Contabilidad en la nube para empresas de autopartes

¿Deseas gestionar los registros contables de tu empresa de autopartes en la nube?

Te tengo la información precisa en este post y la respuestas a inquietudes particulares en el Foro Gestionar Fácil.

Ya que, es muy importante que selecciones una aplicación que asegure la información y te ayude a controlar las entradas y salidas de dinero.

Especialmente, durante la etapa de puesta en marcha de tu empresa, es decir, cuando comiences a emitir tus primeras facturas.

Si es lo que necesitas, acompáñame porque hablaremos de: 

Contabilidad en la nube para empresas de autopartes…

Para empezar, es muy importante que conozcas los principales registros contables que una pequeña empresa de repuestos para vehículos puede hacer con Google Sheets.

Registros contables para empresas de autopartes

La dinámica de una empresa de repuestos automotrices requiere una gestión contable minuciosa. En este sentido, te mencionaré 3 grupos de registros que puedes realizar en la nube:

1. Registros vinculados con el ingreso de dinero en la empresa

• En primer lugar, debes llevar un control detallado de las ventas de repuestos de vehículos. Es decir, de los movimientos financieros de caja y bancos.
• Segundo, debes cuidar que la emisión de facturas cumpla con las especificaciones previstas en la normativa vigente en tu país. Esto te facilitará el pago de impuestos, la atención al cliente y el control de las existencias.
• Además, es preciso registrar adecuadamente la cobranza por ventas a crédito y la emisión de presupuestos (si manejas estas políticas).

2. Registros relacionados con las salidas de dinero

• Primero, los gastos de tu empresa se inician con la compra de productos a tus proveedores. En este sentido, debes registrar contablemente, si el pago se hizo en efectivo o si se generó una cuenta por pagar.
• Después, existen otros conceptos que representan las principales salidas de dinero, y que debes registrar, estos son: sueldos y seguridad social del personal, compra de artículos de oficina, suministros de limpieza, pagos de servicios públicos, alquiler e impuestos, entre otros.

3. Control de inventarios en existencia

• Principalmente, estos registros se realizan según el coste, la cantidad y las características de cada repuesto.
• Por último, puedes apoyarte con los catálogos de partes y diagramas automotrices, a fin de crear módulos según el tipo, la marca, el año o el modelo.

¡Son muchos y muy importantes los registros que debes hacer!

¿No crees?

Pero… ¡NO TE ANGUSTIES!

Porque Google Sheets te ayudará a llevar la contabilidad de manera fácil y ordenada en la etapa inicial de tu emprendimiento.

Más adelante, podrás pasar a un sistema de registros contables más estructurado, a medida que vayas avanzando.

Ahora…

¡Sígueme!

Te explicaré cómo llevar la contabilidad en la nube en empresas de autopartes usando las siguientes plantillas.

Plantillas básicas de contabilidad con Google Sheets

Las 5 plantillas que te traigo son una guía para llevar la contabilidad en la nube de tu negocio de repuestos automotrices.

Para explicarlo mejor, usaré como ejemplo, las plantillas contables de la empresa “Todo Ruedas”, un emprendimiento de venta de neumáticos, repuestos, lubricantes, pintura y accesorios para vehículos.

Todo Ruedas es propiedad de los hermanos Gabriel y Andrés González, quienes, movidos por la pasión automovilística, iniciaron su negocio de venta de repuestos.

Y para llevar las finanzas optaron por usar Google Sheets.

Esto les permitió empezar a trabajar y familiarizarse con la contabilidad.

Lo cual les ha funcionado con éxito en la etapa de puesta en marcha de la empresa, cuando se ha iniciado la facturación.

Entonces…

¿Te gustaría conocer las plantillas de “Todo Ruedas”?

Veamos la explicación de cada una y su aplicación dentro de la empresa.

1. Modelo de factura

Ante todo, debes tener presente la estructura predeterminada de las facturas.

Por lo general contiene: el nombre de la empresa, fecha de la venta, número del comprobante, datos del cliente, descripción y precio del repuesto.

Después, encuentras una sección para desglosar el porcentaje del IVA que corresponda y totalizar el saldo.

En este orden de ideas, presta atención al modelo de factura que utiliza la empresa “Todo Ruedas”:

¿Qué te parece el modelo de factura del ejemplo?

¿Te gustaría adecuarlo a tu negocio?

En caso afirmativo, te recomiendo verificar las condiciones y detalles de facturación que aplican en tu localidad.

2. Plantillas para ingresos y gastos

Seguimos con el ejemplo de las plantillas usadas por “Todo Ruedas”.

Entonces, observa que cada vez que se vende un repuesto, se convierte en un ingreso para la empresa.

Ahora, en cuanto a los gastos, estos se conforman principalmente por: compras a proveedores, sueldos del personal, alquiler del local, pago de seguros, obligaciones tributarias, electricidad, teléfono, agua, Internet y otros.

En la plantilla modelo con Google Sheets podrás restar los gastos totales de los ingresos y obtener el resultado operativo mensual.

Fíjate de qué manera lo estructura “Todo Ruedas”:

Como se puede apreciar, “Todo Ruedas” refleja ingresos totales por 282.978,75 euros y gastos totales por 193.526,10 euros.

Ahora bien, al restar los gastos totales de los ingresos se obtiene un resultado operativo mensual de 89.452,65 euros.

Entonces, cuéntame:

¿Crees que pudieras registrar los ingresos y gastos de tu negocio en esta plantilla?

¿Cuáles conceptos agregarías o eliminarías?

3. Plantilla para gestionar inventarios

Tal como te señalé anteriormente, las ventas de repuestos de vehículos están vinculadas al modelo, la marca y el coste.

En este contexto, analicemos la plantilla de “Todo Ruedas”.

La empresa registra la compra de amortiguadores, bases, espirales, ballestas, clutch, frenos, válvulas de motor, filtros, rines, neumáticos, lubricantes y pinturas, entre otros.

Ahora bien, observa que se consideran todos los elementos que describen el inventario inicial.

Después, se detalla la venta y por último, se especifican las existencias disponibles o el inventario final.

Así, puedes apreciar que Google Sheets te brinda opciones para registrar cada aspecto, conocer el stock y saber cuándo efectuar nuevos pedidos a los proveedores.

4. Modelo de libros de contabilidad en la nube para empresas de autopartes

• Libro diario

Este libro es obligatorio en la contabilidad.

Ya que, facilita el registro de todas las operaciones de compra, venta, ingresos y gastos que se efectúan diariamente en una compañía.

Si detallamos el ejemplo de “Todo Ruedas”, el libro diario se estructura en columnas conformadas por:

• Fecha.
• Código de la partida (de acuerdo con el plan contable).
• Descripción de las cuentas (donde se efectúa el asiento).
• Folio del libro mayor.
• Debe.
• Haber.

En esta plantilla de ejemplo, se observa que “Todo Ruedas” está registrando una venta de amortiguadores y la compra de repuestos para la venta.

Además, se distingue que cada registro es un asiento contable que implica una modificación en las diferentes partidas del libro mayor.

Lo verás a continuación…

• Libro mayor

Te permite visualizar el dinero disponible en cada una de las cuentas.

Por ende, facilita el control de los movimientos de las partidas contables por medio del traspaso de los saldos generados en las cuentas del libro diario.

En este sentido, se estructura en columnas donde se indica: código de la cuenta, identificación de la cuenta, saldo anterior, debe, haber y saldo actual.

Fíjate que el libro mayor debe reflejar la misma información que fue registrada en el libro diario, pero por cada partida.

Así, tendrás mejor control de las entradas y salidas de dinero en tu empresa.

¿Qué te ha parecido el registro contable con plantillas de Google Sheets?

¡Muy sencillo y práctico! ¿cierto?

5. Plantilla para balance de sumas y saldos

Está conformada por las partidas contables y los saldos de cada cuenta, de acuerdo a su naturaleza acreedora o deudora.

Para elaborar este reporte debes considerar los valores de cada cuenta que se encuentran en el libro mayor, en una fecha determinada.

Observa la plantilla de “Todo Ruedas”:

El balance de sumas y saldos te permite detectar errores u omisiones, por ejemplo:

• Duplicidad en algún registro.
• Operaciones que no fueron contabilizadas oportunamente.
• Traspaso de datos o cifras incorrectas.

Durante la puesta en marcha de tu negocio de autopartes, puedes adaptar este sistema contable básico.

Posteriormente, puedes agregar plantillas adicionales y perfeccionar tu sistema de contabilidad en la nube para empresas de autopartes.

Conclusiones

Como te expliqué arriba, llevar la contabilidad en la nube facilita una buena gestión de las finanzas en un negocio autopartes.

En especial durante la etapa de puesta en marcha cuando la empresa inicia su facturación y por la sencillez y reducido volumen de sus operaciones no amerita implementar un software contable.

Como te mostré con detalles en el desarrollo del post, con el uso de plantillas de Google Sheets, podrás registrar las siguientes transacciones:  

¡Si no tienes tiempo para diseñar las plantillas contables, adapta a tu negocio de autopartes los modelos con Google Sheets que te he presentado!

Y antes de despedirme, te sugiero la siguiente lectura: Contabilidad en la nube para pymes. ¡Aquí encontrarás mayor información sobre el tema!

Muchas gracias por leernos.

¡Hasta la próxima!