En esta oportunidad quiero dejarte una lectura sobre una herramienta básica, pero bastante útil: el diagrama de las seis palabras.
En un mundo empresarial repleto de información y conceptos complejos, a veces, lo más efectivo es lo más simple. El diagrama de las seis palabras es una herramienta básica, pero sorprendentemente poderosa que puede proporcionar claridad y dirección a tu pyme.
Además, el diagrama de las seis palabras se convierte en una herramienta esencial en la planificación empresarial al proporcionar una base sólida y clara para definir los valores y objetivos de tu pyme.
Y, al explorar el diagrama de las seis palabras en la planificación empresarial, es fundamental considerar elementos clave para el crecimiento, como se detalla en mi vídeo: La planificación empresarial: elementos a tener en cuenta para crecer.
El diagrama de las seis palabras, como una técnica sencilla, te desafía a condensar la esencia de tu negocio en tan solo seis palabras.
Puede parecer un desafío, pero es una manera efectiva de definir tus valores, objetivos y propósito en una sola declaración concisa.
Por ello, en este post, exploraremos cómo aplicar este método a tu pequeña o mediana empresa.
Te expondré cómo el diagrama de las seis palabras puede ayudarte a comunicarte de manera más efectiva con tus empleados, clientes y socios comerciales, y cómo puede ser una herramienta valiosa para la toma de decisiones estratégicas.
Si estás listo para simplificar tu mensaje y enfocar tu negocio, sigue leyendo para aprender más sobre esta práctica técnica de gestión.
Iniciemos con…
¿Qué es el diagrama de las seis palabras?
Ciertamente, el diagrama de las seis palabras es una técnica de planificación empresarial que se basa en la simplicidad y la claridad.
Permite resumir la estrategia de una empresa en seis palabras clave, lo que facilita la comunicación y la ejecución de objetivos empresariales de manera efectiva.
Veamos…
Las seis palabras: cuándo, cómo, dónde, qué, quién y el porqué
Esta es una sencilla técnica de análisis, pero de gran utilidad.
Nos permite asegurar que haremos las preguntas más importantes de cada situación o problema que debamos analizar en nuestra pyme.
Las seis palabras clave en el diagrama son:
- Cuándo: Define el momento en el que se llevarán a cabo las acciones o estrategias planificadas.
- Cómo: Describe la forma en que se ejecutarán esas acciones, detallando los métodos y procesos involucrados.
- Dónde: Indica el lugar o los canales a través de los cuales se implementarán las estrategias.
- Qué: Define con precisión las metas, objetivos y resultados deseados que se espera lograr.
- Quién: Identifica a las personas o equipos responsables de llevar a cabo las acciones planificadas.
- Por qué: Establece la justificación y el propósito detrás de cada estrategia, ayudando a mantener el enfoque en los objetivos y la misión de la empresa.
Por lo tanto, la técnica nos permite, en esencia, someter el problema a un “interrogatorio” precedido por estas 6 palabras.
Además, al apoyarse en la técnica tormenta de ideas, fomenta la creatividad y propuesta de alternativas, tal como lo requieren muchos problemas en la organización.
Sin duda, es también un medio para el consenso y para fomentar el compromiso de los colaboradores.
Cómo implementar el diagrama de las seis palabras
Implementar el diagrama de las seis palabras es esencial para una planificación empresarial efectiva.
Este enfoque simplifica la estrategia al abordar cuándo, cómo, dónde, qué, quién y por qué en cada proyecto, proporcionando claridad y dirección a tus acciones comerciales.
Pasos para aplicar el diagrama de las seis palabras
Para aplicar el Diagrama de las Seis Palabras de manera efectiva, debes seguir ciertos pasos clave.
Primero, describir el problema con precisión, lo que implica comprender a fondo la situación que enfrentas.
Segundo, debes crear una tabla que contenga las preguntas clave: cuándo, cómo, dónde, qué, quién y por qué.
Tercero, revisar las reglas del Brainstorming para fomentar la generación de ideas.
Cuarto, se llevan a cabo una o más reuniones de lluvia de ideas para explorar soluciones. Luego, se analizan y maduran las ideas presentadas durante el Brainstorming.
Sexto, se seleccionan las causas más viables o relevantes. Finalmente, debes evaluar cuándo es y cuándo no es un problema, lo que te permite determinar si vale la pena abordarlo.
Estos pasos te ayudarán a aplicar eficazmente el Diagrama de las Seis Palabras en la planificación empresarial.
Ahora, detallemos cada paso.
Paso 1. Describir el problema con precisión
Sin duda, esto implica sumergirse en la situación, identificar sus aspectos más relevantes y comprender a fondo todos los detalles involucrados.
Además, al describir el problema con precisión, te aseguras de que no se escape ningún elemento importante. Esto sirve como la base sólida para el proceso de solución de problemas.
Asimismo, cuando puedas definir claramente el problema, puedes enfocar tus esfuerzos en encontrar soluciones efectivas y no perder tiempo ni recursos en aspectos irrelevantes.
También, esta descripción precisa es esencial para comunicar el problema a otras partes interesadas y para garantizar que todos estén en la misma página al abordar el desafío empresarial.
Paso 2. Crear una tabla con las preguntas clave
Esta tabla es una herramienta esencial que te ayuda a organizar y estructurar tus pensamientos.
Incluye las seis palabras clave: Cuándo, Cómo, Dónde, Qué, Quién y Por qué.
Bajo cada una de estas categorías, anotas las preguntas específicas relacionadas con el problema que estás abordando.
Al formular estas preguntas clave, estás dirigiendo tu enfoque hacia aspectos particulares del problema.
Esto te permite explorar a fondo cada aspecto y comprender la situación desde diferentes perspectivas. La tabla de preguntas clave actúa como un mapa que te guía a lo largo del proceso de resolución de problemas y te ayuda a recopilar información relevante para tomar decisiones informadas y exitosas.
Es una herramienta valiosa para estructurar tu pensamiento y asegurarte de que no dejes ningún aspecto sin explorar.
Paso 3. Revisar las reglas de Brainstorming
El Brainstorming es una técnica que fomenta la generación de ideas creativas y soluciones.
Durante esta etapa, es importante recordar y aplicar las reglas básicas del “Brainstorming”.
Estas reglas incluyen:
- La suspensión del juicio,
- Generación libre de ideas,
- La cantidad sobre la calidad,
- El fomento de la participación de todos.
- Y, la combinación de ideas.
Al seguir estas reglas, se crea un ambiente propicio para la creatividad y la colaboración.
Es fundamental permitir que las ideas fluyan sin restricciones y evitar críticas prematuras. Este enfoque abierto y sin prejuicios garantiza que se exploren todas las posibles soluciones al problema.
Paso 4. Efectuar una o más reuniones Brainstorming
Durante estas sesiones, se reúnen todas las partes interesadas para generar una amplia gama de ideas y soluciones relacionadas con el problema en cuestión.
Es importante fomentar la participación activa de todos los participantes y garantizar un ambiente libre de juicios críticos.
Las reuniones de lluvia de ideas pueden ser altamente productivas y creativas, ya que las diversas perspectivas y enfoques contribuyen a la generación de ideas únicas.
Después de estas reuniones, se obtendrá una lista de posibles soluciones y se dará paso a la siguiente etapa de análisis y evaluación de las ideas.
Paso 5. Analizar y madurar las ideas expuestas
Es el momento de revisar detenidamente todas las soluciones y conceptos generados durante las sesiones de lluvia de ideas.
El objetivo aquí es examinar cada idea con un enfoque crítico y determinar su viabilidad y relevancia para abordar el problema en cuestión.
Se pueden utilizar criterios como la eficacia, la factibilidad y el impacto potencial. A menudo, es necesario refinar y desarrollar aún más las ideas iniciales para convertirlas en soluciones prácticas y efectivas.
Este paso implica un proceso de selección y priorización, lo que conduce a un conjunto más pequeño de ideas que serán evaluadas en la etapa siguiente.
Paso 6. Selección de causas
Es esencial para identificar las razones fundamentales detrás del problema. Aquí, se analizan las ideas desarrolladas en el paso anterior y se buscan las causas subyacentes que contribuyen al problema.
Es importante investigar a fondo y cuestionar por qué existe el problema, en lugar de simplemente abordar los síntomas superficiales.
Al comprender las causas raíz, es posible crear soluciones más efectivas y duraderas.
Durante este paso, se pueden utilizar herramientas como el diagrama de espina de pescado (Ishikawa) o el análisis de los “5 por qué” para profundizar en las causas del problema.
La identificación precisa de las causas es crucial para el éxito de la resolución.
Es probable que surjan muchas causas.
Si este es el caso, una opción es que el grupo vote o elija, por algún medio, el 20% de las causas que crean el 80% del problema.
Ley de Pareto:
Paso 7. “Cuándo es” y “Cuándo no es” problema
Se enfoca en delinear claramente los límites y las circunstancias en las que el problema se presenta.
Esto implica definir cuándo un problema es relevante y cuándo no lo es. Establecer estos parámetros es fundamental para evitar la pérdida de tiempo y recursos en la resolución de problemas que no requieren atención inmediata.
Al comprender en qué contextos surgen el problema y cuándo no es una preocupación, se pueden asignar recursos de manera más efectiva y garantizar que las soluciones se dirijan a los problemas que realmente importan.
Este paso ayuda a optimizar la toma de decisiones y priorizar los problemas en función de su impacto y urgencia en un contexto específico.
Ejemplos de aplicación del diagrama de las seis palabras
Veamos algunos ejemplos:
Caso 1: Mejorando la atención al cliente
Imaginemos una empresa que ha estado recibiendo comentarios negativos de los clientes sobre la atención al cliente.
Para aplicar el Diagrama de las Seis Palabras en este caso, comienza por describir el problema con precisión: la percepción de los clientes de una atención insatisfactoria.
Después, crea una tabla con las seis preguntas clave: Cuándo, Cómo, Dónde, Qué, Quién y Por qué.
- Cuándo : ¿Cuándo experimentarán los clientes problemas con la atención? En este caso, puede ser durante las horas pico o los fines de semana.
- Cómo : ¿Cómo se lleva a cabo la interacción con el cliente? ¿Cuáles son los métodos de comunicación utilizados?
- Dónde : ¿Dónde se produce la mayoría de los problemas de atención al cliente? ¿En la tienda física o en línea?
- Qué : ¿Qué problemas específicos mencionan los clientes? ¿Largas esperas, falta de conocimiento del personal, respuestas poco claras?
- Quién : ¿Quiénes son los empleados involucrados en la atención al cliente? ¿Todos los empleados están al tanto de las mejores prácticas?
- Porqué : ¿Por qué se producen estos problemas? ¿Falta de formación, subestimación del volumen de clientes?
Al completar esta tabla con respuestas y observaciones, la empresa podría realizar reuniones de lluvia de ideas para generar posibles soluciones sobre cómo abordar estos problemas.
Después, el análisis y la maduración de estas ideas llevarán a la selección de causas, permitiendo a la empresa priorizar y resolver eficazmente los problemas de atención al cliente.
Caso 2: Optimizando el flujo de trabajo en el área de producción
Una fábrica que experimenta cuellos de botella en su proceso de producción podría utilizar el Diagrama de las Seis Palabras para optimizar su flujo de trabajo.
Al describir el problema en términos de retrasos y eficiencia reducida, pueden aplicar las mismas seis preguntas para identificar las áreas problemáticas.
Luego, tras las reuniones de lluvia de ideas y el análisis de las mismas, pueden seleccionar las causas principales que contribuyen a los cuellos de botella, lo que les permite implementar mejoras y soluciones específicas.
Caso 3: Ajustando la estrategia de marketing y ventas
Una empresa que experimente una disminución en las ventas podría aplicar el Diagrama de las Seis Palabras para analizar la situación.
Describe el problema de manera más detallada, quizás identificando una caída en las ventas de un producto en particular.
Utilizando las seis preguntas, pueden explorar cuándo ocurre esta disminución, cómo los clientes interactúan con el producto, dónde se venden en su mayoría, qué factores pueden estar contribuyendo a la disminución, quiénes son los principales actores involucrados y por qué se está produciendo esta disminución.
Luego, al analizar y madurar las ideas y seleccionar las causas subyacentes, la empresa puede ajustar su estrategia de marketing y ventas de manera más efectiva y enfocada.
Conclusión
En resumen, el Diagrama de las Seis Palabras es una poderosa herramienta que puede transformar la forma en que las pequeñas y medianas empresas abordan los desafíos y oportunidades.
Ofrece beneficios clave, como mejorar la comunicación, identificar problemas de manera efectiva, establecer metas claras y fomentar la innovación.
Este enfoque puede aplicarse en diversas áreas, desde la atención al cliente hasta la estrategia de marketing y la optimización del flujo de trabajo.
Ahora es el momento de considerar cómo puedes incorporar esta técnica en tu empresa para impulsar el crecimiento y el éxito.
Y, si llegaste a este blog en búsqueda de apoyo para emprender o mejorar tu empresa, te recomendamos, después de esta lectura, el artículo: Planificación estratégica: Proyecta tu empresa.
Gracias por leernos.
