¿Por qué queremos hablar de las diferencias claves entre administración y gestión?
Para un empresario que comienza a transitar las etapas de una empresa, diferenciar estos términos le ayudará a organizar su actividad. Son importantes para lograr la eficiencia empresarial.
Además, le facilitará enfocarse en tareas esenciales, según la etapa en que se encuentre la empresa. También, le permitirá saber cuándo delegar.
En el artículo previo: organizar una pyme con Platzilla (sugerencias y recomendaciones), comentamos las actividades principales que debe realizar un empresario estando en la etapa de funcionamiento regular:
- mantener el foco en la realización del producto o servicio,
- captar y atender a los clientes, y
- facturar para generar ingresos y así consolidar la empresa.
Como puedes ver, son 3 actividades que se componen de un cierto número de tareas, ejecutadas para mantener la empresa a flote.
El foco del empresario está en las tareas necesarias para generar ingresos. Cuando la empresa pasa a la etapa “funcionamiento estable”, surgirán otros tipos de tareas. Dentro de ellas se incluyen las de planificación y toma de decisiones.
¡Por supuesto!, en las etapas previas también se planifica y se toman decisiones. Pero estas se enfocan, principalmente, en las tareas básicas para generar ingresos.
En la medida en que la empresa crece en volumen de ventas y cartera de clientes, van surgiendo grupos de actividades. Estas terminan conformando lo que denominamos “áreas funcionales”.
El empresario a su vez, irá contratando personal para atender la ejecución de nuevas actividades en la organización.
En tal sentido, nos interesa diferenciar para efectos prácticos, administración de gestión. Dos conceptos que involucran, según la etapa, cada vez más complejidad.
Administración y gestión de mipymes
En general, hay 3 conceptos que aparecen cuando buscamos términos como administración de empresas y gestión empresarial. Estos son:
- Administración
- Gestión
- Dirección
En nuestro caso (en Gestionar Fácil) simplificamos en dos conceptos claves las acciones de un empresario y sus colaboradores: administración y gestión. En este último involucramos la dirección de empresas.
Ambas acciones deben apuntar a la eficiencia de la organización empresarial.
Administración en las pymes
En el caso de la administración de pymes, el concepto puede describirse como el proceso de definición y organización de las tareas básicas de una empresa.
American Management Association define la administración como la acción “por la cual se obtienen determinados resultados a través del esfuerzo y la cooperación de otros”.
Entre sus propósitos, la administración busca controlar que todo el engranaje organizacional funcione de acuerdo con ciertas pautas. Y que la ejecución de tareas apunte al logro de las metas y los objetivos acordados.
Gestión en las pymes
Por su parte, la gestión pone el énfasis, no tanto en la organización de los recursos, sino en la planificación para llevar a cabo los objetivos de la empresa.
Entonces, ¿cuál es la diferencia entre gestión y administración? En términos generales, los expertos plantean que la gestión lleva aparejado un punto de vista holístico de la organización.
Por su parte, señalan que la administración se centra en la estructura interna y en la ejecución de tareas.
Para una mejor comprensión de nuestros modelos (etapas de la empresa y áreas funcionales), en nuestro caso simplificamos sus definiciones.
En nuestro enfoque de gestión expuesto en diversos artículos, hemos señalado lo que entendemos por administrar y por gestionar. Es una simplificación conveniente, de manera especial, para los emprendedores y empresarios en sus primeros pasos.
Diferenciamos las 2 acciones como sigue:
- Administrar: es realizar tareas en las áreas funcionales, para mantener la operación de la empresa.
- Gestionar: es analizar y tomar decisiones oportunas, para guiar las operaciones y asegurar la sustentabilidad de la organización.
Dicho lo anterior, comentaremos algunos aspectos adicionales que pueden ser útiles para nuestra comprensión del funcionamiento de las mipymes (micro, pequeñas y medianas empresas).
Administración y gestión: Organización de una empresa
Si has leído nuestros artículos sobre la experiencia de empresas (como el caso de la consultora Geosama), sabrás que no hay que pasar por alto la importancia de la organización empresarial.
Este concepto engloba la estructuración, organización e integración de los recursos y áreas funcionales. Estas se conocen, comúnmente, como unidades o departamentos.
Y a dichas áreas se suma el establecimiento de las atribuciones y las relaciones entre ellas.
Es claro que a mayor crecimiento (más áreas funcionales, más personal y nuevas relaciones), la organización es cada vez más compleja.
Dominar estos conceptos nos permite realizar una utilización más eficiente de los medios de la empresa. Es decir, nos permite desarrollar las tareas y las actividades para alcanzar los objetivos y las metas establecidas.
La organización empresarial demanda la “división” de la misma en áreas o departamentos. Al crecer esto es inevitable. Las áreas agrupan actividades de similar naturaleza; además de establecer relaciones jerárquicas entre ellas.
Dentro de una empresa, la organización precisa de un trabajo permanente por parte de los distintos actores que participan en ella. Nos referimos a la administración que, junto a la gestión, debe buscar la eficiencia empresarial.
¿Por qué es importante la organización empresarial?
Una buena organización empresarial permitirá el logro de mejores resultados con los recursos disponibles. Disminuye los costes y mejora los plazos de ejecución de tareas y proyectos.
En el ámbito de una organización, un elemento central es la comunicación.
Con independencia de la estructura, es clave que los “mensajes” circulen sin crear confusiones, incidencias o, por ejemplo, una mala atención al cliente.
La mala comunicación no solo impacta a lo interno de la empresa; también puede generar consecuencias negativas con clientes, proveedores y entes externos.
Otro aspecto a tener en cuenta, para crear la mejor organización empresarial posible, es la posibilidad de fomentar el trabajo colaborativo. El cual no debe confundirse con trabajo en equipo o reparto de tareas.
El trabajo colaborativo crea sinergia y un ambiente saludable. De esta manera los empleados se encontrarán más cómodos y conseguirán realizar sus tareas con más productividad.
Una lectura que te recomiendo al respeto es la siguiente: trabajo colaborativo en las pymes.
El empresario o gestor debe ser quien asuma el fomento de la comunicación de calidad. Su accionar es un modelo a seguir.
Por ello debe tener presente que el éxito del negocio dependerá en gran medida de los mensajes que transmita. Cuanto más auténtico, directo y claro sea, mejor para todos.
Resumen
A modo de conclusión se puede asegurar que la organización empresarial es uno de los componentes esenciales de cualquier negocio.
En ella se concretan las tareas y funciones, además de las obligaciones y las relaciones entre los distintos colaboradores de las áreas funcionales.
Por otra parte, debemos asegurar los medios y buenas prácticas para una buena comunicación entre los distintos niveles de la empresa; y de estos con clientes, usuarios y proveedores.
Esto puede conseguirse a través de un plan que nos permita solucionar problemas de comunicación o que facilite su detección a tiempo.
Todos estos elementos, entre muchos otros, son insumos para la administración y gestión de mipymes.
Tenerlos presentes es esencial para abordarlos según su complejidad, en la misma medida en que la empresa pasa por las etapas, en su búsqueda del funcionamiento óptimo.
Finalmente, compartimos lo que significa para nosotros gestionar fácil:
Gestionar Fácil es tomar decisiones enfocándose en lo importante, según la etapa en que se encuentre la empresa. La experiencia nos dice que el empresario no puede perderse en aspectos que, siendo relevantes, deben ser atendidos en las siguientes etapas por las que pasará la empresa, en su camino del éxito.
¡Gracias por leernos!
