¿Tienes una clínica dental y quieres comenzar a llevar la contabilidad administrativa?
Este post es para ti, porque aquí te enseñamos dos herramientas contables que puedes aplicar.
Así, podrás llevar un mejor control de los servicios que prestas en tu clínica dental. Y si necesitas orientaciones por tu caso en particular, los asesores del Foro Gestionar Fácil, están atentos a tus planteamientos.
Dicho esto, comencemos:
Contabilidad administrativa ¿De qué se trata?
En líneas generales, la contabilidad administrativa de una clínica dental, es un sistema de información que facilita los procesos de:
- Planificación.
- Toma de decisiones.
- Y, control operativo.
Igualmente, cumple otros propósitos muy específicos
Por ejemplo:
- Proveer de información para la evaluación del equipo de trabajo.
- Proporcionar, junto con la contabilidad de costos, información para el costeo de los servicios que se ofrecen.
Ahora bien…
Para lograr este cometido, la contabilidad administrativa de una clínica dental se sirve de dos herramientas.
¿Cuáles?
Herramientas de la contabilidad administrativa
Tal como lo señalé en el apartado anterior, la contabilidad administrativa se apoya en dos herramientas.
Estas son:
- El presupuesto estático.
- Y, el presupuesto flexible.
Te explico en qué consiste cada uno y cómo puedes usarlos en tu clínica dental… ¡Presta atención!
Presupuesto estático de una clínica dental
El presupuesto estático es una herramienta de la planificación que presenta -en términos monetarios- la ruta que debes seguir para alcanzar tus objetivos.
Para elaborar el presupuesto estático de tu clínica dental, ten en cuenta los siguientes pasos:
Paso 1. Estima el volumen de actividad de la clínica dental
Este primer paso consiste en prever el número de pacientes que serán atendidos durante el periodo presupuestado.
El volumen de actividad se estima tomando en cuenta la capacidad instalada de la clínica dental.
Por ejemplo, la “Clínica El Diamante” tiene una capacidad para atender 264 pacientes al mes (capacidad máxima mensual).
Ahora bien, supongamos que Juan Jiménez (odontólogo y emprendedor), para el mes de mayo, proyecta que atenderá 260 pacientes distribuidos de la siguiente forma:
En este punto, también es importante recordarte que fijes los precios que vas a cobrar por tus servicios, ya que este junto con el volumen de actividad te permiten estimar los ingresos.
Paso 2. Identifica los costos de la clínica dental
Para este segundo paso, apóyate en los registros contables de tu clínica dental e identifica los conceptos que integran los costos.
Una vez identificados, agrúpalos en costos variables y costos fijos.
Te amplío un poco más esta información.
a. Costos variables de una clínica dental
Son aquellos costos que dependen directamente del servicio que prestas, así como del número de pacientes que atiendes en la clínica.
Por ejemplo, son costos variables, los costos de los MATERIALES que usas en cada paciente para realizar una limpieza dental, un empaste o un curetaje.
b. Costos fijos de una clínica dental
Son aquellos costos que no se ven influenciados por la cantidad de pacientes que atiendes en tu clínica dental.
Son costos fijos:
- El salario mensual del equipo de trabajo de la clínica dental. Por ejemplo, el odontólogo, el auxiliar de odontología, los colaboradores de soporte.
- El alquiler del local donde funciona la clínica dental.
- Los servicios de agua, electricidad, teléfono e internet.
- La depreciación en línea recta de los equipos y las herramientas.
Una vez que tienes toda la información, señalada en los pasos 1 y 2, procedes a elaborar el presupuesto estático de tu clínica dental.
A continuación, te muestro el presupuesto de la “Clínica El Diamante”:
¿Para qué sirve un presupuesto estático?
Un presupuesto sirve para medir el IMPACTO que han tenido las actividades de la clínica dental sobre la UTILIDAD ESPERADA.
Para ello, solo debes calcular la variación entre los saldos reales (saldos registrados en la contabilidad de la clínica dental) y los saldos presupuestados.
Veamos esto con el ejemplo de la “Clínica El Diamante”.
Supongamos que la clínica dental -una vez transcurrido el mes de mayo- atendió un total de 264 pacientes distribuidos de la siguiente forma:
Te pregunto…
¿Cuál crees que fue el impacto que tuvo este volumen de actividad sobre la utilidad esperada de la clínica?
Notemos en el siguiente reporte:
Como lo puedes observar, el reporte de desempeño de la “Clínica El Diamante” nos muestra que un aumento en el número de pacientes atendidos, trajo consigo una VARIACIÓN FAVORABLE de las utilidades (231,88 euros).
Presupuesto flexible de una clínica dental
Es una herramienta que se utiliza, al final del periodo, cuando tenemos registrada toda la información contable de la clínica dental.
¿Cómo se elabora el presupuesto flexible de una clínica dental?
Se elabora ajustando la información estimada, en el presupuesto estático, al volumen de actividad real de la clínica dental.
Te lo muestro en el siguiente reporte:
Como lo puedes observar, esta herramienta toma información del presupuesto estático de la “Clínica El Diamante” (ver Columna B) y la ajusta al nivel de actividad alcanzado en el mes de mayo (ver Columna C).
¿Para qué sirve un presupuesto flexible?
Un presupuesto flexible te ayuda a evaluar la EFICIENCIA con que usas los recursos de la clínica dental y la EFICACIA con que alcanzas tus objetivos.
Veamos cómo se aplica a nuestro ejemplo:
a. Eficiencia
Se evalúa comparando los saldos registrados en la contabilidad de la clínica dental (saldos reales) con los saldos del presupuesto flexible.
A continuación, te muestro el ejemplo de la “Clínica El Diamante”:
Tal como lo puedes observar, el reporte de la “Clínica El Diamante” muestra las variaciones en el ingreso, los costos variables y los costos fijos.
Como no se detectan diferencias entre los ingresos reales y los ingresos presupuestados, nos enfocamos en las diferencias existentes entre los costos reales y los costos presupuestados.
Es allí, donde encontramos variaciones relacionadas con los materiales empleados en la prestación del servicio, los suministros de limpieza y los servicios básicos que apoyan el funcionamiento de la clínica.
Para analizar las variaciones en los costos de una clínica dental, ten en cuenta lo siguiente:
- Una variación con signo negativo (-) indica que el costo real (Columna B) es menor al costo presupuestado (Columna C). En ese sentido, hablamos de una variación favorable.
- Una variación con signo positivo (+) indica que el costo real (Columna B) es menor al costo presupuestado (Columna C). Por lo tanto, hablamos de una variación desfavorable.
b. Eficacia
La eficacia la evaluamos comparando los márgenes de contribución estimada en el presupuesto flexible y el presupuesto estático de la clínica dental.
Seguidamente, te muestro el ejemplo de la “Clínica El Diamante”:
Como lo puedes observar, el reporte muestra que el sobrepasar la meta, durante el mes de mayo, trajo consigo un incremento del margen de contribución (ver Columna D del reporte).
Conclusiones
Tal como lo descubriste en este post, la contabilidad administrativa supone grandes ventajas a una clínica dental.
Pues, este tipo de contabilidad tiene como finalidad proporcionar información relevante para la planificación, la toma de decisiones y el control de tus actividades.
Recuerda las herramientas que te expliqué y comienza a aplicarlas en tu clínica dental.
De esta manera, incrementarás tus probabilidades de éxito.
Si te pareció interesante el contenido de este post, y deseas ampliar tus conocimientos, aquí comparto otros que te guiarán en el tema:
Gracias por leernos.
¡Hasta la próxima!
