¿Cómo hacer el mapa de procesos de un salón de belleza?

¿Deseas organizar las tareas que ejecutas a diario en tu empresa?

¡Has llegado al post correcto!

Porque aquí aprenderás cómo hacer el mapa de procesos de un salón de belleza.

Debes saber que un mapa de procesos es una herramienta para mejorar la organización de tu salón de belleza, ya que permite evitar el caos y asegurar una buena gestión en el tiempo.

Por ello, si deseas crecer de manera ordenada no dejes de aplicar el contenido que he preparado para ti:

• ¿Qué es un mapa de procesos?
• ¿Cómo crear un mapa de procesos de un salón de belleza?
  • ¿Sabes cuáles son los procesos clave del salón de belleza?
  • Conoce 6 Procesos de apoyo en un salón de belleza
  • Procesos estratégicos en un salón de belleza
  • Identificar y definir subprocesos e interrelaciones
• Conclusiones.

Así, tendrás la oportunidad de mejorar las tareas y que tu salón de belleza avance con menos contratiempos.

Es hora de comenzar…

¿Qué es un mapa de procesos?

Como recordatorio…

Primero, un mapa de procesos es un esquema que representa un conjunto de tareas y el flujo de datos que se relacionan entre sí, para mostrar como funciona una organización.

Sin duda, el mapa «explica» cómo se logra la satisfacción del cliente.

Asimismo, encontrarás que un mapa de procesos se compone de:

• Procesos estratégicos.
• Procesos clave.
• Y procesos de soporte.

Pero antes de explicarte cada uno, hay algo que debes saber…

A los procesos clave también se denominan principales o misionales, y a los de soporte, se les conoce como procesos de apoyo.

Ahora, te presentaré una definición sencilla de cada uno de ellos.

Presta atención a la siguiente imagen:

¡Fácil de aplicar!, ¿no crees?

¿Cómo crear un mapa de procesos de un salón de belleza?

En primer lugar, diseñaré el mapa de procesos guiándome por lo expuesto en el post: Cómo hacer un mapa de procesos para una pyme, ¡paso a paso! Excelente contenido, ¡no dejes de revisarlo luego!

Además, te presentaré ejemplos de la empresa “Cabellos Salón de Belleza”, que se dedica a prestar servicios de estética y mejoras en la imagen personal.

Ciertamente, este emprendimiento se especializa en tratamientos de cuidado del cabello, maquillaje, manicura y pedicura.

Pero, ten en cuenta que, por efectos de tiempo y espacio solo te daré algunos casos de procesos y subprocesos.

¡Aún así, serán los suficientes para ilustrarte de forma clara cómo hacer un mapa de procesos de un salón de belleza!

Es por ello, que te recomiendo seguir 4 consejos sencillos que implementó “Cabellos Salón de Belleza” para crear su mapa de procesos:

1. Identifica los procesos clave de tu empresa.
2. Reconoce y define cuáles son las actividades que apoyan la visión y misión de tu empresa (procesos de apoyo).
3. Después, identifica y define los procesos estratégicos que dirigen tu negocio.
4. Por último, precisa los subprocesos y establece sus interrelaciones, ordenando cada uno, para posteriormente plasmarlos en el mapa.

¡Tenlos presente!

Igualmente, te presento en la siguiente infografía 4 razones que motivaron a Raphael, emprendedor de “Cabellos”, a diseñar el mapa de procesos de su salón de belleza:

¿Quieres conocer más detalles?

Iniciaré por los procesos clave…

1. ¿Sabes cuáles son los procesos clave del salón de belleza?

Sin duda, están asociados a las actividades básicas que tienen que ver con la prestación del servicio, y se enfocan en satisfacer las necesidades de tus clientes.

Por lo tanto, para saber cuáles son los procesos clave, debes dar respuesta a la siguiente pregunta: ¿A qué se dedica mi negocio?

Para el caso de “Cabellos Salón de Belleza” te puedo nombrar 5 actividades principales:  

• Atención al cliente.
• Asignación de cita.
• Servicio al cliente especializado, por ejemplo: tratamiento de queratina, manicura con fibra de vidrio.
• Facturación.
• Encuesta final del servicio.

Ahora, estas 5 macro actividades son esenciales para alcanzar el propósito de una compañía, que se dedica a ofrecer servicios de estética y embellecimiento personal.

¿No te parece?

También, estos procesos operativos comprenden tareas desde el momento en que un cliente entra al local, y genera la interacción para solicitar un servicio de estética, hasta las tareas enfocadas a cerrar la venta del servicio, con la facturación.

Sobre todo, ten presente que, al establecer los procesos, es necesario definir el alcance de cada uno, de forma concreta y sencilla.

Tal vez, te has preguntado ¿cómo definir el alcance?

En realidad, puedes hacerlo de varias maneras.

Ten en cuenta a los expertos de tu equipo de trabajo y, al reunirte con ellos, analiza cada uno de los atributos y el nivel de desglose al que quieres llegar en cada proceso.

Asimismo, considera un atributo importante y es el referido a los “límites” de cada proceso; aplícalo según la lógica y normas de la empresa.

Aún más, existen otros atributos importantes a considerar, estos son:

• Nombre del proceso.
• Descripción detallada.
• Sucesión de tareas.
• Entradas y salidas.
• Resultados esperados y quién los recibe.
• Indicadores para medir el proceso.

2. Conoce 6 Procesos de apoyo en un salón de belleza

Bien, para conocer este conjunto de procesos debes responder la siguiente interrogante:

¿Cuáles serían los procesos que apoyan las actividades principales de tu empresa?

Por lo tanto, guiándome por la pregunta anterior, te daré algunos ejemplos de procesos de apoyo para el caso de “Cabellos Salón de Belleza”.

Y, que seguramente te servirán de referencia para identificar los procesos de tu negocio de estética.

¡Fíjate!:

• Proceso de compras: vinculados a la compra de productos e insumos para cumplir con los requisitos comerciales del salón de belleza y satisfacer las necesidades del cliente.

• Control de calidad: comprende la aplicación de programas, mecanismos y técnicas para la mejora de los procesos del servicio en tu empresa.

• Gestión administrativa: actividades que se realizan de manera eficaz y eficiente, dentro de una organización para cubrir las etapas del proceso administrativo.

• Limpieza del local y equipo: tareas que se ejecutan para que todo, en el negocio, se encuentre impecable y poder satisfacer las necesidades de los clientes.

• Gestión de Almacén: el proceso de “almacén”, se refiere al resguardo en un sitio adecuado, que cumpla con los estándares respectivos, de todos los insumos y productos de belleza.

• Gestión de personal: establece las pautas para seleccionar el recurso humano necesario con los conocimientos básicos sobre estética.

Es más, el proceso de compras es de “soporte”, porque permite la toma de decisiones en la adquisición de los mejores productos para garantizar los servicios.

¿Qué te parece la información hasta ahora? ¿Apropiada?

En fin, ya vamos construyendo el mapa del salón de belleza “Cabellos” con los procesos claves y los de apoyo, de la siguiente manera:

3. Procesos estratégicos en un salón de belleza

Ahora, nos toca definir los procesos estratégicos, un paso crucial para nuestro mapa.

En este sentido, debes analizar cuáles son las acciones que pueden dirigir y operar en una empresa.

Por ejemplo, te nombraré 5 procesos estratégicos que forman parte de la empresa “Cabellos Salón de Belleza”. Estos son:

• Planificación estratégica.
• Gestión comercial.
• Análisis financiero.
• Diseño de servicios.
• Gestión de la calidad.

Veamos una descripción básica de estos procesos:

a. Planificación estratégica. Implica el manejo de los planes para hacer del “salón de belleza” una empresa más rentable, competitiva y sostenible.

b. Gestión Comercial. Fortalece los planes de trabajo y establece la forma de captar, comprometer y fidelizar a los clientes.

Asimismo, este proceso gestiona por medio de catálogos, los servicios del salón de belleza con costes competitivos.

c. Análisis financiero. Determina el monto de la inversión para el funcionamiento regular y estable del salón de belleza, y el manejo de los recursos económicos para el crecimiento de la empresa.

Además, se encarga de planificar los volúmenes de servicios y las estrategias de precio.

d. Diseño de servicios. Se encarga de la innovación en los servicios que ofrece el salón de belleza. También, diseña las actividades y los pasos para dar una respuesta a las necesidades del cliente y la estrategia sobre cómo prestarlos.

e. Gestión de la calidad. Involucra una serie de pasos para brindar un excelente servicio, junto con un equipo cualificado y capacitado; cuyo fin es la satisfacción del cliente.

Además, permite alertar de cualquier error que se pueda presentar, y así buscar una pronta solución.

¡Presta atención! Y analiza las siguientes interrogantes: 

• ¿Cómo se afectaría la calidad del servicio al cliente, si el proceso de limpieza del local no garantiza un área higiénica y ordenada?
• ¿En qué se afectaría la calidad del servicio al cliente, si el proceso de asignación de cita no respeta los horarios convenidos?

Mientras, no crees qué es importante tomar en cuenta la gestión de la calidad…

¿Verdad?

Como resultado, al incluir los procesos estratégicos, el mapa de “Cabellos Salón de Belleza” se completaría de la siguiente forma:

¡Bastante ilustrativo!

4. Identificar y definir subprocesos e interrelaciones

¡Este paso es esencial!

Sobre todo, debes detallar cada proceso según las tareas que correspondan y los objetivos a seguir.

Por ejemplo, para el caso de la empresa “Cabellos”, el proceso clave “servicio especializado (tratamientos de cuidado del cabello)”, lo desglosaré en varios subprocesos, estos son:

• Área de lavado.
• Cubrir y preparar al cliente.
• Lavado (mojado – aplicación champú).
• Enjuague (baño de crema – queratina – masaje capilar).
• Servicio de toalla.
• Corte de cabello.
• Secado.

Así, cada subproceso lo puedes describir con base en las rutinas, instrucciones de trabajo o en una simple checklist, según sea necesario.

Por ejemplo, el subproceso “enjuague” implica indicaciones para cada tipo de cabello, que pueden darse en términos de: largo, tiempo de duración del enjuague, tipo de producto, control y seguimiento, entre otros factores.

Es más, para el proceso clave, de “Servicio especializado, tratamiento de cabello”, el detalle del mapa de procesos para “Cabellos Salón de Belleza” es el siguiente:

Con todo esto, puedes diseñar los demás procesos con los detalles que tú quieras para tu salón de belleza.

¿Estás motivado a aplicar esta píldora de conocimiento en tu negocio de belleza?

Mientras tanto, te invito a leer el post sobre cómo documentar procesos. ¡Te encantará!

Conclusiones

En resumen, el mapa de procesos es un diagrama que representa de forma clara los procesos que se desarrollan de manera cotidiana en tu salón de belleza.

Por lo tanto, la ruta propuesta se enfoca en establecer los procesos claves para lograr los objetivos de la empresa, definir los procesos de apoyo y, por supuesto, los estratégicos que dan una visión general y dirigen a la organización.

Asimismo, el mapa de procesos de un salón de belleza es una herramienta ideal, porque te permite identificar y definir los subprocesos y sus interrelaciones, para impactar en la satisfacción del cliente.

Te recomiendo que cuando inicies el mapa de procesos lo hagas con un bosquejo general, y luego progreses a uno con más elementos.

Sin duda, cuando diseñas un mapa de procesos para una empresa, puedes divisar oportunidades de mejora y, también, minimizas la curva de aprendizaje; así evitas que nuevos colaboradores apliquen técnicas que no convienen.

Finalmente, estás creando excelentes formas de trabajar; es decir, representas más que un grupo de tareas.

Entonces, ¿hay alguien mejor para diseñarlo que tú, en compañía de tu equipo de trabajo? 

¡Anímate a hacerlo!

Y, para cerrar si necesitas más datos, te recuerdo visitar el post: Cómo hacer un mapa de procesos para una pyme, ¡paso a paso!

Gracias por leernos.

¡Hasta la próxima!