Como responsable de gestión o como microempresario que presta servicios, ejecutados como proyectos, es necesario que conozcas los indicadores de seguimiento de proyectos.
Si aún no los conoces o conoces muy poco, en este artículo obtendrás lo que necesitas para hacer seguimiento y detectar las desviaciones en tus proyectos.
De esta forma, podrás tener éxito, con un alto rendimiento en las actividades planificadas.
Aquí, conocerás los indicadores de diagnóstico y evaluación de la situación real versus lo planificado, en las actividades de tu proyecto.
Es por ello, que te presento el siguiente contenido:
- ¿Qué son los indicadores de seguimiento de proyectos?
- 3 indicadores de seguimiento de proyectos.
- Ejemplos de indicadores de seguimiento en la pyme Geosama.
- Comentarios de cierre.
Si quieres lograr proyectos exitosos en el tiempo establecido, debes realizar un correcto seguimiento de los mismos.
Así podrás identificar los problemas a tiempo y darles la solución en forma rápida y apropiada.
¡Lo que puedes seguir y administrar, lo puedes mejorar! Comencemos conociendo rápidamente indicadores que harán más exitosos tus proyectos. PRESTA ATENCIÓN que volveré sobre estos puntos en las próximas líneas:
¿Qué son los indicadores de seguimiento de proyectos?
Los indicadores de seguimiento de proyectos son los que te permiten tener el control en el proceso de comparar el desempeño real con el plan, para identificar las desviaciones.
Además, te sirven para evaluar las vías de acción alternas que puedes tomar, y hacer las correcciones posibles a las tareas, en un tiempo prudente.
Es esencial que supervises de forma periódica y midas el avance del proyecto, para que puedas hacer las comparaciones de los planes reales con lo esperado.
Por ejemplo, te nombro del grupo de indicadores de seguimiento de proyectos, los siguientes:
- Variación de costes.
- Atraso en el cronograma.
- Porcentaje de ejecución.
Por otro lado, es crucial, en el seguimiento de las actividades planificadas, que generes informes de avance; que sean oportunos y frecuentes, para detectar a tiempo las variaciones del plan y corregir las causas.
Datos claves a recopilar en el seguimiento de un proyecto
Debes pensar cómo, cuándo y quién recopilará los datos. Y qué análisis se les hará a los mismos.
Es necesario, cuando recopiles los datos, tener definidas las métricas a utilizar en el control del proyecto. De otra forma, podrías estar perdiendo el tiempo.
Los 4 datos clave típicos que debes recopilar son:
- El tiempo de duración de las actividades.
- El uso de los recursos.
- Los costes reales en los que se incurre.
- El presupuesto planificado.
Si quieres aprender más sobre otros indicadores de proyectos, te recomiendo leer: ¿Cuáles son los indicadores de proyectos (KPI) típicos?
3 indicadores de seguimiento de proyectos
Ante todo, los indicadores de seguimiento de proyectos te permiten comparar los avances logrados en función de los planes formulados y, de esta manera, confirmar si se está cumpliendo el plan del proyecto.
Es por ello que te expondré 3 de los indicadores a los que debes prestar atención, para que hagas un diagnóstico de la situación de tu proyecto.
1. Variación de costes (CV)
En primer lugar, debes tener una lista de las tareas a ejecutar y los costes asociados; y deben estar en la línea base del presupuesto planificado.
La métrica CV, definida como varianza de coste, es la diferencia entre el valor adquirido y los costes reales de la tarea culminada a la fecha; aparece bien explicada en el método del valor ganado.
Y viene dada, por la siguiente ecuación:
CV = EV – AC.
Donde:
- EV: es el valor ganado de una tarea, y es tan solo el porcentaje de terminación por su presupuesto original.
- AC: es el coste real de la tarea completada. Es la suma de los costes en que, puedes incurrir para cumplir con el trabajo.
Cuando varía de forma positiva nos indica una condición deseable; mientras que si su variación es negativa, nos sugiere que hay problemas o desviaciones.
2. Atraso en el cronograma (ACR)
Para medir el atraso conviene tener las tareas con fechas establecidas de principio y fin. Además de la secuencia y las limitaciones que se te puedan presentar en cada tarea.
Cuando una actividad crítica sufre un atraso, impacta el avance del proyecto.
Entonces, el atraso del cronograma será la diferencia entre el avance real de las actividades críticas y lo planificado para la fecha de la medición, contados desde la fecha de inicio del proyecto.
Y viene dado, de forma sencilla, por la siguiente formula:
ACR= avance real – planificado (días, semanas, meses);
Ten en cuenta, que los proyectos de larga duración, aumentan la incertidumbre en lo planificado.
3. Porcentaje de ejecución (PEP)
En cambio, este indicador compara el avance de lo que llevas ejecutado – lo real – con respecto al porcentaje que deberías llevar, según el plan.
En este punto, lo ideal es tener una EDT, estructura de descomposición del trabajo, que te servirá para tener la información acerca de las tareas a hacer en tu proyecto.
Elaborar una EDT es unos de los primeros pasos en la planificación de un proyecto. Un buen desglose del trabajo facilitará el seguimiento del proyecto.
La estimación de costes y otros atributos de las tareas, las debes basar en situaciones habituales, métodos eficientes y un nivel normal de recursos, para que después puedas comparar, con lo que llevas ejecutado.
Además, si usas una EDT, te permitirá “acomodar” los porcentajes del presupuesto, y los costos reales de las tareas; y te dará la opción de medir el trabajo y logros de tu proyecto.
El porcentaje de ejecución lo puedes medir de diversas formas. Una es mediante la variable costes (costes reales a la fecha versus el total planificado). Otra, con la variable tiempo.
Ejemplos de indicadores de seguimiento en la pyme Geosama
Geosama es una consultora del tipo B2B (business-to-business) que se especializa en estudios y proyectos de Geología.
En su cartera de proyectos lleva a cabo un proyecto que se requiere para restar el riesgo geológico-minero en la Región de Murcia. Este consiste en el estudio de la sedimentología, de 300 pies de núcleos, en los cuerpos de arena del Mioceno.
Y uno de los primeros pasos del jefe de proyecto fue crear las tareas (EDT), con una una secuencia lógica de trabajo.
Además, estimó los porcentajes de ejecución y la duración de las mismas, en un tiempo de 9 meses, de la siguiente forma:
- Selección y toma de 45 muestras de núcleos – 1 mes.
- Descripción litológica de las muestras – 2 meses.
- Análisis petrográfico – 1 mes.
- Análisis de DRX, difracción de rayos X – 3 meses.
- Elaboración de hoja sedimentológica – 3 meses.
En este caso, te puedo referir que en las tres primeras tareas, hubo un buen seguimiento y control, lográndose ejecutar según lo planificado.
Sin embargo, la gestión del proyecto presentó algunas desviaciones en los siguientes indicadores:
Atraso en el cronograma (ACR)
Para la actividad 4, el avance del cronograma en el mes 7, debió ser de 140 días; sin embargo, se invirtieron 150 días en la misma.
ACR= 150 – 140 = 10 (días, 2 semanas);
Esta tarea debió comenzar al inicio del mes 4; lo que generó un atraso de 2 semanas; y la causa fue, porque el equipo de trabajo estuvo en mantenimiento.
Porcentaje de ejecución de las actividades (PEP)
Para el mes 4, según el plan debió ejecutarse en las 2 actividades planificadas un 67 %, en el análisis de las muestras.
PEP = (5 sem x 12,21 muestras/sem) / 90 muestras = 67 %
Pero, se alcanzó un PEP = 49 % (menor al esperado, en muestras).
Finalmente, debido a la misma causa, que te expuse antes, solo se analizaron 6 muestras.
Comentarios de cierre
Para cerrar este artículo, te dejo las siguientes consideraciones:
- El control por medio de los indicadores de seguimiento, te ayudará a superar la mayor parte de los problemas en proyectos de todo tipo. En particular, cuando existen muchas actividades críticas.
- Con los indicadores de seguimiento tomados como ejemplo, dentro de los muchos que puedes aplicar, se evidencia que la medición es clave para evitar desviaciones que lleven al fracaso.
- La complejidad del proyecto demandará más o menos indicadores. Aprender a seleccionarlos depende de la experiencia.
- Por último, para proyectos complejos, de cientos o miles de actividades, es necesario utilizar métodos avanzados de gestión y seguimiento. De los que hablaremos en otro momento.
¡Muchas gracias por seguirnos!
