.

El día viernes gran parte de los clientes llegaron con un acompañante que al recibir su mini dona hicieron un pedido nuevo y tomaron por costumbre comprar donas de nutella y recomendarlas, surgieron entonces nuevas oportunidades de ventas. El Sr. Pepe que fue con su compadre compró no solo 1 dona de nutella sino que llevó para todos sus nietos ( 6 nietos) con los cuales solía reunirse los días viernes, de manera que hizo costumbre junto a ellos el “Viernes de Nutella”. La Sra. Juanita invitó a su comadre Julia, conferencista de la Institución “Jóvenes sin Drogas” y ésta se convirtió inmediatamente en cliente fijo de “Donas Redoma”, todo los viernes compraba su Dona de  Nutella, además de hacer pedidos constantes de mini donas para sus conferencias. De esta manera surgieron aquel viernes aproximadamente 10 nuevos clientes.

 Poco a poco Katiuska fue estudiando la demanda de las donas y creó en su CRM, con la ayuda de un amigo ingeniero en sistema, un indicativo (panel de control) por sabores de donas: al llegar un determinado sabor de dona a un número específico de ventas, el sistema indicaba que era hora de hacer una campaña de venta para generar nuevas oportunidades. De esta manera Katiuska comenzó a sacar provecho del CRM y poco a poco ir incrementando sus ventas.

Rápidamente su negocio fue creciendo y al hacer tantos pedido mensuales a su proveedor de donas, Katiuska comenzó a recibir grandes descuentos. Dichos Pedidos eran registrados en el sistema como órdenes de compra.

A través del sistema podía monitorear los saldos de inversión mensual, revisando los pedidos realizados (órdenes de compra) al proveedor de donas, el número de facturas generadas y los informes o paneles de ventas.  De esta manera los meses en que mayor ventas había y por ende menor inversión (gracias a los descuentos) aprovechaba generar campañas de ventas (descuentos, y lanzamientos de nuevos productos) que en la mayoría de los casos dejaban importantes oportunidades de ventas.

Pocos meses más tarde, su vecina que también quedó desempleada se unió a “Donas Redoma” haciendo deliciosas bebidas calientes para acompañar las donas: capuchinos, mokachinos y lates. Habiendo un nuevo producto y una nueva oportunidad de venta, se comenzó a estudiar el mercado de bebidas y generar al igual que con las donas, campañas de ventas que permitieron posicionar el nuevo producto.

Hoy día “Donas Redoma” es un acogedor café ubicado en la planta baja del edificio en el que Katiuska vive, aun frente a la redoma.

 

POSVENTA

Gestionar las cuentas y las ventas se había tornado algo fatigoso para Katiuska, de hecho surgieron ciertos inconvenientes, el primero de ellos era el tiempo que representaba realizar facturas manuales, en días de gran demanda los clientes debían esperar por su factura, generando molestias. Por otro lado, dado a que las facturas eran archivadas manualmente, en varias oportunidades algunas fueron extraviadas sin poder tener una gestión concreta de las ventas, tampoco se podía estudiar la demanda del producto.

Un día Katiuska agotada por las ventas y la difícil gestión de su pequeña empresa, decidió no abrir el Kiosco para descansar y despejar un poco la mente. Se preparo una taza de café, la cual degustaba en el balcón de su departamento, de pronto recibió la llamada de una amiga:

– Amiga – Hola amiga, ¿cómo estás? pasé por el Kiosko pero está cerrado, ¿Te pasa algo?

– Katiuska- Hola amiga, la verdad estoy agotada, por un lado contenta de que las ventas cada vez son mejores, pero por otro lado las cuentas me tienen agotada. Estaba por llamarte para ver que si conoces a alguien que me ayude en esta área.

– Amiga – bueno, conozco no a alguien, pero si algo que te puede hacer la vida más fácil. ¿Por qué no intentas con un CRM? y así vas teniendo un control más amplio, piensa en grande amiga.

– Katiuska – tienes razón amiga, al principio veía lo de las donas como algo opcional, pero por los vientos que soplan veo potencial. Gracias, ya mismo echaré un vistazo en la web para ver cual se ajusta más a mis necesidades.

Finalmente Katiuska encontró un CRM que parecía ser amigable en cuanto a su uso, tenía buenas funcionalidades y el precio era accesible. Inició entonces el registro diario de los pedidos que realizaba, así como también el registro de cada venta y cliente, dicho proceso era tan fácil como dar click en añadir.

A través del sistema también comenzó a generar facturas, las cuales tenía los datos de cada cliente, descripción de cada pedido, reportaban impuestos y descuentos adquiridos (en caso de ser necesario). Generar cada factura le tomaba apenas unos minutos, permitiéndole vender mucho más rápido. Los ratos engorrosos de espera fueron eliminados.