¿Iniciaste tu negocio de ropa íntima y quieres empezar a llevar la contabilidad en la nube? Entonces, ¡llegaste al lugar indicado! Aquí te explico los detalles sobre cómo llevar la contabilidad en la nube para fábricas de ropa íntima, usando Google Sheets.
Y es que, a través de esta aplicación, podrás gestionar la información contable y financiera de la fábrica, ¡de manera segura, desde cualquier lugar con conexión a internet!
Además, Google Sheets es gratuito y flexible, lo cual es magnífico si te encuentras en la fase inicial del negocio.
También, resuelve tus dudas y aprende de expertos en el Foro Gestionar Fácil.
Así que, ¡no esperes más! Acompáñame y conoce el contenido que he preparado para ti:
Para comenzar, te voy a contar 4 ventajas de llevar la contabilidad en la nube para tu fábrica de ropa íntima. ¡PRESTA ATENCIÓN!
Sin más preámbulos, paso a conversarte sobre la contabilidad en la nube para fábricas de ropa íntima, con Google Sheets.
¡Te aseguro que valdrá la pena!
Contabilidad en la nube con Google Sheets
Probablemente utilizas la nube en tu vida cotidiana; entonces, ¿por qué no haces lo mismo en tu vida empresarial? O para ser más específico, ¿por qué no almacenas la información contable de tu negocio en la nube?
¡Todo esto es posible con las hojas de cálculo de Google Sheets!
La contabilidad en la nube con Google Sheets ofrece toda la funcionalidad y confiabilidad de un software contable de escritorio, pero con una gran cantidad de beneficios que sólo la tecnología de nube puede brindar.
Google Sheets es ideal para negocios que se encuentran en la etapa inicial de sus operaciones, ya que es fácil de usar, es flexible y configurable según las necesidades, permite analizar los datos registrados y posibilita el acceso desde cualquier dispositivo conectado a internet.
Si deseas ampliar tus conocimientos sobre la contabilidad en la nube te sugiero consultar el post: Contabilidad en la nube para pymes. ¡No te lo puedes perder!
Debes saber que, en el mercado existe una amplia oferta de software contables para pymes, sin embargo la mayoría requieren pago por su uso, y sus funcionalidades tienden a ser rígidas, ya que no son programas diseñados a la medida de la empresa.
No obstante, con Google Sheets obtienes flexibilidad y ahorro, pues no tendrás que pagar por licencias, asistencia técnica, y actualizaciones en las que incurren las empresas que utilizan software contable.
Google Sheets es una aplicación flexible y gratuita, para llevar los registros contables en la nube. Sin duda, una excelente opción en tu fábrica de ropa íntima.
Registros contables en la nube para fábricas de ropa íntima
Las hojas de cálculo de Google Sheets te permiten realizar los siguientes registros:
- Gestionar la facturación del negocio.
- Crear un sistema de control de los inventarios de productos terminados, productos en proceso y materia prima empleada en la producción de los pedidos de ropa íntima.
- Llevar registros cronológicos de las operaciones de ingresos y gastos de la fábrica.
- Registrar las cuentas comerciales por cobrar y pagar y, con ello, controlar los períodos de cobranza a los clientes y de pago a proveedores.
- Generar los reportes contables y estados financieros básicos de la empresa que te permiten conocer la situación financiera y los resultados económicos obtenidos, en un momento determinado.
- ¡Y muchas cosas más!
Sin embargo, ten en cuenta que los registros contables de las fábricas de ropa íntima se encuentran supeditados a la dinámica operativa del negocio.
Por lo tanto, deberás tener en cuenta la cantidad de operaciones a identificar y registrar en la contabilidad de tu negocio.
Con Google Sheets puedes llevar todos estos registros; pues es una hoja de cálculo que facilita la gestión eficiente de la contabilidad, y te será útil en tu fábrica de ropa íntima.
A simple vista, se puede confundir con Excel. No obstante, Google Sheets se diferencia del programa de Microsoft Office, en lo siguiente:
- Se trata de una hoja de cálculo alojada en la nube.
- Es una herramienta que facilita el trabajo colaborativo.
Plantillas contables en Google Sheets para tu fábrica
En esta sección, te presentaré las plantillas básicas para llevar la contabilidad en la nube con Google Sheets en fábricas de ropa íntima.
Me apoyaré en el ejemplo de la fábrica de ropa íntima “Ella y Él”. Conocida empresa de confección y diseño de prendas íntimas para damas y caballeros bajo la marca del mismo nombre del negocio.
Plantilla de facturación en la nube (pymes de ropa íntima):
- Modelo de factura
¡Al igual que tú! Cada vez que la fábrica “Ella y Él” vende su mercancía, emite una factura que acredita al cliente el haber efectuado una compra, por un importe determinado.
Es importante que sepas que la factura, además de documentar la transacción de compra y venta, es un componente crítico en los temas relacionados con las auditorías y controles internos contables.
La factura debe contener los siguientes datos:
- Identificación de la fábrica de ropa íntima, tal como lo muestra la plantilla de facturación.
- Datos del cliente.
- Fecha de emisión y número del comprobante.
- Descripción del producto, su cantidad, precio unitario e importe total.
- Método de pago. ¡Presta mucha atención a este aspecto! En especial, si ofreces crédito a tus clientes.
- Porcentaje correspondiente al IVA.
Así como, cualquier ajuste al formato, de acuerdo a las normas de facturación de tu país. Fíjate en el ejemplo.
¡Con la hoja de cálculo de Google Sheets esto es posible! Así que anímate y toma el control de la facturación de tu fábrica de prendas de vestir.
Plantillas para controlar ingresos, gastos e inventarios:
- Relación de ingresos y gastos
En las fábricas de ropa íntima, el ingreso representa el dinero -o su equivalente- recibido como contrapartida por la venta de las prendas íntimas.
Al tiempo que, todo coste de los recursos empleados para generar los ingresos de la fábrica, es un gasto.
En el caso de la fábrica de ropa íntima “Ella y Él”, se pueden identificar como gastos:
- La compra a los proveedores de la materia prima e insumos para la elaboración de las prendas íntimas.
- El salario al personal de producción, venta y administración.
- Los costes relacionados con el funcionamiento general de la fábrica, incluidos los financieros.
Una vez que identifiques los ingresos y gastos -en la plantilla modelo con Google Sheets- podrás restar ambos conceptos y conocer el resultado operativo de tu fábrica de ropa íntima.
Para ilustrar lo anterior, te muestro una relación de nuestra empresa ejemplo, en la plantilla modelo:
- Relación de ventas e inventarios
Como fabricante debes saber que el inventario es un aspecto crucial en el negocio, pues este marca la diferencia entre generar una ganancia o pérdida.
Es por ello que resulta indispensable llevar un estricto control de:
- La variedad de prendas en existencia para la venta.
- Las prendas íntimas en proceso de fabricación.
- La materia prima e insumos usados en la confección de las prendas.
Te sugiero que al momento de preparar un pedido, restes del inventario los insumos utilizados en la producción de las prendas, ¡así conocerás el stock disponible y el momento en que debes reponer la materia prima!
En el ejemplo, la fábrica “Ella y Él” registra en su inventario la materia prima e insumos empleados en la elaboración de sus prendas. Además, de la cantidad y el coste de cada rubro comprado al proveedor.
Plantillas de libros contables básicos con Google Sheets:
- Libro diario
¿Sabías que el proceso contable inicia con el libro diario?
¡Pues sí! Los dueños de las fábricas y los emprendedores no llegarán lejos si no comprenden la importancia de este libro de contabilidad, ya que sus registros serán el soporte para la elaboración del libro mayor y reportes financieros.
El libro diario registra -en orden cronológico- todas las transacciones financieras realizadas por la fábrica de ropa íntima.
Este seguimiento debe comenzar tan pronto como abras las puertas de tu negocio a los clientes. De lo contrario, corres el riesgo de olvidarte de documentar toda la información contable y financiera de la empresa.
Por consiguiente, un libro diario debe estructurarse en columnas conformadas por: la fecha, el código de la cuenta (de acuerdo con el plan contable), la descripción de las cuentas (donde se realiza el asiento), el folio del mayor, el debe y el haber.
- Libro mayor
En el libro mayor podrás conocer el saldo de las partidas correspondientes al activo, pasivo, patrimonio, ingresos y egresos de tu fábrica de ropa íntima, a una fecha determinada.
De modo que, permite llevar el registro de los movimientos de cada partida contable de tu fábrica de ropa íntima.
Por tal razón, este libro se estructura en columnas conformadas por: el código de la cuenta, el nombre de la cuenta, el saldo anterior, el debe, el haber y el saldo actual, según te muestro en la plantilla modelo:
Plantilla de reportes financieros con Google Sheets:
- Balance de comprobación
Es un informe que enumera todas las cuentas del libro mayor y su saldo, lo que facilita la verificación de los ajustes y la localización de los errores.
A partir de este reporte podrás generar el balance general y el estado de resultados de tu fábrica de ropa íntima.
Puedes adaptar este sistema contable básico con Google Sheets a las necesidades de tu emprendimiento, durante la etapa de puesta en marcha y, luego, ir agregando otras plantillas. ¡Anímate y comienza a disfrutar de las ventajas de llevar la contabilidad de tu fábrica de ropa íntima a través del cloud computing!
Contabilidad en la nube para fábricas de ropa íntima
En este post has aprendido la aplicación de Google Sheets para llevar los registros contables de tu fábrica. Además, he puesto a tu disposición las plantillas básicas para que comiences a llevar la contabilidad de tu negocio.
Como has visto, Google Sheets es una herramienta ideal para los dueños de fábricas de ropa íntima que quieren llevar la contabilidad del negocio en la nube, dado que facilita descargar, recuperar, modificar y actualizar la información, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
¡La aplicación Google Sheets, es ideal para empresas en etapa de emprendimiento o puesta en marcha! Pues, se trata de una herramienta gratuita, flexible y colaborativa.
El coste de oportunidad de no usar Google Sheets en los registros contables de tu fábrica de ropa íntima, se resume en tres aspectos:
- Primero, incurres en desembolsos por pago de licencias que, aunque pueden ser bajos, a lo mejor requieras asistencia técnica para aprender a manejarlo, y encuentres que no se adapta a lo que requieres, pues no es un software desarrollado a la medida.
- Segundo, asumirás el riesgo de perder la información contable de tu negocio a causa de una avería en el equipo de computación.
- Tercero, incrementarás las probabilidades de cometer errores, ya que llevarás la contabilidad en forma manual.
Entonces, ¿Qué esperas? ¡Avanza al siguiente nivel y gestiona la contabilidad de tu fábrica de ropa íntima, con Google Sheets!
Lectura recomendada: Contabilidad en la nube para pymes
Gracias por leerme.
