¡Bienvenidos a este nuevo artículo sobre gestión empresarial y mejora continua! Uno de los propósitos de nuestro blog, Gestionar Fácil, es compartir experiencias y casos con nuestros lectores, que les sirvan de referencia para la gestión de sus organizaciones. Hoy aprovechamos el artículo para hablar de una pieza clave en el éxito de las pymes: los proveedores.
¿Por qué los proveedores son una pieza clave? – Porque son los que suministran los insumos, materiales, conocimientos o equipos que necesitamos para operar con éxito.
Está claro que se habla mucho más de los clientes, porque son los que hacen posible y dan sustentabilidad económica a las empresas. Pero del otro lado están los proveedores, sin los cuales una empresa no puede ser exitosa. De manera particular, las micro, pequeñas y medianas empresas.
Proveedores: pieza clave en el éxito de las pymes
La calidad de nuestros productos y servicios es impactada por la calidad de los insumos o servicios recibidos de nuestros proveedores. Por tanto, estos son parte clave en el éxito de nuestra empresa, en todas sus etapas.
Importancia de la gestión de los proveedores
La lista de razones que dan cuenta de la importancia de los proveedores y su gestión puede ser interminable. Depende, en parte, del tipo de empresas que tengas. En algunos casos, el rol del proveedor es determinante para la continuidad de tus operaciones. En otros, no tanto.
Listamos algunas de las razones por las que es necesario gestionar proveedores:
- Las compras a proveedores suman un porcentaje alto en los costes totales de las empresas.
- Los inventarios adquiridos a proveedores consumen gran parte del capital de trabajo de la empresa. Por ello, controlar los inventarios es una actividad crítica en muchas empresas.
- La capacidad de satisfacer la demanda que tengamos, muchas veces depende de la capacidad de los proveedores. Capacidad en proveer insumos y en tiempo de respuesta.
- La innovación de productos y servicios puede partir de la gestión con los proveedores.
- La calidad de los productos o servicios depende en gran parte de la gestión de compras a los proveedores.
En algunas empresas, la calidad de los insumos entregados por un proveedor, es objeto de control estricto, según sea el tipo de insumo.
Algunos consejos
Un aspecto central es tener clara la cadena de suministro de la empresa, los inputs requeridos por “producción y operaciones”, y por los diversos procesos de la organización.
En muchos casos, en las primeras etapas de la empresa, el empresario no tiene cómo hacer una selección óptima de proveedores. Inclusive, puede verse obligado a poner en una balanza criterios como calidad de insumos versus precio + condiciones de pago.
Sin embargo, los empresarios exitosos saben que descuidar la calidad de los insumos, pone en riesgo las ventas, y por lo tanto, a la propia empresa.
Un punto común es que la selección de proveedores no depende de un único criterio. Es básico que valoremos las opciones en función de, por ejemplo, las siguientes variables:
- Calidad
- Precio y condiciones de pago
- Condiciones de transporte y tiempo de entrega
- Servicio postventa
Según el caso, pueden ser importantes otros aspectos menos tangibles como la reputación del proveedor.
En casos de proveedores de equipos o bienes “especializados”, su situación económica también suele tomarse en consideración. En grandes empresas, los proveedores de materia prima, equipos y servicios son evaluados de manera formal en este aspecto. Es un filtro para establecer una relación proveedor-cliente.
Si tu proceso de producción depende de un único proveedor, es importante buscar alternativas. Al depender de una sola empresa, puedes quedarte sin inventarios, romper el stock, con consecuencias negativas para tus clientes; y para tu empresa, tu imagen, marca, etc.
Relaciónate con tus proveedores
Así como gestionas la relación con los clientes, es importante mantener buenas relaciones con los proveedores. De hecho, eres su cliente, y es una ventaja que dicha relación sea la mejor posible.
Como lo es en el caso de fidelizar clientes, la transparencia y el cumplimiento de los acuerdos, permitirá proveedores fieles.
Trata de involucrar a tu proveedor en tus procesos (por ejemplo, pidiéndole su opinión) o invítalo a tus eventos. La relación se fortalece si logras una comunicación fluida, intercambiando opiniones en reuniones periódicas o en sesiones de trabajo.
Según el caso, puedes invitarlo a colaborar contigo en la gestión de la información. Puedes, por ejemplo, darle acceso controlado a tus aplicaciones. Ellos podrán hacer seguimientos a pagos, recepción de mercancía, incidencias, etc.
A propósito de lo indicado, ¿conoces el área “colaboración” de nuestro índice IDEAL o índice de eficiencia empresarial? – Comparto un artículo, por si aún no has leído al respecto:
Por otra parte, tú como cliente puedes participar en la mejora de tus proveedores. Apoyándolo en su gestión de calidad y contribuyendo a mejorar su desempeño.
Sin ser experto o gastar recursos significativos para tal fin, puedes tener un enfoque proactivo en la relación con tus proveedores. Así, pasas de simple comprador a una relación estratégica, en la que ambos se apoyan para mejorar.
¿Crees que una buena gestión de proveedores es una acción decisiva para reducir los costes de tu empresa? ¿Crees que te ayudará a ser más eficiente?
Evalúa a tus proveedores
La evaluación de proveedores es tan necesaria como la evaluación del desempeño de tus colaboradores. Como siempre, implica utilizar criterios diversos. ¡Y si los puedes ponderar, mejor!
Aun cuando no tengas una herramienta de gestión, puedes hacer uso de una hoja de cálculo para llevar el registro de tus proveedores. Y aplicar criterios para mantener actualizada la evaluación de los mismos.
Analiza la calidad de sus productos o servicios, las incidencias presentadas, el cumplimiento de los plazos de entrega, etc.
En la evaluación a proveedores puedes implicar también a tus clientes. Es importante, además, dar feedback sobre tu evaluación a los proveedores. Esto cumple una función de control, y es parte de la mejora continua.
Cuando tu empresa, al pasar por las etapas, aumente el volumen de compra de insumos, materia prima, productos, etc., lo ideal es que utilices una herramienta de gestión.
Consolida tu capacidad de negociación
En muchos casos, una estrategia para mejorar la eficiencia de tu empresa es concentrar proveedores, para hacer compras mayores, con lo que tendrás más poder de negociación con ellos. Eso, siempre y cuando no entres en zona de riesgo (rotura de stocks) por excesiva dependencia de un solo proveedor.
Está claro de que es una estrategia “peligrosa” cuando estás en sectores sensibles, como el sector alimentario. Un fallo de tu proveedor puede afectar a tus clientes y acabar con tu reputación, que tanto te ha costado fortalecer.
Dicho todo lo anterior, es clara la importancia de gestionar a tus proveedores para ir más allá de ser un simple comprador.
En la medida en que avanzas por las etapas de la empresa, debes seguir una estrategia de aprovisionamiento que mejore la competitividad (en costes, en ventas, en imagen, etc.).
¿Te atreves a empezar a mejorar la relación con tus proveedores? ¿Tienes una estrategia o sabes qué pasos dar?
Resumen: 5 pasos para gestionar proveedores
Como nuestro propósito es apoyarte para una gestión fácil de tu empresa, acá presentamos un modelo sencillo de gestión de proveedores. Este consta de 5 pasos, y está basado en lo comentado hasta ahora.
Paso 1: Evaluación del proceso
Lo primero que debes hacer es evaluar el proceso que requiere tu empresa para disponer de insumos. Ya sea materia prima, materiales, equipos, productos, servicios.
Es importante tener certeza sobre las alternativas de proveedores para aquellos insumos clave dentro del proceso productivo o servicio. Y definir de antemano los criterios de selección, cuando esto aplique.
Con relación a la recepción, es importante tener los detalles de cómo se recibe la mercancía del proveedor, los pasos a seguir para verificar que cumpla con lo solicitado, entre otros aspectos, según el caso.
- ¿Aplica algún control de calidad al momento de la recepción?
- ¿Se requiere un conteo especial de la cantidad recibida? Imagine que son tornillos de acero de diversos tipos y tamaños, con pedidos de miles de unidades.
- ¿Si la mercancía no es la esperada, qué pasos debemos seguir?
- ¿Quién y cómo gestiona un reclamo o incidencia?
- Etcétera.
Paso 2: Selección
Como señalamos antes, es necesario definir qué criterios y qué peso darle a cada uno, para asegurar una selección de proveedores idónea. Por supuesto, esto no aplica siempre.
Cuando corresponda, puede ser necesaria una selección con base en entrevistas y evidencias. Preguntas ejemplo son:
- ¿El proveedor tiene experiencia en el tipo de trabajo que quieres que haga?
- ¿Su personal ha trabajado en un entorno similar?
- ¿El proveedor tiene una situación estable?
- ¿Ha sido demandado por algún cliente?
Paso 3: Desarrollo de contratos y negociaciones
Puede ocurrir que tus proveedores no sean de materia prima o productos tangibles, sino de servicios. En tal caso, surgen contratos y negociaciones, en las que deben participar todos los involucrados de tu equipo.
Lo típico es que los contratos se dejen al área de mercadeo, al área legal y/o a los socios. Luego es que se informa al personal que va a trabajar con el proveedor. Esto, casi siempre, es un error. Termina generando conflictos internos, desmotivación y dificultades en la ejecución del servicio.
Lo ideal es que los involucrados participen desde temprano en la negociación y no después de la firma del contrato. Con seguridad, tus empleados harán valiosos aportes para que nada se pase por alto, desde una perspectiva de las operaciones de la empresa.
Paso 4: Gestión de la relación con el proveedor
De esta gestión ya comentamos, y tal como se señaló, es tan importante como la relación con los clientes.
El trabajo de la gestión de los proveedores no se acaba nunca. Es un proceso continuo que incluye el seguimiento y creación de métricas, medición y análisis del desempeño y, por supuesto, feedback.
Paso 5: Evaluación de los resultados
Con toda la información que reúna sobre tus proveedores, podrás evaluar de forma regular, la calidad de sus productos, su confiabilidad, la competitividad en precios, etc.
Con base en los resultados puedes tomar decisiones sobre descartar o no proveedores, o buscar cambios y compromisos para continuar mejorando.
El control también es un área del índice IDEAL. Por lo que la gestión de proveedores también forma parte esencial de la evaluación de la eficiencia de la empresa.
Para finalizar, te invitamos a reflexionar sobre la importancia de tus proveedores y el impacto que tendría si lograras una excelente gestión de los mismos, para tu empresa.
¡Hasta la próxima entrega!
