¿Estás buscando orientación sobre cómo hacer el mapa de procesos de una pizzería?
¿Quieres mejorar la gestión del día a día en las actividades de tu negocio?
Estás en el lugar correcto.
En este post, te lo enseñaré.
Ten en cuenta que, un mapa de procesos es una herramienta ideal para mejorar la gestión, evitar el caos y mantener un orden dentro de tu empresa.
Además, te permitirá identificar la existencia de áreas con posibilidad de mejora para incrementar la eficiencia en el desarrollo de las actividades diarias.
Por ello, presta atención al contenido que preparé para ti:
- ¿Qué es un mapa de procesos?
- ¿Cómo crear un mapa de procesos para una pizzería?
- 1. Procesos claves en una pizzería.
- 2. Procesos de apoyo en una pizzería.
- 3. Procesos estratégicos en una pizzería.
- 4. Identificar y definir subprocesos e interrelaciones.
- Conclusiones.
Y, no dudes en seguir estas indicaciones para elaborar el mapa de procesos en tu pizzería.
¡Verás excelentes resultados!
Comencemos…
¿Qué es un mapa de procesos?
En primer lugar, te recuerdo:
Un mapa de procesos es un diagrama que permite ver la forma en que se articulan las tareas asociadas al trabajo diario de una empresa.
El mapa de procesos «explica» cómo se logra la satisfacción del cliente.
Mientras tanto, observa la siguiente imagen donde te muestro los tres tipos de procesos:
- Los procesos estratégicos: se encuentran asociados a todos los planes que dirigen la toma de decisiones en la empresa, como es el caso de planificación estratégica y gestión empresarial.
- Procesos clave: son los que están asociados directamente con las actividades que se ejecutan en la empresa; por ejemplo: compras de materia prima, facturación.
- Procesos de apoyo: son las tareas que sustentan las actividades principales y la dirección de la empresa.
Otro dato que debes tener en cuenta es el siguiente:
Los procesos clave también son llamados principales o misionales, y los procesos de apoyo se les llama procesos de soporte.
¿Cómo crear un mapa de procesos para una pizzería?
Primero, para crear el mapa de procesos de una pizzería, seguiré el post: Cómo hacer un mapa de procesos para una pyme, ¡paso a paso! ¡Revisa su contenido!
Además, me apoyaré en el mapa de la Pizzería Pomodoro Red.
Te comento un poco sobre este emprendimiento.
Pomodoro Red es un negocio de producción y venta de pizza, propiedad de Alessandro y Valentina, un matrimonio de inmigrantes italianos.
Valentina inició sus estudios de Chef y le encanta poner en práctica sus conocimientos culinarios en la creación de nuevas combinaciones y sabores de pizza.
También, por la variada oferta y calidad de sus productos tienen un amplio número de clientes.
Desde la puesta en marcha, la empresa experimentó un crecimiento desordenado en sus operaciones, por lo que, Alessandro decidió plasmar sus actividades en un mapa de procesos; y, así ordenar su gestión para una mejor visión de la empresa.
Ahora, por razones de espacio y tiempo, te daré algunos procesos y subprocesos.
Por supuesto, serán suficientes para mostrar, de forma clara, cómo crear un mapa de procesos.
¡Fíjate!
Te doy 4 razones por las que la empresa Pomodoro Red, diseñó su mapa:
Además, Pomodoro Red, al diseñar el mapa de procesos, siguió estos 4 pasos:
- Primero, definió cuáles son las actividades principales o los procesos clave.
- Segundo, identificó y desarrolló las tareas que apoyan el propósito de su negocio.
- Tercero, reconoció los procesos estratégicos presentes en la pizzería.
- Por último, estableció los subprocesos y sus relaciones; de forma ordenada para plasmarlos en un mapa.
Iniciaré explicando los procesos claves…
1. Procesos claves en una pizzería
Para identificar los procesos claves, debemos dar respuesta a la siguiente pregunta: ¿A qué se dedica mi empresa?
En el caso de “Pomodoro Red” que prepara y vende pizzas, de distintos tamaños y sabores (tradicional, margarita, 4 quesos, vegetariana…) encontramos 4 actividades principales:
- Recibir el pedido.
- Elaboración de la pizza (diferentes tamaños y sabores).
- Servir la pizza al cliente.
- Despachar el producto (entrega a domicilio).
En general, estas 4 actividades son los procesos claves de una pizzería común.
Recuerda que todos los procesos para la elaboración y venta de pizzas van unidos de la mano. Sin embargo, se ha separado el proceso de “servir la pizza al cliente” y “despachar el producto”.
Claro, esto debido a que Pomodoro Red tiene «pedidos» que son para servir en el sitio, y otros de entrega a domicilio; lo que implica tareas distintas al vender una pizza.
Ahora, toca definir el alcance de cada proceso.
¿Cómo precisar este alcance?
Una forma de hacerlo es cuando el equipo se reúne para definir los procesos, por lo que deben tomar en cuenta ciertos atributos y el nivel de detalle al que desean llegar.
Además, un atributo que debes considerar es el referido a “sus límites”; debes establecer el principio y fin en el que se encuentra inmersa cada actividad.
Otros atributos a tomar en cuenta son los siguientes:
- Nombre del proceso.
- Descripción.
- Secuencia de pasos.
- Entradas y salidas.
- Resultados esperados y quién los recibe.
- Indicadores para medir el proceso y los resultados.
2. Procesos de apoyo en una pizzería
Primero, debemos responder la siguiente interrogante: ¿Qué procesos apoyan las actividades clave de la empresa?
¡Presta Atención!
Por ejemplo, para la pizzería, “Pomodoro Red”, te puedo nombrar algunos procesos de soporte:
- Control de la calidad: puedes lograr un “estándar” de las actividades, asegurando la máxima calidad, seguridad e higiene de las pizzas; y de esta manera obtener el 100 % la satisfacción de los clientes.
- Selección de personal: es la herramienta que se aplica para contratar a los colaboradores, y así diferenciar entre los candidatos que están cualificados y los que no lo están.
- Limpieza de herramientas y del local: establece las bases mínimas de higiene que ha de tener el local, así como las medidas para garantizar un ambiente limpio e higiénico.
- Mantenimiento y control de maquinaria: define cómo reparar las posibles fallas de los equipos; ayuda a la producción de las pizzas al mantener en constante funcionamiento la maquinaria utilizada; puede ser preventivo, correctivo y programado.
- Proceso de aprovisionamiento: define los planes para abastecer los ingredientes necesarios en la elaboración de las pizzas.
En este sentido, el encargado de hacer las compras debe tener claro cuáles productos se requieren para elaborar las pizzas, y ha de tener en cuenta: precio, la calidad, plazo de entrega, condiciones de pago.
El proceso de aprovisionamiento entra en el nivel de apoyo, porque suministra los ingredientes para tener al día la elaboración y venta de las pizzas.
¿Estás listo para continuar?
En fin, con los procesos clave y de apoyo vistos, el mapa de la pizzería “Pomodoro Red”, queda plasmado de la siguiente manera:
Entonces, ¿cuándo empiezas a implementar esta solución?
3. Procesos estratégicos en una pizzería
Una forma sencilla de definir estos procesos es por la siguiente pregunta, ¿qué acciones estratégicas deben operar para dirigir la empresa?
Pondré como ejemplo 4 procesos estratégicos que pueden ser parte de una empresa que elabora y vende pizzas, como es el caso de Pomodoro Red.
Estos son:
- Planificación estratégica.
- Planificación comercial.
- Medición, análisis y mejora.
- Sistema de gestión de la calidad.
Veamos una descripción básica de estos procesos:
a. Planificación estratégica. Involucra el diseño, desarrollo y puesta en marcha de distintos planes operativos, con la intención de tener una buena administración en los objetivos y metas de la empresa.
Por ejemplo:
- Primero, plan empresarial, que implica la estrategia operativa de mantener los procedimientos en la elaboración de las pizzas y estandarizar las recetas en la pizzería.
- Segundo, plan de capacitación, cuya estrategia se centra en el desarrollo de un programa de formación continua a los colaboradores.
b. Planificación comercial. Se centra en definir planes para optimizar los recursos humanos y logísticos, con el fin de mantener precios competitivos en el mercado.
Así mismo, involucra idear la forma de mantener contacto con los proveedores de manera permanente y directa.
c. Medición, análisis y mejora. La medición permite planificar y aplicar los métodos de análisis, para asegurar un buen desempeño.
Por ejemplo, establece el análisis de recetas para amplificar
la cartera del tipo de pizzas en el menú; y, además, mejora los manuales que garantizan la elaboración de una pizza de calidad, con la atención esperada.
d. Sistema de gestión de la calidad. Integra una serie de pasos donde se planea, verifica y actúa para obtener mejores resultados dentro de la pizzería; y así evitar errores en el proceso de elaboración y venta de las pizzas.
Una buena gestión de la calidad se verá reflejada en que los clientes estén conformes con las pizzas y el servicio que se les da.
Reflexiona sobre estas preguntas:
- ¿Cómo crees que sería la calidad de la pizza, si la planificación financiera no estableciera los precios competitivos acordes a lo ofrecido?
- ¿Se vería comprometida la calidad de la pizza, si el proceso de aprovisionamiento no certifica la calidad de los ingredientes?
Visto este punto, con la suma de los procesos estratégicos, el mapa de procesos final de Pomodoro Red, queda de la siguiente forma:
4. Identificar y definir subprocesos e interrelaciones
Este punto es decisivo para crear un mapa de procesos de cualquier tipo de empresa.
Para el caso de la pizzería Pomodoro Red, el proceso clave “elaboración de la pizza”, se desglosa en varios subprocesos.
Estos son los siguientes:
- Mezclado.
- Preparación de la masa.
- Reposo.
- Preparación de la salsa.
- Armado de la pizza según el pedido.
- Horneado.
- Cortado.
- Entrega.
Es más, los puedes describir con base en procedimientos, instrucciones de trabajo y otros documentos, según sea necesario.
Por ejemplo, el armado de la pizza necesita instrucciones precisas para cada tipo de pedido; que pueden darse en términos de cantidad de ingredientes, tamaño de la pizza, tiempo de horneado, control, etc.
Además, puedes preparar, en un manual, estas instrucciones de trabajo; o generar un cuadro de verificación para que estén a la mano de tus colaboradores.
Por eso, para el proceso clave de elaboración de la pizza, el detalle del mapa de procesos se muestra en la siguiente imagen:
En fin, ya puedes crear los mapas con detalles para el resto de los procesos de una pizzería, a partir de este ejemplo.
Y, te sugiero buscar en este mismo blog, para este tema, artículos como el siguiente: documentación de procesos: ¿por qué y cuándo?
¡Te servirá de acompañamiento!
Conclusiones
En resumen, el mapa de procesos es importante en una empresa porque representa la manera en que esta funciona, y permite el engranaje de las tareas involucradas en cada proceso.
Para el caso de una pizzería, el mapa de procesos te ayuda a entender y mejorar la gestión de las tareas, lo que conlleva a ofrecer un mejor servicio al cliente.
La ruta propuesta para elaborar un mapa de procesos se enfoca en:
- Identificar los procesos claves para lograr la misión de la pizzería.
- Definir los procesos de apoyo o soporte que sustentan las tareas principales.
- Establecer los procesos estratégicos que permitan dirigir el negocio.
- Definir los subprocesos e interrelaciones.
¡Recuerda estos pasos!
Además, te sugiero iniciar con un mapa general y luego podrás elaborar uno más detallado.
Crear un mapa de procesos te facilita identificar oportunidades de mejora y disminuye el tiempo de la curva de aprendizaje.
Por ello, se reduce la posibilidad de que nuevos colaboradores implementen prácticas poco efectivas.
Ten en cuenta que crear un mapa de procesos es un “diseño” de la organización, por lo que no solo se trata de representar grupos de actividades y sus relaciones, sino de crear mejores formas de trabajar.
¿Y quién mejor para ello que tú mismo, junto con el equipo de trabajo?, ¡así que comienza ahora!
Un bonus…
Para cerrar, te invito a que sigas leyendo este blog, conseguirás orientaciones fáciles para gestionar tu pizzería. También, puedes consultar Cómo hacer el mapa de procesos de una panadería, tendrás otro ejemplo sobre cómo hacer un mapa de procesos. ¡Efectivo para ti!
Gracias por leernos.
¡Hasta la próxima!
