¿Cómo hacer el mapa de procesos de una panadería?

¿Tienes una empresa que fabrica y vende pan?

Con la lectura de este artículo aprenderás a elaborar un gráfico clave: el mapa de procesos de una panadería.

Si tu pyme está creciendo de manera desorganizada, sin disciplina, y quieres mejorar la gestión, este contenido te será útil. 

Es importante saber que un mapa de procesos es una herramienta ideal para mejorar la organización, evitar el caos y la anarquía, y asegurar un crecimiento estable, e incluso lograr un funcionamiento óptimo.

Así que, si quieres que tu empresa avance sin contratiempos, no dejes de aplicar lo que aprenderás en este post.

Contenido:

Para iniciar, fíjate bien en la siguiente infografía en la que te explico por qué un mapa de procesos es un aliado para una panadería como la tuya:

¿Qué es un mapa de procesos?

Es muy probable que lo tengas claro, pero vamos a repasar de manera breve el concepto y el por qué es importante.

Un mapa de procesos es una representación gráfica que muestra el engranaje de los procesos y el flujo de la información, que permite comprender el funcionamiento de una empresa.

Su realización aplica, sin duda, para cualquier etapa que esté transitando una empresa. Lo ideal es comenzar a representar los procesos en las primeras etapas, ¡antes de que el caos se apodere de la organización!

Pero… ¡Ojo!, un mapa de procesos es mucho más que un diagrama.

Cuando está ajustado a la realidad de una pyme, aporta información para el desarrollo eficaz de las actividades, siendo un pilar para el crecimiento de las empresas y la mejora continua. 

En la siguiente imagen te muestro el esquema base y los tipos de procesos que conforman un mapa de procesos (estratégicos, claves y de soporte):

¿Quieres ver ejemplos?

Pues vamos por los procesos de una pyme que fabrica y vende pan.

¿Cómo hacer el mapa de procesos de una panadería?

Para elaborar el mapa de procesos de una panadería, ejecutaremos los pasos explicados en el artículo: Cómo hacer un mapa de procesos para una pyme, ¡paso a paso! No dejes de revisar su contenido al finalizar esta lectura.

Ten en cuenta que por razones de espacio y tiempo, solo mostraré algunos ejemplos de procesos y subprocesos para el caso que nos ocupa.

¡Eso sí!, serán los suficientes para ilustrar cómo crear un mapa de procesos.

Y para ello, nos apoyaremos en la panadería “El Pancito Andino”, una empresa familiar de los hermanos González.

¡Pon atención!

El Pancito Andino se encuentra en una etapa de crecimiento, pero con desorden y caos. Por lo que sus dueños desean mejorar la organización de las actividades para crecer con mejor visión y de forma organizada.

Comienzo por los procesos claves…

1. Procesos claves en una panadería

Son procesos que involucran las actividades centrales, relacionadas con la elaboración del producto o prestación del servicio, y que están enfocados en la satisfacción de las necesidades del consumidor.

Para conocer los procesos claves debes responder a esta pregunta:

¿A qué se dedica mi empresa?

El Pancito Andino fabrica y vende pan de diferentes tipos (trigo, centeno, espelta, maíz…), por lo que encontramos 4 actividades principales:

• comprar insumos y materia prima;
• producir pan (en diversos tipos y variedades);
• vender el producto al consumidor final; y 
• distribuir el producto a los aliados del negocio.   

Estas son las 4 grandes actividades necesarias para fabricar y vender pan. Ya este nivel de desglose nos da idea sobre los procesos involucrados.

Es claro que podríamos tener otro nivel de detalle. Pero, en principio, estos son los procesos principales.

Observa que hemos separado los procesos “distribuir el producto” y “vender al consumidor final”.

Porque en este caso, el Pancito Andino no solo vende a través de sus tiendas físicas, sino que provee a otros comercios que forman parte de sus canales de venta.

Esto sugiere que al identificar los procesos, es necesaria su definición precisa, lo que incluye el alcance. En el caso del proceso de venta, la distribución a otros negocios pudo ser un subproceso.

¿Cómo precisar, entonces, el alcance al definir los procesos? 

Definir el alcance no responde a una “fórmula” única. 

Cuando el equipo se reúne para definir los procesos, tendrá que considerar diversos atributos y el nivel de detalle que desean lograr. 

Otros atributos son, por ejemplo, los siguientes:

• Nombre del proceso;
• Descripción (para una correcta interpretación);
• Secuencia de pasos;
• Entradas y salidas;
• Resultados esperados y quién los recibe;
• Indicadores para medir el proceso y los resultados.

2. Procesos de apoyo en una panadería

Una manera sencilla de identificar los procesos de apoyo es dar respuesta a la siguiente pregunta: ¿Qué procesos apoyan las actividades clave de la empresa?

Para el caso del Pancito Andino, algunos de los procesos de apoyo son los siguientes:

• Control de la calidad;
• Mantenimiento de equipos e instalaciones;
• Registro de la contabilidad;
• Gestión del talento humano;
• Control de las finanzas.

En este caso, incluimos el control de calidad en el nivel de “apoyo”, porque no solo atiende la calidad del producto, sino que implica la calidad en toda la gestión. 

En otras palabras, el proceso “control de calidad” es un proceso transversal. Debe velar por la calidad del producto y de todo el proceso involucrado, incluyendo la calidad de los insumos, lo que correspondería a la gestión de compras (proceso clave). 

También debes tener presente que el proceso “control de calidad” será más “robusto” cuando la pyme alcance el funcionamiento óptimo.

Quizás, en las primeras etapas de la empresa, el proceso sea sencillo y hasta empírico.   

Observa en la siguiente imagen los procesos claves y de soporte o apoyo:

3. Procesos estratégicos en una panadería

Ten en cuenta que los procesos estratégicos se definen luego de los procesos claves y de apoyo.

Una manera sencilla para identificarlos es respondiendo a esta pregunta: ¿Qué acciones estratégicas deben operar para dirigir la empresa?

Pondré como ejemplo 4 procesos estratégicos que tomaron en Pancito Andino. Estos son los siguientes:

• Planificación estratégica;
• Plan operativo anual;
• Planificación de la producción;
• Gestión de la calidad.

Veamos una descripción básica de estos procesos:

a. Planificación estratégica: este proceso implica la elaboración, desarrollo y puesta en marcha de distintos planes operativos, con la intención de alcanzar los objetivos y metas de la pyme.

Un ejemplo es el plan de mercadeo, que involucra las estrategias de ventas y la publicidad o promoción. Otro ejemplo es el plan financiero, que en algunas pymes es clave para la consecución de sus objetivos.

b. Plan operativo anual. Este es un plan que debe estar alineado con el plan estratégico, y su especificación sirve para concretar la manera de alcanzar los objetivos.

Una pyme dedicada a la fábrica, distribución y venta de pan, como Pancito Andino, necesita de planes como estos para alcanzar la etapa de “crecimiento estable”.

c. Planificación de la producción. Este proceso consiste en establecer un plan de trabajo dependiendo de la cantidad de pedidos de los aliados y canales de venta, así como de la proyección de la demanda, según el tipo de pan.

Por otro lado, la planificación se hace teniendo en cuenta:

• primero, los insumos disponibles y plazos de entrega;
• segundo, el número de colaboradores por turno en el área de producción;
• tercero, la capacidad de las máquinas y equipos de producción (hornos).

d. Gestión de la calidad. Este corresponde al nivel estratégico porque implica un conjunto de acciones que tienen como objetivo evitar errores o “desviaciones” en el proceso de producción, y en los productos o servicios obtenidos mediante el mismo. 

No debes asociarlo solo al proceso productivo (control de calidad), sino con todos los procesos de la organización. Porque la calidad percibida por el cliente involucra la calidad de todas las áreas de la empresa.

Reflexiona sobre estas preguntas: 

• ¿En qué se afectaría la calidad del pan, si el proceso financiero incurriera con frecuencia en déficit en el flujo de caja?
• ¿En qué se afectaría la calidad del pan, si el proceso de compras no asegurara la calidad de los insumos?

Observa en la siguiente imagen los procesos que hemos señalado:

4. Identificar y definir subprocesos e interrelaciones

Este paso es esencial para crear un mapa de procesos de cualquier tipo de empresa.

En el caso de Pancito Andino, el proceso clave “producir el pan”, tiene varios subprocesos:

• Pesado
• Amasado
• Moldeado
• Fermentación
• Horneado
• Enfriamiento
• Distribución

Cada uno de estos subprocesos los podemos describir con base en procedimientos, instrucciones de trabajo y otros documentos, según sea necesario.

Por ejemplo, el horneado necesita especificaciones precisas para cada tipo de pan. Así como tratamientos diferenciados en términos de tiempos, tareas, verificaciones o control, entre otras.

Estas especificaciones pueden estar listadas en una instrucción de trabajo o, incluso, como parte de una lista de chequeo.

Para el proceso de producción de pan, el detalle del mapa de procesos podría ser como el que se muestra en la siguiente imagen:

En este punto, te sugiero leer el siguiente artículo: Documentación de procesos: ¿por qué y cuándo? ¡Es un contenido excelente!

Comentarios de cierre

Toda empresa puede ser representada por un mapa de procesos.

En el caso de una fábrica y venta de pan, el mapa de procesos nos ayuda a tener un entendimiento completo de cómo funciona el engranaje de las actividades.

La ruta propuesta para hacer un mapa de procesos consiste en identificar los procesos claves para lograr el propósito de la pyme, los procesos de soporte y los procesos estratégicos que permiten dirigir el negocio; así como identificar y definir los subprocesos e interrelaciones.

Es recomendable comenzar con un mapa de procesos general y luego avanzar hacia uno más detallado.

Para una empresa en funcionamiento estable el diseño de un mapa de procesos permite detectar oportunidades de mejora, reduce la curva de aprendizaje y evita que nuevos colaboradores introduzcan prácticas no convenientes.

Al no implementar esta herramienta, los procesos y actividades asociados a tu negocio trabajarán de forma desorganizada (en medio del caos), pudiendo generar “cuellos de botella” que limiten su expansión.

¡No incurras en esta situación!, el coste de oportunidad para tu empresa sería muy elevado.

Observa que crear un mapa de procesos es un “diseño” de la organización, por lo que no solo se trata de representar grupos de actividades y sus relaciones, sino de crear mejores formas de trabajar. 

¿Y quién mejor para ello que tú mismo, junto con el equipo de trabajo? 

Antes de despedirme, quiero invitarte a que sigas leyendo este blog; conseguirás orientaciones para gestionar tu panadería.

Anímate a leer también este artículo:

• Cómo hacer un mapa de procesos de una pizzería.

Gracias por leerme.

¡Hasta la próxima!