INTRODUCCIÓN
Una madre soltera de 27 años de edad llamada Marisol, quería hacer algo por su cuenta, algo que le permitiera generar ingresos para subsistir y que a la vez le permitiera atender a su hija. A estas dos les encantaban los chocolates artesanales que hacía El fogón de la Abuela, y estos fabricantes artesanales estaban en busca de personas interesadas en invertir en sus diferentes tipos de chocolates. ¿Pues que creen? Marisol se apunto, quiso invertir en este negocio.
Esta busco un local pequeño, algo modesto para iniciar. Ya con el local y el proveedor contactados, ella invirtió sus ahorros de su último trabajo en Chocolates de diferentes sabores y tamaños, y comenzó a vender en un centro comercial, siendo este el C.C más transcurrido por los locales, se dio a conocer de manera muy rápida, incrementando en un mes el dinero que invirtió para iniciar el negocio. Como la demanda aumento drásticamente la amiga de Marisol “Karla” le recomendó arrendar un local más grande y clasificar mejor su mercancía. Karla es una administradora que trabaja a medio tiempo, y juntas decidieron darle un giro a ese negocio en crecimiento, de manera que contrataron una versión de un CRM que les permitiera gestionar de manera más completa y clara su negocio.
COMERCIAL
Estas jóvenes mujeres contrataron un CRM, que les permitió cargar en el sistema los productos (Chocolates artesanales por tipo), la carga fue automatizada, y a su vez también crearon una lista de precios según el tamaño y tipo de chocolate. Cargaron también en el sistema a su proveedor principal (Fabricantes de Chocolates artesanales Poso de Rosa). Su servicio de Distribución de la mercancía (Transporte exprés).
Y al poco tiempo ellas desarrollaron 2 campañas (campaña para clientes frecuentes: que dio como resultado un incremento del 40% en las ventas semanales, y una campaña por radio: para buscar personas interesadas “prospectos” en vender los chocolates en diferentes puntos de la ciudad, obtuvieron por el desarrollo de esta campaña 20 prospectos, de los cuales 5 se convirtieron en Clientes Finales)
Ya para un mejor monitoreo de la actividad comercial por fuera de la oficina con cada cliente Final, al equipo de trabajo (Marisol, Karla y Miguel), se les ocurrió incorporar el posicionamiento geográfico de los Kioscos Móviles, y a su vez generar una campaña por radio anunciando la ubicación semanal de los Kioscos Móviles a su clientela con el lema: “Ahora con más oportunidades para endulzar tu vida, solo busca el Kiosco Móvil más cercano “Endulza y alegra tu vida al mejor estilo de La casita de Mía”, para que así los pudieran ubicar con mayor facilidad e incrementar las ventas.
En la campaña “Endulza y alegra tu vida al mejor estilo de La casita de Mía” implementaron un concurso, el cual consistía en responder a una pregunta predeterminada y ganar una cesta de chocolates artesanales, gracias a este concurso todos los participantes que registraron sus datos y de esta manera lograron una lista de 100 personas, las cuales tendrían que convertir en clientes.
Para establecer el posicionamiento geográfico de los Kioscos Móviles Marisol reportara al equipo de desarrollo de su CRM, la necesidad de incorporar dicha aplicación en su versión. Claro está esto les generó un costo adicional a la cuota mensual por la licencia de dicho CRM, pero dicho incremento luego generaría más dividendos, así que sin problemas procedieron con el pedido de La casita de Mía.
El equipo de desarrollo trabajo rápidamente en dicho pedido, y al cabo de 1 semana ya estaba totalmente funcional en la plataforma de La casita de Mía.
De esta manera Marisol, logró su cometido inicial, generar ingresos extras, que a la final se convirtieron el su principal ingreso, demostrando lo que el trabajo duro puede llegar a darnos, y claro está, que con la ayuda de un CRM dicho trabajo da más libertad para pensar en estrategias de ventas, nuevas campañas, oportunidades y productos, y esto se debe en parte a las ventajas que nos brinda contar con un CRM y bastantes ganas de emprender pero allí no termino todo.
Cuando la empresa adquirió mayor volumen de mercancía, surgió la necesidad de ubicarla, no solo en los Kioscos Móviles, ni en ventas en la tienda física, se requería adquirir nuevos clientes, Distribuidores que vendieran mayor volumen de chocolates. Para esto Miguel comenzó una Proyecto de recopilación de distribuidores Vía internet: que requería investigar a grandes distribuidores de chocolates a nivel nacional, vía internet, para luego incluirlos en el sistema como Prospectos, la visión era lograr posicionar sus chocolates con el mayor número de distribuidores posibles.
Los grandes distribuidores Miguel los registraba en el sistema, con los siguientes datos básicos: nombre de la empresa, números telefónicos, dirección, y correo electrónico. Partió con estos datos a realizar llamadas en frío para promover sus chocolates. A medida que llamaba descartaba contactos, por no estar disponible el número telefónico, o simplemente por no estar interesados en su producto, los registraba con un estado (no están interesados) o (Intentando contactar) en el caso de los teléfonos que no atendían o estaban fuera de servicio.
De llamada en llamada, alcanzaba hablar con los gerentes de ventas de las empresas, unos mostraban interés y otros no tanto, pero Miguel seguía insistiendo, les enviaba información vía correo, y los llamaba posteriormente. Para estos casos, también especificaba sus estados en el sistema como: (Enviada información)-(Interacción tras información enviada)-(Llamar en otra oportunidad). Estos estados le permitían a Miguel poder ver su avance y planificar por orden de prioridad, las llamadas a realizar en la semana, a modo de seguimiento de información y encontrar chance para llamar a nuevos Prospectos.
Haciendo un recuento desde el inicio de las llamadas en frío, Miguel arranco con 40 Prospectos, que al cabo de un mes, 8 no estaban interesados, 22 estaban en seguimiento de información, 3 debía llamarlos en otra oportunidad, y 7 estaban encaminados a firmar contrato. Con estos números Miguel estaba entusiasmado, pero no conforme, así que se reunió con Marisol y Karla, para estudiar la posibilidad de invertir en 2 comerciales más que se encargarían de hacer llamadas en frío para continuar sumando oportunidades de ventas.
Como ya tenían una estrategia probada, de cómo gestionar a los Prospectos, ellos decidieron contactar a 2 mujeres jóvenes, con experiencia en ventas, pero el reto era mayor, no solo su experiencia en ventas les serviría, debían de realizar cursos de formación donde se les muestre ciertas técnicas para realizar llamadas en frío. Para este reto tenían una buena herramienta en el CRM, Miguel se dedico a montar videos formativos de esa índole en el módulo de formación del CRM, para que las nuevas comerciales los vieran y comenzaran a internalizar y aplicar esos aprendizajes en sus llamadas. Y estas también debían aprender a manejar el CRM, como cargar los Prospectos en el sistema, como agendar llamadas/actividades en sus calendarios de trabajo.
De este modo cada comercial inicio con la labor de captar Prospectos vía internet, y registrarlos en el sistema, para ir armando a la par, su itinerario de llamadas semanales, claro que por estar comenzando solo planificarán la primera semana con los Prospectos que encontraron. Este es un trabajo que harán en varias oportunidades, con el objetivo de obtener un buen número de Prospectos cada comercial.
Desarrollaron así su trabajo, y al pasar un par de semanas ya en el sistema habían registrados 120 Prospectos, de los cuales ya 7 gestionados por Miguel pasaron de Prospectos a Distribuidores, firmado contrato por la distribución de los chocolates por 6 meses, y se les estaba facturando la mitad del volumen de la mercancía que la empresa quería ubicar en los diferentes estados del País.
Este equipo de comerciales encabezado por Miguel, estaba rindiendo sus frutos a su empresa, quienes pasaron de distribuir chocolates en su ciudad, a distribuirlos en 7 ciudades diferentes del País, gracias a la adecuada gestión de los comerciales desarrollada en esta empresa y en conjunto con un CRM.
MARKETING
Cada persona que realizaba una compra en el local se registraba en el sistema, permitiendo monitorear la frecuencia de las compras por cada cliente, y a los más frecuentes se les entregaba un carnet (campaña para clientes frecuentes) con un número que los identificaba, y consistía en otorgarles un 10% de descuentos en sus compras al superar un monto de consumo mínimo establecido en productos. Y un 15% de descuento a los clientes que recomendaban a un amigo, el cual haría pedios a La Casita de Mía (campaña Crecemos Juntos).
De esta manera fue agarrando solidez el negocio de Marisol y al cabo de 5 meses estaban facturando 40% más del monto semanal normal. Motivadas por el éxito que tenían a estas amigas (Marisol como gerente y Karla como gerente administrativa), se les ocurrió comenzar a buscar prospectos, para que estos se ubiquen en diferentes puntos de ambas ciudades, para esto realizaron una campaña por la radio local, para atraer personas interesadas, estas personas interesadas enviaban su Currículo a una dirección de correo electrónico y al cabo de un mes de recepción de Currículo, Marisol y Karla seleccionaron a 40 personas, que las clasificaron como prospectos en el sistema.
A estas 40 personas se les realizó una entrevista en el local, por separado. Donde los criterios de selección fueron:
- Que estas personas tuvieran experiencia en ventas.
- Que mostraran interés en el producto.
- Que estén dispuestos a invertir en la adquisición de los productos al mayor.
La propuesta a los interesados fue:
- Se les otorga un kiosco móvil con un muy bajo costo mensual, para que vendan la mercancía en diferentes sitios turísticos de Caracas y los Teques. Según donde se les facilite a estos.
- Y la mercancía se le venderá al mayor.
De las 40 personas seleccionadas, se concretaron solo con 5 de estas, quienes les intereso emprender en este negocio.
Ya de prospectos, pasaron a clientes finales. Y se inicio facturación de los productos al mayor. Obteniéndose buenos resultados al cabo de un mes. Gracias a esta nueva manera de vender y distribuir sus productos, Marisol contrato a su hermano Miguel para que se encargara de hacerles seguimiento a estas 5 nuevas Franquicias, ¿de que manera?
Bueno, estos Clientes finales realizaban sus pedidos y facturas desde el sistema, si, a estos se les habilito un acceso al sistema un poco más restringido, donde estos planificaban las ventas en sus calendarios, tenían un inventario de productos enlistados en base a la clasificación original que manejan en la empresa, y de esta manera Miguel los supervisaba, monitoreando la actividad que estos registraban en el sistema, y dándole soporte en cualquier inconveniente que se les presentara a estos.
Vimos como el equipo de trabajo conformado por Marisol, Karla y Miguel, de la casita de Mía, han sacado provecho del uso de un CRM como sistema de trabajo. Ahora contaremos las anécdotas que ha pasado Miguel en el ámbito de gestión de comerciales.
Miguel inicio gestionando a los Kioscos Móviles (Franquicias), este les asignaba las actividades que los encargados de los Kioscos Móviles debían de realizar, en sus respectivos calendarios, una tarea sencilla.
Pero más adelante, cuando la empresa adquirió mayor volumen de mercancía, surgió la necesidad de ubicarla, no solo en los Kioscos Móviles, ni en ventas en la tienda física, se requería adquirir nuevos clientes, Distribuidores que vendieran mayor volumen de chocolates. Para esto Miguel comenzó una Proyecto de recopilación de distribuidores Vía internet: que requería investigar a grandes distribuidores de chocolates a nivel nacional, vía internet, para luego incluirlos en el sistema como Prospectos y seguidamente realizar llamadas en frío que les permitiera convertir esos prospectos en Distribuidores, la visión era lograr posicionar sus chocolates con el mayor número de distribuidores posibles.
Miguel investigo por internet y registro en el sistema 40 Prospectos, con ese número de prospectos inicio las llamadas en frío y al cabo de un mes, 8 no estaban interesados, 22 estaban en seguimiento de información, 3 debía llamarlos en otra oportunidad, y 7 estaban encaminados a firmar contrato. Con estos números Miguel estaba entusiasmado, pero no conforme, así que se reunió con Marisol y Karla, para estudiar la posibilidad de invertir en 2 comerciales más que se encargarían de hacer el mismo trabajo que Miguel realizaba.
La historia continua, pero vimos como estos 3 jóvenes emprendedores aprovecharon al máximo su CRM, desarrollando varias campañas que con una buena gestión comercial les brindaron muy buenos resultados a corto y largo plazo, Veamos ahora como fue la gestión comercial que ellos desarrollaron…
POSVENTA
La casita de Mía hoy en día tiene 4 distribuidores grandes en el país, entre estos 4 distribuidores se encuentra Distribuidora Almarga, quienes distribuyen los chocolates en la región oriental del pis. Estos distribuidores han presentado problemas con la facturación.
Así que se comunicaron con La Casita de Mía, y les notificaron que las facturas tienen un incremento del 20%, en las últimas 2 semanas, incremento que no estaba contemplado en el contrato. La respuesta de Karla la contadora de la casita de Mía fue oportuna, y claro que al contar con un CRM, el pequeño percance ocurrido, se solventaria rapidamente, puesto que el CRM les permitia llevar un control de su inventario, pedidos y facturas. De esta manera Karla reviso en el sistema los detalles del pedido que les había realizado la Distribuidora Almarga, y encontró que había una diferencia entre el pedido inicial y el pedido final que Distribuidora Almarga les había pasado, la diferencia era que en el segundo pedido estos solicitaron 100 unidades más de Bombones.
Distribuidora Almarga verifica el pedido inicial y se da cuenta que este había sido modificado, a un segundo pedido, donde cometieron el error de registrar 100 unidades de bombones mas, error que les generaba ese incremento del 20% en dicha factura. Ellos corrigieron su pedido y lo enviaron nuevamente a Karla, quien gustosamente les realizo la factura por 2da vez, pero en esta oportunidad de manera correcta. Ya solventado esta ese pequeño percance, que es muy fácil de detectar siempre que se lleve un correcto registro de los pedidos y productos en el sistema, para generar correctamente las facturas. Distribuidora Almarga, queda conforme con la atención y el servicio brindado por La Casita de Mía.