La claridad en el servicio de atención al cliente simplifica y otorga fluidez al proceso de comunicación entre la empresa y el consumidor.
¿Tu cliente malinterpreta el mensaje, oral (en persona o telefónico) o escrito, que le deseas transmitir?, ¿dejas de concretar ventas?
Pues, el objetivo de este post es enseñarte a aplicar el principio de claridad en la atención al cliente, para mejorar la eficiencia en los procesos de tu pyme.
Para ello, desarrollaré el siguiente contenido:
- ¿Qué es el principio de claridad en la atención al cliente?
- Importancia de la claridad en el servicio de atención al cliente.
- Buenas prácticas del principio de claridad para pymes.
- Conclusiones.
Para comenzar veamos 4 datos de interés sobre la claridad en el servicio de atención al cliente.
Ciertamente, un mensaje claro aflora ideas, despierta emociones y genera actitudes en el consumidor. ¿Estás listo para atraer la atención de tu cliente?
¿Qué es el principio de claridad en el servicio al cliente?
La claridad en el servicio de atención al cliente consiste en transmitir un mensaje o explicación técnica, asociada a los productos o servicios que ofrece la empresa, de manera sencilla.
Ciertamente, la claridad es un principio en la comunicación, que significa nitidez al atender.
En consecuencia, el vendedor debe desarrollar la habilidad de plantear sus argumentos de forma organizada, empleando un lenguaje oral o escrito, fácil de entender, para cualquier consumidor.
Así, su discurso será creíble y atractivo.
Este principio responde a: ¿Cómo nos comunicamos con el cliente?
Por tanto, puede ayudar a evitar la confusión en el mensaje; en sí, es un factor clave para comunicarte con tu cliente de manera efectiva.
Principios básicos que promueven la claridad en el servicio de atención al cliente
A continuación, te presento los principios que te permitirán ofrecer calidad del servicio y satisfacción del cliente, enfocándote en mejorar la atención del cliente, promoviendo la claridad que el cliente espera del servicio.
Esta experiencia del cliente se logra identificando las necesidades del cliente, para adecuar la calidad de servicio en el proceso de ventas, para esto, debes asegurarte que tu equipo de ventas conozca estos principios:
1. Emplea un tono de voz adecuado
Debes considerar que, un mismo mensaje se puede interpretar de forma distinta dependiente del tono de voz.
Si la comunicación es oral, la entonación, el énfasis y las pausas, hacen que el agente de ventas transmita con mayor claridad sus planteamientos al cliente.
2. Planifica y organiza tus ideas
El vendedor debe tener claridad en la información que desea transmitir y como abordar al cliente, a través de una argumentación sencilla.
Ten cuidado en no improvisar, debes cumplir con las expectativas, para crear una relación con tus clientes a través de un mejor servicio.
3. Evita el uso de un lenguaje técnico e incomprensible
Un buen vendedor actúa como un maestro nato, convirtiendo lo complejo en algo simple y fácil de entender para el cliente; que el cliente tenga la información relevante de los productos y servicios que el desea.
4. Adapta tu discurso al cliente
Ten en cuenta que cada consumidor es único, por lo que tiene requerimientos y una capacidad financiera distinta.
Entonces, ¡sé empático, ofrece soluciones claras y a su medida!
5. Escucha a tu cliente
Esto te permitirá saber, si comprendió el mensaje o si necesitas simplificar o reforzar la argumentación. También, podrás responder a sus preguntas, sé proactivo, ten preparadas algunas respuestas a preguntas frecuentes.
Es aquí donde tienes oportunidades para mejorar las habilidades de escucha activa, dando lugar a que puedas dejar una buena impresión en los clientes potenciales; y, al escuchar a tus clientes, también, podrás resolver los problemas de los clientes con facilidad.
Importancia de la claridad en el servicio de atención al cliente
La claridad en la comunicación es de vital importancia, porque cuando no entendemos al emisor del mensaje, tendemos a interpretar lo que nos quiere decir.
Al no trasmitir una idea de forma clara, el cliente puede malinterpretarnos.
En consecuencia, el proceso de comunicación se torna ineficaz, pudiéndose generar malentendidos que resten ventas a la empresa.
Ciertamente, un vendedor que desee prestar un buen servicio al cliente debe comunicarse con claridad, para resolver las necesidades de los clientes.
Así, en la medida en que desarrolle la habilidad de transmitir sus ideas con nitidez, podrá ofrecer soluciones efectivas al consumidor, dando una experiencia de compra que permita satisfacer las necesidades de los clientes.
Por esta razón, el personal de atención al cliente debe explicarle, paso a paso, la información relevante, en el momento adecuado; por ejemplo, las características del producto o servicio que ofrece la empresa, la relación costo-beneficio de la inversión, y, el tiempo en que verá los resultados.
Sin duda, de esta manera estarás generando confianza.
Toda esta información permitirá que nuestro consumidor se sienta confiado y así establecer un vínculo, porque tendrá un panorama claro, sabrá qué acciones emprender y estará abierto a cambios imprevistos.
En general, lograrás que tus clientes estén satisfechos.
El cliente valora la claridad de la información que transmites. Si el producto o servicio de tu empresa no logra “sanar su dolor”, lo correcto es hacérselo saber.
Resumiendo… claridad en el servicio de atención al cliente
El principio de claridad en la comunicación genera relación con los clientes, que se traducen en lealtad hacia tu negocio. Es por esta razón su importancia.
En consecuencia, el cliente tendrá la certeza que tu empresa está a su lado, buscando las mejores opciones para él.
Un cliente informado con claridad es un cliente feliz, empoderado en la toma de decisiones, ya que conoce los beneficios y riesgos implícitos en el proceso, todo esto es relevante en el momento adecuado.
Por ello, te recomiendo establecer una comunicación clara con tu cliente, bríndale toda la información necesaria y gana su lealtad; verás como incrementan las ventas de tu pyme.
Buenas prácticas del principio de claridad para pymes
A continuación, te presento una lista de buenas prácticas del principio de claridad en el servicio de atención al cliente, aplicables en pymes.
7 Buenas prácticas del principio de claridad
Son siete prácticas que podrás aplicar en tu empresa:
A. Nitidez en las ideas
En primer lugar, razona lo que quieres comunicar a tu cliente, antes de hablar o empezar a escribir. Las frases mal construidas se tornan oscuras e incomprensibles.
Recuerda transmite toda la información relevante de forma clara y precisa.
B. Coherencia
Para ello, debe evidenciarse un orden lógico y una conexión de los argumentos a expresar, tu forma de hacerlo, debe ser lo que te diferencie de la competencia.
C. Sencillez
Transmite el mensaje de forma simple y breve.
Además, evita el uso de palabras o frases innecesarias, esto facilitará que el cliente te comprenda con claridad la información valiosa, que es en realidad lo que los clientes necesitan.
D. Precisión
Suministra solo la información necesaria, ni más ni menos. Si la comunicación con tu cliente es por escrito, redacta párrafos y oraciones cortas.
Por ejemplo, una buena estrategia es separar frases o números con guiones, esto facilita la comprensión del mensaje.
E. Interpreta el mensaje
Enfócate, imagina como entenderá el cliente lo que le estás diciendo o escribiendo.
Así, al ponerte en el lugar del receptor del mensaje, se fomenta la formulación clara de las ideas.
F. Precaución
Debes ser precavido a la hora de dar a conocer un mensaje a tu cliente.
Para ello, te recomiendo, leer con detenimiento el mensaje escrito antes de enviarlo, esto te permitirá detectar frases que opaquen la idea que deseas comunicar.
E. Familiaridad
Se recomienda evitar el uso de términos complejos o desconocidos para el consumidor.
Para ello, una estrategia es asociar la idea central a trasmitir, con algún aspecto de la vida cotidiana del cliente. ¡Explica a través de analogías y ejemplos!
Otro aspecto importante es dirigirse al cliente por el nombre de la persona, para que sienta el trato personalizado.
H. Ilustra
Finalmente, al explicar aspectos técnicos, emplea recursos visuales para simplificar la idea y que el cliente la comprenda. Y, recuerda, ¡una imagen vale más que mil palabras!
Estas ayudarán a mejorar la comprensión del mensaje.
Conclusiones: claridad en el servicio de atención al cliente
La claridad en la comunicación significa nitidez. Representa un principio clave en el servicio de atención al cliente, que responde a: ¿Cómo nos comunicamos con el consumidor?
Para aplicar este principio en tu pyme, el personal debe comunicar al cliente su mensaje de manera sencilla, a fin de que entienda la idea fácilmente, sin esfuerzos de interpretación.
Por tanto, sea oral, escrito o mixto el canal de comunicación de tu empresa con el consumidor o potenciales clientes, tu pyme se debe enfocar en: la sencillez, precisión, coherencia y familiaridad durante la trasmisión del mensaje.
Recuerda que la idea es ayudarte a retener clientes.
En resumen, la claridad en la comunicación genera lazos con el cliente que se traducen en, “lealtad hacia tu negocio” e incremento en el volumen de ventas; de allí, su importancia para mantener la relación con ellos.
¿Quieres un negocio exitoso?
Empieza ahora, convierte lo complejo en algo simple, aplica el principio de claridad en la comunicación en el servicio de atención al cliente, en tu pyme.
Y, antes de despedirme, te invito a seguir aprendiendo con nosotros de la mano de nuestro canal Gestionar Fácil y nuestro blog Emprender Fácil.
Conoce más sobre los principios de servicio al cliente, en esta lectura: Principios del servicio al cliente. Claves para lograr el éxito.
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