En la entrega de hoy haremos referencia a cómo mejorar el proceso administrativo en nuestra pyme, apoyándonos en el índice de eficiencia empresarial o índice IDEAL. ¡Bienvenidos!
Comenzaremos recordando qué es el proceso administrativo de una empresa y cuál es su importancia. Luego, cómo lo mejoramos con el índice IDEAL y sus 4 componentes.
Puedes aplicar el modelo del índice IDEAL para mejorar la eficiencia tanto en microempresas como en pymes (mipymes). Y esto lo podemos hacer mientras la empresa supera las etapas, desde el funcionamiento regular hasta la expansión.
En cada etapa, el índice IDEAL tendrá un “nivel de aplicación” diferente. Podemos señalar que el empresario parte de prácticas básicas o simples, y mientras avanza, aplica mejores prácticas según el área funcional. Para ello se irá apoyando en herramientas según el caso.
De estas herramientas, la que debemos incluir desde el funcionamiento regular, es la que nos permita gestionar la información. Nos referimos a herramientas de gestión que, en el caso de las mipymes, lo ideal es que sean del tipo SaaS.
¿Qué es proceso administrativo?
En general, un proceso administrativo es una secuencia de “actos” en la organización, que obedece a un conjunto de reglas, políticas y actividades. Estas se establecen con el propósito de asegurar la eficiencia en el uso de sus recursos humanos, técnicos y materiales.
Puedes pensar en el proceso administrativo como un flujo continuo e interrelacionado de actividades que involucra:
- Planeación,
- Organización,
- Dirección y
- Control.
Estas son desarrolladas para lograr un propósito: aprovechar el talento humano, los recursos técnicos, materiales y de cualquier otro tipo, disponibles en la empresa. Todo, con el fin de generar bienestar para sus “stakeholders” y para la sociedad.
Se entiende por “stakeholders” todas aquellas personas, grupos, empresas y la sociedad, en cuanto tienen interés en el desarrollo de la organización.
Etapas del proceso administrativo
Las etapas del proceso administrativo son conocidas con las siglas P-O-D-C: Planificación, Organización, Dirección y Control. Estas 4 fases son cíclicas y repetidas por cada objetivo establecido por la empresa. Es común que sean divididas en 2 fases:
- Fase mecánica: planificación (qué hacer) y organización (cómo hacer)
- Fase dinámica: dirección (cómo se está haciendo) y control (cómo se hizo)
Funciones del proceso administrativo:
Las funciones del proceso administrativo están en correspondencia con las etapas del proceso administrativo: planificación, organización, dirección y control.
La diferencia radica en que son consideradas funciones gerenciales. Por lo tanto, son aplicadas a los objetivos generales de la empresa u organización.
¿Cuál es la importancia del proceso administrativo?
Podemos señalar que la importancia del proceso administrativo está en 2 aspectos principalmente:
- La previsión de los fenómenos por ocurrir en la organización
- El control de los recursos en forma sistemática y ordenada
Para esto es necesario que las normas, políticas y actividades de cada proceso administrativo se aplique de forma ágil y efectiva. Siempre alineados con los objetivos de la empresa.
Descripción
1. Planeación
Esta función es la primera, dentro del ciclo del proceso, que debe ejercer el empresario y su equipo. Aquí es donde serán previstos los objetivos y metas y los métodos que serán aplicados. Por supuesto, esto es un proceso repetitivo o iterativo.
Debemos asegurar siempre una relación efectiva entre el personal que realiza el producto o servicio y el que ejerce la administración. Es necesario que aseguremos su complementariedad para alcanzar el funcionamiento esperado y el logro de los objetivos.
La planificación es un proceso constante, que puede aplicarse en todos los “niveles” de la empresa. Algunas de las tareas más importantes de la planeación son:
- Definir los objetivos y metas a lograr en un período específico.
- Pronosticar o manejar escenarios.
- Establecer una estrategia y considerar métodos y técnicas para llevarla a cabo.
- Prever los problemas futuros e identificar riesgos.
2. Organización
Con la planificación de las actividades para lograr las metas previstas, el siguiente paso es organizar. Puede tratarse, por ejemplo, de distribuir las actividades en los grupos de trabajos o áreas funcionales.
Esta distribución y delegación de actividades necesita ser formal cuando la empresa cuenta con un número alto de colaboradores. Nos referimos a cómo se delega y se registra el compromiso.
En este punto es necesario aplicar criterios para asegurar la eficiencia en la ejecución de las actividades. Es decir, el logro de metas en el menor tiempo posible y con la utilización de los recursos mínimos.
Algunas de las actividades más importantes de la organización son:
- Subdividir cada actividad en unidades de trabajo o tareas, según el caso.
- Seleccionar a los colaboradores idóneos.
- Seleccionar un responsable de la ejecución y consecución de resultados.
- Proporcionar materiales y recursos para el cumplimiento de las actividades.
En una empresa que esté en funcionamiento óptimo, ya existe una organización probada. La asignación de las actividades como parte de la función “organización”, la realizamos de manera “natural”. Pues cada equipo y cada colaborar tienen unas competencias verificadas y las responsabilidades asignadas.
3. Ejecución
En la función ejecución, la figura clave es el supervisor, que en las primeras etapas, es el empresario. Hablamos, en cualquier caso, del colaborador que debe dirigir, tomar decisiones, instruir y apoyar al equipo.
En empresas con áreas funcionales consolidadas o con alta capacidad, la ejecución es ágil y eficiente. Se desarrolla de manera “natural” porque las prácticas asociadas son habituales. Los colaboradores tienen las competencias.
Según el área, cada equipo de trabajo se rige por políticas, normas y procedimientos para asegurar la eficiencia o mejorar su rendimiento. Existen empresas en que se aplica de manera rigurosa un manual de normas y procedimientos para la ejecución de procesos operativos, administrativos y hasta de gerencia.
Algunas de las actividades adicionales de la ejecución son:
- Mantener una comunicación fluida con el equipo de trabajo y las diversas áreas.
- Ofrecer un carácter motivador al personal y capacitarlo.
- Recompensar a cada colaborador con el sueldo que corresponda.
- Estar atento a las necesidades de los colaboradores y del equipo.
4. Control
Esta función tiene el propósito clave de garantizar que nuestra acción esté en el camino del éxito. Como sabemos, los equipos no siempre funcionan bien. Podemos citar muchas razones, una de ellas es que el error humano puede presentarse en cualquier momento.
En cualquier caso, aun cuando las funciones de planeación, organización y ejecución se realicen al “pie de la letra”, no podemos suponer que todo estará siempre perfecto.
El control es una función administrativa obligatoria, que demanda compromiso y transparencia. El control de las actividades que se desarrollan en una empresa permite detectar y analizar fortalezas y debilidades.
Algunas de las actividades más importantes del control son:
- Comparar los resultados obtenidos con los planes previamente hechos.
- Evaluar y analizar los resultados obtenidos.
- Registrar lecciones aprendidas.
- Iniciar acciones de corrección para mejorar.
Existen algunas otras funciones que son agregadas por diversos autores en el proceso administrativo. Una de ellas es la integración.
La integración agrupa la comunicación y la reunión armónica de los elementos humanos y materiales. Esta función, que podemos considerarla en la fase de organización, nos recuerda la importancia de la gestión de la información y comunicación. De hecho, es tratada como un área funcional a desarrollar en funcionamiento estable.
El proceso administrativo y el índice IDEAL
Recordemos que el índice de eficiencia empresarial o índice IDEAL se mide a partir de 4 áreas: foco, colaboración, control y mejora continua.
Estas 4 áreas generan sinergia, por lo que no debemos asumirlas como una simple suma de buenas prácticas. Aquí se cumple que: el todo es más que la suma de las partes.
En el proceso administrativo (planeación, organización, ejecución y control) debemos mejorar todos los días. Como sabes, una empresa en un organismo “vivo” que cambia día a día.
Al cambiar, surgen nuevas situaciones que afectan el proceso administrativo, aun cuando lo tengamos definido. Por ejemplo:
- El éxito del área de mercadeo incrementa las ventas, lo que sugiere un aumento en los inventarios.
- Para incrementar la producción, tal vez sea necesario contratar colaboradores y gestionar nuevos proveedores.
- Todo esto conlleva a un volumen mayor de tareas por ejecutar y controlar.
- En tal sentido, surgen nuevas demandas que pueden llevar a desajustes en el proceso administrativo.
Por tal razón, el índice IDEAL nos plantea mantener en todo momento, el foco en los objetivos y en lo importante, fomentar la colaboración, optimizar el control y aplicar acciones para corregir y mejorar.
1. Mantener el foco
Un proceso administrativo eficiente demanda mantener el foco. Esto es, según la etapa en que esté la empresa, el empresario debe atender lo relevante del proceso. Y no dedicar esfuerzo a actividades que no le aporten valor en ese contexto.
Por ejemplo, no tener foco es planificar y ejecutar actividades que, aunque son importantes, no resultan pertinentes para la etapa en que esté la empresa. ¿Si estás comenzando a facturar, captando los primeros clientes, con 2 o 3 colaboradores, dedicarías tiempo a planificar un sistema de incentivos y de desarrollo de competencias del talento humano?
Muchos emprendedores y empresarios, en su afán por avanzar, abarcan actividades que son importantes, pero no para la etapa en que está la empresa. ¡Perder el foco es fácil! Y con ello, esfuerzo y tiempo.
2. Facilitar la colaboración
La colaboración la entendemos, no solo como trabajo en equipo, sino también como gestión de la información de forma colaborativa.
Por ejemplo, cuando un prospecto queda registrado en la base de datos un colaborador lo llevará por el embudo de ventas. Cambia el estatus del prospecto mientras avanza en la conversión. Al lograr una venta, lo pasa a estatus de cliente.
Por su parte, un vendedor atenderá la compra del cliente y asegurará su satisfacción. En este proceso, actualizará su información.
Según el caso, otro colaborador hará una encuesta de satisfacción y logrará más información del cliente. Todos colaboran para mejorar la relación con el cliente, y al mismo tiempo, comparten información y mejoran la calidad del registro.
3. Mejorar el control
Como vimos, controlar es propio del proceso administrativo. Es una función clave, porque si no controlas, puedes desaparecer. ¡Sí, así de simple!
Tal como la palabra lo indica, el control implica observación, algún tipo de medición y corrección. Por supuesto, es una actividad que demanda recursos y buenas prácticas.
[Tweet “El control es parte esencial en la fórmula global de la calidad.”]
Para este importante punto, te invito a revisar otros artículos sobre el índice IDEAL en este blog. Al finalizar esta lectura, haz clic en la lupa y escribe: índice ideal.
4. Asegurar la mejora continua
Mejorar el proceso administrativo todos los días es una condición necesaria para el éxito. Esto aplica para todas las áreas funcionales, claro está.
No te puedes detener en la mejora, dado que si lo haces, realmente comienzas a retroceder. Es así, porque la competencia sigue mejorando continuamente. Entonces, lo óptimo debe seguir siendo óptimo.
El índice IDEAL establece como una de sus áreas la mejora continua. Es esencial para lograr la eficiencia, que a su vez, es calidad. Y la calidad es satisfacer las necesidades del cliente, que son dinámicas. Por lo que no te puedes te puedes detener en la mejora.
Pero no hay que complicarse, no puedes mejorar todo al mismo tiempo. Selecciona aquellos elementos del proceso administrativo con debilidad y trabaja en ellos. Repita este proceso sin parar.
Cada vez que apliques un plan de acción para corregir y mejorar –en un área funcional determinada – lograrás más enfoque, colaboración y control.
Conclusión
El proceso administrativo en toda empresa debe ser atendido tanto, como la realización del producto o servicio.
Como empresario, debes aplicar buenas prácticas en todas las etapas de tu empresa. Esto demandará métodos y herramientas, desde muy básicas hasta muy complejas, según la etapa en la que esté la pyme. En este proceso, lo ideal es que siempre tengas en mente el Índice IDEAL.
Recuerda que no hay una receta para administrar y gestionar una empresa, en su ruta del éxito. Cada caso es único y tus competencias, como empresario, determinan el camino a seguir. Aún así, tener herramientas y modelos, como los que compartimos en este blog, te facilitará la gestión.
¡Hasta la próxima entrega!
