¿Qué importancia le das a la toma de decisiones?

El propósito de esta entrega es hablarte de una de las actividades más importantes que todo empresario realiza día a día: la toma de decisiones.

En empresas que han avanzado hasta la etapa de funcionamiento óptimo, la toma de decisiones suele ser un proceso ordenado y formal.

Pero con independencia de las etapas o del ciclo de vida de la empresa, ¡siempre debemos hacerlo bien!

El éxito o el fracaso en las empresas, está ligado completamente a la forma en que se toman las decisiones.

Y para tal fin, aprovecharemos la experiencia de 3 empresas, de las que te hemos hablado en otros artículos: JM Sports, Donas Redoma y la consultora Geosama.

Por supuesto, hablamos de decisiones importantes, no “triviales”, que pueden tener un alto impacto en la organización y su entorno.

Entonces, para alcanzar el propósito señalado, hablaremos de los siguientes puntos:

• La toma de decisiones en empresas con diferentes niveles de avance organizativo o madurez.
• Importancia y buenas prácticas para tomar decisiones.
• En qué etapa se desarrolla – o debería desarrollarse – un proceso formal.
• Ejemplo concreto de cómo toman decisiones en la Consultora Geosama.

Toma de decisiones en una empresa

Los resultados en los negocios dependen del quién, cuándo y cómo se toman las decisiones en el nivel estratégico y operativo.

Diversos estudios establecen que los empresarios que utilizan buenas prácticas, logran una efectividad del 90 %. Es decir, de cada 10 casos, en 9 tienen éxito.

Claro está, el proceso de la toma de decisiones se ejecuta en diversas instancias según la complejidad de la empresa.

En nuestro caso, hablaremos de pymes, en las que el empresario tienen el control y el poder de decisión.

Por otro lado, cuando las empresas son grandes, el proceso de toma de decisiones suele implicar diversos órganos, como por ejemplo:

1. Asamblea de Accionistas.
2. Junta Directiva.
3. Comité Técnico o de Gerencia.

En cualquier caso, a lo interno de las empresas siempre habrá personas tomando decisiones. Y cuando estas son de alto impacto, el proceso debería obedecer a unos pasos formales. ¡Esto es más que importante!

Caso de pymes JM Sport, Donas Redoma y Geosama

En las empresas que hacen las “cosas bien”, utilizan buenas prácticas para que el proceso produzca decisiones exitosas y estas queden documentadas.

Y para ilustrar esto seguiremos el ejemplo de las empresas ya mencionadas: JM Sport, Donas Redoma y Geosama.

Uno de los errores comunes en muchos empresarios con poca experiencia, es precisamente el postergar la toma de decisiones en la empresa.

Es más común de lo que se cree: “hay empresarios que postergan las decisiones”. Si el proceso sigue unas pautas que se ejecutan bien, pero no es oportuno, ¿qué pasaría en la empresa?

Si no tomas ninguna decisión, ya tomó una. ¡Y está equivocada!

En los casos de las empresas señaladas hay toma de decisiones oportunas, pero con niveles diferentes de madurez.

Esto se refleja en, por ejemplo, que las decisiones importantes queden o no documentadas, después de seguir un proceso ordenado.

• En JM Sports, las decisiones son tomadas por Carlos, su dueño.
• Mientras que en el caso de Donas Redoma y Geosama, la toma de decisiones está en manos de un equipo, para las más importantes o con alto impacto.
• En la consultora Geosama aplican un estilo de liderazgo diferente, más del tipo trabajo colaborativo.

La toma de decisiones es una capacidad netamente humana; deriva del poder de la razón y del poder de la voluntad, unidos en la misma dirección.

¿Cuál es la importancia de la toma de decisiones?

En primer lugar, la literatura clásica sobre decisiones de negocio se clasifican en 3 tipos: programadas, no programadas y semiprogramadas.

• Programadas. Estas son repetitivas y rutinarias y pueden ser objeto de automatización. Por ejemplo: en JM Sports se automatizó parte del control del inventario. En ese caso, el sistema puede generar por sí “solo”, con base en reglas, las órdenes de compra de materia prima.
• No programadas. En estas intervienen las personas. Deben usar su juicio, experiencia, la intuición y la creatividad. Se apoyan en información de los sistemas utilizados. Es el caso de Geosama, del cual te hablamos más adelante.
• Semi-programadas. Son una mezcla de las programadas y no programadas. En estas debe existir el apoyo de sistemas de información y el juicio de quien toma las decisiones.

En tal sentido, la organización es considerada como un sistema de decisiones, en donde los colaboradores participan en forma consciente y racional. ¿Importante, no?

Los equipos seleccionan entre alternativas más o menos racionales, de aquellas que le son presentadas. Constituye un aspecto primordial para gestores y empresarios.

Un buen gestor es aquel que maneja con alto nivel de madurez la responsabilidad de tomar decisiones acertadas.

Observe que en muchos casos, las decisiones que toma diariamente un gestor o empresario suponen riesgos para su empresa.

Decidir es parte fundamental del proceso de planeación; es clave para mantener la eficiencia y eficacia en la organización. Requiere información interna y externa de la empresa.

Una decisión exitosa tomada según un proceso claro y documentado, te ahorrará tiempo, esfuerzo, energía y dinero.

¿Cómo tomar mejores decisiones en la empresa?

En Bain and Co, el proceso para aprender a tomar mejores decisiones empresariales lo resumen en 5 pasos:

Paso 1: evaluar el proceso de toma de decisiones en la empresa.

Este paso invita a responder preguntas como las siguientes:

• ¿Qué tan buena es la organización para tomar y ejecutar decisiones?
• ¿Cuáles son las fortalezas en las que se puede basar para mejorar su efectividad?
• ¿Dónde están los problemas que impiden mejorar?

Paso 2: centrarse en las decisiones claves.

Este nos sugiere delegar lo que no es determinante. Por ejemplo, decisiones de la administración o de tipo “programadas”.

Paso 3: establecer las reglas del juego.

Este paso nos señala que una decisión es como una intervención quirúrgica: entras y reparas el problema para restaurar la “salud del paciente”. Considera 4 partes: la fijación del qué, quién, cómo y cuándo de la decisión.

Paso 4: alinear la organización alrededor de las decisiones.

Este implica examinar y mejorar, cuando sea necesario, cada uno de los elementos que intervienen en las decisiones.

Tanto los elementos “duros” de la organización (por ejemplo, la estructura y los procesos), como los “blandos” (las personas y la cultura).

Paso 5: empoderar a los empleados.

Esto es, darles herramientas a los colaboradores que participan en la toma de decisiones, para que desarrollen capacidades en esta actividad clave. Así, los cambios serán permanentes.

Toma de decisiones: ¿A qué área funcional corresponde?

La toma de decisiones pertenece a un área funcional en particular que denominamos estructura organizacional. Esto, según nuestro modelo de áreas en una empresa.

Recuerde que en Gestionar Fácil identificamos al menos 12 áreas funcionales, que suele desarrollarse, mientras la empresa avanza por las etapas.

El poder de decisión, ya sea delegado en forma deliberada o no, suele compartirse en empresas que están en las etapas de funcionamiento estable, óptimo o en expansión.

Área “estructura organizacional”:

Hay dos aspectos que analizamos en cuanto a la toma de decisiones como parte del área. El poder de decisión y la participación del personal en el proceso.

Poder de decisión:

En este punto se espera que el gestor o empresario tenga claro y sea capaz de describir el proceso de toma de decisiones que se aplica en la empresa.

Lo ideal: “el empresario es capaz de especificar la distribución de las distintas decisiones que se toman al interior de la empresa y los responsables de cada una de ellas”.

Además, lo esperado es que todos los responsables apliquen un proceso (o pasos) conocido, que garantice documentar las decisiones cuando estas puedan generar un impacto importante.

Por ejemplo, algunas preguntas que te puedes hacer para un autodiagnóstico de cómo se toman las decisiones en tu empresa son:

• ¿Quién decide qué: inversiones, procesos de trabajo, programa y cantidad de producción, niveles de inventario, etc.?
• ¿Cómo y cuándo se realiza la toma de decisiones a nivel estratégico? ¿Quiénes participan?
• ¿Cómo y cuándo se realiza la toma de decisiones a nivel operativo? ¿Quiénes son los responsables?
• ¿Dónde queda registrado o documentado el resultado de la toma de decisiones?

Participación del personal en el proceso:

En pequeñas empresas, lo común es que las decisiones las tome el empresario. De manera particular, cuando la empresa está en funcionamiento estable o antes.

En funcionamiento óptimo se espera que la mayoría del personal cuente con atribuciones para tomar decisiones en aquellos ámbitos específicos bajo su responsabilidad. Y que haya sido formado para tal fin.

Por ejemplo, algunas preguntas que te puedes hacer para un diagnóstico de cómo se toman las decisiones en tu empresa son:

• ¿Cómo participa el personal en las decisiones?
• ¿Qué formación ha recibido el personal para tomar decisiones?
• ¿Existe un proceso o, al menos, las instrucciones para realizar la actividad de manera disciplinada, para que no sea al libre albedrío de cada equipo?

¿En qué etapas se define el proceso de toma de decisiones?

No hay que resaltar que desde la etapa de la IDEA se toman decisiones. Es decir, el emprendedor y, luego, el empresario toman decisiones todos los días.

Por ejemplo, una primera gran decisión – después de evaluar la idea de negocio – es decidir si pone en marcha la empresa.

Según el tipo de empresa y su contexto, la necesidad de definir el, “cómo tomar decisiones”, surgirá en diferentes etapas.

En los casos de JM Sports y Donas Redoma, la formalización del proceso se dio en funcionamiento óptimo.

Mientras que en el caso de Geosama, por su naturaleza y la experiencia de los socios, la toma de decisiones se comenzó a desarrollar de manera disciplinada en la etapa “funcionamiento regular”.

• Los socios acordaron cómo atenderían a los clientes y cómo se ejecutarían los proyectos de geología aplicada.
• Seleccionarían a un jefe de proyecto en cada caso (uno de los 4 socios) y este llevaría la ejecución.
• El jefe de proyecto sería el responsable de liderar reuniones para seleccionar alternativas, cuando fuera el caso. Esto demanda preparar los insumos necesarios para la toma de decisiones.

¿Cómo toman las decisiones en la Consultora Geosama?

Desde la etapa de funcionamiento regular, Adriana y María Eugenia crearon pautas para la toma de decisiones.

La experiencia les señalaba la importancia de contar con, al menos, unos pasos claros que “disciplinara” la actividad.

Y de manera particular, que dejara documentada cada decisión tomada. Algunas normas que crearon para tal fin, fueron las siguientes:

1. El proceso de toma de decisiones debe ser aplicado en los casos siguientes:

• C1. Cuando se requiera tomar una decisión que pueda tener un impacto significativo o un efecto irreversible sobre un proyecto o servicio.
• C2. Cuando la decisión esté directamente relacionada con elementos de alto riesgo y con probabilidad de ocurrencia.
• C3. Cuando existen obligaciones legales o contractuales que exijan una decisión formal.

2. Algunos ejemplos particulares que pueden activar un proceso formal de toma de decisión son los siguientes:

• E1. Cuando la decisión esté relacionada con cambios en el servicio, cuyo impacto puede ser sensible para todos.
• E2. Cuando se trate de cambiar una selección aprobada, que implica un cambio que impacte el servicio.
• E3. Cuando se trate de la modificación del alcance de un proyecto.
• E4. Cuando se trate de definir prioridades en cuanto a presupuestos de inversiones.
• E5. Cuando se trate de actualizar la infraestructura tecnológica.

3. Las decisiones que sean tomadas en el contexto de una reunión de trabajo, quedarán documentadas en la minuta, que se publicará en la aplicación.

4. Los elementos que deben documentarse en una reunión de trabajo, en la que se tome una decisión, son los siguientes:

• Criterios utilizados y alternativas consideradas.
• Argumentos del equipo para la selección de una alternativa.
• Notas sobre riesgos previstos o sobre argumentos, si un socio no está de acuerdo con la selección.
• Si no hay consenso, la decisión final es por votación.

Fases aplicadas para la toma de decisiones en Geosama

1. Establecimiento de criterios de decisión. Los criterios de decisión deben resultar del estudio del problema, utilizando métodos que faciliten el establecimiento de criterios relevantes para la evaluación de alternativas. Esto es responsabilidad del jefe de proyecto. Un criterio típico es el coste.
2. Identificación de alternativas. Este es un proceso creativo que incluye, en una primera aproximación, todas las alternativas posibles para dar solución al problema, por lo que no debe filtrarse ninguna propuesta a priori. El resultado de esta fase es insumo para la evaluación y selección de la alternativa de solución. Esto es responsabilidad del jefe de proyecto. Utilizará, de ser necesario, una técnica básica como “tormenta de ideas”.
3. Evaluación y selección de alternativas. Con base en el objetivo propuesto, los criterios de decisión y las alternativas de solución documentadas, se procede a realizar la evaluación. Para esto, el jefe de proyecto convoca una reunión de trabajo. Expone el contexto, y lidera la selección de la alternativa que represente, en lo posible, el consenso del equipo.

Por supuesto, cada una de estas fases conlleva a una serie de tareas que el jefe de proyecto debe ejecutar.

Por ejemplo, cuando se trata de una decisión técnica – profesional, que implique decidir por una tecnología, deberá realizar una investigación de las alternativas y documentar sus ventajas y desventajas, costes, factibilidad, etc.

Luego, compartir con el equipo la información para asegurar la selección de la mejor alternativa, según los criterios de decisión que haya planteado.

¿Cuál es la fuente de la información para la toma de decisiones en Geosama?

Como comentamos en otros de los artículos sobre el caso Geosama, la empresa contó con el desarrollo del área de gestión de la información, que derivó en la adquisición de una aplicación en la nube.

Esta aplicación no solo mejoró la gestión en todo lo relacionado con los clientes y el registro de prospectos, sino también en la planificación de tareas y la gestión de proyectos.

En poco tiempo, toda la información de la empresa estaba disponible en el software de gestión empresarial Platzilla:

Con relación al proceso de toma de decisiones, contaban con información en Platzilla, además de la levantada por el jefe de proyecto, según el caso.

Claro está que, en todo proceso de decisión, existen riesgos y situaciones de incertidumbre. Sin embargo, estos se pueden minimizar si se cuenta con información oportuna y de calidad.

Un ejemplo de decisión apoyada en el software de gestión Platzilla fue la presentación de ofertas y la creación de nuevos servicios específicos, por detección de necesidades en sus clientes.

Conclusiones

Para cerrar esta entrega, un punto clave para que todo proceso de toma de decisiones tenga éxito, es el análisis de datos. 

Además, debemos contar con la herramienta, los recursos y las habilidades necesarias para asegurar el logro de las acciones que conlleva tomar decisiones.

Un proceso para tomar buenas decisiones al interior de la pyme, forma parte de las “estrategias” que cliente y proveedor sabrán apreciar.

Porque toda decisión oportuna mejora la relación empresa-entorno. 

Es por ello que tener claro cómo se toman las decisiones y mejorar tanto como sea posible, es una práctica imprescindible. De hecho, los líderes aplican “modelos” en este aspecto, propios o aprendidos de otros.

Para finalizar, sobre la toma de decisiones en la empresa recuerda que, “el éxito o el fracaso está ligado completamente a la forma en que se toman las decisiones”.

En fin, ¿cómo tomas las decisiones importantes en la empresa? ¿Qué importancia le estás dando a este tema? ¿Aplicas un proceso formal para elegir alternativas?

¡Muchas gracias por leernos!