En esta oportunidad, te hablaré sobre los pasos que debes seguir para elaborar el plan de tesorería (ejemplo de una empresa de servicios).
¡Un plan que te facilitará administrar eficientemente el efectivo del negocio!
¿Interesado?
Presta atención, porque:
- Comenzaré explicándote cómo hacer el plan de tesorería.
- Después, te daré un ejemplo donde expongo los pasos para elaborar el plan de tesorería de una empresa de servicios.
Cómo hacer el plan de tesorería de una empresa de servicios
Tal como lo he comentado en otras oportunidades, un plan de tesorería:
Es un instrumento que te permite estimar la cantidad de dinero que tendrás, en el corto plazo.
Es por ello que, será común encontrar planes de tesorería que muestren proyecciones para periodos similares a un mes, tres meses, seis meses o un año.
¡Por supuesto!
Esto dependerá de distintos factores como, por ejemplo, el tipo de empresa y el sector donde desarrolla su actividad económica.
En ese sentido, como paso inicial, te invito a que definas el TIEMPO que abarcará el plan de tesorería.
Esto facilitará el planteamiento de escenarios y el establecimiento de estrategias.
¡Bien!
Con esto presente, paso a explicarte las pautas para formular el plan de tesorería de una empresa de servicios.
En esta oportunidad, usaré -como ejemplo- la información financiera del Hostal “Sueño & Descanso”.
¡Presta atención!
Ejemplo de un plan de tesorería de una empresa de servicios
Este plan de tesorería lo puedes hacer en una hoja de cálculo (ej. Excel o Google Sheets).
También, puedes apoyarte en las herramientas que te ofrece un software de gestión.
Lo importante AQUÍ, es identificar y comprender la información básica que te explico en el post Plan de tesorería de una empresa de servicios (1/2).
Ya que, esto facilitará seguir las pautas que te explico a continuación:
Bien, ¡con esto presente!
Comencemos con nuestro paso…
1. Identifica el saldo inicial de la empresa de servicios
El saldo inicial de caja lo puedes encontrar en el último balance general de la empresa de servicios… Tal como lo realizó el Hostal “Sueño & Descanso”.
Si observas el ejemplo, encontrarás que esta empresa inicia, en enero, con un saldo igual a 10.738 euros.
Si te preguntas por los saldos iniciales de febrero y marzo, estos corresponden al saldo final de caja del mes anterior.
En otras palabras:
- El saldo final de caja de enero (7.853 euros) es el saldo inicial de febrero (7.853 euros).
- El saldo final de caja de febrero (12.782 euros) es el saldo inicial de marzo (12.782 euros).
Ahora bien…
Si tienes alguna duda sobre cómo se calculan los saldos finales de caja… Espera, eso te lo explicaré más adelante.
2. Proyecta las entradas (cobros) de tesorería de la empresa
Presupuesta todas las entradas de efectivo que recibirás, durante el periodo estimado.
Te puedes apoyar en la clasificación que te expliqué… ¿La recuerdas?
La empresa puede recibir dinero a través de:
- Las actividades ordinarias.
- Las actividades extraordinarias.
- Y, las actividades financieras.
De igual modo, NO OLVIDES clasificar los cobros de acuerdo al momento en que recibirás el efectivo… ¿Cobrarás al contado o cobrarás a crédito?
En el caso del Hostal “Sueño & Descanso”, se presupuestaron como entradas de tesorería:
- Los cobros relacionados con el servicio de hospedaje (actividad ordinaria).
- El dinero que se cobrará por la venta de los televisores a reemplazar (actividad extraordinaria).
- Y, un préstamo que se espera recibir en febrero (actividad financiera).
3. Proyecta las salidas (pagos) de tesorería de la empresa
Una vez proyectadas las entradas de efectivo, se procede a identificar todas las transacciones que implicarán un desembolso de efectivo.
Clasifica tus pagos de acuerdo al tipo de actividad que tienes previsto realizar.
Es decir, si se trata de un pago proveniente de una actividad ordinaria, extraordinaria o financiera.
Asimismo, precisa los momentos en que realizarás los desembolsos.
¿Vas a desembolsar el dinero de forma inmediata o vas a pagar en fechas posteriores?
En el caso del Hostal “Sueño & Descanso”, se presupuestaron como desembolsos por actividades ordinarias:
- Los pagos relacionados con la compra de la materia prima e insumos que apoyan el servicio de hospedaje; así como, los servicios de transporte y lavandería (servicios subcontratados).
- El pago de los sueldos y salarios de la recepcionista, el camarero de piso, la cocinera, el mesero room service y el encargado de la administración del hostal.
- El pago de los servicios básicos y suministros de limpieza para las áreas comunes.
De igual manera, se presupuestó – como un desembolso por actividad extraordinaria- la compra de unos televisores nuevos para las habitaciones del hostal.
En cuanto a las actividades financieras, se presupuestó el pago de una cuota mensual del préstamo de febrero y el pago de las comisiones bancarias.
4. Calcula el saldo final de caja de la empresa de servicios
El saldo final de caja se calcula a partir de la siguiente fórmula:
Saldo final de caja de una empresa de servicios = Saldo inicial de caja + Total cobranzas proyectadas – Total desembolsos proyectados
Este cálculo se realiza para cada periodo proyectado.
Por ejemplo, si queremos calcular el saldo final de caja de enero del Hostal “Sueño & Descanso”, solo basta tomar del plan de tesorería la siguiente información:
- Saldo inicial del mes de enero = 10.738 euro
- Total cobranzas del mes de enero = 9.300 euros
- Total desembolsos del mes de enero = 12.185 euros
Sustituimos en la fórmula y obtenemos:
Saldo final de caja de enero = 10.738 euros + 9.300 euros – 12.185 euros = 7.853 euros
Estos 7.853 euros representan la cantidad de dinero con la que el hostal cierra la caja del mes de enero e inicia el mes de febrero.
Del mismo modo, si deseas conocer el saldo final de caja de febrero, tomamos del plan de tesorería la siguiente información:
- Saldo inicial del mes de febrero = 7.853 euros
- Total cobranzas del mes de febrero = 27.471 euros
- Total desembolsos del mes de febrero = 22.542 euros
Aplicamos la fórmula y obtenemos:
Saldo final de caja de febrero = 7.853 euros + 27.471 euros – 22.542 euros = 12.782 euros
Estos 12.782 euros representan la cantidad de dinero con la que el hostal cierra la caja de febrero e inicia marzo.
Este procedimiento se aplica para el cálculo del saldo final de caja del siguiente mes (marzo).
¡Bien!
Hasta este punto, ya conoces las pautas básicas para elaborar el plan de tesorería de una empresa de servicios.
Es momento de que te hable sobre algunos detalles relacionados con el…
Saldo final de tesorería de una empresa de servicios
El saldo final de caja es uno de los conceptos más importantes del plan de tesorería.
Ya que, este resultado nos permite:
- Conocer CON ANTICIPACIÓN la cantidad de efectivo que tendremos, al final de cada periodo.
- Comprender cómo fluctuará el dinero, durante el periodo proyectado.
Además, si eres de las personas que mantiene como política un “saldo mínimo de caja”.
Es decir, te preocupas por mantener una cantidad mínima de efectivo, para sostener las operaciones del negocio.
¡Entonces!
Formular un plan de tesorería, te ayudará a:
- Monitorear los desembolsos más importantes de la empresa.
- Buscar fuentes de financiación que se adapten a las características del negocio.
¡Detengámonos por un momento y analicemos el caso del Hostal “Sueño & Descanso”!
¿Qué pasaría si el encargado de la administración del hostal decide fijar un saldo mínimo de 10.000 euros?
Ocurriría lo siguiente:
Como lo puedes observar, se tendría que -en enero- se proyecta un déficit de tesorería (-2.147 euros).
Esto sucede porque el saldo final proyectado (7.853 euros) no cubre el saldo mínimo deseado de 10.000 euros.
Por tanto, es conveniente evaluar qué alternativas de financiación apoyarán el negocio, en caso de que ocurra este escenario.
Caso contrario sucede con los meses de febrero y marzo, donde se proyectan unos excedentes de tesorería (2.782 euros y 5.988 euros, respectivamente).
En otras palabras, los saldos presupuestados superan el saldo mínimo deseado.
Conclusiones
El plan de tesorería es un instrumento valioso que permite estimar cuánto dinero tendrás, al final de cada periodo.
Si necesitas formular el plan de tesorería de tu empresa de servicios.
¡Recuerda los 4 pasos que te expliqué AQUÍ!
De esta forma, podrás hacer un seguimiento efectivo de la caja del negocio.
¿Deseas conocer otros detalles sobre el plan de tesorería?
Te invito a leer el post Cómo elaborar el plan de tesorería: ejemplo (parte II)
Gracias por leernos.
¡Hasta la próxima!
