¿Qué debes hacer para llevar a tu empresa a la etapa de funcionamiento estable? ¿Cuáles deben ser los objetivos de una empresa en esa etapa? El propósito de este artículo es continuar la parte 1, «Organización empresarial. De funcionamiento regular a estable», comentando planes a seguir para alcanzar y mantener el funcionamiento estable.
En tal sentido, es ideal que la lectura de este artículo la hagas después de la parte 1, aunque no es condición obligatoria, ¡claro está!
Una empresa en funcionamiento estable se caracteriza por tener capacidad para contratar personal en áreas básicas, tanto para actividades primarias como de apoyo.
Hemos comentado que una condición para que una empresa esté en esa etapa, es que el empresario pueda delegar la administración. Es decir, que pueda entregar a personal contratado tareas básicas como, por ejemplo, las de finanzas.
Objetivos de una empresa en funcionamiento estable
Primero recordemos las características de las empresas en funcionamiento regular, basándonos en el caso de las mipymes:
- El empresario está solo en cuanto a la administración y la gestión. Según el tipo de empresa, es probable que tenga personal en áreas de producción y operaciones; e inclusive en ventas.
- Hay clientes demandando el producto o servicio. Sin embargo, difícilmente los clientes serán fieles.
- Las acciones de mercadeo pueden ser tímidas o simplemente no existir. El empresario se enfoca en vender, facturar, producir…
- Los costes de la producción de bienes, servicios y los gastos generales pueden estar cubiertos, pero sin holgura financiera. Sobre todo al principio, cuando se está logrando tener los primeros clientes.
- Según el tipo de empresa, la cantidad de tareas que realiza el empresario puede ser abrumadora. En muchos casos, hace todas las tareas administrativas más las de gestión.
En el artículo anterior dejamos una pregunta: ¿Qué otras características agregarías? – Acá les dejo 2 más:
- Los datos de los clientes no son registrados o no están centralizados.
- El empresario no tiene tiempo para pensar en herramientas de gestión, salvo casos excepcionales, como lo fue el de la constructora Geosama, comentado en la parte 1.
Objetivos de una empresa. Áreas funcionales
Con lo comentado sobre el funcionamiento regular, es claro que los planes para pasar a funcionamiento estable dependerán de cada empresa.
En tal sentido, esto se puede lograr con un diagnóstico de la empresa, como un todo. Es decir, con un diagnóstico integral. Y si no es posible, debes al menos plantearte en qué áreas es clave mejorar.
El empresario y su equipo puede hacerse preguntas como:
- ¿Qué actividades son necesarias y cuáles están bien hechas?
- De las actividades necesarias, ¿cuáles deben mejorarse?
- ¿Qué actividades no estamos haciendo, que son necesarias para avanzar?
- Y así, responder a preguntas del tipo “qué” hacer para mejorar hasta alcanzar el funcionamiento estable.
Para que te ejercites un poco te dejo una pregunta: ¿qué áreas están presentes en tu empresa, aunque sea de manera incipiente?
En el caso de Donas Redoma y de Geosama, en funcionamiento estable tenían 4 áreas desarrolladas: finanzas, producción y operaciones, mercadeo y ventas, y gestión de la información.
Por otro lado, también estaban presentes en forma “mínima” las siguientes áreas:
- Dirección estratégica. Incluye la misión y visión, los valores, los objetivos estratégicos y el modelo del negocio.
- Liderazgo y toma de decisiones. Implica el estilo del liderazgo y las herramientas para la gestión y toma de decisiones.
- Estructura organizacional. Incluye: organización del trabajo y poder de decisión delegado.
- Talento humano: evaluación del desempeño; políticas, incentivos y beneficios; capacitación y clima organizacional.
- Gestión de la calidad: control de calidad de procesos, adopción de normas y modelos de calidad, registros (evidencia) para mejoramiento continuo y calidad del producto o servicio.
Las áreas funcionales de una empresa se mejoran de manera continua en las diferentes etapas: desde la puesta en marcha hasta la etapa “expansión o traspaso”.
Planes para pasar a funcionamiento estable
Con relación a los objetivos de una empresa y los planes para pasar a la etapa de funcionamiento estable, estos pueden ser enfocados de diversas formas. Una de ellas, que creemos es la forma idónea en mipymes, es crear planes por área funcional.
Por lo tanto, haremos referencia a las áreas que en términos comunes, deben desarrollarse a un nivel de capacidad medio o alto, para asegurar el funcionamiento estable.
Pero antes ¿qué es el nivel de capacidad? – El nivel de capacidad consta de prácticas que mejoran el resultado del área funcional. Al aumentar el nivel, se aseguran mejores resultados. Esto puede lograrse con un ciclo en espiral, basado en la mejora continua.
(1) Desarrollar el área de finanzas
En funcionamiento regular, el área finanzas es atendida por exigencia legal y por la necesidad de contabilizar lo que afecte el patrimonio. Por lo tanto es una de las áreas que más pronto se desarrolla en una mipyme. En nuestro enfoque, involucra 5 aspectos que denominamos subáreas:
- Pago de impuestos
- Registro contable
- Facturación
- Análisis de costes
- Indicadores financieros
Para cada subárea existe un deber ser, o lo esperado que ocurra en una empresa gestionada. El pago de impuestos, el registro contable y la facturación son actividades que realizamos regularmente.
En muchos casos, son actividades realizadas por el empresario. En otros, contrata por horas a un analista, sobre todo para la contabilidad y liquidación de impuestos.
Entre los objetivos de una empresa en funcionamiento estable, debe estar el aumento de la capacidad del área de finanzas. Esto es, asegurar que el pago de impuestos, el registro contable y la facturación se ejecuten con calidad.
En este caso, calidad es no incurrir en errores u omisiones que afecten el funcionamiento de la empresa. En muchos casos, los errores en estas actividades solo se detectan por auditorías. No de inmediato. Y pueden tener costes elevados.
Las subáreas “análisis de costes” e “indicadores financieros” son desarrolladas, comúnmente, cuando la empresa alcanza el funcionamiento óptimo. Sin embargo, dependerá del tipo de empresa.
Por ejemplo, cuando la fijación de precios (área de mercadeo y ventas) demanda conocer la estructura de costes, finanzas debería proveer la información. En tal caso, desarrollará el análisis de costes en funcionamiento estable.
(2) Desarrollar el área de producción y operaciones
Una empresa en funcionamiento estable tiene un producto o servicio para vender. Tiene clientes y logra facturar para mantenerse a flote. Esto implica que ha desarrollado en alguna medida, el proceso productivo. Ya sea la fabricación de bienes, la prestación de un servicio, la comercialización de productos, etc.
¿Qué aspectos incluimos en el área de producción y operaciones? – Incluimos 4 subáreas:
- Gestión de proveedores.
- Manejo de inventarios de insumos y materia prima.
- Planificación de la producción o del servicio.
- Gestión del nivel tecnológico de equipos y maquinarias.
Si bien las organizaciones realizan estas subáreas desde la etapa regular, en los objetivos de una empresa que quiera alcanzar un funcionamiento estable, debe estar el aumento de la capacidad de todas las subáreas señaladas.
Aspectos básicos de cada subárea
Para este caso, algunos elementos que deben considerarse por cada subárea son:
- Gestión de proveedores: criterios de selección, proveedores para cada insumo clave; calidad del producto entregado y confiabilidad en la entrega.
- Manejo de inventarios de insumos y materia prima: proceso de adquisición, recepción, sistematización y control de existencias; plan de compras según el inventario de productos o demanda de servicios.
- Planificación de la producción o del servicio: programación de la producción, pronóstico de la demanda, existencia de metas de ventas.
- Gestión del nivel tecnológico de equipos: planes de actualización del equipamiento para la operación y administración de la empresa; plan de capacitación en el manejo de equipos y maquinaria.
Según el tipo, los objetivos de una empresa para el área de producción y operaciones se enfocarán en todas o solo algunas de las subáreas.
Por ejemplo, Geosama hace hincapié en la planificación y diseño del servicio. Y de manera eventual, en la gestión del nivel tecnológico de equipos que utiliza. Mientras que JM Sports, por ser fábrica y además vender al menor, debe hacer hincapié en todas las subáreas.
En “producción y operaciones”… ¿qué subáreas desarrollas más en tu empresa?
Si una empresa tiene problemas en el área producción y operaciones, los costes se elevan y la calidad del producto o servicio disminuye. Una combinación peligrosa para la continuidad del negocio. ¡Puede entrar en la fase de declinación y desaparecer!
(3) Desarrollar el área de mercadeo y ventas
Del área de mercadeo y ventas hemos comentado detalles en otros artículos. En esta incluimos 8 subáreas:
- Relación con clientes
- Segmentación y posicionamiento
- Desarrollo de productos y servicios
- Fijación de precios
- Gestión de venta
- Distribución
- Nuevos mercados
- Exportaciones
Las comunes y que se desarrollan de manera progresiva, desde la etapa regular, son: relación con clientes, segmentación y desarrollo de productos y servicios.
Artículo recomendado: Mercadeo y ventas. Diagnóstico del área en Donas Redoma (parte 1)
Con estas subáreas, la empresa puede alcanzar el funcionamiento estable. Pero como siempre, depende del tipo de producto o servicio.
En el caso de empresas en los que los costes sean un elemento clave de los precios, en funcionamiento estable se desarrollan las subáreas “fijación de precios” y “gestión de ventas”.
- ¿Qué nos dice el manual sobre fijación de precios? – Desde la “puesta en marcha” el empresario debe establecer criterios para fijar el precio de sus productos o servicios. Debería identificar, al menos, los costes más importantes, así como mirar el precio del producto/servicio de la competencia.
- ¿Qué nos dice el manual sobre gestión de ventas? – Una vez superada la etapa “puesta en marcha”, es necesario fortalecer la fuerza de venta. Capacitar y crear material de apoyo son aspectos claves (la fuerza de venta es la combinación de personas, recursos y estrategias que hacen que los clientes paguen el producto o servicio, a cambio de resolver un problema o satisfacer un deseo).
Cuando una empresa está en funcionamiento óptimo, desarrolla la creación de nuevos productos, en función de los clientes. Esto implica un área con alto nivel de capacidad. Y un conjunto de áreas funcionales, trabajando de manera engranada.
(4) ¿Qué otras áreas necesitas para pasar a funcionamiento estable?
De las 12 áreas que identificamos, las que deben tener cierto nivel de capacidad son:
- Dirección estratégica
- Mercadeo y ventas
- Producción y operaciones
- Finanzas
- Talento humano
Pero como ya sabemos, cada empresa es única y tiene su propia organización formal e informal. Por lo tanto, no hay una receta única ni mucho menos. En cuanto a los objetivos, el área “dirección estratégica” es la responsable de su definición y seguimiento.
¿Qué otras áreas podrías estar mejorando para llegar – o mantenerse – en funcionamiento estable? – Algunas son las siguientes:
- Liderazgo y toma de decisiones.
- Normas ambientales y riesgo laboral.
- Estructura organizacional.
- Gestión de la información.
- Gestión de la calidad.
El nivel de capacidad alcanzado dependerá de las necesidades específicas. Y de las competencias y la inspiración del empresario, cuestiones claves en el proceso de moldear la organización de la empresa.
Objetivos de una empresa. ¿Está tu empresa en funcionamiento estable?
Para finalizar esta entrega, te recomiendo reflexionar sobre esta pregunta. Es probable que en algunos aspectos, tu empresa esté en un nivel de capacidad alto, mientras que en otros no.
¿En qué podría afectar una situación como esta, en el rendimiento de la empresa? – Es un pregunta que debes hacerte.
En fin, de todo lo comentado acá, una empresa en funcionamiento estable debe enfocarse en identificar las áreas funcionales que necesita para elevar la madurez de la organización como un todo, a partir del aumento del nivel de capacidad de cada área.
Recuerda que una empresa en funcionamiento estable factura regularmente, tiene clientes recurrentes; dispone de holgura financiera para contratar personal y delegar la administración.
Lecturas recomendadas para aprender más:
- ¿En qué fase del ciclo de vida está tu empresa?
- ¿Qué es una empresa exitosa? Experiencias y ejemplos.
- Gestión del cliente con un CRM. Caso: Batidos y Algo Más
¡Hasta pronto!
