Mantén las finanzas sanas mientras avanzas. Crear una empresa puede parecer un proyecto sencillo, una vez que hayamos resuelto la pesada burocracia que conlleva la puesta en marcha. Sin embargo, luego viene un reto mayor… ¡Bienvenidos a una nueva entrega sobre gestión empresarial y mejora continua!
Luego de superar los aspectos legales y la logística que demande la pyme, viene un reto mayor: ¿cómo conseguir un crecimiento sostenido que nos permita consolidar la empresa? Este crecimiento viene de la mano de unas finanzas sanas. Es una condición necesaria para avanzar por buen camino.
En este artículo te comentamos sobre el área funcional “finanzas”, que según nuestro modelo, implica varias subáreas. En la siguiente imagen mostramos el desarrollo -sugerido- del área de finanzas a través de las etapas de una empresa:
Pero no entraremos en un terreno técnico. El propósito es hablarte sobre prácticas y acciones que nos señala la experiencia, que te sirvan de contraste y de reflexión.
Y antes de comentar sobre qué hacer para mantener las finanzas sanas en tu pyme, veamos algunos aspectos relacionados que debes atender para avanzar.
Finanzas sanas: ¿Qué debes atender para avanzar por las etapas?
Como empresario sabes que el avance de tu empresa implica muchos factores. Por supuesto, de una u otra forma, ya los has considerado en gran parte. Sin embargo, acá haremos referencia a algunos de ellos que consideramos importantes.
Vea a la empresa como un todo
Un punto es ver a la empresa como un todo. Para lograr una buena organización, es fundamental entender tu empresa de forma holística y conectada.
La organización de actividades y la configuración de los recursos, determinan en buena medida la eficiencia empresarial.
Visualizar a la empresa como un todo es importante para la toma de decisiones, es decir, para la gestión.
Todo esto tiene especial relevancia, en cuanto al grupo de colaboradores que trabajan en la organización. En las diversas etapas de la empresa, contrario a lo que creen algunos empresarios, lo ideal es contar con un número reducido de empleados.
Sobre todo cuando no está del todo claro cómo debe organizarse la empresa. Sin una buena estructura organizacional los equipos numerosos son ineficientes.
Finanzas sanas: Define claramente la misión y visión
La recomendación es encaminar toda la empresa en esa dirección. Es un factor que ayuda a mantener el foco. Pero, ¡ojo!, la misión y la visión no son algo estático. Puede cambiar mientras avanzas, por lo que someterlas a revisión y hasta cuestionarlas, es necesario.
Con la misión y visión claras, puedes establecer objetivos medibles, que orienten el esfuerzo de cada uno de tus colaboradores. Claro está, todos deben conocerlos, entenderlos y comprometerse con ellos.
Hay un tema interesante que te comento acá. En la puesta en marcha, muchos empresarios pierden el foco, comienzan a adquirir “cosas” que no saben exactamente cómo las van a utilizar o a vender.
Es un error común, en las primeras etapas, invertir en oficinas, locales, equipos y mobiliario, que no necesitas para operar en lo inmediato. Y dejas a un lado lo más importante, centrarse en comenzar a facturar.
No debes comprar nada, en tal sentido, si no tienes claro cómo vas a desarrollar tu negocio, cómo vas a conseguir clientes y cómo vas a vender. Salvo casos excepcionales, claro está.
Por ello, quizás sea mejor iniciar con pocos recursos. Hay empresarios que comienzan desde su casa con una cuenta de email gratuita, un blog y enfocándote primero en conseguir clientes. Luego, la evolución dirá el camino a seguir.
Si se trata de una fábrica de zapatos o de productos médicos, pues está claro que necesitas equipamiento. Todo depende del contexto, como siempre.
Define una estrategia de marketing
Esta estrategia la trazas respondiendo a preguntas “sencillas” pero importantes:
- ¿Cómo se venderá el producto o servicio?
- ¿A través de qué canales (una tienda física, online, ambas)?
- ¿Cuál será el precio del producto o servicio?
- ¿Cómo te darás a conocer?
Si ya tienes tu empresa en marcha, igualmente te recomiendo revisar las respuestas a estas preguntas. Y ten en cuenta el potencial que te ofrece Internet y las redes sociales para conseguir clientes. Acá un artículo interesante sobre marketing y ventas:
Finanzas sanas: Haz una segmentación de clientes que funcione
Cuando cuentes con una base de datos de clientes, inicia una segmentación de tus clientes y aplica estrategias para cada caso.
Según sea el tipo de empresa y el tipo de producto o servicio, la segmentación puede ser un tema clave para el crecimiento de las ventas.
Si tu caso es la venta en redes, este curso de MiríadaX puede resultarte útil: negocios de venta directa basados en redes.
Atiende las necesidades reales de tu cliente
En las primeras etapas estarás muy ocupado atendiendo múltiples tareas, actividades y problemas. Así que tal vez no puedas dedicar tiempo a conocer a tus clientes.
Sin embargo, con una buena lectura innovadora, puedes ir detectando las necesidades reales del cliente, más allá de lo aparente.
No entraré en detalles porque no viene al caso, pero te dejaré una lectura que te interesará. ¡No tengas dudas que será así!
No olvides que el fracaso es parte esencial del éxito
Los resultados negativos también forman parte del éxito, porque de ellos se puede aprender.
No hay aprendizaje más valorado que el que viene del fracaso o de resultados negativos.
En todos los casos se obtienen datos útiles que pueden ser capitalizados para nuevos proyectos o búsqueda de soluciones. Recuerda que todas las empresas son un experimento… y experimentar es una de las maneras de tener éxito.
[Tweet “Fracasé en mi camino al éxito. Thomas Edison”]
Ahora pasemos al tema de las finanzas en la empresa. Aun cuando seas un empresario con experiencia, lo que te comentamos a continuación te resultará útil. No es una clase de finanzas, son prácticas y elementos básicos que en muchos casos, no se aplican.
Mantén las finanzas sanas en tu pyme mientras avanzas
Uno de los principales problemas que enfrenta la pyme tiene que ver con el proceso financiero. Por ejemplo, debido al descontrol del flujo de dinero, a los endeudamientos, a problemas de liquidez, entre muchas otras razones.
Para mantener “salud financiera” es vital hacer un plan estratégico que mejore todos los días la gestión de las finanzas.
En principio, algunos consejos que podrían mejorar las finanzas son los siguientes:
- Desarrolla desde la puesta en marcha de tu empresa, las subáreas registro contable, impuestos y la facturación.
- Elabora un presupuesto de corto y mediano plazo.
- Mantén disciplina en la ejecución del presupuesto.
- Evalúa cuáles son las mejores opciones para financiarte.
- No vincules tus tarjetas de crédito personal con la empresa.
- Controla los gastos de la empresa. Obtén informes que den cuenta de su evolución.
- No pierdas de vista la gestión de la cobranza si vendes a crédito.
- Asígnate un salario razonable, de acuerdo al tamaño del negocio.
Todo esto y más lo logras al desarrollar el área funcional que denominamos “finanzas”, y que debe ser una de las áreas más avanzadas al alcanzar la etapa de funcionamiento estable.
Finanzas sanas: No gastes más de lo que realmente puedes pagar
Un problema crítico en algunas pymes es que gastan más de lo que logran por ventas. En este sentido, ¿cómo están los gastos en tu empresa? ¿Llevas control de los ingresos versus los gastos? ¿Qué te dicen los informes contables?
No debemos gastar más de lo que podemos pagar. Esto te puede llevar, por ejemplo, a recurrir a algún tipo de deuda para cubrir el exceso. Y si no está justificado, es un mal síntoma para la salud financiera de tu empresa.
Así que la recomendación es mantener los gastos de acuerdo con la capacidad real de pago. Y no excederse en el financiamiento que ponga en riesgo a la empresa.
Es importante, en tal sentido, evitar gastos no pertinentes para la etapa en que esté la empresa. Y de ser necesario, siempre bajo un plan y el control necesario para que no haya sorpresas.
Compra a crédito, vende al contado
Todos sabemos que vender un producto antes de pagarlo genera un flujo de liquidez. Por tal motivo, una forma de es tratando de comprar a crédito y cobrando al contado. Esto siempre resulta favorable para la empresa.
Extiende al máximo el plazo de pago a proveedores, y obtendrá liquidez para operar. Si aplica en tu empresa, una excelente alternativa es obtener productos en consignación. Esto, a diferencia de la compra a crédito, reduce el riesgo de no vender.
Analice la posibilidad de ofrecer ventas exclusivas a cambio de stock, material promocional, mejores precios, plazos de pago y entrega.
Finanzas sanas: Ten siempre una reserva de efectivo
La mayoría de los empresarios pyme inician sus negocios sin holgura de dinero. Cuando surge un imprevisto, suele estar en serios problemas. La falta de liquidez es causa, en muchas ocasiones, del cierre de empresas.
Los imprevistos siempre ocurrirán, por ello debes estar preparado para enfrentarlos. Si bien, puede acceder a algún crédito, lo ideal es mantener una reserva de dinero para atender dichos imprevistos.
El monto de la reserva se puede calcular en función de los ingresos y gastos. Pero si no puedes hacerlo, lo que si debes asegurar es poder acceder a un financiamiento rápido.
Define indicadores financieros
Existen numerosos indicadores o ratios financieros para aplicar en una pyme. Cuando hablamos de indicadores, son valores o métricas que se obtienen y que se comparan con valores de referencia.
La comparación permite saber qué tan bien está la empresa (¡o qué tan mal!), lo que es básico para aplicar planes de acción.
Ejemplo de indicadores importantes son los siguientes:
- Retorno de la inversión (ROI): Beneficio neto / Capital Invertido. Permite entender cómo estamos utilizando el capital invertido. Si el valor es bajo, puede indicar una mala gestión. Si el valor es alto, puede indicar una buena gestión o que la empresa se está descapitalizando.
- Ratio de endeudamiento: Deuda total / Fondos propios. Indica cuántos euros de financiación ajena tiene la empresa por cada euro propio. Un ratio superior a 3, por ejemplo, indica un endeudamiento elevado.
¡No dejes de medir!
Tal como lo sugiere el modelo para el área de finanzas, la empresa debe desarrollar indicadores financieros. Lo ideal es hacerlo en la etapa de funcionamiento estable, para medir lo más pronto posible.
En este aspecto te recomiendo comenzar con algunos indicadores sencillos, que tú puedas calcular para hacer seguimiento. Luego, al avanzar por las etapas podrás crear otros, con los que puedas medir diversas áreas funcionales.
Lo importante es que después de haber definido los indicadores clave (ingresos, gastos, rentabilidad, etcétera) lleves un registro exhaustivo de los mismos para corregir debilidades y potenciar fortalezas.
Ejemplo de un indicador financiero que relaciona el total activos y el total pasivos: “ratio de garantía”.
- Ratio de garantía = Activo / Pasivo
El activo de la empresa es la garantía que tienen los acreedores de que podrás hacer frente a tus deudas. Para este indicador el modelo de análisis es el siguiente:
- Si el valor del indicador es menor que 1,2 y se mantiene por “x” meses consecutivos en descenso, la empresa entrará en situación de quiebra.
- El valor esperado (recomendado) es entre 1,2 y 2,2.
Resumen
Para no hacer más largo este artículo, te recomiendo hacer una revisión de tus prácticas financieras y aplicar correctivos donde corresponda.
Si bien cada empresa tiene un contexto único y necesidades financieras específicas, por lo que no todo lo comentado aplica, mantener las finanzas sanas en tu pyme es un aspecto esencial.
Así que pon atención al tema, establece métricas e indicadores, no dejes de medir y, sobre todo, no dejes de analizar la evolución de los mismos.
Para cerrar, te invito a leer: Importancia de las finanzas: 5 claves para mipymes.
¡Hasta la próxima entrega!
