En esta entrega compartiré algunas herramientas y buenas prácticas para la gestión eficaz de tu empresa. Por supuesto, es muy probable que ya apliques algunas similares. Sin embargo, por ser un tema clave para el éxito de la gestión, vale la pena darles un vistazo. ¡Bienvenidos(as)!
Para lograr el propósito del artículo nos apoyaremos en herramientas sencillas, aplicadas por organizaciones como Google. En otras ocasiones hemos afirmado que Google no es sólo una de empresa exitosa en la industria tecnológica, sino que además, es tomada como ejemplo en materia de gestión humana.
En tal sentido, no hay duda de que esta gestión convierte a la empresa de Larry Page y Sergey Brin en un ejemplo para todo tipo de empresarios y gestores. De manera particular, para los que visualizan a su empresa con un equipo de trabajo innovador, comprometido y súper motivado.
Entonces, ¿qué sabemos de las herramientas utilizadas en Google para lograr una gestión tan exitosa del talento humano? Es de lo que hablaremos a continuación.
Por lo pronto, vale la pena señalar que una de las características de tales herramientas es que son sencillas. Es decir, perfectamente aplicables en micro, pequeñas y medianas empresas (mipymes).
Herramientas de gestión eficaz para mipymes
De las múltiples herramientas utilizadas en empresas como Google para lograr y mantener una gestión eficaz, hablaremos de las siguientes 5:
- Aplicación de encuestas para la evaluación de supervisores.
- Modelo GROW para un feedback de calidad.
- Práctica “one simple thing” para asegurar el equilibrio entre trabajo y vida personal.
- Reunión de trabajo “1:1” para una comunicación directa entre colaborador y supervisor.
- Cursos de capacitación para jefes o supervisores, incluyendo el “microlearning”, para el desarrollo de competencias técnicas y sociales.
1. Aplicación de encuestas periódicas
Con cierta frecuencia (por ejemplo, cada 3 meses) es importante que los colaboradores evalúen a sus jefes o supervisores. En el caso de Google, suele hacerse cada 6 meses.
El propósito central es asegurar el mejoramiento continuo de las competencias de liderazgo, comunicación y gestión de los líderes de equipos o áreas.
Y para esto, podemos aplicar una encuesta con un número adecuado de afirmaciones o declaraciones, para que cada persona responda según una escala apropiada. En este caso lo común es que sea una “escala Likert”.
Una escala de Likert implica un conjunto de opciones, ya sean numéricas o verbales, que cubren un rango de opiniones sobre un tema. Siempre es parte de una pregunta cerrada (es decir, una pregunta con opciones de respuesta predefinidas).
Gestionar Fácil
Por ejemplo, ante la declaración: “estoy satisfecho con la atención de mi supervisor cuando acudo a plantearle un problema laboral”, las respuestas podrían ser:
- Totalmente de acuerdo
- De acuerdo
- Ni de acuerdo ni en desacuerdo
- Algo en desacuerdo
- Muy en desacuerdo
Ejemplo de algunas preguntas que Google incluye en sus encuestas son:
- Mi supervisor me da comentarios prácticos que me ayudan a mejorar mi rendimiento.
- Las acciones de mi supervisor demuestran que él/ella valora la perspectiva que traigo al equipo, incluso si es diferente de la suya.
- Mi supervisor comunica de manera clara y oportuna los objetivos a todo el equipo.
- Mi supervisor mantiene al equipo enfocado en las prioridades, incluso cuando es difícil (por ejemplo, rechazar o desaprobar otros proyectos).
Al final de la encuesta, es importante solicitar a los colaboradores sus comentarios sobre 2 puntos clave:
- ¿Qué recomendarías a tu supervisor seguir haciendo de la misma manera?
- ¿Qué le gustaría que tu supervisor cambiara a partir de hoy?
2. Modelo GROW para una gestión eficaz
El modelo GROW (desarrollado por Graham Alexander, Alan Fine y Sir John Whitmore), lo podemos aplicar en diversos contextos. Por ejemplo, los colaboradores valoran cuando su jefe se involucra en su desarrollo profesional.
Por tal motivo, para ayudar a los responsables de áreas a analizar el desarrollo de cada colaborador en forma efectiva, Google utiliza el modelo GROW. Este establece una guía de trabajo (para la interacción supervisor – colaborador) que se divide en 4 secciones:
- G (Goals): paso que nos invita a establecer objetivos. ¿Qué quiere lograr el colaborador?
- R (Reality): paso en el que exploramos la realidad. ¿Cuál es su rol en la empresa?
- O (Options): con este paso buscamos las opciones existentes. ¿Qué hacer para alcanzar la meta?
- W (Will): paso que implica describir qué acciones vamos a realizar para conseguir lo propuesto. Es el compromiso. ¿Qué acciones vamos a implementar para lograr lo acordado?
En el caso del desarrollo profesional de colaborador, observe el ejemplo con una serie de preguntas para cada paso.
Modelo GROW (desarrollo profesional):
Meta: ¿Qué quieres? Establecer lo que el miembro del equipo realmente quiere lograr con su carrera.
- ¿Dónde te ves en uno, 5 y 10 años?
- Si el dinero o sus habilidades actuales no fueran un problema, ¿cuál sería el papel de su sueño?
- ¿Cuáles son tus intereses, valores y motivaciones?
Realidad: ¿Qué está pasando ahora? Comprender la función y habilidades actuales.
- ¿Cuáles son los aspectos más gratificantes o frustrantes de su función actual?
- ¿Te sientes desafiado en tu rol actual? ¿Qué lo haría más desafiante? ¿Qué no es un reto?
- ¿Has recibido comentarios de otras personas sobre tus fortalezas y debilidades?
Opciones: ¿Qué podrías hacer? Genere opciones para cerrar la brecha entre la meta y la realidad.
- ¿Qué puedes hacer ahora mismo para desarrollar más las habilidades que serían útiles para alcanzar esa meta?
- ¿Con qué tareas de capacitación o experiencias podrías seguir?
- ¿Qué opciones de mentoría existen?
Compromiso: ¿Qué vas a hacer? Identificar pasos alcanzables para pasar de la realidad a la meta.
- ¿Qué harás? ¿Para cuándo?
- ¿Qué recursos serían útiles para avanzar hacia la meta?
- ¿Qué habilidades te ayudarán a llegar allí?
- ¿Cómo podemos nosotros o el equipo hacer para apoyar su desarrollo?
3. Práctica “one simple thing”
One simple thing es una práctica en la que cada colaborador se compromete a cumplir con un objetivo que tenga impacto en su bienestar personal. Es decir, con un objetivo fuera del ámbito empresarial.
En este caso, la clave es que el supervisor o la empresa aseguren el equilibrio entre el trabajo y la vida personal de todos los miembros. Por ejemplo, algunos objetivos que pueden elegir los colaboradores son:
- “Tomaré una hora 3 veces a la semana para hacer ejercicio”.
- “No leeré correos electrónicos del trabajo los fines de semana”.
- “Saldré de la oficina con puntualidad, dos veces por semana, para jugar con mis hijos antes de ir a dormir”.
En tal sentido, el objetivo debe ser algo que tenga un impacto medible en su bienestar. Por otro lado, los supervisores o responsables pueden alentar a los colaboradores a explicar cómo perseguir esta “única simple cosa”, sin afectar su productividad.
4. Reunión de trabajo “1:1” (“uno a uno”)
Una excelente práctica que podemos implementar es llevar a cabo reuniones individuales con cada uno de los colaboradores. Por supuesto, al crecer la organización esto podría ser inviable para el empresario. Es decir, será necesario delegarla en los colaboradores responsables de áreas.
Para el caso de Google, las reuniones de trabajo 1:1 generan beneficios en 2 sentidos:
- En primer lugar, el colaborador recibe feedback y cuenta con un canal de comunicación directo con su supervisor o jefe.
- En segundo lugar, el supervisor trata los inconvenientes, problemas o situaciones con el colaborador y acuerda planes para aprovechar las oportunidades de mejora identificadas.
Al respecto, ¿qué temas pueden incluirse en estas reuniones 1:1? Pues algunos de los temas sugeridos son:
- Problemas que se han presentado en la actividad diaria.
- Seguimiento de metas o compromisos de reuniones pasadas.
- Temas administrativos que impactan el desempeño.
- Desarrollo profesional y capacitación requerida.
Hay 2 consejos claves para que las reuniones sean efectivas:
- Uno, elija un tiempo apropiado para la reunión. Por ejemplo, de 30 a 60 minutos. Pueden ser 2 o 3 reuniones por mes.
- Dos, organice la reunión 1:1 en ambientes ideales para una discusión interesante. Es decir, no tiene que ser en la oficina, en la que hay una alta probabilidad de interrupción. Puedes elegir lugares fuera de la empresa.
Detalles sobre esta técnica los puedes encontrar en este documento: mantener reuniones 1: 1 efectivas.
5. Cursos para el desarrollo de competencias
Por último, como parte de las herramientas para una gestión eficaz en pymes, no podemos dejar de lado los cursos de desarrollo de competencias. No hablamos de cursos tradicionales, en los que el colaborador dedica 8, 16 o 24 horas a una actividad de aprendizaje presencial. Tampoco de estudios formales con opción a diplomas.
Es claro que esto también es importante. Pero en nuestro planteamiento, sugerimos crear una plataforma para el microlearning o microaprendizaje. Tal vez te preguntes, ¿qué es el microlearning?
En resumen, es un modelo de aprendizaje que convierte y comparte contenidos extensos en pequeñas cápsulas de conocimiento. Estas cápsulas o píldoras se presentan en actividades concretas (en promedio de 7 minutos) para facilitar su comprensión y aplicación inmediata.
Para conocer con más detalle este modelo de aprendizaje, te invitamos a leer este artículo: Microlearning: modelo para empoderar a los colaboradores.
Comentarios finales sobre la gestión eficaz
En resumen, las herramientas y buenas prácticas compartidas para la gestión eficaz de tu mipyme pueden ser de muchos tipos. Sin embargo, las señaladas hacen hincapié en las personas.
Hablamos de las competencias de los colaboradores para comunicarse; en particular, en la comunicación eficaz entre supervisores o quienes ejercen el rol de líderes y su personal de apoyo.
En fin, es claro que la gestión eficaz pasa por el desarrollo de competencias en todos los miembros del equipo. Además, es importante distinguir que no solo se trata de las habilidades técnicas para ejercer puestos de trabajo, sino también a aquellas habilidades conocidas como blandas o sociales.
Estas habilidades blandas son cada vez más demandadas por las empresas hoy día; pues incluyen el trabajo colaborativo, la comunicación y la capacidad de adaptación al cambio.
Para finalizar queremos dejarte una pregunta: ¿cuáles de las herramientas comentadas aplicarás en tu empresa?
¡Muchas gracias por leernos!
