¿Cuáles deben ser los objetivos de la empresa en la etapa de funcionamiento óptimo? En este artículo te los comentamos. También hablaremos sobre las áreas funcionales que debes desarrollar para superar el funcionamiento estable y alcanzar el funcionamiento óptimo. ¡Bienvenidos a una nueva entrega sobre gestión empresarial y mejora continua!
En artículos previos comentamos algunos planes que podrías aplicar estando en funcionamiento regular. Esto es, planes aplicables según el tipo de empresa para alcanzar la etapa de funcionamiento estable.
En la sección “lecturas recomendadas para aprender más”, al final de esta entrega, encuentras artículos referidos a tales temas.
Para que esta lectura te resulte fácil, iremos por pasos en la consecución del propósito del artículo.
Repasemos las etapas por las que pasa una empresa
Las etapas son 6. Esta imagen las señala:
Cuando un empresario supera etapas, necesariamente va creando una organización más completa para el logro de sus objetivos empresariales. La organización es más completa y más compleja, claro está.
Al alcanzar el funcionamiento regular, la empresa apenas está vendiendo y tiene pocos clientes. Si el empresario persiste y atiende lo importante, logrará cada vez más clientes. Esto lleva a aumentar la facturación.
¿Qué necesitas para aumentar los clientes? – En principio, tener el producto o servicio (¡¿es evidente, no?!) y luego, desarrollar el mercadeo de manera incremental. Esto es, por ejemplo, atender a los clientes, lograr que conozcan el producto/servicio; que lo “disfruten”. Y escuchar sus comentarios para mejorar.
Por si no has visto artículos sobre mercadeo y ventas en este blog, acá te presento qué involucra el área desde nuestra perspectiva:
En la imagen mostramos una sugerencia de cuándo desarrollar las subáreas. Pero esto es una referencia. Cada empresario lo hará cuando lo necesite. Y una clave para avanzar por las etapas es saber cuándo lo necesita.
Como sabes, no es igual una empresa de ventas al por menor o “retail” que una empresa de servicios profesionales, especializada en un campo o disciplina específica. El paso por las etapas implica atender áreas funcionales diferentes.
Empresa en funcionamiento estable
Una empresa en funcionamiento estable se caracteriza por tener capacidad para contratar personal en áreas básicas para la operación.
Una de las condiciones para que una empresa esté en esta etapa, es que el empresario pueda delegar la administración. Es decir, que pueda contratar personal.
Al entregar parte o toda la administración, que son básicamente tareas de áreas funcionales de apoyo, podrá atender la gestión.
Un ejemplo de área funcional de apoyo es la de finanzas, que involucra la contabilidad y el pago de impuestos, entre otras subáreas.
¿Qué áreas funcionales necesita una empresa en funcionamiento estable?
Del total de las 12 áreas que hemos señalado, una empresa en funcionamiento estable debe haber desarrollado en parte, las siguientes:
- Dirección estratégica.
- Mercadeo y ventas.
- Producción y operaciones.
- Contabilidad y finanzas.
- Talento humano.
Por supuesto, lo indicado es referencial. Cada empresa es única y tiene su propia organización formal e informal, que señala el camino al empresario.
Pero esto no es todo. En funcionamiento estable, mientras mejora la organización, el empresario debe atender otros grupos de actividades que dan lugar a más áreas funcionales.
¿Te parece complejo? – En realidad, no lo es. Porque si piensas con detenimiento, muchas de las actividades que involucran las áreas, ya las desarrollas. Aunque sea en una forma mínima o empírica.
Las otras áreas que te darán piso en funcionamiento estable son las siguientes:
- Gestión de la información.
- Estructura organizacional.
- Liderazgo y toma de decisiones.
- Gestión de la calidad.
- Normas ambientales y riesgo laboral.
El nivel de capacidad alcanzado dependerá de las necesidades específicas. Y de las competencias e inspiración del empresario, cuestiones claves en el proceso de moldear la organización de la empresa.
¿Qué es el nivel de capacidad? – El nivel de capacidad implica la adopción de prácticas que mejoran el resultado de las actividades del área funcional. Al aumentar el nivel, se aseguran mejores resultados. Esto puede lograrse con un ciclo en espiral, basado en la mejora continua.
¿Cómo es el avance de las áreas funcionales? – Después de un tiempo en funcionamiento estable, la evolución y desarrollo de las áreas podría ser como se muestra en el siguiente gráfico:
Objetivos de la empresa en funcionamiento óptimo
La característica clave de una empresa en funcionamiento óptimo es que cuenta con herramientas de gestión.
Las herramientas de gestión, en general, son todos los sistemas, aplicaciones, controles, técnicas, etc., que ayudan a la gestión de una empresa.
En nuestro caso, nos centramos en aplicaciones del tipo ERP y CRM, cuando nos referimos a herramientas de gestión:
- ERP. Planificación de recursos empresariales (Enterprise Resource Planning)
- CRM. Gestión de la relación con clientes (Customer Ralation Management)
Los objetivos de la empresa que alcanza el funcionamiento óptimo pueden ser muchos. Sin embargo, señalamos algunos generales:
- Mejorar las áreas funcionales desarrolladas en funcionamiento estable, e incorporar nuevas áreas, según las necesidades de la organización.
- Gestionar con base en indicadores de gestión, diseñados para conocer el desempeño de las áreas de la empresa. Con esto se realizan ajustes y hasta se pueden predecir situaciones adversas.
- Incorporar áreas como la gestión de la calidad y la innovación, como procesos explícitos de apoyo a toda la organización.
- Incorporar en la cultura de la organización, la mejora continua a través del círculo PDCA (del inglés plan-do-check-act; esto es, planificar-hacer-verificar-actuar) o espiral de mejora continua
Debes notar que hay áreas como la de “finanzas” que se puede desarrollar a través de las etapas, hasta un nivel de capacidad alto:
En este punto, vale la pena que te preguntes: ¿qué áreas están presentes en tu empresa, aunque sea de manera mínima? ¿Qué faltaría, si es el caso, para superar el funcionamiento estable y alcanzar el funcionamiento óptimo?
Es importante distinguir que tener herramientas de gestión no implica que estés en funcionamiento óptimo. Es el aprovechamiento del mismo, que viene acompañado del desarrollo de áreas funcionales, lo que determina el estar o no en esa etapa.
Planes de acción para avanzar en las etapas
Para una empresa en funcionamiento regular, y con el propósito de alcanzar el funcionamiento estable, comentamos algunos ejemplos de planes de acción que puede aplicar. Entre ellos:
- Creación de una base de datos de clientes (elemento clave para desarrollar el área de mercadeo y ventas).
- Delegación de tareas (elemento clave para desarrollar la estructura organizacional y el área producción y operaciones).
- Segmentación de clientes (otro elemento clave para el área de mercadeo y ventas).
- Desarrollo de un proceso para tomar decisiones (otro elemento clave para desarrollar la estructura organizacional y la toma de decisiones).
El propósito de comentar sobre estos planes de acción, fue dar ejemplos concretos de qué hacer para mejorar las áreas funcionales, con el fin de pasar de etapa.
En el blog encuentras artículos de planes de acción, como los señalados.
Observe que si mejoras áreas como mercadeo y ventas, estructura organizacional y producción y operaciones, estarás asegurando un mayor volumen de ventas, que es un objetivo esencial para avanzar en las etapas.
De esa misma forma, estando en la etapa de funcionamiento estable, con áreas ya desarrolladas de forma importante, el empresario debe ocuparse de aplicar planes de acción para alcanzar el funcionamiento óptimo.
¿Te preguntarás, qué planes de acción? – En principio, todos apuntan a mejorar la gestión de la información, para así incorporar y aprovechar al máximo, herramientas de gestión.
Las áreas funcionales de una empresa se mejoran continuamente en las diferentes etapas por las que pasa: desde la puesta en marcha hasta la etapa “expansión o traspaso”. La clave es saber qué mejorar en cada etapa para no perderse en el camino.
En el próximo artículo te hablaré de algunos planes de acción que puedes aplicar estando en funcionamiento estable, para alcanzar el funcionamiento óptimo.
¿Está tu empresa mejorando para alcanzar el funcionamiento óptimo?
Para finalizar esta entrega, te recomiendo reflexionar sobre esta pregunta. Es probable que en algunos aspectos, tu empresa esté en un nivel de capacidad alto, mientras que en otros no.
¿En qué podría afectar una situación como esa, el rendimiento de la empresa? – Es una pregunta que debes responderte.
Recuerda que una empresa en funcionamiento estable factura regularmente, tiene clientes recurrentes; dispone de cierta holgura financiera para contratar personal y delegar la administración.
Mientras que una empresa en funcionamiento óptimo, gestiona la información apoyada en herramientas y aplicaciones de gestión.
Lecturas recomendadas para aprender más
Te dejo 2 artículos de gran utilidad para el tema tratado:
- Objetivos de una empresa en funcionamiento estable
- Empresas en funcionamiento estable. La clave es contratar y delegar
¡Hasta pronto!
