Al tema organizativo en las empresas mipymes, le damos especial relevancia en nuestros blogs gestionar-fácil y emprender-fácil. La razón es que una buena organización funcional nos permite agilizar las actividades.
Por lo tanto, vale la pena insistir desde diferentes perspectivas sobre este punto.
Si conoces el modelo de áreas funcionales del que hablamos en diversas entregas, sabrás que reflejamos en él como área, la estructura organizacional.
Por supuesto, no es un área como lo es, por ejemplo, finanzas, mercadeo, producción o dirección estratégica. Es un área a la que no se le asigna colaboradores de manera permanente.
Sin embargo, involucra actividades que deben atender tanto el empresario como su equipo, evaluándolas con regularidad para mejorar la organización.
En muchos casos, en estas actividades tiene un rol protagónico el equipo que gestiona el talento humano.
En tal sentido, veremos algunos conceptos y parte de los estándares esperados en una mipyme para la organización funcional, con independencia de la etapa en que se encuentre.
Por supuesto, no esperamos una organización funcional óptima en una empresa que apenas comienza a facturar. Pero sí, en una empresa que transite la etapa de funcionamiento estable u óptima.
¿En qué consiste la organización funcional?
La organización funcional consiste en atribuir a las “unidades de trabajo” que se conforman en la empresa, ciertas responsabilidades por tipo. Por ejemplo, actividades de operaciones, de marketing, de finanzas, talento humano, calidad, innovación, etc.
En una estructura organizacional dividida según el criterio funcional, un gestor (o el propio empresario) dirige todo el conjunto. Es el director de la orquesta.
Y según sea el tipo de empresa, habrá ciertos niveles jerárquicos, inclusive dentro de áreas específicas: producción, mercadeo, finanzas, etc.
Cuando estamos en una empresa mediana o grande, con 250 o más empleados, el criterio funcional también se utiliza de manera sucesiva dentro de las áreas o unidades.
Sin duda, la organización puede tener otro tipo de estructura diferente a la jerárquica. Y puede hacer uso del enfoque de procesos para dar forma a la organización de actividades.
Pero siempre habrá áreas o unidades lógicas, que atienden actividades de la misma naturaleza.
Por ejemplo, no sería algo eficiente que el responsable de mercadeo hiciera actividades propias de producción. Aunque esto no implica que no conozca el proceso que permite la realización del producto o servicio.
Pero ¡ojo!, no es del todo descartable que el equipo “juegue” con colaboradores con competencias para atender todas o gran parte de las áreas. Según el tipo de empresa, esto podría ser viable y muy interesante.
Un paréntesis:
En el contexto de esta entrega, una lectura importante relacionada con la mejora de una organización en sus primeros pasos, es la siguiente: Modelo de reenfoque de áreas en mipymes.
Puedes revisarla al finalizar este corto artículo, para alinear su contenido con los aspectos señalados aquí.
Aplicaciones de la organización funcional
El modelo funcional es idóneo para organizaciones que inician su ciclo de vida, son pequeñas y ofrecen pocos productos o servicios.
En estas 3 características hay un reto básico que debe resolverse: fabricar y vender un producto o prestar un servicio a un segmento de clientes, que pueden en principio ser pocos o que son de difícil acceso.
Por lo tanto, la macro-actividad que demanda el ofrecimiento del producto o servicio suele ser el criterio a partir del cual se crean las áreas funcionales.
Pero claro está, el modelo funcional también lo utilizan empresas grandes que presentan condiciones como:
- Pequeña diversificación tecnológica o de productos (variedad mínima de productos o fabricación de todos, con una misma tecnología).
- Ejecución de sus operaciones en una misma área geográfica.
Es importante destacar que aun cuando una organización asuma o configure las áreas funcionales para operar, no significa que hay un colaborador (o un equipo) para cada área.
Por ejemplo, en las primeras etapas es probable que los responsables principales tengan que desplazarse de un área a otra o combinar cargos, según las necesidades y las competencias individuales.
Por lo tanto, en una microempresa el dueño no solo administra y toma decisiones, sino que puede ser el responsable del área de mercadeo y ventas.
Es evidente que esto también puede suceder en una organización grande, pero en casos excepcionales y según la complejidad de las funciones.
¿Qué hacer para tener una mejor organización funcional?
Para responder a esta pregunta, utilizaremos el formato de otros artículos, en los que hemos hecho referencia a 2 aspectos que consideramos importantes:
- Primero, haremos referencia a lo esperado (o al estándar) en una mipyme que hace las cosas bien.
- Segundo, te dejaremos preguntas para favorecer el enfoque en cada uno de los estándares señalados.
Esto lo repetiremos para todos los puntos que señalaremos. Es claro que no somos exhaustivos en la respuesta a “qué debemos mejorar para tener una mejor organización funcional”. Sin embargo, lo que compartimos da una idea clara al respecto.
(a) División del trabajo
Con respecto a la división del trabajo, mencionaremos 3 elementos que deben estar presentes en toda empresa:
(a.1) Descripción de la organización
La práctica esperada en una mipyme es: el empresario es capaz de describir la organización distinguiendo las áreas funcionales, los roles y los responsables asignados.
Para este estándar, algunas preguntas de enfoque son:
- ¿Cómo está dividido el trabajo en la empresa y entre los colaboradores?
- ¿Hay colaboradores o departamentos especializados?
- ¿Están las tareas claramente definidas y formalizadas?
- ¿Cuáles son las funciones más importantes de cada área?
- ¿Puedes pensar en otra forma para estructurar el trabajo?
(a.2) Grado de formalización de las funciones
La práctica esperada en una mipyme es: la empresa tiene una división del trabajo claramente especificada con normas y procedimientos documentados, respecto a las funciones y sus relaciones.
Algunas preguntas de enfoque son:
- ¿Cómo se establecen las normas y los procedimientos?
- ¿Están definidas por escrito y socializadas?
- ¿Los documentos están actualizados y hay un instructivo para tal fin?
- ¿El procedimiento se ajusta realmente a las reglas (normas) establecidas?
(a.3) Jerarquía en la división del trabajo
La práctica esperada en una mipyme es: existe una distribución jerarquizada a nivel de responsabilidades al interior de la empresa, manejando presupuestos independientes y sus propios recursos.
Algunas preguntas de enfoque sobre este punto:
- ¿Quién toma las decisiones?
- ¿Qué tipo de decisiones delega el empresario?
- ¿Quién decide en áreas como ventas, producción, finanzas, etc.?
- ¿Cómo defines los cargos de responsabilidad?
- ¿Qué responsabilidades tiene de cada uno?
- ¿Se disponen de presupuestos independientes para las áreas?
Las respuestas a todas estas preguntas pueden ayudarnos a reflexionar sobre la organización funcional. Es decir, no se trata de buscar o responder “bien”, sino de pensar en forma crítica para buscar mejoras en la organización.
(b) Distribución del poder de decisión
(b.1) Descripción del proceso de toma de decisiones
La práctica esperada en una mipyme es: el empresario es capaz de especificar la distribución de las distintas decisiones que se toman al interior de la empresa y los responsables de cada una de ellas.
Para este estándar, algunas preguntas de enfoque son:
- ¿Quién decide sobre las inversiones, los procesos de trabajo, el programa y la cantidad de producción, etc.?
- ¿Cómo se realiza la toma de decisiones a nivel estratégico?
- ¿Cómo se realiza la toma de decisiones a nivel operativo?
- ¿Existe capacitación para mejorar la toma de decisiones?
- ¿Se documentan las decisiones importantes para el seguimiento o la evaluación?
(b.2) Participación del personal en el proceso
Práctica esperada en una mipyme: la mayoría de los colaboradores cuentan con atribuciones para tomar decisiones en los ámbitos específicos bajo su responsabilidad. Asimismo, se da la posibilidad de participación mediante talleres y planificaciones.
Algunas preguntas de enfoque son:
- ¿Cómo participa el personal en las decisiones?
- ¿Cómo se delegan las atribuciones?
- ¿Qué herramientas y métodos utilizan para generar la colaboración del equipo?
Sin duda, las respuestas a todas estas preguntas facilitan conocer más nuestra organización. La toma de decisiones en microempresas suele ser una actividad relativamente sencilla. Mientras que en medianas empresas, es necesario delegar, en parte, el poder de decisión.
Por lo tanto debemos tener claro cómo es el proceso, quiénes pueden decidir y hasta dónde pueden comprometer a la empresa, sin recurrir a un nivel superior.
Para finalizar…
En fin, para tener una organización funcional óptima, lo esperado es que el empresario y su equipo pongan el foco en la división del trabajo y en la toma de decisiones.
Como parte de las ventajas de la organización funcional podemos citar:
- Control en el nivel de especialización por área funcional.
- Facilita el desempeño y eficiencia de cada trabajador.
- Comunicación directa más rápida o fluida, con las herramientas apropiadas.
- Mayor claridad sobre la distribución de las responsabilidades y del poder de decisión.
Pero como todo, este modelo también presenta desventajas, sobre todo si no es implementado con buenas prácticas, como las señaladas arriba. Algunas desventajas son:
- Se pueden presentar problemas en la delegación del poder de decisión y en la delimitación de responsabilidades.
- Mal implementado, puede generar competencia entre los “especialistas”. Suele ocurrir que algunos responsables de áreas tienden a imponer su punto de vista y su enfoque. Es decir, terminan generando conflictos.
- Es probable la presencia de tensión y conflictos por la rivalidad y la competencia. Lo que puede llegar a afectar el clima laboral.
- También puede ocurrir que no todos los responsables dediquen su esfuerzo a los objetivos de la organización. La autonomía puede dar lugar a conflictos en la empresa.
En resumen, la organización funcional debe abordarse con disciplina, dado que tiene impacto en la eficiencia de la empresa.
Así que lo esperado es que el modelo se implante con base en buenas prácticas, con sentido común y según el contexto de la empresa.
Para finalizar, con lo comentado aquí sobre qué es y cómo crear la organización funcional, es probable que tengas mucho por hacer.
En cualquier caso, nuestra recomendación es que pongas el foco en la organización para que agilice la eficiencia empresarial.
¡Muchas gracias por leernos!
