INTRODUCCIÓN
El señor Juan Terán es un farmacéutico de amplia trayectoria que ha consolidado hace ya varios años, su empresa Laboratorio Contigo, empresa que ha ido en ascenso en los últimos años.
El éxito de dicha empresa se le atribuye a su jefe de comerciales la señora Fabiola Colmenares quien comenzó 5 años atrás. Los inicios de esta jefa de comerciales fueron arduos al principio, ya que este laboratorio no contaba con un CRM como sistema de trabajo. Siendo este el primer paso dado por ella, quien implemento un CRM y después de hacerlo, pasó poco tiempo para observar el gran avance de la empresa.
Ahora bien quédate y te contaremos como logró esta joven mujer llevar a Laboratorio Contigo a convertirse en el # 1 del país, gracias a una gestión comercial bien acertada y orientada a las características de su mercado.
COMERCIAL
Fabiola Colmenares inicio con un estudio exhaustivo de los clientes potenciales de la empresa, para esto inicialmente registró toda la cartera de clientes en el sistema y las actividades comerciales de los últimos 2 años (esta carga resulto casi automática en el sistema), permitiendo clasificarlos como: Distribuidores: donde entran las grandes cadenas de farmacias, las cuales generan grandes ingresos a la empresa y Prospectos: grandes, pequeñas y medianas empresas farmacéuticas que presentan un interés puntual en nuestros productos.
Fabiola ya con toda esta información en el sistema (clasificación de la cartera de clientes en Distribuidores y Prospectos; los productos que ellos demandaron en los 2 últimos años) pudo generar informes de manera automática de cada empresa, donde fue posible detallar los productos más demandados en los últimos meses. Esta joven mujer decidió armar un grupo de comerciales compuesto por visitadores médicos, quienes se encargaban de entrevistarse con nuevos prospectos ofreciéndoles una gran diversidad de productos que se estaban comercializando. A estos Visitadores médicos se les realizo una promoción llamada: “Podemos ser uno”, que consistía en ofrecerles una bonificación adicional, por traer reportes de más de 20 clientes mensuales, aparte de su salario base.
A su vez ellos programaban cada visita con anticipación en el calendario, y esto les permitía planificar el mayor número de visitas posibles al día, con la meta de identificar nuevas ventas y optar por esa bonificación adicional. Al poco tiempo, se contaba con visitadores médicos en las principales ciudades del país quienes operaban de la misma manera, gestionando todas sus actividades, avances y ventas en el sistema.
Igualmente formaban parte del equipo comercial a la par de los visitadores médicos un grupo de vendedores vía telefónica, quienes gestionaban a los Distribuidores ya existentes y a los nuevos Prospectos derivados de la labor de los visitadores médicos tanto a nivel regional como nacional.
Su trabajo consistía en hacerles llamadas periódicamente con la finalidad de dar seguimiento a sus actividades comerciales ya establecidas. De manera que dichas llamadas las registraban en el calendario, con la información detallada de cada interacción con los clientes, los avances que realizaban o las incidencias que ellos les ayudaban a solucionar.
Verónica una comercial tiene 20 Distribuidores y 20 Prospectos, registrados en el sistema a su cargo, ella es la responsable de las negociaciones que se promuevan con ellos, razón por la cual le dedica los días viernes de cada semana para agendar las reuniones de la semana siguiente, y de esta manera dar un seguimiento oportuno a sus Distribuidores y Prospectos.
Verónica le está haciendo seguimiento a una prometedora empresa FarmaBien, Dicha empresa estaba distribuida por todo el territorio nacional, y el reto de Verónica era ofrecerle los medicamentos genéricos que Laboratorios Contigo elaboraban, y para lograrlo debía comunicarse con el gerente de ventas de FarmaBien.
Para esto inicio realizando llamadas a la empresa, la primera semana llamo 2 veces, pero no fue posible comunicarse con el gerente, le atendía Claudia la asistente de ventas. En vista de no poder hablar aún con el gerente, Verónica registro el estado de la empresa como (intentando contactar), esto lo tomo en cuenta al agendar las llamadas de la siguiente semana. En la llamada siguiente hablo con Claudia explicándole el por que debe comunicarse con Rodolfo el gerente de ventas, y solo logró que Claudia le facilitara el correo electrónico de Rodolfo.
Con el dato del correo electrónico, Verónica decide escribirle un email y adjuntado a este el Dossier de su empresa, de este modo cambio el estado de la empresa en el sistema nuevamente a (Enviada información), pasada una semana no obtuvo respuesta al correo enviado. Intento nuevamente comunicarse vía telefónica con Rodolfo, esta vez corrió con suerte, Claudia decide comunicarla, y Rodolfo se encontraba receptivo, él si había alcanzado a leer el email que se le envió anteriormente, escucho la propuesta de negocio de Verónica, y mostró interés en la misma, así que ambos pautaron una reunión vía skype para realizar la toma de datos y necesidades de FarmaBien. Al realizarse la reunión pautada, solo quedaba ajustar detalles del contrato y FarmaBien pasaría de Prospecto a Distribuidores, en el momento que se comienza a facturar diferentes medicamentos genéricos.
Este trabajo de gestión lo realiza no solo Verónica, también sus compañeros comerciales. Pero ella, se mostró a fin del mes con las mayores ventas del departamento comercial, llevando no solo a FarmaBien de Prospecto a Distribuidores, si no que cambio a 4 empresas más, contando ahora con 25 Distribuidores y 15 Prospectos. Y este resultado se pudo medir simplemente por el cambio de estados de los Prospectos a Distribuidores.
De esta manera Verónica y sus compañeros de comercial, gestionan sus Prospecto y Distribuidores, con el fin de dar a conocer los nuevos productos, y las mejoras realizadas a productos que ya estaban en el mercado, para así mantener siempre nuevas oportunidades de ventas.
Toda la actividad comercial registrada en el sistema por los diferentes comerciales, puede ser medida y evaluada mediante paneles de control, e informes generales o detallados, donde se obtenía una visión concreta tanto de los avances logrados, las posibles mejoras a realizar, el aumento o disminución de las ventas de los productos, e incluso ver que nuevas campañas se podrían lanzar para impulsar las ventas.
De igual manera estos comerciales dedicaban tiempo para expandir las fronteras de la empresa llamando a otros laboratorios farmacéuticos y cadenas farmacéuticas de los países vecinos, ofreciéndoles una amplia gama de productos que su empresa fabricaba y ya distribuía a nivel nacional, ya en este punto gracias a la gestión comercial implantada por Fabiola Colmenares, ayudada por un buen CRM, un valioso equipo de comerciales, y una acertada gestión comercial, Laboratorios Contigo ya era el # 1 del país, y con amplias posibilidades de no solo ser fabricantes y distribuidores en su país, sino también de iniciar próximamente exportaciones al exterior de sus fronteras.
MARKETING
Fabiola Colmenares, al ver que se les dificultaba posicionar la mercancía en grandes volúmenes, y quería aumentar la demanda de medicamentos genéricos en un 20%, para esto decidió implantar una campaña que ejecutarían las comerciales como Verónica.
Esta Campaña lleva por nombre, Aliados Contigo. Y consistía en ofrecerle a los prospectos en seguimiento, nuestra línea de medicamentos genéricos, con un descuento del 5% en el total de los medicamentos que requieran por cada nuevo prospecto del cual ellos nos faciliten los datos. De manera que podían adquirir un gran descuento solo con facilitar datos de nuevos prospectos que no se tengan en el sistema. Así que si obtenemos 4 prospectos nuevos de un prospecto en seguimiento, este último tendrá un 20% de descuento, y ambas partes salimos beneficiados.
Esta propuesta se la realizo Verónica al señor Rodolfo, el gerente de ventas de FarmaBien, y resulto, ambas empresas nos beneficiamos, ellos con descuento, y nosotros con 4 nuevos prospectos, y un nuevo Distribuidor (FarmaBien)
Se realizo de este modo con la finalidad de sacar provecho en el área comercial, y abrirles las puertas a nuevas oportunidades de ventas a los visitadores médicos, que se encargarían de visitar a estos nuevos prospectos y conseguir distribuir nuestros medicamentos en el mayor número de empresas posibles, y de este modo alcanzaron la meta propuesta, un aumento del 20% de la demanda de los productos.
POSVENTA
La empresa Farma Bien, quienes ya formaban parte de los distribuidores de Laboratorios Contigo, realizo un pedido generoso, de más de 60 unidades por cada línea de los medicamentos genéricos. Para esto Laboratorios Contigo ofreció como servicio posventa la distribución de los pedidos que les soliciten, ya que cuenta con una flota de camiones a la disposición para realizar la distribución de la mercancía, de los cuales 2 de esos camiones se encargaron de llevarle el pedido completo a las instalaciones centrales de Farma Bien.
Farma Bien, dispuso que los pedidos fueran distribuidos, a las instalaciones centrales de ellos, pero no anticiparon que su depósito en la central, no era tan grande como para recibir un pedido de esta magnitud. Y se vieron en la obligación de negociar con Laboratorios Valmorca, para que estos en los próximos pedidos, les prestaran el servicio de distribución a cada sucursal que Farma Bien les indicara.
Sin embargo, Los inventarios del laboratorio no son suficientes para la demanda que se requiere el siguiente mes, y los cobros de las facturas están retrasados. Para esto Juan y Fabiola, se reunieron con todo el equipo y vieron que la solución la estaba en sus narices y no la habían aprovechado.
Primero debían llevar un inventario anticipado de los productos, y organizar sus facturas, esto lo podían hace con su CRM, el cual les permitía llevar un control sobre el stop del inventario, a demás la facturación era automatizada en el CRM, y asimismo lograron llevar una lista organizada y detallada de toda la flota de camiones distribuidores, en hora buena!!
