Modelos de diagnóstico organizacional para pymes

Conocer sobre modelos de diagnóstico organizacional es necesario para todo gestor o empresario.

Con lo que te explico en este post podrás identificar oportunidades y trazar rutas para de mejorar en tu pyme, sin invertir recursos extras o incurrir en pago a consultores.

El contenido que veremos para que aprendas a realizar diagnósticos en tu pyme, es el siguiente:

Para qué sirven los modelos de diagnóstico organizacional.
Modelo de diagnóstico rápido.
Modelo de reenfoque de áreas en pymes:
- Paso 1. Reconocer las áreas críticas
- Paso 2. Elaborar una lista exhaustiva de tareas
- Paso 3. Ubicar las tareas en las áreas, según su naturaleza
- Paso 4. Definir “quién, cómo, cuándo y con qué recursos”
- Paso 5. Puesta en ejecución de las áreas reorganizadas
Para cerrar: siguientes pasos…

¿Te interesa mejorar tu pyme todos los días para ser más productivo? Aquí te decimos cómo…

Para comenzar, quiero que veas las 6 áreas en las que se debe trabajar primordialmente para hacer un diagnóstico rápido en la empresa.

PRESTA ATENCIÓN:

Áreas que debes abordar para mejorar la gestión

La importancia radica en que un diagnóstico lleva a la organización a un proceso de cambio que le permite ajustarse a las necesidades de crecimiento.

Dicho esto…

¡Empecemos!

Modelos de diagnóstico organizacional

Antes de hablar de los modelos de diagnóstico organizacional, te comentamos algunos puntos que te interesarán como empresario pyme.

El artículo lo orientamos a un modelo aplicable al caso de pymes que tienen una “organización” de actividades en situación caótica.

Es decir, una organización en la que el equipo de trabajo realiza las tareas, pero sin claridad sobre quién hace qué y el logro de objetivos.

En otras palabras, nos referimos a una cierta situación de caos, en cuanto a confusión y desorden. Además de la existencia de “fuerzas y contrafuerzas”, que forman parte de ese “caos” en toda organización.

Por lo tanto, hablamos de una situación caótica que puede ser determinada con un diagnóstico rápido de la empresa.

Los modelos de diagnóstico organizacional se pueden aplicar en cualquier etapa de la empresa.

En este caso nos referiremos a una pyme que esté recorriendo las primeras etapas o, inclusive, que estando en funcionamiento estable, no ha gestionado el “orden” de manera apropiada.

Con este contexto, pasamos a responder dos preguntas:

¿Qué son los modelos de diagnóstico organizacional?
¿Cuál es su importancia?

Diagnosticar la organización es una manera efectiva de determinar las brechas entre el desempeño actual y el deseado, y cómo puede lograr sus objetivos.

Es común que se observe como un proceso que implica tres pasos:

Ingresar en un sistema humano (intervenciones).
Recopilar datos válidos sobre diferentes experiencias.
Retroalimentar al sistema para promover el desempeño.

Es un enfoque estructurado que evalúa la operación y la eficiencia de una organización.

También podemos señalar que el objetivo del diagnóstico es identificar los problemas que enfrenta la organización para determinar sus causas. Así, el o los responsables de la gestión podrán planificar soluciones.

Funcionamiento del diagnóstico organizacional

Una de las ideas clave en que se basa el diagnóstico organizacional es que en una empresa es frecuente que sus integrantes sean conscientes de tres aspectos:

las manifestaciones parciales de un problema (síntomas);
de que es necesario un proceso de síntesis (diagnóstico) para identificar el problema; y
de que se pueden proponer soluciones (terapia).

Retroalimentación o feedback:

Quizás esta sea una de las palabras claves en la aplicación de modelos para localizar los problemas en la pyme. La retroalimentación o feedback provee insumos.

Se consideran insumos, los datos, la información, el “saber-cómo”, y todos aquellos elementos presentes, que mal o bien, forman parte del sistema de actividades y de la organización.

Es claro que la comunicación es un componente importante en estos modelos, pues garantiza una retroalimentación efectiva y oportuna.

Entonces, los modelos de diagnóstico organizacional son herramientas para evaluar el funcionamiento de la empresa, determinar brechas entre la realidad y un punto de referencia deseado y, a partir de allí, proponer planes de mejora.

Distinción: caos no es sinónimo de fracaso.

Para aclarar la expresión “situación caótica” que utilizamos en la introducción, precisamos que esta no implica fracaso.

Muchas empresas con una organización caótica tienen clientes fieles y una facturación importante. Es más, pueden estar creciendo en ventas.

Pero, lo que sí implica este “caos”, es que es una pyme que ha venido conformándose de manera empírica. No controla la organización de actividades.

Por lo tanto, no es eficiente. Hay incertidumbre a lo interno de la organización. Y la delegación de tareas termina siendo un tema complejo para el empresario.

Un ejemplo es el caso de pymes en las que se inicia con pocos colaboradores, por lo que cada uno atiende tareas de muy diversos tipos.

En estos casos hablamos de “hombres orquesta”, pues “tocan” varios instrumentos a la vez. La dinámica se los exige.

En las primeras etapas, esta situación no representa obstáculos para avanzar en la consolidación del negocio.

El equipo produce el bien o servicio, factura, genera ingresos y el empresario reinvierte para continuar creciendo.

Pero, ¿qué ocurre cuando la empresa se hace cada vez más compleja?

Este “caos” se convierte en una barrera para avanzar. Es una situación inevitable.

Por lo tanto, toma fuerza la necesidad de poner orden. Es decir, de aplicar diagnósticos parciales o integrales, y planes de reenfoque de las áreas en la empresa.

Modelos de diagnóstico rápido

De acuerdo con lo expuesto hasta aquí, estamos en el caso de un empresario que ha ido creando áreas, propias de las organizaciones empresariales.

Estas áreas las atienden los colaboradores que van ingresando. Por ejemplo, mercadeo y ventas, producción del bien o servicio, inventarios, entre otras.

Y con el apoyo del empresario o, al menos, con su supervisión, la organización sigue avanzando.

Pero necesita poner orden y disciplina en la pyme para lograr mejores resultados.

En este contexto, lo primero que debemos identificar es cuáles son las áreas críticas en el negocio, que hacen posible el funcionamiento del mismo.

En nuestro enfoque, las áreas que sugerimos crear o desarrollar en las primeras fases son las siguientes:

Dirección estratégica
Administración
Producción y operaciones
Ventas y marketing
Facturación y tesorería
Talento humano

Para conocer los detalles de cada una de las áreas, y qué implican en su forma básica, debes leer el siguiente artículo: ¿Cuáles son las áreas en una empresa ideal?

Puedes estar considerando que existen otras áreas, que tu experiencia sugiere.

Sin embargo, en muchos casos, una pyme que se administre y gestione sobre la base de las 6 áreas indicadas, avanza con buen pie.

Es decir, puede avanzar para ir a una etapa de funcionamiento óptimo, en la que surgirán nuevas áreas.

Por ejemplo, áreas para la gestión de la innovación, para el aseguramiento de la calidad, entre otras. Esto siempre dependerá del tipo de empresa.

Entonces, para abordar estas áreas claves, podemos pensar en un modelo de diagnóstico “rápido”. Y que puedan ser aplicados por los propios colaboradores.

En tal sentido, proponemos un modelo básico, que denominamos modelo de reenfoque de áreas para pymes. Pasemos a ver sus detalles.

Modelo de reenfoque en pymes

Es importante señalar que este artículo solo describe algunos pasos sugeridos para cumplir con el propósito de reenfocar (reorganizar, reorientar, redefinir…) las áreas funcionales de la empresa.

Por tal motivo, ejemplos concretos los podrás abordar, junto con ejercicios sugeridos, en los cursos que te propondremos en breve.

Paso 1. Reconocer las áreas críticas de la empresa

Para identificar las áreas críticas que requiere tu pyme en particular, puedes hacerte preguntas sobre, qué grupos de tareas son una condición necesaria para la existencia de la organización.

Es decir, qué grupos de tareas permiten la existencia de la empresa, sin las cuales no podría operar.

Hay tareas básicas comunes en toda empresa. Por ejemplo, facturar, elaborar el producto o realizar el servicio (que implica muchas subtareas), atender clientes, resolver incidencias, comprar materia prima e insumos, etcétera.

Modelo de diagnóstico organizacional rápido, basado en un plan de reenfoque de áreas — Modelo de diagnóstico rápido, basado en un plan de reenfoque de áreas en la organización .

Pero también hay tareas no comunes que estarán presentes, según el tipo de pyme que tengas.

Por ejemplo, no es lo mismo una empresa que fabrica prendas de vestir o un tipo de calzado en particular, que empresas que prestan servicios profesionales en un sector específico.

En estas últimas es muy probable que haya tareas relacionadas con gestión de proyectos, seguimiento y control. Lo que no es común en empresas que venden a consumidores finales o fabrican con base en pedidos de clientes.

Entonces, lo primero es reconocer las áreas críticas o indispensables para la empresa.

Paso 2. Elaborar una lista exhaustiva de tareas

Esta actividad se puede realizar en reuniones de trabajo con una duración no mayor a 2 horas continuas, en la que se precisen las tareas ejecutadas por cada colaborador.

No es una evaluación; es simplemente la conformación de una lista exhaustiva de tareas.

¿Cuál es el propósito de elaborar una lista de tareas?

Con esta lista podrás conformar las áreas funcionales. Además, podrás identificar cuáles pertenecen a áreas críticas o cuáles pertenecen a áreas de apoyo, para el funcionamiento del negocio.

Tanto la identificación de las áreas críticas o claves para la empresa, como la lista de tareas, puede implicar o requerir 2 o más iteraciones.

Es decir, 2 o más reuniones de trabajo que permitan aclarar la definición de las áreas y de las tareas.

¡Este es un ejercicio interesante! Da lugar a una coevaluación…

Elaborar una lista exhaustiva de tareas... — Elaborar una lista exhaustiva de tareas es básico para poner orden y evitar al caos.

Sin duda, es un ejercicio que constituye a su vez una oportunidad para discutir con el equipo aspectos sobre el funcionamiento de la organización.

Y con seguridad, el propio ejercicio – la coevaluación – será parte del reenfoque de las áreas funcionales. Es un diagnóstico rápido.

Paso 3. Ubicar las tareas en las áreas, según su naturaleza

Con las áreas definidas y las tareas listadas y organizadas según su naturaleza o tipo, el paso siguiente es reorientar la organización de actividades.

En el caso de las áreas, arriba listamos las 6 que consideramos propias de pymes en sus primeras etapas: dirección estratégica, administración, producción y operaciones, ventas y marketing, facturación y tesorería, talento humano.

Pero es claro que esta es una propuesta general.

Por lo que como empresario, conocedor de su negocio, puedes plantearte grupos de actividades en función del tipo de empresa que estás desarrollando.

¡Cuidado! No hablamos de crear parcelas con pequeños “reyes” dentro de cada área. Hablamos de organización de áreas para un trabajo colaborativo.

Este paso es clave, porque nos prepara para definir 4 elementos importantes, en el paso siguiente del modelo de reenfoque.

Paso 4. Definir “quién, cómo, cuándo y con qué recursos”

Una vez identificadas las tareas y agrupadas en áreas funcionales, es esencial definir de forma explícita, al menos, los siguientes 4 elementos: quién, cómo, cuándo y con qué recursos.

Es decir, para cada tarea – según el tipo y complejidad – es necesario que señalemos:

¿Quién la ejecuta?
¿Cómo la realiza (pasos, instrucciones)?
¿Cuándo (si depende de otras), bajo qué condiciones?
¿Con qué herramientas y recursos?

Esta definición, en una organización en situación de caos, será de mucha utilidad para dar un salto en la eficiencia empresarial.

Sin duda, dará lugar a que cada colaborador tenga foco y control. Al menos en un primer “nivel”.

Si observas con cuidado, una organización en estas condiciones puede lograr la estabilidad, madurar y prepararse para un nuevo nivel de gestión.

Paso 5. Puesta en ejecución de áreas diagnosticadas y reorganizadas

Una vez que has reorganizado las áreas para cumplir con la misión de la empresa, y que has asignado las tareas según su naturaleza, el siguiente paso es acordar la implementación de las mismas.

El éxito de la implementación de las áreas identificadas y sus respectivas tareas depende del compromiso del equipo.

En tal sentido, es necesario lograr el consenso para asegurar que todos los involucrados participen de manera activa en la reorganización de las actividades.

Debes tener claro que cuando hablamos de consenso nos referimos a que el equipo acepta el compromiso de implementar las áreas.

Lo que implica que no tiene objeciones respecto a las tareas que le fueron asignadas.

En este punto, es probable que tengas que aplicar estrategias para minimizar la resistencia al cambio. Sobre este importante tema, te dejaremos una lectura adicional, al final del artículo.

Algunos modelos de diagnóstico organizacional nos plantean procesos diversos. Pero en pymes debemos elegir el camino práctico.

Un modelo como el propuestos es factible para evaluar, diagnosticar y resolver problemas.

Para cerrar: siguientes pasos

Para resumir, es muy importante que tengas en cuenta que el modelo de diagnóstico sugerido no es, de ninguna manera, una camisa de fuerza.

Según sea el tipo de empresa y las competencias de tu equipo, puedes crear una planificación propia para lograr el propósito de diagnosticar y reenfocar las áreas de la empresa.

Por encima de todo, lo importante es alcanzar un primer nivel con relación al orden en la ejecución de las tareas.

Es decir, ordenar la ejecución y definir diferentes aspectos como los siguientes:

¿Quién es el responsable de cada tarea?
¿Quién es el responsable de cada área?
¿Cómo debe realizar la tarea?
¿Cuándo y en qué condiciones?
¿Con qué medios, herramientas y recursos?

Todos estos son elementos que permitirán eliminar duplicidad de funciones, delegar en forma apropiada, eliminar costes, fomentar un mejor clima laboral, obtener el aumento de la satisfacción del cliente, etcétera.

Por otro lado, te adelanto algunas técnicas que puedes utilizar para llevar adelante el análisis, la evaluación y el diagnóstico organizacional con las personas que involucres.

Por ejemplo, son técnicas muy utilizadas las siguientes:

Cuestionarios y entrevistas.
La observación.
Análisis de registros y documentos.
Análisis de datos e información.
Equipos de tareas y grupos de tareas.
Talleres para identificación y resolución de problemas.
Programas de entrenamiento.
Registro y examen de incidentes críticos.

En fin, hasta aquí esta lectura que da inicio a una ruta de trabajo, con base a un plan de reenfoque de áreas en las pymes.

Siguiente paso:

Un siguiente paso que te sugerimos es abordar una serie de artículos en los que planteamos prácticas y detalles para las áreas señaladas:

¡Muchas gracias por leernos!