El propósito de este post es precisar los aspectos clave del flujo de caja en todo tipo de empresas.
Conocer qué es, para qué sirve y su importancia, dará lugar a una atención cuidadosa en pymes que, por su naturaleza, necesitan eficiencia en su manejo y proyección.
Desde ya podemos señalar que el flujo de caja hace referencia a las entradas y salidas netas de dinero que se dan en una empresa o proyecto, en un período determinado.
Aprende todos los detalles sobre el flujo de caja en este artículo, con el siguiente contenido:
- ¿Qué es y para qué sirve el flujo de caja?
- ¿Qué importancia tiene para las pymes?
- Errores comunes al trabajar con el flujo de caja.
- Conclusiones.
Para comenzar quiero mostrarte 5 errores comunes al trabajar con el flujo de caja (F.C.).
¡Presta atención!, que volveré sobre esto más adelante.
Entonces, sin más comentarios, empecemos con la definición…
¿Qué es y para qué sirve el flujo de caja?
El flujo de caja (en inglés, cash-flow) es uno de los principales indicadores del estado financiero de toda empresa. Este refleja su liquidez.
Una de sus funciones básicas es apoyarnos para el mejor uso posible del dinero disponible.
Una forma alternativa de definición de cash-flow es la siguiente: informe financiero que nos permite ordenar los ingresos y egresos (salidas de dinero) de la empresa, para un tiempo definido.
Con esto podemos conocer la liquidez del negocio y tomar decisiones.
Se trata de una herramienta clave en toda empresa. Porque al tener un flujo de caja ordenado, podemos evidenciar la salud financiera de la misma.
En tal sentido, es un indicador de su buena marcha y evolución, que podemos presentar a terceros.
Por otra parte, nos aporta información sobre las posibilidades reales de cumplir con compromisos de pago en el corto plazo.
Una de las reglas iniciales del flujo de caja es, separar el flujo inicial en una o varias cuentas para poder distribuir el dinero: el que va a impuestos, el que va a inversiones y el que va a las operaciones. Vamos, en otras palabras, crear “cajones” para necesidades distintas. En ese sentido, trabajar con banca online se hace una condición indispensable.
Contabilidad y flujo de caja
Como sabes, uno de los desafíos del análisis contable es reflejar la realidad financiera de la empresa.
¿Qué puede ocurrir a primera vista con las finanzas?
Puede ocurrir que una empresa parezca muy saludable en sus cuentas y, sin embargo, que tenga sus “cajas” vacías. Esto es, que no tenga liquidez, lo que puede representar problemas serios para su funcionamiento.
Como indicador contable, el flujo de caja se compone del resultado contable de tu negocio + amortizaciones + provisiones.
Es decir, para un periodo determinado se suman los resultados, las amortizaciones y las provisiones.
Las amortizaciones son un coste que no implica salida de dinero en el momento. En la contabilidad, representan una parte del uso de un activo, sin implicar un desembolso real.
Entonces, a través del flujo de caja clarificamos la disponibilidad financiera o el efectivo que la empresa genera en un determinado período.
En otras palabras, el flujo de caja nos permite administrar los ingresos y egresos, para anticipar problemas financieros y tomar decisiones oportunas.
El estudio de los flujos de caja puede ser utilizado para determinar los siguientes elementos:
- Problemas de liquidez. El ser rentable no significa necesariamente poseer liquidez. Una pyme puede tener problemas de efectivo, aun siendo rentable. Por lo tanto, permite anticipar los saldos en dinero.
- Para analizar la viabilidad de proyectos de inversión, los flujos de fondos son la base de cálculo del valor actual neto y de la tasa interna de retorno.
- Para medir la rentabilidad de un negocio cuando se entienda que las “normas contables” no representan adecuadamente la realidad económica.
¿Qué importancia tiene para la pyme?
Existen diversos indicadores financieros que nos permiten conocer cómo está la “salud financiera” de una empresa. El flujo de caja es uno de ellos, que se basa en la liquidez y no en el beneficio.
Nos revela si generamos suficiente efectivo para cumplir con nuestros proveedores y acreedores. Además, nos da información sobre cómo impactará una inversión en la proyección de flujo de caja.
En fin, tal como lo señalan expertos, es una herramienta para adaptar las necesidades a las posibilidades reales…
Es probable que el responsable del área de contabilidad y finanzas te hable de diferentes tipos de flujo de caja. Estos se dividen según su origen en:
- El flujo de caja operativo.
- El que surge de inversiones o desinversiones
- Y el que nace de las operaciones financieras.
En cualquier caso, al lograr mantener una liquidez sana, garantizas la continuidad de las operaciones.
Además, evitas recurrir a opciones de financiamiento que pueden afectar las utilidades en el largo plazo.
Desafíos y limitaciones del flujo de caja
El flujo de caja es una herramienta útil para comparar distintos ejercicios, aunque tiene limitaciones. El punto es que los beneficios contables registrados como cobranzas, no siempre son reales.
¿Por qué no siempre son reales?
Porque el haber facturado y contabilizado una venta no implica que, efectivamente, la haya cobrado.
Parte de las ventas y beneficios de un ejercicio podrían estar pendientes de cobro en el siguiente. O peor aún, podrían no cobrarse.
No obstante, eso no significa descartar el flujo de caja. La idea es que entendamos sus limitaciones y usemos distintas maneras para calcularlo:
- Puede que para determinados fines te sirva el clásico flujo de caja contable.
- Para otros propósitos, puedas usar métodos de estimación directa o indirecta de los flujos de tesorería.
Errores comunes al trabajar con el flujo de caja
1. Confundir aspectos económicos con financieros:
En los flujos financieros debemos considerar el dinero cuando, en forma efectiva, se paga o cobra.
Si registras como ingreso una venta que no vas a cobrar en un periodo, por ejemplo, de un mes, tendrás el riesgo de contar con más dinero para hacer pagos del que en realidad tendrás.
2. Carecer de información confiable:
Una de las funciones del flujo de caja es que te ayude a tomar buenas decisiones. Para eso necesitas que tus datos estén al día y completos (oportunos y confiables). Es por ello que, ya no debes trabajar con cuentas que no sean cuentas online. A diario necesitas llevar un control de tu tesorería, por no hablar de reducir costes y tiempos al pagar desde tu móvil.
Si estás en las primeras etapas de tu empresa, evita la acumulación de papeles y comprobantes. Haz un espacio para actualizar y revisar con frecuencia el flujo de caja.
Por otra parte, una revisión semanal puede ser muy útil. Recuerda que si no tienes información exacta, puedes hacer uso de estimaciones. Pero esto requiere conocer la evolución del negocio.
3. No entender el significado de los números:
Si eres un empresario con poca o ninguna experiencia, que acabas de poner en marcha tu empresa, ¡felicitaciones!
Pero para llevar con buen pie la gestión de la empresa, necesitas conocer ciertos conceptos básicos. Uno es el flujo de caja y cómo llevarlo.
Si te resulta complicado, tienes la opción de solicitar apoyo para diseñar una planilla simple y clara, con la que puedas tener información valiosa para la gestión.
4. Mezclar el flujo de dinero personal o familiar:
A veces, por falta de experiencia o por descuido, suele pasar que se maneje parte del dinero personal desde caja. Es común, y hasta un hábito, en empresas familiares.
Lo correcto es mantener las cuentas separadas. Así, con la llegada de las cuentas online y algunas sin comisiones como es el caso de la cuenta online de Abanca, no hay excusas para no tener 1 o varias cuentas online.
Sugerimos tener dentro del negocio una cuenta de ahorro e inversiones, otra operativa y otra para acumular montos a pagar trimestralmente como los IVAs.
A su vez, dentro del mismo banco sugerimos poner tu cuenta personal para recibir tu nómina y para que gestiones tus finanzas personales.
Solo así evitarás confusiones y tendrás el control del flujo de caja de la empresa. Pon reglas claras y evitarás sorpresas desagradables, que perjudiquen la gestión y la buena marcha de tu empresa.
5. No actuar según la información que te brinda el flujo de caja:
La información del flujo de caja no solo sirve para saber cómo va el negocio, sino para decidir o planificar.
Con esta información podemos:
- Planificar los pagos a proveedores y demás entes.
- Decidir la aplicación de estrategias para mejorar las cobranzas.
- Cambiar decisiones o ajustar las tomadas, según el caso.
- Definir inversiones o aplicación de planes de mejora.
- Solicitar préstamos, antes de llegar a una situación complicada por falta de liquidez.
Los cinco errores pueden evitarse sin ningún problema. Es cuestión de mantener la disciplina, sobre todo en épocas de abundancia o “buenas rachas”.
Nota: flujo de caja para no expertos
Si no eres un experto en números – o estás comenzando con tu empresa- puede resultar algo confuso el tema. Sobre todo, cuando hablamos de contabilidad y flujo de caja.
Así que en este punto vamos a comentar algunas pautas, que puedes seguir para tener el control sin que seas experto. Para construirlo, sigue estos pasos:
- Debes contar con la información contable de tu negocio, balance general y estado de resultados.
- Esa información te dará el saldo inicial, punto de partida del flujo. El saldo inicial determina qué tienes en efectivo y en los bancos al iniciar el lapso que vas a registrar en tu flujo de caja, sin importar si tienes saldos a favor o en contra.
- Define un periodo a analizar. Es común utilizar un mes como período para el flujo de caja.
- Ahora, registra todos los ingresos (ventas) de ese periodo. Pero ten en cuenta que deben ser ingresos reales.
- Luego, procede a registrar todos los gastos, pagos o egresos efectivamente realizados en el periodo.
- Al tener todos esos registros, se calcula la diferencia entre los ingresos totales y gastos o egresos totales, junto con el saldo inicial.
Los flujos de caja se crean para períodos definidos, registrando los ingresos y los gastos o pagos (egresos) para tener control de la liquidez disponible. Pero también se pueden hacer flujos de caja proyectados.
Los flujos de caja proyectados nos permiten estimar números a futuro, en función de la evolución de los ingresos y egresos, entre otros elementos previsibles.
Con ello, podemos anticiparnos a algún déficit que pueda haber, o estimar una ganancia extra que puede ser planificada como inversión.
Es un documento que puede ser utilizado en gestiones ante terceros para conseguir, por ejemplo, nuevos préstamos.
Conclusiones
En finanzas se entiende por flujo de liquidez o flujo de caja, a los flujos de entradas y salidas de caja o efectivo, en un periodo dado.
Es la acumulación neta de activos líquidos en un periodo determinado y, por lo tanto, constituye un indicador importante sobre la liquidez en una empresa.
A la hora de clasificar el flujo de caja, existen tres tipos diferentes:
- Operativo: contiene los flujos que entran y salen de la empresa por concepto de su actividad comercial. En él se encuentran los ingresos por ventas y los gastos por pago a proveedores.
- De inversión: ingresos y egresos que tiene la empresa de acuerdo con las inversiones que posea. En él se reflejan los cobros que se tienen por activos no corrientes, así como los pagos que deben hacerse por ellos.
- Financiero: contiene la cantidad de dinero que ha ingresado por concepto de emisión de acciones y los egresos que se han tenido que hacer por concepto de pago de dividendos a los accionistas.
Para una pyme en sus primeras etapas, el tipo de flujo de caja que debe considerar es el operativo. Salvo excepciones, claro está. Es a este al que quisimos prestar atención en este post.
Del estudio del F.C. se puede obtener información de cómo es la gestión financiera y la disciplina en el manejo del activo líquido. Por lo tanto, no debe subestimarse su importancia, en la gestión de la empresa.
Así que si quieres tener una empresa con salud financiera, ¡cuida el flujo de caja y define indicadores que den cuenta de la evolución financiera de tu empresa!
¡Evita los errores y no fomentes vicios en el manejo del dinero…!
Hasta la próxima entrega.
