Estás al frente de una empresa y ¿no tienes una idea clara sobre qué es un indicador?
¡No te preocupes!
Es un tema relevante del que te hablaré hoy para que lo comprendas fácilmente.
En resumen, se trata de aplicar fórmulas sencillas para obtener ratios o índices expresados en términos porcentuales, que al compararlos con un punto de referencia, te darán señales sobre una situación, actividad o un resultado.
¿Qué ganas con ello?
Podrás interpretar lo que está ocurriendo en la organización, tomar decisiones y aplicar acciones correctivas o preventivas, en el momento justo.
Si quieres conocer todos los detalles, no te pierdas el siguiente contenido:
- Primero, te explicaré qué es un indicador, cómo se calcula y cómo determinar su punto de comparación.
- Después, sabrás para qué se necesitan los indicadores.
- Por último, te daré ejemplos para que puedas crear tu propia herramienta de análisis.
Ya no te parece tan complicado ¿verdad?
Y es que, realmente no lo es.
Presta atención.
¿Qué es un indicador, cómo se calcula y con qué se compara?
Un indicador representa una relación entre dos o más variables.
La información que brinda puede implicar aspectos cuantitativos y/o cualitativos, dependiendo de lo que se busca medir.
Por ejemplo: cantidades, características, actividades, evaluación del desempeño, beneficios, eficacia, estrategias, números, rentabilidad, condiciones, tareas, procesos y mucho más.
Es conocido con diferentes acepciones, como: razón, ratio, índice o KPI.
En síntesis, podemos definir a los indicadores como instrumentos que proveen evidencia de una determinada condición o del logro de ciertos resultados.
Ahora bien, al identificar las variables de un proyecto, un proceso o un área de la empresa que quieras evaluar, solo tendrías que dividirlas y multiplicar el resultado por 100.
Así, obtendrías el indicador… fácil, ¿cierto?
Te lo explicaré con un ejemplo:
¿Cómo se calcula un indicador?
Supongamos, que uno de los propósitos del departamento de recursos humanos de una empresa, es capacitar a los trabajadores.
Entonces, durante el año en curso se plantea la capacitación del cuerpo de ventas en materia de atención al cliente.
Al finalizar el periodo, los responsables reportan que se capacitó a 51 personas de un total de 75 trabajadores activos, según la nómina del departamento de ventas.
Y proceden a calcular el indicador:
Observa que se establece una relación porcentual de las dos variables que se desea analizar.
Pero…
Un número aislado no te dice mucho si no lo comparas con un punto de referencia.
¿No crees?
Te pregunto: el resultado que arroja (68%), ¿pudiera interpretarse cómo elevado? y, por tanto, ¿podría tomarse como bueno o satisfactorio?
Ahora bien, para aclarar esta duda es necesario tener un punto de referencia medible.
Entonces…
¿Con qué se puede comparar un indicador?
Sigamos con el ejemplo anterior.
De la misma forma, si el gerente general desea saber si el número de personas capacitadas es suficiente para señalar que se alcanzó el objetivo, tiene varias opciones:
- Puede consultar la meta propuesta para el periodo. Por ejemplo, si la meta era capacitar al 100% del personal, se debe revisar por qué se dejó un 22% fuera de la capacitación y tomar las medidas correctivas al respecto.
- Otra alternativa, sería comparar la tasa de capacitación alcanzada en años anteriores y observar los factores que han incidido en este número, así como la tendencia.
En consecuencia, es evidente que el valor del indicador necesita un contexto y un punto de comparación que permita emitir un juicio acerca del resultado obtenido.
Sin un punto de comparación, es difícil decir algo sobre el resultado.
De hecho, en muchos casos el “valor” que brinda un indicador es mayor cuando se tiene información de varios períodos consecutivos. Así, tendrás la posibilidad de realizar mejores análisis.
En general, para cualquier tipo de indicador, los niveles de referencia más usados son los siguientes:
- Valor histórico del indicador.
- Valor según un promedio.
- Nivel o valor óptimo esperado.
- Valor de la competencia.
¿Para qué necesitamos los indicadores?
«Lo que no se mide, no se puede mejorar». Esta frase, atribuida a Peter Drucker, pone de manifiesto la importancia de la medición.
En cualquier empresa los indicadores son necesarios para conocer la situación de un proceso, un área funcional o una actividad de la organización.
Y es que, en este contexto, lo mejor es diseñar un conjunto de indicadores según las necesidades de la empresa, necesarios para:
- Analizar y comprender los atributos de cada una de las variables objeto de medición.
- Interpretar lo que está ocurriendo en la organización, por medio de un sistema de indicadores de gestión.
- Predecir escenarios con base en tendencias.
- Definir la necesidad de introducir cambios y/o evaluar resultados en el menor tiempo posible.
- Tomar decisiones cuando las variables se salen de los límites establecidos (según un modelo de análisis).
- Controlar estándares de los volúmenes de producción, la calidad de un producto o de un servicio.
- Mejorar la productividad en el tiempo.
- Evaluar los resultados de los planes de acción y hacer seguimiento a los compromisos asumidos.
Está claro que los indicadores tienen muchas ventajas para las organizaciones, ya que, permiten reducir la incertidumbre y la subjetividad en la interpretación de los resultados.
Además, constituyen un medio para dar mayor transparencia en la ejecución de los recursos asignados.
Por otra parte, motivan a los miembros de los equipos a alcanzar las metas propuestas e impulsan el liderazgo, cuando el empresario delega el poder de decisión.
Ejemplo de modelo de análisis de indicadores
Después que hagas los cálculos de los diferentes tipos de indicadores requeridos, lo más conveniente es crear un modelo de análisis de indicadores que te ayude a generar alertas sobre la marcha.
Así, mantendrás el foco de la empresa en todo momento.
El modelo de análisis agrupa, en un solo documento, la información clave acerca de la batería de indicadores que requiere tu empresa.
Por ejemplo, puede contener:
- La fórmula o el método utilizado para calcular cada indicador.
- El resultado obtenido.
- Los parámetros o niveles de referencia para la comparación.
- El resultado del análisis en términos porcentuales.
- La interpretación descriptiva y gráfica.
- Un análisis de tendencias.
Para ello, puedes usar cualquier programa como Word, Excel, Google Sheets, algún software especializado, o puedes probar nuestra versión gratuita de gestión Platzilla.
El modelo servirá como panel de control de indicadores (o cuadro de mando integral).
Fíjate bien en este ejemplo
Te mostraré el caso de un indicador importante: la efectividad de la cobranza.
Supongamos, que el contexto es el de una agencia de servicios de televisión por cable, la cual factura a su clientela al final de cada mes.
Luego de entregar la factura al cliente, vía correo electrónico, este dispone de un plazo de 5 días para realizar el pago. Después de dicho plazo tendrá algún recargo por morosidad.
En este caso, la fórmula para calcular la efectividad de la cobranza mensual es la siguiente:
Este indicador permite conocer el porcentaje cobrado en un mes, sobre lo que debería haberse cobrado en ese mismo período. Es decir, sobre el monto total facturado en cada uno de los meses.
El “total saldo cobrado” es una suma de todos los pagos recibidos en la empresa por parte de sus suscriptores (es una métrica directa).
Mientras que el “total saldo facturado” corresponde a la sumatoria de todas las facturas emitidas por la empresa. Siempre, para el mismo período.
Ahora bien…
Para proceder al análisis
¿Qué valor pondrías como límite, antes de generar una alerta para este indicador? – Por ejemplo, ¿90 % o 95 %?
Asumiendo que la entrega de la factura al cliente es oportuna, los criterios de decisión o acciones correctivas podrían ser como sigue:
- Si E-C es menor que 80 %, activar plan especial de cobranza.
- Si E-C está entre 80 % y 90 %, enviar un mensaje personalizado a clientes morosos.
- Y si el valor E-C es mayor que 90 %, publicar recordatorios de la importancia del pago para mantener la calidad del servicio.
Entonces, el modelo de análisis quedaría así:
Otro aspecto que es conveniente mencionar en este punto es la designación de una persona o equipo responsable.
Así, se asegura el trabajo de definir la frecuencia, la estadística, el parámetro, la escala y otros aspectos técnicos que miden el progreso dentro de las variables.
Indicadores de gestión
Desde el punto de vista de la gestión, los indicadores se caracterizan por ser instrumentos o mecanismos que permiten evaluar en qué medida se están cumpliendo los objetivos estratégicos.
En otras palabras, ellos “informan” a los grupos de interés sobre el desempeño de la empresa, frente a sus metas y objetivos.
Además de lo señalado, los indicadores de gestión:
- Producen información para analizar el desempeño de las áreas.
- Verificar el cumplimiento de los objetivos en términos de resultados.
- Detectan desviaciones en el logro de los objetivos acordados.
- Generan alertas según el modelo de análisis que se aplique, a partir de las cuales el empresario y su equipo tomarán acciones.
Para finalizar, haré referencia a dos elementos que debes conocer cuándo estás indagando en este tema: la línea base y las metas.
- La línea base
Es el valor del indicador que fijamos como punto de partida (de comparación) para evaluarlo y darle seguimiento.
Su definición consiste en utilizar los datos disponibles en el periodo inicial o la información del entorno.
Inclusive, a partir de una consulta a un experto.
La línea base es el estado inicial del indicador y es necesaria para especificar metas.
- Las metas
Por su parte, las metas permiten acreditar el grado de avance de los objetivos.
Son conocidas y acordadas entre los involucrados y nos permiten verificar quién ha cumplido con ellas.
Una característica de las metas es que deben ser realistas. Es decir, deben tener un valor específico que, dada la capacidad técnica, humana y financiera del área involucrada o del proceso, sea factible de alcanzar en un periodo.
¿Deseas conocer más sobre indicadores de gestión? Te invito a consultar el siguiente post: Indicadores de gestión. ¡Todo lo que debes saber!
Conclusiones
La medición es imprescindible cuando las empresas deciden ir más allá del funcionamiento básico, en procura de la estabilidad.
Y de manera particular, cuando toma el camino de la mejora continua.
En resumen, hoy aprendiste:
- Primero, en qué consisten los indicadores.
- Viste la manera cómo se pueden calcular.
- Además, cómo determinar su punto de comparación con los niveles de referencia más usados que te presenté.
- Las ventajas y para qué son útiles los indicadores.
- También, aprendiste la manera de interpretar lo que está ocurriendo en la organización, por medio de un sistema de indicadores de gestión.
- Por último, te di ejemplos para que puedas guiarte y crear tu panel de control de indicadores y así, monitorear cuando las variables se salen de los límites establecidos (según un modelo de análisis).
Muy bien, con esto espero haber respondido a la pregunta ¿qué es un indicador y para qué lo necesitamos?
Para cerrar, te recomiendo las siguientes lecturas:
- Indicadores de negocio: definición, importancia, ejemplos.
- ¿Cómo se mide la cultura empresarial? Ideas claves
Muchas gracias por leernos.
