Si tu pyme gestiona proyectos de formación, ya sean internos o externos, conocer la importancia de aplicar indicadores es esencial para garantizar su éxito.
Muchos proyectos fracasan por la falta de mediciones adecuadas, lo que dificulta el seguimiento y la corrección de desviaciones.
Utilizar indicadores en estos proyectos permite evaluar el progreso y tomar decisiones informadas.
En este artículo, te explicaremos qué son los proyectos de formación y cómo aplicar indicadores en proyectos de formación..
Te invitamos a participar en el Foro de Gestionar Fácil y compartir tu experiencia o casos específicos sobre la gestión de proyectos de formación en tu pyme.
Comenzamos esta entrega conociendo 6 indicadores sencillos para controlar proyectos de formación. PRESTA ATENCIÓN:
Vista la imagen, y antes de hablar de indicadores en proyectos de formación, veamos varios conceptos importantes.
¿Qué son los proyectos de formación?
Los proyectos de formación son un diseño de actividades “sincronizadas”, que tienen el propósito de que los participantes construyan y desarrollen competencias según su perfil.
Este propósito se logra por medio de la planificación y la ejecución de un conjunto de tareas, en un tiempo determinado, que conllevan a un aprendizaje o a la creación de un producto/servicio para tal fin.
Ejemplos de proyectos de formación en pymes son los siguientes:
- Programa a mediano plazo para supervisores, con el propósito de desarrollar habilidades en toma de decisiones, liderazgo e innovación.
- Serie de cursos cortos para dotar a colaboradores de competencias técnicas, con el fin de mejorar la productividad individual y en equipo.
Estos proyectos de formación pueden hacer uso de métodos tradicionales. Por ejemplo, los talleres presenciales.
Los cursos de formación pueden ser también sobre profesiones necesarias y tradicionales como curso de secretaria para Pymes que quieren o bien formar a personas nuevas o becarios que quieran especializarse en esa profesión siempre demandada.
Otros cursos de formación pueden ser específicos sobre alguna habilidad a adquirir nueva en la empresa como puede ser hoy en día Inteligencia artificial.
Otros cursos pueden ser particulares del contexto de un trabajo como formarse en el uso de una máquina en concreto.
Finalmente, otros cursos muy demandados son los de desarrrollo de habilidades sociales y/o habilidades blandas para tratar con el cliente, desarrollar trabajo en equipo y enfrentarse a los cambios cada día más constantes en nuestro entorno.
Pero también pueden ser del tipo e-learning, que aprovechan las nuevas tecnologías digitales para facilitar aprendizajes.
Observa que un proyecto puede ser, incluso, la creación de una plataforma digital en la pyme para fomentar el microaprendizaje.
¿Qué nos permite conocer los indicadores en proyectos de formación?
Podemos señalar que los indicadores en proyectos de formación son mediciones que sirven para conocer lo siguiente:
- En primer lugar, comparar la situación real del proceso formativo con lo planificado. Así se conocen las desviaciones.
- En segundo lugar, “ver” hacia atrás para tener información sobre la ejecución de la formación y el logro hasta la fecha.
- Y en tercer lugar, estimar la situación final del proyecto de formación, partiendo de su situación actual y del “comportamiento” de la ejecución real.
¿Cómo aplicar indicadores en proyectos de formación?
Para mostrar la aplicación de indicadores en proyectos de formación, asumamos el siguiente contexto:
La dirección de una pyme en crecimiento, dedicada a fabricar calzado para damas, tomó la decisión de incorporar una nueva línea de zapatos deportivos.
Por tal razón, un grupo de colaboradores debió recibir capacitación en la fabricación de ese tipo de zapatos. En particular, para la fabricación según el proceso de “montado en frío”.
Como en otras ocasiones, el responsable de la unidad de recursos humanos asumió esta capacitación como un proyecto interno. Para ello planteó 3 fases:
- Sensibilización. Logro del compromiso por parte de los colaboradores.
- Ejecución del programa de capacitación, dividido en 7 talleres (uno por semana – 16 horas cada uno). Más la capacitación para el control de calidad.
- Evaluación del programa de formación y de las pruebas (prototipos) creados.
En una etapa previa, el responsable del proyecto creó varios documentos y aseguró los recursos para cumplir el objetivo:
Capacitar 10 colaboradores en fabricación de calzado deportivo, aplicando el proceso de montado en frío, en el plazo de 2 meses.
El responsable del proyecto realizó, entre otras, las siguientes actividades:
- hizo un plan con cronograma de 8 semanas y secuencia de actividades;
- previó los recursos y materiales necesarios;
- contrató un experto en el proceso de montado en frío;
- seleccionó los indicadores, apoyado en su experiencia, para el seguimiento del proyecto de formación.
Y así “armó” el proyecto… que inició sin contratiempo.
¿Cómo iba la ejecución del proyecto en la semana 4?
Al finalizar la semana 4, el valor de los indicadores eran los siguientes:
1. Variación de costes del proyecto (VCP)
El valor para VCP = 0 % (sin variaciones).
Esto indica que no hay diferencia entre los costes al término de la semana 4, con respecto a lo planificado.
Los proyectos internos de formación en pymes suelen ser fáciles de planificar. Y por ello, lo común es que no surjan costes imprevistos en la ejecución.
2. Porcentaje de ejecución de talleres (PEP)
El valor para PEP = 43 % (menor al esperado, en horas).
Al finalizar la semana 4 se esperaba que se hubiesen ejecutado 57 % del total de las horas:
PEP = (4 talleres x 16 horas/taller) / 112 horas = 57 %
La causa del retraso estuvo en un contratiempo del facilitador, que no pudo realizar el taller 2. Por lo tanto, en lugar de 4 talleres, solo se ejecutaron 3 hasta la fecha.
3. Avance global del proyecto (AGP)
El valor para el AGP = 37,5 % (menor al esperado, en semanas).
El tiempo total planificado fue de 8 semanas. Al suspender la actividad en la semana 2, se presenta una desviación en el avance al término de la cuarta semana:
- AGP = 37,5 % (3 de 8 semanas)
- Desviación respecto a lo planificado: 12,5 % (una semana)
4. Monto facturado del proyecto (MFP)
Este indicador suele utilizarse en proyectos realizados como servicio. En este caso, debe considerarse que el proyecto es interno.
Pero, aún en el caso de proyectos internos, resulta interesante conocer los montos facturados y pagados.
En este caso, el acuerdo de pago con el facilitador experto (proveedor) fue como sigue:
- 30 % del monto por honorarios al inicio.
- 70 % del monto por honorarios al finalizar.
Con respecto a los equipos, materiales y demás recursos necesarios para la capacitación, la pyme realizó la inversión, previo al inicio del programa.
Entonces, el monto facturado y pagado del proyecto se discrimina así, al término de la semana 4:
- MFP(recursos) = 100 % (pagado)
- MFP(facilitador) = 30 % (pagado)
- MFP(misceláneos) = 0 % (gastos que aplican al finalizar)
Observa que en proyectos más complejos, el indicador “monto facturado” debe distinguirse del pago efectivamente realizado y de los presupuestos estimados.
5. Nivel de satisfacción de los participantes (NSP)
Por ser un proyecto interno, el responsable utiliza el NSP en lugar de medir las reclamaciones o incidencias en la ejecución del proyecto.
En este contexto, el valor de NPS permite obtener información sobre la calidad del proyecto de formación.
Al aplicar una encuesta de dos preguntas a cada participante, al término de la semana 4, se obtuvo lo siguiente:
a. Calificación global del programa de capacitación (satisfacción del colaborador con el aprendizaje logrado):
| Escala | Excelente | Buena | Regular |
| Valor | 8 | 2 | 0 |
| % | 80 | 20 | 0 |
b. Para la pregunta 2, relacionada con el facilitador experto, la calificación fue “excelente”. Todos los participantes coincidieron en ello.
6. Estimación de la fecha final del proyecto de formación (EFF)
Este es un indicador del tipo prospectivo. Quizás no necesario en este tipo de proyectos.
Por la naturaleza del proyecto y la imposibilidad de incluir dos talleres en una misma semana, para recuperar la actividad de la semana 2, la EFF está dada.
Por lo tanto, se prevé que el proyecto finalice una semana después de la fecha planificada. Además, la actividad de la semana 8 no puede ser eliminada, dado que incluye la capacitación sobre control de calidad.
¿Quieres aprender otros indicadores de proyecto? consulta el siguiente post: Indicadores predictivos de proyectos en empresas.
Comentarios para cerrar
Hay varios puntos interesantes que puedes considerar en este artículo:
- En primer lugar, la selección de qué indicadores son útiles dependerá del contexto y de las necesidades del cliente.
- En segundo lugar, es probable que los indicadores que se seleccionen deban ser ajustados o “personalizados”. Tal como vimos en el ejemplo mostrado, para el caso del indicador de calidad.
- Un proyecto corto (1 a 2 meses) no requerirá indicadores prospectivos. Pero un proyecto de formación de 3 o más meses, sí debe considerarlos.
- Y por último, tal como quedó ilustrado, hay indicadores que se obtienen con operaciones básicas (contar o sumar). Mientras que otros demandan aplicar una encuesta, por ejemplo, y procesar las respuestas.
Nunca desestimes la importancia de medir en proyectos, aun cuando sean cortos y sencillos. Pues de todos se obtienen “lecciones aprendidas”.
Mide lo que necesites controlar. Y recuerda que un dato sobre “algo” es mejor que no tener ninguno.
Aprende más sobre indicadores en esta interesante lectura: ¿Cuáles son los indicadores de proyectos (KPI) típicos?
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