Administrar el tiempo…
Se han escrito ríos de tinta sobre administración del tiempo y eficiencia, así que, esta vez, permíteme que haga mi aportación nada ortodoxa y totalmente distinta a lo que probablemente hayas leído.
Hola amigos gestores, profesionales y emprendedores. Hoy vamos a hablar de administrar el tiempo indirectamente. ¿Qué es esto de indirectamente? Se trata de optimizar el tiempo de manera continuada y sin darte cuenta. Es una manera donde cada día se es más eficaz y por lo tanto, administrar el tiempo como herramienta para lograr eficacia, carece de sentido. El principio básico es el siguiente:
Si administrar el tiempo tiene como fin ser más productivo, entonces, ¿por qué no buscar directamente ser más productivo y de ahí los tiempos se mejorarán solos?
Los seres humanos en muchos casos no detectamos soluciones o no facilitamos detectar soluciones. Las claves que voy a aportar están encaminadas a que puedas mejorar la productividad en la empresa en primer plano, partiendo de la tuya misma. Todos estamos familiarizados con ellas, pero no todos las reconocen. Mi propósito con este artículo es que entonces el “mea culpa” y te sientas identificado con parte del contenido (o todo) y te lleves al menos alguna de las claves que te voy a ofrecer. ¡Empecemos!
1.- Menos lobos Caperucita. Nunca sabrás administrar el tiempo a la perfección.
No, no, no. No eres el Supermán del tiempo, eres Maria, Pepe, Luis o quien quiera que te llames. Con todos mis respetos a tu capacidad, lo más seguro es que si fueras capaz de hacer 10 cosas a la vez, no estarías precisamente leyendo sobre cómo administrar el tiempo. Lo más probable es que ¡no lo necesitarías!
Probablemente te encontrarás muchas imágenes de este tipo ilustrando cómo una persona puede hacer muchas cosas a la vez:
Quizás al inicio puedas hacerlo pero este ritmo no es soportable mucho tiempo.
¿Qué hacer si tengo tanto que hacer?
Lo primero, respirar y priorizar, pero sobre todo, no perder el tiempo con tonterías.
Adquiere la filosofía de aprovechar lo que te ofrece el mundo y sobre todo el mundo online y la cantidad de servicios que ofrece.
¿Sabías que puedes encargar folletos online? Para ello, está la imprenta digital ¿Sabías que puedes contratar servicios de gestoría online? Mira el caso de ayudatpymes. ¿Sabías que puedes contratar cualquier freelance online para ayudarte en los primeros pasos? Mira el caso por ejemplo de freelancer.com.
Ahora que te quitas parte del peso, céntrate en lo importante: facturar y dar servicio a tus clientes. Sencillo. Si tienes una microempresa toma nota. Si formas parte o tienes una empresa grande, asegúrate que en tu equipo se aprovechan los servicios de subcontratación digital.
La psicología de sentirse ocupado
Sin ánimo de intentar salirme de mi perfil de gestor, sí hay una tendencia a querer autoflagelarse o sentir pena por uno mismo muchas veces o autocomplacerse. Pareciera que de esa manera pueden sentir compasión por nosotros. Qué típico en las conversaciones escuchar, ¿Cómo estas?; Estoy liado. No sería mejor decir…, estoy pasando el rato con el tiempo ahorrado por tener todo automatizado…
El contexto de la empresa y la necesidad de socialización y reconocimiento fomentan este comportamiento. Tu labor ha de ser premiar que el equipo finalice en tiempo las tareas y evitar que se fomenten estas conductas. En este sentido las países del Norte de Europa nos dan una lección a España y latinoamérica. Trabajar de más no está bien visto.
2.- Piensa activamente pero con calma. Administrar el tiempo cocinando a fuego lento.
Me encanta viajar en coche SOLO. ¿Por qué? sencillo. Sé que al final de viaje tendré soluciones frescas a dilemas en mi empresa. Suelo empezar el viaje pensando en cosas del trabajo y a lo largo del viaje voy rumiando los dilemas, despacio, pensando en las implicaciones para el equipo y para los clientes.
Pensarás que esto no tiene nada que ver con administrar el tiempo. Al contrario. Un problema resuelto ahorra tiempo. En lugar de planificar el tiempo para ejecutar, busca soluciones prácticas que ahorren tiempo a la larga.
¿Te sientes identificado con esta situación? probablemente sí. Son muchos los gestores y directores que reconocen que cuando salen del entorno de trabajo piensan con calma y encuentran soluciones.
Aprovecha la capacidad resolutiva del ser humano y ayuda a tu equipo a pensar las soluciones fuera de empresa. Fomenta viajes, reuniones de equipo en distintos lugares o inclusive fiestas donde la gente distendidamente hable de temas diversos como hacen empresas de gran éxito como Atlassian.
De este modo, auto administrar el tiempo en tu empresa será natural al haber detectado soluciones que muy probablemente afecten a los tiempos en la empresa directa o indirectamente. Quizás ahora pienses que este si hago una mejora en un proceso productivo no forzosamente éste será más rápido. Sin embargo, si el producto es mejor, habrán menos incidencias luego habrás ayudado indirectamente a la administración del tiempo.
3.- Administrar el tiempo. Piensa pasivamente y confía en tí mismo y en el equipo
Todo tenemos un consciente y un subconsciente. Nuestro consciente todos lo conocemos. En el caso del subconciente está ahí aún siendo el gran desconocido.
Nuestro subconsciente tiene entre otras funciones ayudarnos. La ayuda muchas veces se traduce en buscar la solución a nuestros problemas. Esto se traduce en momentos mágicos en la ducha o cocinando cuando “te viene una idea a la cabeza” u otras circunstancias donde la “intuición” te dice algo (esa intuición es el subconsciente). Practica el enviar dudas a tu subconsciente.
4.- Elimina los plazos en trabajos que no domines
Esto es algo arriesgado pero piénsalo. ¿Por qué pones plazos? Puedes poner plazos estimativos pero no condiciones de las entregas. La presión no es nunca nada positiva, al contrario, favorece el nerviosismo y por tanto el cometer equivocaciones.
Por un lado piensas que al poner el plazo puedes mejorar tu administración del tiempo pero esto no es así. Hay un % de veces que no vas a cumplir y tendrás que retrabajar generando más gasto y atrasando otras tareas. Además de ello, este retrabajo obliga a re-planificar todo de nuevo.
¿Esto quiere decir que no se planifica? NO. Esto quiere decir que se planifica con margen en las tareas que no se dominen y con precisión en las que se dominen. Sin embargo, no traslades la planificación al compañero.
El Director muchas veces llega a la oficina diciendo qué hay que hacer y en qué plazo entregarlo y se quita el problema de encima. Piensa que ahora la responsabilidad es del equipo, cuando la responsabilidad es de él mismo por generar un ambiente poco distendido que aumenta las probabilidades de errores. Algunas empresas como Basecamp aplican una filosofía muy realista basada en el comportamiento humano y no en fechas de entrega.
Lo que debe de hacer un gestor
En su lugar, tu misión es generar una motivación y orientación para que tu equipo se inspire por lo que queréis ser.
Con la motivación generada y con una idea de tiempos muy flexible y que no genere presión el trabajo se hará con mimo y cuidado. Ese mimo y cuidado es el resultado de disfrutar trabajando en lugar de hacer los trabajos bajo “presión”. Luego por lo tanto ¡genera pasión! y los resultados irán acompasados. A más pasión, más mejora en la gestión e indirectamente mejora la administración del tiempo en la empresa. O…. ¿será que si estamos en esta situación virtuosa, el tiempo no es lo importante? Piénsalo.
Gracias por vuestra atención y nos vemos en la segunda parte del artículo:
¡Muchas gracias por la atención!
