Gestión de una microempresa y el índice IDEAL

El propósito de esta entrega es precisar la gestión de un tipo de organización esencial en el mundo globalizado de hoy: la microempresa.

Dentro de las unidades de producción, la microempresa es una categoría importante en todos los países con una legislación favorable para las mismas.

Es un punto de apoyo que contribuye con el PIB (producto interno bruto), y reduce las brechas entre sectores comerciales, productivos y sociales.

Por ello te comentamos sobre qué es y cómo podemos gestionar la microempresa, haciendo referencia al índice de eficiencia empresarial o índice IDEAL.

Y para que logres este propósito, te compartimos lo siguiente:

• ¿Qué es una microempresa?
• Gestión de una microempresa.
  • Administración y gestión
  • Contabilidad y finanzas
  • Producción y operaciones
  • Talento humano
  • Mercadeo y ventas
• Índice IDEAL en la microempresa
  • Herramienta de gestión para mejorar el índice IDEAL
• Comentarios para cerrar

Para comenzar quiero que tengas muy claro los siguientes datos sobre las microempresas. PRESTA ATENCIÓN:

Como he comentado antes, una empresa es, en términos generales, una organización creada para ofertar productos o servicios, que tiene como propósito satisfacer ciertas necesidades a uno o varios segmentos de clientes.

Y dentro de sus tipos, la microempresa es la más pequeña, que definiremos de inmediato.

¿Qué es una microempresa?

Una microempresa es una organización de tamaño pequeño. Su definición varía de acuerdo con cada región o país.

Pero por lo general, se limita a un máximo de 10 empleados, con una facturación acotada, menor a 2 millones de euros (ver artículo 2 del anexo de la Recomendación 2003/361/CE).

Con respecto a la facturación acotada, ya no es un criterio claro. En la actualidad encontramos microempresas de base tecnológica con una facturación que supera a pequeñas y medianas empresas.

Es decir, con menos de 10 empleados logran ingresos por ventas, mayores a los de una empresa de 50 o más empleados, por poner un ejemplo.

Definición alternativa de microempresa (cepal.org):

Son unidades productivas de menor escala en un sector industrial determinado, que cuentan con tecnologías que van de convencionales o artesanales a las más avanzadas o modernas. El número de empleados no supera los 10.

CEPAL

Gestión de una microempresa

El dueño de una microempresa comienza trabajando solo o con familiares. Y lo común es que lo haga en su casa o en un local pequeño.

En la mayoría de los casos, el microempresario dispone de poco dinero para comenzar y, por supuesto, realiza todas las tareas.

Por ejemplo: compra la mercancía, arregla el inventario, atiende a los clientes, factura, paga a los proveedores y el alquiler, lleva una contabilidad básica, mantiene el local, etc.

¡Es decir, es un microempresario!

Sin importar el tamaño, dirigir una empresa que sea exitosa no es algo que se aprende de un día para otro. Es necesario dedicar años y cometer errores para adquirir experiencia y alcanzar el éxito.

Como indicamos en otros artículos, no existe una receta o fórmula mágica que nos enseñe a dirigir una mipyme. Mucho menos, una gran empresa.

Sin embargo, existen buenas prácticas que, aplicadas de manera disciplinada, pueden ayudarnos a transitar por las etapas, en el camino del éxito.

La gestión de una microempresa, comparada con una pequeña, mediana o grande, parece a primera vista más simple.

Pero, ¿realmente es así? ¿Qué opinas al respecto?

Para responder a la pregunta, lo primero que queremos comentar es que en este blog establecemos una distinción entre administrar y gestionar.

• La administración la relacionamos con las tareas repetitivas o muy bien definidas, que no demandan poder de decisión.
• Mientras que la gestión la relacionamos con la toma de decisiones que define el camino a seguir. Que marca el éxito del proyecto empresarial.

Sin importar el tamaño de la empresa, son 2 grandes procesos claves, sobre los que todo empresario debe aprender cada día.

Complejidad en la organización de una microempresa

Es claro que toda empresa demanda realizar tareas y tomar decisiones, a cada “instante”. En estos procesos, una variable crítica es la complejidad, diferente en todos los casos, en todas la microempresas.

En tal sentido, a mayor tamaño, más personal, más tareas y más decisiones que tomar.

La cantidad de “elementos” y las “relaciones” entre ellos harán más o menos compleja a la organización y su gestión.

¿Qué ocurre en las primeras etapas de la microempresa?

Cuando una microempresa supera la etapa de la puesta en marcha y comienza a facturar, el dueño estará ocupado atendiendo todas o casi todas las “áreas” de la organización.

Por lo tanto, permanecer y avanzar – es decir, no sucumbir – dependerá en gran medida del enfoque que tenga y de sus competencias duras y blandas.

Como ejemplos interesantes de microempresas, puedes consultar al final del artículo, los casos de Donas Redoma y de Músik con K.

El éxito de todo microempresario depende del trabajo bien hecho, de ser ordenado con el dinero y de la buena relación que construya con sus clientes y proveedores.

Sectores en que participa la microempresa

En otro orden de ideas, debemos notar que las microempresas pueden realizar casi todo tipo de actividades. Por ejemplo:

• En producción: convierte materias primas en productos; como una fábrica de calzado o de prendas de vestir.
• En servicios: satisface necesidades aplicando conocimientos, como una peluquería, un taller de reparación de autos, un laboratorio clínico o una consultora en ingeniería geológica.
• En comercio: compra y venta de productos; como un puesto de frutas, una tienda de teléfonos móviles, una tienda de instrumentos musicales, etc.

Administración y gestión de la microempresa

Como toda organización que apunte al éxito, una microempresa debe ofrecer productos y servicios de calidad, que satisfagan las expectativas del cliente.

Además, debe tener precios competitivos y una excelente atención. Son hechos esperados, nada novedosos. Para lograrlo, es necesario administrarla y gestionarla bien.

En otras palabras, el microempresario debe tener conocimientos y destrezas – en alguna medida – para realizar acciones como las siguientes:

• planificar, coordinar y organizar;
• ejecutar, controlar y supervisar actividades; y,
• “hacer bien el trabajo” y corregir las fallas.

Cuando decimos “hacer bien el trabajo” nos referimos a los procesos para la realización del producto o servicio. Es decir, a los procesos medulares, en los que el empresario debe tener “competencias duras”.

Las áreas funcionales que el microempresario debe conocer – o sobre las que debe aprender pronto – para administrar y gestionar son, por lo menos, las siguientes:

a. Contabilidad y finanzas:

Se relaciona con muchos aspectos. Pero en la etapa de crecimiento inestable o funcionamiento regular, uno de ellos es el flujo de caja y el manejo del dinero.

El microempresario tiene que conseguirlo, invertirlo, prestarlo, cobrarlo, etc. En este control debe usar registros de ingresos y gastos, control de inventarios, entre otras actividades.

Es un área esencial de apoyo. En ella incluimos, además, el registro contable, pago de impuestos e indicadores financieros.

Son tareas importantes que muchos microempresarios descuidan, creando dificultades en el mediano y largo plazo.

b. Producción y operaciones:

Se relaciona con la transformación de las materias primas e insumos, en productos o servicios.

El microempresario es el responsable de las operaciones, de los materiales, de la logística, etc; y también de la fabricación o prestación del servicio (del proceso productivo).

En el caso de microempresas en el sector de comercio y servicios, la producción se refiere a la gestión de proveedores, a la logística de compra y al control de inventario, para mantener el negocio abastecido.

Si se trata de una venta de tornillos y tuercas para equipos de la agroindustria, sector automotriz o sector petrolero, por ejemplo, la venta debe incluir asesoría.

Sí, la asesoría es un valor agregado clave en este tipo de contextos.

¡No creas que vender tornillería es una actividad simple!

¿Sabías que el torque es una variable poco atendida, reducida simplemente a “dar vueltas a un tornillo”, pero que es un parámetro técnico clave?

Existen negocios en los que suelen llegar clientes con dudas sobre las características técnicas de lo que buscan. Por lo que demandan asesoría.

En tal caso, se trata de situaciones que brindan la oportunidad para prestar un servicio completo (producto+asesoría+calidad). Hacerlo bien implica ganar clientes fieles.

c. Talento humano:

El personal en una microempresa generalmente incluye familiares y amigos. Pero esto no debe llevarnos a dejar a la deriva su gestión.

¿Qué es lo ideal con relación al talento humano?

Pues que la captación de los colaboradores obedezca a criterios “técnicos” más que “sociales” (amistades, compromisos familiares…).

Cualquiera sea el caso, el microempresario debe liderarlos con su ejemplo, con sus valores, capacidad de organización, puntualidad, etc. Debe tratarlos bien, saber delegar y asignar responsabilidades.

Mal o bien, el microempresario tiene un gran peso en la definición de la cultura organizacional. Es la figura alrededor de la cual gira la toma de decisiones y es la que marca el ritmo en la ejecución de actividades.

Por otro lado, sean o no familiares y amigos, el personal debe responder a un trabajo en equipo eficiente, para garantizar el éxito de la microempresa. Y para ello, el microempresario debe aplicar estrategias de empoderamiento.

Empoderar: proceso a través del cual se analizan y detectan las necesidades de un equipo, con el propósito de dotarlo de herramientas para que pueda conseguir autonomía, mejorar sus capacidades y acrecentar su potencial.

d. Mercadeo y ventas:

Es una de las áreas claves para la permanencia del negocio. Incluye el proceso de venta y, aunque de manera básica, estrategias de mercadeo.

Lo primordial, por supuesto, es satisfacer las necesidades de los clientes, atenderlos de manera cordial, en forma oportuna, con honestidad.

También, escuchar sugerencias para mejorar; estar abiertos a la crítica como oportunidad para corregir y prestar un mejor servicio.

Y esto lo logras con un mínimo de buenas prácticas, que deben ser conocidas y aplicadas por el equipo, aun en el caso de los colaboradores que no tienen contacto directo con el cliente.

El equipo de trabajo de una microempresa debe aplicar la filosofía de los equipos de fútbol con jugadores especialistas y polivalentes.

La clave es “jugar” fácil, simple y tomar la mejor decisión en el momento oportuno.

Esto implica que el jugador debe estar listo para tomar un cierto rol en el equipo y mantener el funcionamiento óptimo.

Parece sencillo… y lo es, si el empresario capacita a su equipo todos los días.

La permanencia de una microempresa y su paso por las etapas depende – como en todo tipo de empresa – de su rentabilidad financiera.

En palabras sencillas, una microempresa es rentable cuando vende lo suficiente para cubrir todos los costes y gastos y, a fin de mes, su dueño cuenta con dinero para cubrir otras necesidades y/o seguir invirtiendo.

Para cerrar este punto, te presentamos las 12 áreas funcionales que reconocemos como propias en una empresa que ha alcanzado la etapa de funcionamiento óptimo, de expansión o traspaso:

De estas 12 áreas:

• ¿Cuáles impulsarías en una microempresa para alcanzar el funcionamiento óptimo?
• ¿Aplican todas las áreas o solo algunas? ¿Cuáles destacan en tu caso?

En nuestra opinión, sí aplican y sí es posible desarrollarlas todas. No obstante, siempre hay que considerar su tipo y situación específica.

Índice IDEAL en la microempresa

En Gestionar Fácil tenemos un índice práctico para evaluar la eficiencia empresarial. Lo denominamos índice IDEAL, propuesto por David Polo, CEO de Time Management.

Este es aplicable en pymes, incluyendo la microempresa, también denominada en muchos países, micropyme.

Se trata de un índice práctico que se centra en 4 componentes clave para la gestión: foco, control, colaboración y mejora continua.

¿Por qué un componente es el foco?, por ejemplo.

Porque en muchos casos el empresario no está enfocado. Va ofreciendo – un poco a la deriva – servicios y productos en su sector; sobre todo, para aprovechar oportunidades pasajeras.

Pero no tiene el foco en 3 puntos esenciales…

Hablamos de “tener un buen foco” cuando el microempresario tiene presente la misión, la visión y los valores de su empresa. 

Cuando el microempresario está enfocado y toma decisiones en función de estos 3 elementos, maximiza el esfuerzo, aprovecha las oportunidades para atraer clientes; mejora la organización y avanza en la consolidación de su organización.

No estar “disperso” le permite ser eficiente. Su índice de eficiencia, por lo tanto, es mejor respecto al de una organización con un empresario “desenfocado”.

La aplicación del índice es posible en todos los casos:

Un empresario, inclusive sin experiencia, puede plantearse estos 4 componentes y aplicarlos diariamente, hasta lograr un alto índice de eficiencia.

Observe que estos 4 componentes (foco, control, colaboración y mejora continua), pueden ser aplicados con prácticas sencillas, en el día a día, mientras se avanza por las etapas que transita una empresa, en el camino del éxito.

Observe que el índice de eficiencia empresarial nos lleva a considerar al menos dos cosas:

• En primer lugar, a tener presente y facilitar la colaboración y la mejora continua.
• En segundo lugar, a ejercer la gestión empleando un conjunto de prácticas principales, con incidencia en la eficiencia del sistema organizativo.

Para conocer el índice de eficiencia empresarial, te recomendamos los artículos que encontrarás a través del siguiente enlace: Artículos sobre el índice de eficiencia empresarial.

Herramienta de gestión para mejorar el índice IDEAL

En Time Management, responsable de los blogs “emprender-facil.com” y “gestionar-facil.com”, publicamos artículos para aportar a la gestión fácil de las empresas.

También comentamos sobre herramientas que permitan gestionar de manera eficiente, partiendo de lo que realmente necesita el empresario y su equipo.

De manera particular, hablamos de pymes, pero todo aplicable a la microempresa.

El control, la colaboración y la mejora continua, que forman parte del índice, necesitan apoyarse en software de gestión.

Entre las muchas alternativas, una opción es la plataforma Platzilla (software en la nube, tipo SaaS).

Se trata de una herramienta que te permite gestionar tu mipyme en un ambiente ideal para la colaboración y el control, en el que inclusive, el cliente o externos tienen la oportunidad de participar.

Y por supuesto, facilita el desarrollo de una cultura de mejora continua.

Comentarios para cerrar

Lo comentado en esta entrega, en cada apartado, aplica no solo para empresarios que necesitan mejorar la productividad.

También aplica para los emprendedores que deben enfrentarse en algún momento, a la organización de su mipyme. 

El ejercicio de crear o poner en marcha un negocio, necesita un plan, tanto financiero como organizativo. Y si bien el emprendedor está ocupado con múltiples tareas, evitar el caos es clave.

Aprender a gestionar es una tarea obligatoria. Y en un primer momento no se puede delegar en gestores, cuando el propósito es alcanzar el éxito.

Por lo tanto, deberá poner atención en la creación de las áreas. Y esto incluye tener foco a la hora de delegar tareas en personas o colaboradores. Con ello asegura, en parte, el control y la colaboración.

Tener competencias técnicas en la realización del producto o servicio es un primer elemento clave.

Pero para crecer, no es menos importante disponer de competencias para organizar las actividades. Por ejemplo, es esencial tener control de los aspectos contables.

Por su naturaleza, la microempresa tiene ventajas interesantes. Una de ellas es la flexibilidad para adaptarse a las condiciones que imponga el mercado. Y según utilice tecnología digital idónea, puede potenciar sus posibilidades. 

Todo lo comentado es válido cualquiera sea el sector o la actividad económica en que opere la empresa.

Observe, además, que una microempresa puede “pensar” en una estrategia de internacionalización, para acceder a nuevos mercados. Lo que hace unas décadas podía verse como casi imposible.

Una nota adicional:

Las microempresas son candidatas a implementar el teletrabajo. Sobre todo, empresas de servicio en nuevas tecnologías, proyectos, servicios profesionales, innovación y diseño.

Y en general, las que se apoyan en el conocimiento para atender la demanda de compañías de diversos tipos, en casi cualquier parte del mundo.

En resumen, la gestión de una microempresa no siempre es más fácil que la de una pyme, pues demanda la aplicación disciplinada de prácticas.

Con estas, el microempresario debe desarrollar las áreas hasta alcanzar un nivel alto de capacidad y hacerlas eficientes. De hecho, la eficiencia es un pilar fundamental en este tipo de empresa.

Todo esto puede apoyarse en el índice de eficiencia empresarial, administrando los datos y la información con un software en la nube, de coste bajo y con ventajas interesantes, como lo es Platzilla.

¡Muchas gracias por leernos!