¿Conoces cómo hacer el diagnóstico de la mejora continua en una empresa?
Pues este es el propósito que nos ocupa en esta entrega.
Y es que es un tema relevante, dado que el diagnóstico, en general, es una herramienta clave a la hora de buscar las causas por las que no logramos las metas planificadas.
Y en particular, nos estamos refiriendo al diagnóstico de la mejora continua en la empresa. ¡Estarás de acuerdo que es esencial, aprender al respecto!
¿Cómo podemos realizar un diagnóstico básico para saber si estamos aplicando mejora continua?
Aquí, 4 pasos sugeridos:
- Primero, verificar si el concepto de mejora continua es entendido y si tenemos las condiciones para mejorar: todos los colaboradores deben tener claro qué es. Además del compromiso con la mejora continua: hacer las cosas bien, todo los días.
- Segundo, verificar si sabemos realizar preguntas para diagnosticar situaciones: buenas preguntas nos permiten mejorar la capacidad de comprensión sobre lo que indagamos y tener respuestas correctas.
- Tercero, aprender a seleccionar casos: ¿Qué actividad está presentando un mal desempeño? ¿Qué es lo que está fallando? ¿Por qué se presenta el problema? ¿Cómo afecta al área funcional o a la empresa?
- Cuarto, saber crear planes concretos, que respondan a preguntas como las siguientes: ¿Qué queremos hacer? ¿Por qué? ¿Cómo lo vamos a hacer? ¿Con qué recursos? ¿En qué tiempo?
Por otro lado, es importante resaltar que esta entrega la puedes considerar como parte del material del Índice de Eficiencia Empresarial (Índice IDEAL), del que hablamos en diversos artículos en este blog.
Diagnóstico de la mejora continua en una empresa
En el artículo denominado Diagnóstico en la empresa. Índice IDEAL, dimos elementos sobre cómo hacer un diagnóstico básico, o mejor, un autodiagnóstico.
Recuerda que diagnosticar es indagar sobre las posibles causas que generan un «estado», comúnmente, no deseado.
En el caso de la entrega referida, planteamos que con base en 4 pasos sencillos, pero de gran utilidad, podemos evaluar un área funcional, un proceso o toda la organización.
Los 4 pasos comentados son los siguientes:
- Hacer las preguntas correctas (según el objetivo que se persiga).
- Buscar respuestas honestas de los colaboradores.
- Analizar los resultados con base en evidencias.
- Desarrollar planes de acción para corregir o “enderezar” el rumbo.
Las áreas funcionales de una empresa se mejoran continuamente en las diferentes etapas, desde la puesta en marcha hasta la etapa “expansión o traspaso”.
Sabemos que en las primeras etapas (por ejemplo, en funcionamiento regular), el empresario y sus socios, si los hay, están atendiendo la administración.
¡Están ocupados con las actividades medulares para mantenerse a flote!
Sin embargo, incluso en esta etapa, un empresario con experiencia puede aplicar autodiagnósticos. Es cuestión de práctica y de querer mejorar.
¿Por qué es tan importante la mejora continua?
En toda empresa exitosa, la mejora continua es uno de los pilares básicos de la gestión.
En muchos casos, es un valor para el empresario y su equipo, sin necesariamente hablar de “mejora continua”. Porque de lo que se trata en esencia, es hacer las cosas bien, todos los días.
Existen empresarios que detectan y corrigen fallas día a día, haciendo que su organización mejore de manera permanente.
¿Deberíamos llamar a esto mejora continua? – ¡Por supuesto!
Pero en general, la mejora continua en una empresa debe ser un valor explícito. Es decir, un compromiso de todos los colaboradores.
La búsqueda y el afán por mejorar es la única manera de alcanzar la calidad y la excelencia.
¿Quiénes deben participar en la mejora continua de la empresa?
La mejora continua debe ser algo que se apoye en todos los colaboradores y componentes de la empresa.
Debe incluir desde la tecnología hasta el talento humano. Pasando por todas las áreas o procesos que tienen lugar en la organización.
En empresas medianas o grandes, hay que tener en cuenta que los empleados deben ser capacitados para adaptarse a los cambios que propone la mejora continua.
Por ejemplo, uno de los beneficios relevantes que trae la mejora continua es la confianza del cliente. Y esto es clave para su fidelización.
Preguntas para el diagnóstico:
- ¿Manejas el concepto de mejora continua?
- ¿Lo conocen tus empleados?
- ¿Forma parte de los valores?
La mejora continua tiene su origen en Japón, en la filosofía de trabajo Kaizen, que se basa en el precepto: “hoy mejor que ayer; mañana mejor que hoy”, apoyado en:
- acciones concretas;
- simples y sin costes importantes; y
- que involucra a todos los trabajadores de la empresa.
En procesos formales de mejora (cuando hay recursos para tal fin), lo común es que se elija a un equipo formado por colaboradores de diferentes áreas y con distinto “rango jerárquico”.
Este grupo se encarga de analizar procesos o áreas para identificar fortalezas y debilidades.
Hecho esto, proponen soluciones y llevan a cabo las acciones necesarias para implantarlas. Pero ¡ojo!, no es un grupo “apaga fuegos”.
Nota sobre metodologías de trabajo mejora continua en una empresa
Existen numerosos modelos y metodologías de trabajo, que buscan la mejora continua en una empresa. Algunas de ellas son las siguientes:
- Ciclo PDCA: Plan (planificar), Do (hacer), Check (comprobar) y Adjust (ajustar).
- Kanban: regula el flujo informativo y de trabajo en la empresa, a través de tarjetas de identificación.
- Just in Time: metodología de trabajo que hace énfasis en la entrega del trabajo a tiempo.
En fin, el propósito de la mejora continua es eliminar los desperdicios y operaciones que no agregan valor al producto, al servicio o a los procesos.
Preguntas para el diagnóstico:
- ¿Alguna vez has identificado actividades innecesarias?
- ¿Has tomado acciones para eliminarlas?
- ¿Midió el resultado y lo informó?
Condiciones necesarias para mejorar
Sin importar el modelo que adoptes para mejorar, existen algunas condiciones para que la acción sea parte de la cultura de la empresa.
Entre tales condiciones queremos resaltar las siguientes:
- Compromiso. Necesario por parte del empresario o gestor y de los empleados de la empresa. Inclusive, de entes externos como los proveedores.
- Visibilidad. Las acciones que se ejecuten deben ser conocidas por todos, aun cuando el área no sea impactada en forma directa. Por ejemplo, mejoras en el área de finanzas deben ser conocidas por los responsables de producción.
- Alineación y foco. El equipo debe estar alineado respecto a los objetivos, además de mantener el foco. Un aspecto clave en el índice de eficiencia empresarial.
- Capacitación. Cuando sea pertinente, los colaboradores deben capacitarse. Tanto en aspectos administrativos y de gestión, como en la tecnología disponible.
- Disposición al cambio, a partir del aprendizaje. La motivación y la disposición a aceptar los cambios es clave. Muchas empresas pierden recursos y oportunidades por la resistencia al cambio.
Preguntas para el diagnóstico:
- ¿Cómo evalúas estas condiciones en tu empresa?
- ¿En ti mismo y en tus colaboradores?
- ¿Hay tiempo para mejorar realmente?
- ¿Hay disposición para el cambio?
Diagnóstico básico en las primeras etapas
Cuando una empresa está en sus primeras etapas, lo común es que no tenga recursos para aplicar programas de mejora continua, basados en modelos.
Por ejemplo, en la etapa de la puesta en marcha, el empresario aún no factura. Está resolviendo miles de cosas para que la empresa “salga a la calle”.
Y en la etapa de funcionamiento regular o crecimiento inestable, está buscando clientes. Es cuando comienza a facturar y está dando a conocer el producto o servicio.
Si todo marcha bien, al aumentar los ingresos la empresa puede alcanzar la etapa de crecimiento estable. Es el momento en que el empresario debe ocuparse – con más empeño – en mejorar la organización.
Y quizás una forma es enfocándose en las áreas claves, según la etapa en que esté la empresa, aplicando planes de mejora a partir de diagnósticos básicos.
¿Quieres conocer una forma fácil de comenzar?
Pues una forma fácil es seleccionar un área funcional y/o actividades específicas, para responder a preguntas como las siguientes:
- ¿Qué actividad está presentando un mal desempeño?
- ¿Qué es lo que está fallando?
- ¿Por qué se presenta el problema?
- ¿Cómo afecta el problema al área y a la empresa?
Con base en esta información se gestiona la mejora. Esta puede basarse en un plan de acción, que responda a preguntas del tipo:
- ¿Qué queremos hacer?
- ¿Cómo lo vamos a hacer?
- ¿Con qué recursos? ¿En qué tiempo?
Al llevar a cabo las actividades planeadas hacemos seguimiento con base en preguntas, como por ejemplo:
- ¿Lo que hicimos era lo planificado?
- ¿Resolvimos el problema?
- ¿Logramos nuestro propósito?
Lo esperado es que las respuestas sean afirmativas. En tal caso, debe asegurarse que la “nueva situación” se mantenga.
Es muy importante asegurar que no se vuelva atrás, por condiciones como la resistencia al cambio.
Preguntas para el diagnóstico básico:
- ¿Cómo enfocas la mejora de un área o de una actividad?
- ¿Escribes los pasos a seguir?
- ¿Aplicas el plan o lo abandonas por falta de tiempo?
- ¿Haces seguimiento al resultado?
- ¿Los involucrados sacan lecciones?
- ¿Comunicas y das visibilidad de los resultados?
Ejemplo para un diagnóstico rápido de “mercadeo y ventas”
Para ilustrar aún más la mejora continua en una empresa, te presento el caso de Donas Redoma.
Esta microempresa desarrolló el área de mercadeo y ventas de manera progresiva, desde la etapa de la puesta en marcha.
¡Sí, desde muy temprano, como debe ser!
Al pasar por las etapas, agregaron actividades al área, dando lugar a subáreas que se distinguieron como sigue:
- Relación con clientes
- Segmentación y posicionamiento
- Fijación del precio
- Gestión de ventas
- Desarrollo del producto/servicio
- Distribución (canales)
Veamos las preguntas que Katiuska Guerra, la dueña, respondió y a partir de lo cual se gestionó la mejora, para el caso específico de la fijación de precios.
Subárea: fijación del precio
En el siguiente cuadro se muestran preguntas respecto a la fijación de precios, con una declaración “estándar” de lo esperado.
Y de los cuatro aspectos señalados, en Donas Redoma se enfocaron principalmente en dos:
- La estructura de costes.
- El estudio de los precios de la competencia.
La fuente principal para la fijación de precios fue la estructura de costes de la empresa.
Estos datos provenían del área de finanzas, que estaba muy bien desarrollada para la etapa de funcionamiento estable.
Además, Katiuska estaba vigilante del precio de la competencia.
Y con ello se aseguraba que esta variable fuera un atributo de posicionamiento: “Pensar en donas es pensar en Donas Redoma, por su calidad, variedad y buen precio”.
Conclusiones
Tal como pudiste ver, en este artículo formulamos algunas preguntas que te ayudarán a diagnosticar la mejora continua en tu empresa.
Es claro que si aprendemos a mejorar día a día y a implementar acciones, lograremos incrementar la productividad. Elemento clave para, entre otros aspectos, apuntar a la competitividad.
Si revisas con detenimiento, encontrarás que no hablamos de procesos de mejora continua.
Es decir, hablar de procesos es propio de empresas en funcionamiento óptimo, apoyadas en un sistema y/o en modelos de mejora probados.
En este caso, hablamos de realizar preguntas e ir cuestionando áreas específicas, para avanzar en aquello que demanda mejoras.
Y esto lo hacemos con los 4 pasos descritos y preguntas “poderosas”.
Con ello, luego podemos crear un plan de mejora concreto para el caso.
Te invito entonces a reflexionar sobre estas preguntas, de las muchas que podríamos formular:
- ¿Manejan el concepto de mejora continua en la empresa?
- ¿Identifican actividades innecesarias o desperdicios?
- ¿Toman acciones para eliminarlas?
- ¿Miden el resultado y lo informan?
- ¿Hay tiempo para mejorar? ¿Existe el compromiso?
- ¿Hay disposición para el cambio?
- ¿Cómo enfocan la mejora de un área o de una actividad?
- ¿Escriben los pasos a seguir para dar respuesta a los problemas?
- ¿Aplican el plan o lo abandonan por falta de tiempo?
- ¿Hacen seguimiento al resultado?
- ¿Los involucrados sacan lecciones?
- ¿Comunican y dan visibilidad de los resultados?
Para seguir aprendiendo, descubre más sobre el diagnóstico en empresas con nuestros artículos.
Uno de ellos, que te resultará interesante, es el siguiente: Diagnóstico de una empresa. ¿Por qué y para qué?
¡Muchas gracias por seguirnos!
