Administrar y gestionar con Platzilla. ¡Bienvenidos!

En esta entrega queremos comentarte cómo puedes administrar y gestionar tu mipyme con Platzilla, en forma fácil y efectiva. Es un primer artículo en el que hablamos más sobre esta herramienta y cómo va evolucionando. Además, te damos detalles de cómo te puede apoyar en la gestión de tu empresa. Y si apenas estás en la fase de la idea de negocio, también es información clave para ti. ¡Así que no te la pierdas!

Primero, algunos comentarios generales. Si llegaste a este blog es probable que estés en una de las siguientes situaciones:

Estás pensando en poner en marcha una empresa y buscas aprender para dar pasos con más certeza.
Tienes una mipyme (empresa micro, pequeña o mediana) y necesitas un software para administrar y gestionar de manera ágil.
Buscas información general sobre cómo gestionar empresas, para aprender. O lo que quieres es, simplemente, conocer experiencias en el sector de las mipymes.

Administrar y gestionar con Platzilla. ¡Bienvenidos! — Emprende y gestiona como un experto

En cualquier caso, este y los siguientes artículos que iremos publicando de esta serie denominada “con Platzilla”, te interesarán. Esta afirmación se basa en el hecho de que si estás en este blog, tienes inquietudes. Estás interesado en aprender. ¡Pues aquí brindamos una oportunidad!

Por ejemplo, es muy probable de que quieras mejorar la gestión de tu empresa – si ya la tienes – o que quieras prepararte para que tu emprendimiento sea exitoso. En todo caso, aprender sobre cómo las empresas crean valor es clave. Aun cuando no seamos empresarios.

¿Administrar y gestionar… es lo mismo?

Aunque nuestra intención no es dar “clases” sobre administración y gestión, sino comentar experiencias y casos, compartimos algunas definiciones. Comenzamos con administrar y gestionar.

Administrar es utilizar los recursos disponibles para planificar acciones y conseguir los objetivos de la empresa.
Gestionar, por su parte, es poner en marcha lo planificado durante la administración. Se puede gestionar un proceso de innovación y desarrollo o un plan de marketing operativo.

Estas definiciones, para nuestro enfoque, son aún generales. Por tal motivo, compartimos las definiciones que hemos utilizado en nuestros artículos. A las 2 acciones, administrar y gestionar, las diferenciamos como sigue:

Administrar: es realizar y ejecutar las tareas en las áreas funcionales, para mantener la operación de la empresa. La microplanificación, por ejemplo, es una tarea clave para la administración.
Gestionar: es analizar información y tomar decisiones oportunas, para guiar las operaciones y asegurar la sustentabilidad de la organización.

Claro que estas definiciones no son “académicas”; sin embargo, son suficientes para hablar de una gestión empresarial fácil y ágil. De hecho, al hablar sobre cómo gestionar, utilizamos 3 modelos de apoyo, alineado con las definiciones dadas:

Por otro lado, queremos dejar un breve comentario sobre organizar y dirigir. Lo hacemos porque son 2 términos que se suelen confundir con administrar y gestionar.

Con Platzilla. ¡Bienvenidos! — Administrar y gestionar con Platzilla.

Organizar y dirigir:

A veces confundimos administrar con organizar y otras veces con dirigir. Lo mismo ocurre con gestionar. Sin embargo, hay algunos detalles que nos permiten entender los términos por separado.

En el caso del término organizar, es ordenar lo planificado, antes de ponerlo en marcha. Podemos decir que es parte de la administración. En el caso del área de compras, por ejemplo, cuando establecemos un calendario estamos organizando “el flujo del dinero”.

Por su parte, dirigir es asumir el mando y la comunicación al poner en marcha lo planificado. En el área de mercadeo y ventas, por ejemplo, diriges al equipo indicándoles qué objetivos cumplir. Además, les señala las reglas y la filosofía que aplica la empresa y que ellos deben seguir.

Administrar y gestionar con Platzilla

Toda empresa, sin importar su tamaño, debe manejar la información que produce, ya sea en forma directa o indirecta. Es un activo sobre el cual el empresario no puede dejar de actuar. Pues si lo hace, ¿cómo podría avanzar?

La información es a la empresa, como la savia a la planta. Es un activo, es energía.

En las primeras etapas, cuando apenas comenzamos a vender el producto o servicio, es común que los datos y la información estén dispersos. Según sea el tipo de empresa, esto puede convertirse en una desventaja importante en el corto plazo. Además, es claro que si la empresa crece sin controlar ese activo, las consecuencias pondrán en peligro su permanencia.

Por tal razón, siempre recomendamos que, aun cuando apenas estemos en los primeros pasos, dediquemos tiempo a pensar en los datos:

¿Cómo controlar los datos y la información?
¿Cómo asegurar que cada área que se vaya conformando, disponga de herramientas idóneas para tal fin?
¿Quién puede acceder a la información según su clasificación?

En la actualidad es factible que una microempresa – y hasta un autónomo – comience a trabajar desde el “primer día”, con un software de gestión.

Esto es así por el bajo coste de las herramientas creadas según el modelo SaaS (software como servicio; en inglés, “software as a service”). Un pago mensual de 9 euros por el uso de una aplicación en la nube no es problema, ¿cierto?

Software como servicio (SaaS)

Queremos resaltar aquí algunas de las ventajas que tienen las herramientas SaaS. Estas son parte de las ventajas que tiene Platzilla, por ser un software bajo este modelo, disponible en la nube.

Destacamos las siguientes ventajas:

Con el modelo SaaS no hay necesidad de configurar el software en su propio servidor. El despliegue y la configuración de aplicaciones lo realiza el proveedor.
En minutos puedes tener la herramienta a disposición, para comenzar a trabajar.
La mayoría de las aplicaciones SaaS son fáciles de usar y son personalizables, para una rápida adaptación.
Una aplicación SaaS puede utilizarse desde cualquier lugar, con un dispositivo conectado a Internet. No tiene las limitaciones de aplicaciones instaladas en tu ordenador o servidor local.

Reduces los tiempos de implementación y los costes de uso.
Las aplicaciones SaaS son compatibles y multiplataforma; además, logran un alto rendimiento.
El acceso a la información es total (en cualquier momento, desde cualquier lugar).
Las actualizaciones y el mantenimiento corre por cuenta del proveedor, y no implican costes adicionales para nuestra mipyme.
Puedes personalizar las aplicaciones y demandar nuevos servicios, según las necesidades reales de tu empresa.

¿Te parecen interesantes todas estas ventajas? Si has tenido que lidiar con aplicaciones diversas en las áreas de la empresa, sin una base de datos que centralice todo, sin duda esto te debe interesar.

Primeros pasos con Platzilla

Si has visto artículos sobre Platzilla en este blog, hay algo importante que debes saber: la herramienta está en constante evolución.

Y es que no podría ser de otra forma, pues la mejora continua, con pequeños incrementos, es esencial. Así como la administración y gestión de una mipyme es una actividad dinámica, lo es un software de gestión.

Platzilla es un software de gestión que tiene una fortaleza clave: es fácil adaptar a casi cualquier tipo de empresa. Es un software que puedes adaptar a tu empresa, y no al revés, como ocurre en otros casos.

Con Platzilla puedes brindar a tus colaboradores los medios para administrar y gestionar de manera eficaz, en el día a día. Por ejemplo, puedes:

Registrar, organizar y clasificar a tus clientes.
Almacenar diversos contactos y prospectos.
Registrar y hacer seguimiento a oportunidades.
Generar contratos de servicio, cotizaciones, facturas…
Gestionar las tareas propias y del equipo.
Compartir información para mejorar la relación con clientes.
También, comunicar a los interesados las incidencias por atender y dejar evidencia de la solución alcanzada.
Y muchas cosas más.

Aquí compartimos un vídeo corto, por si aún no conoces Platzilla, que te dará una descripción general:

Para realizar estas operaciones cada día, hay que realizar algunos pasos previos. Uno de ellos es preparar los datos que tengamos y subirlos a Platzilla. Es lo ideal, porque así podemos aprovechar desde el inicio diferentes funcionalidades.

Por ejemplo, suponga que tienes en una aplicación en tu PC (como una hoja de cálculo), los datos de tus clientes. ¿Te gustaría subirlos y evitar transcribir por separado, uno a uno? Pues este es uno de los primeros pasos que recomendamos dar.

Lista de primeros pasos:

En este sentido, la experiencia nos dice que los pasos que puedes dar son:

Revisar, apoyándose en los datos de prueba, las opciones del menú de Platzilla. Este está dividido en 4 bloques: Entradas, Planificación, Ejecución y Revisión.
Seleccionar los módulos que utilizarás para una primera carga de datos. O simplemente, para comenzar a registrar información.
Incluir datos para conocer en detalle qué campos contiene cada módulo. Con esto podrás realizar una tarea esencial: adaptar a tus necesidades de información, en lo que requieras, cada módulo. Por ejemplo, suponga que para clientes necesitas tener el dato “día de cumpleaños”, en la forma “días-mes”. Como no está en los campos por defecto, lo podrás agregar.
Al tener claros los ajustes que debes realizar para los diversos módulos o contenedores de información, podrás realizar los cambios. Esto es, agregar o quitar campos y tablas. Más adelante podrás realizar otras personalizaciones. Porque hay muchas otras forma de adaptar Platzilla a tu empresa.

Pero… para no dejarte muchas actividades por realizar en este primer artículo de la serie “con Platzilla”, hasta aquí la lista de primeros pasos. Los detalles de cómo ejecutarlos, en la siguiente entrega.

Por ahora, solo te pediremos ingresar y comenzar a probar la herramienta que te permitirá administrar y gestionar de forma fácil…

A través de la propia herramienta, tienes la oportunidad de preguntar o dejar sus inquietudes. Así que te invitamos a probar. ¿Qué puedes perder? – Nada. Lo que sí, es que ganarás nuevos e interesantes aprendizajes.

Seguimos en la próxima entrega. ¡Hasta pronto!