Ahorro en gastos fijos de una empresa: ¿hasta qué punto son necesarias todas las partidas? ¿es impactante el ahorro aquí o destinamos los esfuerzos a otras cosas?
En las aventuras que he dirigido, como Gestionar Fácil, Emprender fácil y Platzilla, tener una cultura de ahorro ha sido clave no sólo para poder incrementar beneficios, sino también para que los socios tengamos fondos para nuevas inversiones.
Como todo en la vida, los resultados que obtienes de ahorrar, dependen en tan inteligente seas escogiendo bien tus batallas. Pero,
¿Realmente enfocarte en los Gastos fijos de una empresa es buena idea?
La mayoría de las empresas cuando piensan en ahorro, usualmente revisan el posible ahorro en gastos fijos de una empresa.
Los Gastos generales de la empresa son aquellos costes que necesita la empresa para funcionar. Servicios de infraestructura, alquiler y talento humano, por ejemplo.
Sin embargo, debes tener cuidado. Pues en este ítem es donde hay menos posibilidades de ahorrar y tienes que asegurarte de no afectar tus operaciones.
Recuerda el dicho: “Lo barato puede salir muy caro”
Aquí te explico algunas claves:
4 claves para conseguir ahorro en gastos fijos de una empresa
1. Luz y agua:
Si encuentras una compañía más barata, pues adelante, ya que normalmente esto es algo que se suministra sin problemas.
En cualquier caso el ahorro no será considerable, en términos porcentuales. Por ejemplo, una empresa que genera 400.000 euros de facturación al año, probablemente paga 7.000 euros al año y cambiarse de compañía le puede suponer ahorrar un 10% en la factura. Es decir, apenas unos 700 euros al año.
¡Vamos… un 0,1%!!!!
Así que si cambiarte de compañía de agua y luz te supone un drama, ni lo intentes. Si te vas a tirar 10 horas en gestiones para esto, más te vale que las inviertas en conseguir algún cliente nuevo o reducir gastos en otros lados.
Un cliente que una vez tuve fuera de España, una petrolera, alguna vez se dedicó a poner pegatinas al lado de los interruptores de luz y en los lavabos, pidiendo controlar el gasto común…
Resultó ridículo: gastaron más dinero en la campaña para promover el consumo responsable, que el resultado que se obtuvo al final.
Mejor hubieran invertido sus esfuerzos en una novedosa campaña de marketing, por ejemplo, y probablemente hubieran tenido más ingresos para pagar esos gastos comunes.
2.- Logística y transporte
En este apartado nos hemos encontrado realmente muchas barbaridades.
Desde empresas que deciden crear su propia infraestructura logística para conseguir en un futuro el ansiado “ahorro en gastos fijos de una empresa”, cuando en el fondo era sólo una excusa para hacer cosas o para llenar un ego al tener una furgoneta rotulada con su nombre.
Esto ocurre por no tener un foco claro y saber qué toca hacer en cada etapa de la empresa.
Otra pérdida silenciosa de poder adquisitivo o falta de ahorro, se debe también a contratar transportistas sobre la marcha.
En algunas empresas, con alto volumen de operaciones, éste supone mordisco a su escaso margen (según casos) que, en caso de optimizarse, puede suponer un % razonable en incremento de beneficios.
Ejemplo:
- Empresa de venta online de artículos low-cost con alto volumen
- Facturación: 2 millones de euros.
- Margen neto: 3%: 60.000 euros beneficio
- Coste transporte: 120.000 euros
Consiguiendo un proveedor de transporte mucho más económico, los beneficios cambian radicalmente. Supongamos que se consigue ahorrar un 20% en transporte.
Esto supondría un aumento de beneficios en 40.000 euros, es decir un 33% más.
Es para pensárlo.
Así, recomendamos que como tus seguros, hipotecas y otros gastos fijos de la empresa, uses un comparador de transporte como puede ser ship-quik.com para que estés seguro que el trasporte no es un coste mayor de lo estrictamente necesario.
3. Internet:
Al igual que con los otros servicios: si es fácil, hazlo.
Pero si tienes que lidiar con 30 operadores y tener problemas… mejor delégalo y enfócate en donde tienes más oportunidades de ahorro en gastos fijos de una empresa sea o no dentro de los gastos generales de la empresa.
Preferimos no recomendar nada en este ámbito, ya que las ofertas son muy cambiantes y las decisiones son más circunstanciales.
4. Alquileres:
Poder ahorrar dinero por alquileres depende de cada negocio…
Si la actividad que desarrollas no depende de dónde estés, pues, allí no gastes en Location, Location y gasta lo mínimo.
Recuerda que cada negocio el alquiler puede ser una partida muy elevada. Y no por tener una oficina más bonita te irá mejor. Mira el ejemplo de las gafas de sol Hawkers, facturan 15 millones de euros y tienen la oficina encima de una gasolinera.
Sin embargo, si tu negocio es de calle, y necesita buena ubicación, ojo con lo que haces… Porque si decides reducir gastos con un alquiler bajo, también tus ingresos pueden bajar y al final te irá peor.
Si tu empresa no tiene una venta al público pero la ubicación a efectos del nombre de la empresa es importante, puedes trabajar en un modelo mixto, donde haya gente trabajando en oficina remota y el espacio físico postal sea usado para reuniones con clientes y reuniones de equipo.
5. Nóminas:
Uffffff…
El ahorro en gastos de nómina es para mi la parte más delicada y donde hay que considerar muchos casos diferentes…
Pero creo que puede ayudarte esta regla general que tenemos en la empresa:
“Lo barato es caro, pero…. ¿lo caro es necesario?”
Ahí es donde está la cuestión…
Aquí te dejo unas 3 preguntas que te ayudarán a pensar sobre esto:
- ¿A quién realmente necesitas en tu equipo? Nota: a ellos págales bien…
- ¿Necesitas tener en tu oficina un contable? ¿O una gestoría te vale?
- Necesitas gente de marketing o puedes subcontratar?
- Si necesitas un técnico en sistemas, ¿Necesariamente has de contratarle en España? ¿Acaso es más fiable en España?
Si haces un análisis de esto, casi seguro que consigues optimizar costes… y casi seguro que modificas a un cargo que hoy te resulta caro, por un servicio externo…
También internamente, has de tener un equilibrio entre las personas correctas y los sitios correctos. A veces es importante cuando estamos creciendo promover internamente y a veces subcontratar, depende de cada caso.
Nuestra experiencia con Autónomos o Freelancers
Hay muchos perfiles que pueden ser freelancers y no por ello va a ser peor. Muchas veces es hasta mucho mejor.
En nuestro caso, tenemos muchas personas freelance que colaboran con nosotros con un resultado excelente. Es más una cuestión de orden, definición de las tareas y seguimiento que de talento.
Por ello, el seguimiento y hacer reuniones cortas pero eficaces dentro de una rutina de reuniones, hace que, no haya distancia de por medio. Es más, trabajar con personas en remoto, nos ha forzado a ser más eficaces.
Ojo con los remordimientos de consciencia
Reducir costes asociados a nómina puede ser difícil para muchos directivos. Pero recuerda que se trata de reducir costes para crecer y luego poder contratar a más personas…
Plantéate que, como gestor, estás haciendo lo mejor para la empresa y por lo tanto, para todo el equipo… Ya que así crecerá más la empresa y a la larga contrataras a las gente que realmente necesitas para seguir creciendo.
Conclusión
Lo cortés no quita lo valiente y ahorrar en los gastos generales de la empresa es siempre bueno. Pero ten en cuenta que tu tiempo es limitado y siendo ésto en LO QUE MENOS VAS A AHORRAR, enfócate en donde están las verdaderas oportunidades de ahorro y no en menudeces.
Evita ser, como dirían en mi pueblo: “Ahorrador de paja y tirador de trigo”.
O en términos coloquiales, aquella señora que se la pasa comprando alimentos de baja calidad y, buscando ofertas en el supermercado de superdescuento, y todo lo ahorrado se lo gasta en unos zapatos que usa una vez al año.
Mejor que se alimente bien ella y los suyos y que en esa ocasión especial le pida aquellos zapatos súper exclusivos a una amiga o que, sencillamente, lleve unos zapatos normales y para compensar se ponga los super pendientes pijos chick de la muerte (que ya tiene guardados sólo para ocasiones especiales).
¿Qué más debo saber para ahorrar costes en mi empresa?
Si quieres leer mis recomendaciones para ahorrar en tu organización, te invito a leer una serie de artículos que he escrito sobre cómo tener ahorros significativos en la empresa:
