¿Cómo controlas la venta a crédito que das a tus clientes?

¿Sabías que un error en muchas mipymes está relacionado con el control de la venta a crédito a clientes y la falta de gestión de las cuentas por cobrar (CxC)? Si no controlas el crédito y no gestionas las CxC, surgirán problemas que se reflejarán en el flujo de caja. Recuerda que el éxito en los negocios depende mucho de la forma en que el empresario maneja sus finanzas. ¡Bienvenidos!

Sin duda, la falta de control, disciplina y disponibilidad de información confiable en esta materia, tarde o temprano, lleva al fracaso. Es decir, puede ser que la empresa tenga un negocio, un servicio o un producto espectacular, pero sin disciplina financiera, el fracaso estará al acecho.

Por lo tanto, un elemento clave del éxito tiene que ver con tener una mipyme sana en términos de sus finanzas.

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Es claro que algunas empresas no tienen problemas con el crédito, porque sus ventas son pagadas al momento de la entrega del producto o servicio. Por ejemplo: los supermercados, los restaurantes, las tiendas de venta al por menor, los consultorios, etcétera.

Pero existen modelos de negocio en los que vender a crédito es rentable y hasta necesario. Por ejemplo: tiendas de línea blanca, fábricas que compran insumos en grandes cantidades, empresas constructoras, tiendas grandes que ofrecen tarjetas de crédito privadas, etc.

En fin, la venta a crédito es más común en el entorno de empresas B2B (business-to-business). En este entorno se crean vínculos que pueden, inclusive, llegar a convertirse en alianzas estratégicas.

Control de la venta a crédito que das a tus clientes

En función de lo indicado, las empresas B2B – que venden a otras empresas – deben contar con políticas, buenas prácticas y controles efectivos para conceder crédito a sus clientes. Además, deben saber gestionar las CxC.

Según el tamaño de la empresa y el número de clientes a los que vende a crédito, el control requerirá mecanismos más o menos complejos. En tal sentido, comentaremos algunas buenas prácticas que debes tomar en cuenta para gestionar el crédito y las cuentas por cobrar.

Práctica 1: delegue en un colaborador la responsabilidad

Lo primero que recomendamos es nombrar a una persona como responsable de controlar las ventas a crédito. Y por supuesto, la gestión de cuentas por cobrar.

Si la empresa tiene un volumen alto de ventas a crédito, es común que disponga de una subárea responsable del proceso (por ejemplo, un departamento de crédito con apoyo, incluso, de un abogado de planta).

El responsable debe administrar y controlar todo el proceso. Esto incluye, por ejemplo, la custodia de los expedientes de los clientes y las facturas que están pendientes de cobro. En el expediente tendrá detalles de la evaluación realizada y del nivel de crédito, plazos, condiciones, etcétera.

• Si estamos en el caso de una empresa pequeña, basta que la responsabilidad la asuma una persona con las competencias para tal fin.
• Si la empresa es mediana y vende, por ejemplo, más del 75 % a crédito, necesitará un asistente. Por supuesto, esto no es taxativo, porque depende del volumen de las ventas.
• Si la empresa es grande, como ya se indicó, tendrá una unidad de crédito, probablemente con 3 o más colaboradores.

Práctica 2: establezca procedimientos claros para la venta a crédito

Una segunda práctica es establecer procedimientos y políticas claras para dar crédito a los clientes. Por ejemplo, algunas recomendaciones son las siguientes:

• Políticas de descuento por pronto pago. Entre otros propósitos, el principal es que el cliente esté motivado a pagar antes. Por ejemplo: si paga en los primeros 15 días, recibe un 10 % de descuento. Por supuesto, todo depende del negocio y de las tasas comerciales del país. Si tienes una empresa “sólida”, puede ser conveniente que el cliente pague a la fecha de vencimiento. De esta manera no pierdes ese tipo de descuento.
• Establecer claramente los plazos de crédito para cada tipo de cliente y producto. Por lo general, el plazo de crédito comercial es 30 días. Pero según sea el tipo de producto o servicio, se pueden establecer plazos de 60 y hasta 90 días. Un plazo largo debe estar muy bien justificado.
• En el caso en que haya plazos mayores a 90 días, lo recomendable es crear la opción de financiamiento a corto plazo. Es decir, aplicar una tasa de interés, algo parecido a un préstamo comercial.
• Si se financia a corto plazo, es claro que el proceso es diferente al de una venta a crédito tradicional. Es decir, el cliente debe tramitar un financiamiento, aun cuando sea la misma empresa que lo conceda. ¿Por qué esto puede ser conveniente? La experiencia dice que hay empresas que al implementar esta alternativa, logran mayores volúmenes de ventas y mejores ganancias.

Práctica 3: seguir un proceso definido

En tercer lugar, un empresario con disciplina aplica un proceso definido, que debería diseñar antes de comenzar a vender a crédito.

Recordemos que a mayor volumen de ventas a crédito y número de clientes, el control debe ser más claro, riguroso y contar con herramientas para tal fin.

En el caso de una empresa mediana o grande, en términos de facturación, sugerimos los siguientes pasos…

(a) Pasos sugeridos para el proceso “venta a crédito”

1- El cliente llena una solicitud de crédito formal y la sustenta con documentos legales. Por ejemplo, constitución de la sociedad, datos del representante legal y referencias comerciales. Además, datos de la persona autorizada para firmar facturas de compras, plazo requerido, etcétera.

2- Un comité de crédito, que en pequeñas y medianas empresas puede ser el propio empresario o gestor, analiza las solicitudes de crédito. Esta actividad debe ser frecuente, para dar respuesta oportuna a los clientes que han presentado la solicitud. El comité toma la decisión de aprobarlas o no.

En grandes empresas, lo común es que haya un comité de crédito o un abogado experto en temas mercantiles. Pero, en cualquier caso, la clave es que existan las competencias para tal fin.

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3- Antes de procesar la solicitud, el responsable de crédito y cobranza debe revisar las referencias comerciales. Según sea el monto involucrado, lo ideal es que la empresa esté afiliada a una “protectora de crédito” para revisar los antecedentes crediticios del solicitante.

4- Cuando estamos frente a clientes que compran volúmenes altos y requieren condiciones especiales de crédito, recomendamos realizar una visita a sus instalaciones. Algo así como una verificación en campo, para minimizar posibles “sorpresas desagradables”.

(b) Pasos cuando la decisión es favorable al cliente:

1- Si el crédito es aprobado, debemos definir un monto máximo. Por ese monto se confecciona un título de garantía comercial. Por ejemplo, una letra de cambio, un pagaré o algún otro documento legal.

Es decir, se busca un medio que permita cobrar judicialmente la cuenta, de ser el caso. Aunque debemos tener en cuenta que la factura comercial también es un documento que puede ser enviado a cobro judicial.

En tal sentido, lo importante es no descuidar detalles que hagan difícil la gestión de la cobranza, cuando el cliente no cumpla con el compromiso de pago.

Por supuesto, la solicitud de crédito debe contener la aprobación respectiva. Esta debe indicar: fecha de la aprobación, monto aprobado, tipo de garantía que será solicitada, entre otros elementos.

2- La solicitud de crédito, el pagaré y demás documentos del cliente deben ser archivados en forma organizada. Se puede crear un expediente por cliente, en físico o digital, que estará bajo custodia del encargado del área.

3- Puede crearse un registro de firmas para hacer constar las personas y firmas que el cliente ha autorizado, tanto para las órdenes de compras como para las facturas comerciales. El área de ventas debe conocer detalles de las firmas autorizadas, para que pueda verificar antes de autorizar una venta a crédito.

(c) Pasos para la ejecución de la venta a crédito:

1- La gestión de la información es un tema importante. Por tal razón, la empresa debe contar con un software que permita registrar las ventas a crédito y los pagos recibidos. Es parte del control; además de facilitar el trabajo entre los responsables, colaborando con la actualización de la información.

Con un software de gestión pueden generar informes y llevar métricas de las ventas a crédito y de la gestión de la cobranza.

2- Toda venta implica la generación de una factura. Esta debe especificar que se trata de una venta a crédito. También debe contar con un espacio para indicar la fecha de vencimiento. Además, tendrá un lugar para la firma autorizada y donde se indique la tasa de interés moratorio que se aplicará, si el cliente paga después del vencimiento.

3- Con relación a la rutina de venta y facturación a crédito, es importante que:

• El cliente envíe una orden de compra o pedido, firmado por la persona autorizada.
• En cada venta se debe verificar si el límite de crédito aprobado permite facturar la compra.
• Para efectos del despacho de productos o, inclusive, en el caso de prestación de servicios, los colaboradores deben contar con un instructivo. Es decir, una forma de dejar constancia de que la mercancía fue entregada al cliente o el servicio fue prestado.

4- Cuando se ha hecho la venta, la factura original debe pasar a la persona encargada de crédito y gestión de cobro, para que la archive en el expediente, de ser un documento físico.

5- Cuando el cliente paga la factura, debe quedar registrado en el sistema o donde corresponda, la forma de pago y detalles del mismo.

(d) Conciliación de pagos y cuentas por cobrar:

Con cierta frecuencia, el responsable debe realizar “conciliaciones de cuenta” con su contraparte en el cliente. Es decir, con las personas que se encargan de pagar. Para tener cuentas sanas y un flujo de caja controlado, es necesario asegurar que las cuentas sean transparentes para todos.

Si la empresa cuenta con un software de gestión, la colaboración es factible a través del mismo, ya que se puede dar visibilidad al cliente para efectos de llevar el control.

Conclusiones

En fin, según sea el tamaño de la empresa, el volumen de ventas y la cantidad de clientes, el control del crédito será más o menos complejo. Es decir, demandará un proceso definido. Sobre qué es un proceso definido, hablaremos en el siguiente artículo.

Lo comentado en esta entrega no es más que un conjunto mínimo de recomendaciones para que, como empresario, consideres su situación particular. Quizás, la clave de un buen control del crédito y de la gestión de las CxC, está en la disciplina que se tenga.

La gestión del crédito junto con el control de las cuentas por cobrar, es parte del área de finanzas, que consideramos clave para el crecimiento de las mipymes.

Para finalizar, si tu empresa tiene ventas a crédito, diseñe o revise el proceso involucrado, mida los resultados y, cuando sea pertinente, aplique mejoras pequeñas para darle agilidad.

Si deseas conocer más sobre estos temas, te comparto el siguiente artículo “Gestión financiera: Desafíos y estrategias“.

Gracias por leernos.