¿Sabías que puedes priorizar las actividades y tareas de tu empresa de servicios utilizando la matriz de Eisenhower?
Si lo desconoces, ¡No te preocupes!
Porque en este post, te enseñaré cómo utilizarla para que puedas aumentar la productividad en tu empresa.
La matriz de Eisenhower es herramienta gráfica compuesta por cuatro cuadrantes, en cada uno de ellos, puedes asignar las tareas de tu empresa de acuerdo a su grado de urgencia e importancia.
Es una estrategia realmente eficaz para priorizar tareas, administrar la carga laboral y eliminar las actividades que son ladrones de tiempo.
¿Quiere saber más?
Entonces, presta atención para que saques el máximo provecho del contenido que he preparado para ti:
- ¿En qué consiste la Matriz de Eisenhower?
- Prioriza las tareas de tu empresa de servicios con la Matriz de Eisenhower.
¡Comencemos!
¿En qué consiste la matriz de Eisenhower?
La matriz de Eisenhower es una herramienta de gestión de tiempo, donde puedes distinguir las tareas que deben realizarse de forma inmediata y las que pueden posponerse, planificarse y delegarse a otros miembros del equipo.
De este modo, se trata de un modelo de cuatro cuadrantes que te permitirá clasificar tus tareas de acuerdo a cuatro aspectos:
- Urgentes e importantes.
- Urgentes pero no importantes.
- No urgentes pero importantes y
- No urgentes y no importantes.
Así se ve gráficamente la matriz de Eisenhower:
A continuación, te enseñaré cómo se compone cada cuadrante para que puedas organizar de forma exitosa tus actividades y tareas.
¡Toma nota!
Cuadrante I: Urgente + Importante = Crisis
En el primer cuadrante, debes asignar todas las actividades que debes realizar de forma inmediata, ya que son esenciales y deben abordarse lo antes posible.
Además, estás tareas no pueden ser delegadas a alguien más.
Por tanto, es importante que des respuesta a las siguientes interrogantes para saber si tu tarea es realmente urgente e importante:
- ¿Es necesario que haga esta tarea ahora?
- ¿Cuál es el tiempo de entrega?
- ¿Qué pasaría si no hiciera esta tarea?
Algunas actividades que deben tomarse en cuenta en este cuadrante son:
- Abordar una interrupción en la prestación del servicio.
- Cubrir a un colega enfermo.
- Resolver una crisis en las redes sociales.
- Realizar las peticiones del cliente.
- Y muchas más.
Cuadrante II: Importante + No urgente = Planificación
Ahora bien, en el segundo cuadrante se asignan todas las actividades que pueden ser programas para más tarde, y que, por lo general, deben ser planificadas con tiempo.
Suelen ser los objetivos y metas de largo plazo que son importantes, pero que no tienen una fecha límite de cumplimiento.
¡Es el cuadrante donde más atención y esfuerzos debes aplicar para evitar retrasos!
Algunas de las actividades que van ubicadas en este cuadrante son:
- Capacitación del personal en la prestación de un servicio particular.
- Implementación de nuevas estrategias para captar clientes.
- Modificar el presupuesto de la empresa.
- Realizar un plan de marketing.
- Y muchas más.
Cuadrante III: Urgente + No importante = Interrupciones
Este cuadrante se compone de todas aquellas actividades que deben ser realizadas de forma inmediata, pero que no son tan importantes para requerir tu atención.
Por tanto, pueden ser delegadas a otros miembros deñ equipo para su cumplimiento.
Algunos ejemplos de actividades que deben asignarse a este cuadrante son:
- Entregar folletos en las calles para captar nuevos clientes.
- Hacer publicidad.
- Publicar post en las redes sociales.
- Revisar la página web de la empresa.
- Responder emails, llamadas telefónicas y mensajes.
- Asistir a reuniones.
- Agendar citas con prospectos.
- Recepción de documentos.
- Y muchas más.
Cuadrante IV: No importantes + No urgentes = Trivialidades
En el último cuadrante se incluyen todas las tareas que son una distracción y de ser posible, deben evitarse, ya que son ladrones de tiempo.
Incluso, puedes ignorar o eliminar este tipo de tareas, por ejemplo:
- Realizar pausas para tomar café o te innecesariamente largas.
- Revisar las redes sociales.
- Navegar por internet en horario laboral.
- Chatear con amigos.
¿Qué te ha parecido?
Si comienzas a utilizar la Matriz de Eisenhower regularmente, podrás gestionar de forma eficiente las actividades de tu empresa de servicios.
Si aún tienes dudas sobre está herramienta, te invito a ver el siguiente vídeo: ¿Cómo PRIORIZAR TAREAS? – TÉCNICA Importante vs Urgente.
Gestiona las tareas de tu empresa de servicios con la Matriz de Eisenhower
Ahora que sabes qué función tiene cada cuadrante y qué tipo de tareas debes agregar en cada uno, es importante que aprendas a ubicar correctamente tus actividades.
Por ello, te mostraré el ejemplo de Karla Márquez, propietaria de Pinguinitos, un negocio que presta servicios de lavandería, desmanchado y planchado de prendas de vestir, lencería y toallas.
Observa cómo organizó Karla todas las actividades que debía realizar durante la semana en su empresa, y poder cumplir con cada una de ellas.
¡Presta atención!
Cuadrante I: Urgente + Importante
En el primer cuadrante, Karla asignó las actividades más urgentes e importantes que debía realizar:
- Poner las prendas de ropa en la máquina de lavado.
- Desmanchar las piezas de color blanca.
- Planchar las prendas de vestir ya lavadas.
- Revisar por qué algunas piezas de ropa de clientes se decoloraron.
- Agendar una cita médica con urgencia.
Cuadrante II: Importante + No urgente
En el segundo cuadrante, Karla asignó las actividades que consideraba importantes pero que no tenían un grado de urgencia, por lo que, podría planificarlas y agendarlas con tiempo.
¡Observa!
- Realizar una promoción en lavado, secado y planchado para aumentar el número de clientes.
- Enviar al taller la secadora averiada.
- Asignar tareas a los asistentes de lavandería.
Cuadrante III: Urgente + No importante
Ahora, en el tercer cuadrante, asignó las actividades urgentes que podía delegar a otras personas, por ejemplo, a los asistentes de lavandería.
- Comprar detergentes.
- Transportar y entregar las prendas.
- Crear la página web de Pinguinitos.
- Realizar la limpieza en las instalaciones de la lavandería.
Cuadrante IV: No urgente + No importante
Por último, agregó en el cuarto cuadrante todas las actividades que no le aportan ningún valor, estás son:
- Chatear con sus amigos.
- Leer las noticias.
- Revisar las redes sociales.
Ahora bien, observa cómo se ve gráficamente, la matriz de Eisenhower de Karla Marquez.
¡Presta atención!
Si quieres aprender más sobre la matriz de Eisenhower, te invito a leer los siguientes post:
- Matriz de Eisenhower en una empresa distribuidora ¡Gestiona tu tiempo!
- Matriz de Eisenhower en una empresa industrial ¡Prioriza las actividades!
- Matriz de Eisenhower en una empresa comercial ¡Prioriza las tareas!
Conclusiones
Finalmente, ya sabes cómo utilizar la matriz de Eisenhower en una empresa de servicios para priorizar de forma correcta las actividades y tareas.
La matriz de Eisenhower es una estrategia realmente útil para aumentar la productividad de la empresa, al realizar las tareas más urgentes e importantes de primero y dejar a un lado los ladrones de tiempo.
Luego de asignar las tareas que se deben realizar en la empresa a cada cuadrante, puedes ejecutar cada una de las actividades eficientemente.
Recuerda que para llevar a cabo esta técnica, no necesitas dedicar largas horas y tampoco destinar recursos, ya que puedes hacerlo desde la comodidad de tu casa con cualquier plantilla o software.
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Gracias por leernos.
¡Hasta la próxima!
