Planes de mejora por áreas funcionales, en mipymes

¿Cuándo aplicar planes de mejora por áreas funcionales en tu mipyme? Las áreas funcionales no son más que grupos de tareas de naturaleza similar, ejecutadas por uno o más colaboradores.

Por ejemplo, en tu mipyme tendrás responsables del área mercadeo y ventas. El propósito del área se alcanza realizando un conjunto de tareas. Estas suelen ser similares en cuanto al qué, y particulares en cuanto al cómo, para cada tipo de empresa.

Pero antes de entrar en el tema que nos ocupa en esta entrega, es importante que consideres lo siguiente:

Este artículo está orientado al caso de empresas mipymes que tengan una organización de actividades diagnosticada como “regular”. Es decir, una empresa en la que el equipo de trabajo realiza las tareas y se cumple el propósito de las áreas. Pero en las que falta foco, control y colaboración.

En tal sentido, hablamos de una situación regular, que puede ser “determinada” con un diagnóstico rápido de la empresa. En particular, en sus primeras etapas, previas al funcionamiento óptimo.

En consecuencia, en este caso nos referimos a mipymes que están recorriendo las primeras etapas. Y también, a empresas  que estando en funcionamiento estable, no haya gestionado la organización de actividades, de manera apropiada.

Por lo tanto, si estás en este contexto, esta ruta es para ti… ¡Sigamos! ¡vamos a por los planes de mejora por áreas!

Crecimiento de una mipyme:

¿Qué es lo común en empresas creadas desde “cero”? Después de validada la idea, el emprendedor pone en marcha la empresa. Inicia con actividades básicas: realizar el producto o servicio, buscar clientes, vender y reinvertir. Cuando todo marcha bien, crecen las ventas. Es decir, requiere más capacidad operativa, por lo que incorpora personas, herramientas, métodos, conocimientos…

Este crecimiento da lugar a nuevas tareas o al desglose de otras, que se van configurando, ya sea de forma deliberada o no. Como resultado, surge cierta incertidumbre a lo interno de la organización. Y en algunos casos, la delegación de tareas resulta compleja para el empresario.

Por lo tanto, toma fuerza la necesidad crecer con un engranaje adecuado. Es decir, con la aplicación de planes de mejora por áreas funcionales.

Planes de mejora por áreas, en mipymes

Primero vamos a aclarar qué es un plan de mejora por áreas en el contexto de este artículo.

Podemos decir que un plan de mejora por áreas es un conjunto de acciones diseñadas para conseguir un incremento en la calidad y el rendimiento de los resultados de una organización. Aunque puede ser de un área en particular, claro está.

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Por otro lado, es clave tener presente que el plan de mejora por áreas no se centra en problemas esporádicos. En su lugar, se dirige hacia problemas “crónicos”. Porque son estos los responsables de la falta de eficiencia que se manifiesta de diversas formas.

Además, los planes de mejora por áreas deben ser proactivos. Es decir, dirigirse a mejorar la gestión de un área, un servicio, un proceso o de toda la organización. En todo caso, su planificación y desarrollo requiere de acciones determinadas, de forma que aseguren el éxito.

Si regresamos al contexto de esta entrega, estamos en el caso de un empresario con una micro, pequeña o mediana empresa, que está creciendo.

Y tal como indicamos, ha ido creando áreas de trabajo, atendidas por los colaboradores. Por ejemplo, mercadeo (marketing) y ventas, producción del bien o servicio, contabilidad y finanzas, control de inventarios, entre otras.

Buscar siempre apoyo para mejorar

Sin embargo, como empresario estás buscando apoyo para mejorar la organización. Por lo que una opción, dado que tienes una organización mínima funcionando, es aplicar planes de mejora por áreas funcionales.

La decisión sobre qué áreas abordar puedes tomarla a partir de la evaluación que con tu equipo, hagas de cada una. Asumiendo que cuentas con pocos recursos, debes apoyarte en tus colaboradores, logrando el compromiso de cada uno.

Aquí es donde también entra la opción de formar a tus colaboradores con cursos online, como una opción para hacer un upgrade del equipo, sea en áreas técnicas como diseño, así como áreas de gestión de recursos como marketing.

En nuestro enfoque, las áreas que sugerimos desarrollar y/o mejorar en una primera instancia, son las siguientes:

• Dirección estratégica.
• Administración.
• Producción y operaciones.
• Ventas y marketing.
• Facturación y tesorería.
• Talento humano.

Para conocer los detalles de cada una de estas áreas y qué implican, en su definición básica, debes leer el siguiente artículo: ¿Cuáles son las áreas en una empresa ideal?

También hay otras áreas

Sin duda, existen otras áreas dentro de las señaladas. Sin embargo, una mipyme que se gestione sobre la base de las 6 áreas indicadas, puede crecer sin parar.

Es decir, puede crecer para ir a una etapa de funcionamiento óptimo, en la que surgirán nuevas áreas funcionales. Para aclarar este punto, cuando hablamos de la etapa funcionamiento óptimo o expansión, nos referimos a una empresa que tiene un nivel de madurez importante. Y en la que cada área ha logrado niveles de capacidad altos.

¿Qué significa que un área tenga capacidad? Pues es un área que logra sus objetivos según lo esperado. Está claramente definida y los colaboradores la mejoran. Si hay cambios de personal, su rendimiento no es afectado, pues hay capacitación y todo está documentado.

Para que un área tenga “alta capacidad”, la empresa cuida de que se describa detalladamente las entradas, herramientas, técnicas y salidas del proceso que involucra. Sin duda, es un área tiene capacidad de respuesta ante situaciones no comunes o imprevistas.

Sea cual sea la área a mejorar, se han de dar siempre una serie de condiciones para ello como puedes ver en la siguiente infografía:

Pasos sugeridos para crear planes de mejora por áreas

La creación de planes de mejora puede realizarse aplicando diferentes métodos y enfoques. Es muy probable que en algún momento, hayas realizado algún plan siguiendo unos pasos específicos.

Pero en nuestro caso, veremos los aspectos básicos para tal propósito. En primer lugar, hablamos del insumo necesario. En segundo lugar, los pasos para plasmar el plan de mejora. Y por último, la forma de medir el resultado en función de lo esperado.

Resultado de los diagnósticos, insumo clave

Tal como indicamos, el plan de mejora se dirige a atender ciertos tipos de problemas “crónicos”. La determinación de este tipo de problemas se puede lograr con diagnósticos organizacionales, como lo comentamos en el artículo “diagnóstico organizacional (integral) para mipymes”.

El diagnóstico bien realizado nos brinda datos e información sobre la situación actual. Es decir, nos permite identificar problemas que demandan atención para mejorar la eficiencia del área o, en general, de la empresa.

Defina objetivos y metas de manera clara

Por otro lado, un elemento importante para medir el resultado de la aplicación del plan, son las “expresiones de logro”. Es decir, la declaración de los objetivos y metas que se persiguen con el plan.

¿Qué es una meta?

La meta es una condición, resultado, hito o conjunto de condiciones que una organización se plantea alcanzar en un plazo dado. En tal sentido, las metas pueden ser de corto, mediano o largo plazo.

Una meta de corto plazo es medible, precisa, en cierta forma semejante a un objetivo. Las metas de mediano y largo plazo son comparativamente abstractas, intangibles y menos fáciles de medir.

Ejemplos de metas de corto plazo para una mipyme pueden ser: aumentar los niveles de ventas trimestrales, reducir los costes, elevar el nivel de servicio al cliente.

Los objetivos son acciones concretas que se llevan a cabo con un propósito en particular. Un objetivo plantea una serie de acciones para alcanzar una meta.

Por ejemplo, una meta  puede ser “alcanzar mayor cuota de participación en el mercado”. En este caso, los objetivos podrían ser:

• activar nuevos canales de comercialización en los 2 meses próximos;
• implementar una campaña de mercadeo; e
• incrementar los niveles de producción en las próximas 2 semanas.

Otros ejemplos de objetivos empresariales pueden ser: medir la rentabilidad de una agencia o sucursal y determinar la efectividad de una campaña publicitaria.

En síntesis los objetivos son cursos de acción que seguimos para el logro de las metas. Debemos tener en cuenta que las metas y los objetivos son conceptos que se complementan.

Diseña y ejecuta un plan de mejora

Para diseñar un plan de mejora puedes considerar los aspectos siguientes:

• Opciones para solucionar el problema o situación que demanda mejora.
• Costes aproximados de las soluciones.
• Plazo en que se debe implantar la solución.
• Beneficios que obtendrá la empresa como resultado del plan.
• Formas de medición de resultados.

Sin duda, estos son aplicables según el caso, por lo que debes considera el contexto y diseñar el plan en función del mismo.

Todos ellos deben estar alineados con las metas y objetivos que hayas definido. Puede ocurrir que el plan y su ejecución se gestionen como un proyecto.

En tal caso, se definirán todos los puntos que demanda un proyecto. Entre ellos,  el inicio y el fin del mismo, recursos, responsables, hitos de control, gestión de la información y de la comunicación, métricas e indicadores, cronograma de actividades.

En fin, con independencia de la forma en que se diseñe y se ejecute el plan, este debe aplicarse en un tiempo razonable. El seguimiento del mismo es parte del diseño del plan, para realizar ajustes y asegurar el logro de los objetivos.

Por otro lado, recuerda que los planes de acción nunca deben ser impuestos. En tal sentido, el éxito del mismo depende en gran medida del compromiso del equipo. Por ello afirmamos que el compromiso es clave. Y no olvides la gestión el cambio.

Revisa el progreso

Al ejecutar un plan de mejora, la revisión del progreso del mismo es una tarea obligatoria. Esta revisión dependerá del tipo de plan que se esté ejecutando.

Pero lo ideal es, en todos los casos, tener alguna forma de medición. Es decir,  métricas e indicadores que den cuenta del logro o no de los objetivos propuestos.

Ejemplos de planes de mejora los podrás abordar, junto con ejercicios sugeridos, en los cursos que te propondremos realizar en breve. Recuerda que estamos transitando una ruta de aprendizaje.

Clave: definir “quién, cómo, cuándo y con qué recursos”

Muchas de las tareas del plan de mejora deben estar claramente definidas. Por lo tanto, aparte de describir la acción correspondiente, es necesario, según sea tu tipo y complejidad, que señalemos:

• quién la ejecuta;
• cómo la realiza (instrucciones) ;
• cuándo (si depende de otras);
• bajo qué condiciones; y
• con qué herramientas y recursos.

Esta definición será de mucha utilidad para lograr el éxito del plan de mejora. Sin duda, dará lugar a que los responsables tengan foco y control.

Siguientes pasos…

Por encima de todo, lo importante es lograr un aprendizaje continuo al aplicar planes de mejora en la organización. Cada experiencia dará lugar a lecciones aprendidas, lo que nos preparará para el próximo intento.

Digamos que son retos. Y como sabemos, los retos son uno de los elementos que hacen a un empresario exitoso.

Por tal motivo, comienza con un plan de mejora para una situación problemática “no compleja”, dentro de una de las áreas funcionales. Experimenta, aplica tus conocimientos y, muy importante, el “sentido común”.

La idea es obtener resultados de forma rápida para tomar confianza y avanzar. No comiences con un plan complejo, lleno de riesgos y difícil de medir. No abarque varias áreas al mismo tiempo.

Ahora bien, terminada esta lectura, el siguiente paso es realizar un primer curso que te apoyará aún más en los pasos sugeridos. El curso estará disponible en breve en nuestra plataforma de aplicaciones Platzilla. ¡Déjanos tus datos en el chat para mantenerte informado…!

Gracias por leernos. Hasta pronto.

Lecturas recomendadas:

• Funcionamiento de una empresa “ideal” (caso mipymes)
• ¿Cómo vencer la resistencia al cambio organizacional?