¡Bienvenidos a una nueva entrega sobre mejora continua y gestión empresarial! Las áreas básicas de una empresa, necesarias para crecer, se implementan de manera progresiva en todo tipo de organización. Presentan diferentes niveles de desarrollo según la etapa en la que se encuentre y el tipo de empresa de la que se trate.
En este artículo te hablaremos de las áreas básicas comunes, necesarias para crecer, y de cuándo desarrollarlas. Responderemos a las preguntas:
- ¿En qué etapa de la empresa se implementan?
- ¿Cómo evolucionan?
- ¿Qué herramientas son idóneas para apoyarlas?
Para esto, te dejo dos imágenes importantes para contextualizar las etapas y las áreas de una empresa, desde nuestra perspectiva.
Con respecto a la evolución de las empresas, tenemos 6 etapas:
Sobre estas etapas consigues interesantes artículos en este Blog. También un vídeo que te explica detalles – con un punto de vista práctico – sobre las mismas: “etapas de las empresas”.
Para las áreas funcionales, nuestro modelo considera 12 áreas posibles. Algunas solo están presentes en empresas consolidadas, en las etapas de funcionamiento óptimo o de expansión:
También sobre las áreas encuentras interesantes artículos en este Blog. Al final te dejaré algunos de ellos. ¡Empecemos!
Áreas básicas de una empresa, necesarias para crecer
Una empresa que funciona bien y crece de manera sostenida, realiza las siguientes actividades:
- Elabora un producto o servicio (o lo comercializa)
- Vende a través de uno o más canales
- Administra el dinero y controla el flujo de caja
- Asigna el personal adecuado a cada tarea
Creo que, en términos generales, estarás de acuerdo en que son las actividades esenciales que toda empresa (micro o pyme) debe desarrollar para funcionar.
Es claro que cada una de estas actividades representa un área básica o área funcional, que debemos crear y desarrollar en la empresa.
¿Qué determina la evolución de dichas áreas? – En parte, el tipo de empresa. Pero sin duda, juega un papel clave las competencias del empresario o del grupo de socios.
De acuerdo con nuestra versión de áreas funcionales, las actividades generales señaladas involucran: finanzas, producción y operaciones, talento humano, mercadeo y ventas.
Áreas básicas de una empresa. Área de finanzas
Se encarga de varias subactividades, que incluye el uso correcto del dinero que ingresa a la empresa.
Una empresa debe tener registros contables, pagar los impuestos, controlar la facturación y tesorería, realizar análisis de costes y generar indicadores financieros.
Pero, ¡claro está!, no tienes que hacer todo estos desde el comienzo. El análisis de costes y los indicadores financieros lo podrás abordar en funcionamiento estable u óptimo. A menos que puedas hacerlo en etapas más tempranas, lo que sería ideal, pues avanzaría con más certeza en el camino del éxito.
Lo común es que el área de finanzas sea un “departamento” subdividido en área contable y área de tesorería. El desarrollo, a través de las etapas, puede ser como sigue:
- ¿En qué etapa de la empresa se implementa? La contabilidad, el pago de impuestos y la facturación, desde el inicio de las operaciones de la empresa. No es opcional. El análisis de costes y los indicadores financieros, en el mejor de los casos, en funcionamiento estable.
- ¿Cómo evoluciona? Lo típico es que el empresario realice las tareas básicas durante la puesta en marcha de la empresa. Al alcanzar el funcionamiento regular, se apoya en un colaborador. Cuando la empresa supera esta etapa, impulsa el área con personal “experto”, que garantice la calidad de las actividades y de los productos del área.
- ¿Qué herramientas son las idóneas para apoyarla? Aplicaciones o herramientas de gestión con módulos de facturación, cuentas por cobrar, impuestos, contabilidad de costes e indicadores financieros.
Una empresa en funcionamiento óptimo utiliza, necesariamente, herramientas de gestión. Estas deben incluir el área de finanzas.
Área de producción y operaciones
Es el área relacionada con la realización del producto o del servicio prestado. La evolución del área varía mucho entre tipos de empresas.
Una empresa que presta servicios profesionales, diseña su oferta y hace uso intensivo del conocimiento en la disciplina correspondiente. Es claro que el talento humano acá es una pieza clave. En este tipo de empresas, lo esperado es que no estén presentes actividades como la gestión de inventarios.
Observe que en el caso de una fábrica de calzado, por ejemplo, el área de producción y operaciones tiene una implementación diferente a las empresas de servicios profesionales.
Necesita proveedores, almacenes, control de inventarios, un proceso de fabricación, control de calidad, coordinación con mercadeo y ventas, etcétera.
Las subáreas típicas en producción y operaciones son:
- Gestión de proveedores
- Manejo de inventarios de insumos y materia prima
- Planificación de la producción o del servicio
- Control del nivel tecnológico de equipos y maquinaria
Según sea el tipo de empresa, cada una de estas subáreas tendrá un desarrollo complejo o no. Por ejemplo, en un laboratorio que fabrica medicamentos, el nivel tecnológico de equipos, el mantenimiento y su precisión, son objeto de gestión permanente.
- ¿En qué etapa de la empresa se implementa? Está claro que la producción del bien o servicio inician con las operaciones de la empresa. Si no hay nada que vender, no hay empresa. Según el caso, el control de proveedores, inventarios y el nivel tecnológico de equipos, serán o no actividades medulares.
- ¿Cómo evoluciona? Lo típico es que el empresario produzca o preste el servicio al iniciar operaciones. En muchos casos, la producción está en manos del empresario hasta el funcionamiento regular. Luego, al llegar a la etapa “estable”, delega tareas, que puede incluir parte o toda la actividad de producción. Pero si se trata del laboratorio que produce medicinas, pues es claro que desde el inicio contará con expertos en el sector.
- ¿Qué herramientas son las idóneas para apoyarla? Aplicaciones o herramientas de gestión con módulos para manejo de proveedores, inventarios y control de equipos.
Áreas básicas de una empresa. Área de talento humano
Esta es, sin duda, una de las áreas básicas esenciales. En términos sencillos, el propósito central del área es maximizar las competencias y la experiencia de los colaboradores.
Además de asignar un responsable a cada tarea, para que cada quien haga lo que debe hacer, lo mejor posible, en pro del desarrollo de la empresa.
Al inicio, casi siempre el empresario funge como gestor del área de talento humano. Busca candidatos, evalúa, contrata, paga por sus servicios, capacita, etcétera.
En una empresa en funcionamiento óptimo, el área necesariamente ha evolucionado; y puede contemplar subáreas con tareas como las siguientes:
- Evaluación del desempeño (para evaluar periódicamente a los colaboradores, siguiendo una metodología conocida por todos).
- Políticas de gestión del talento humano (para la captación y el desarrollo del personal).
- Incentivos y beneficios (cuenta con un sistema de incentivos, para aplicarlo según cierto conjunto de criterios).
- Capacitación y formación (para desarrollar al talento humano en función de las necesidades de la empresa y del perfil de cada colaborador).
- Clima organizacional y motivación (para lograr que los colaboradores se identifiquen con la empresa, que estén satisfechos; y así evitar altas tasas de rotación).
Para responder a las preguntas: ¿en qué etapa de la empresa se implementa?, ¿cómo evoluciona? y ¿qué herramientas son las idóneas para apoyarlas?, te dejaré un artículo que te ilustrará muy bien estos puntos. Te recomiendo que lo veas al finalizar la lectura de esta entrega:
Área de mercadeo y ventas
¿Conoces a algún emprendedor que tiene un producto o servicio atractivo, pero que no logra vender? – Te aseguro que los hay.
La empresa en viable en la medida en que logra vender. Y para esto, es necesario conseguir clientes. En la propuesta de las etapas, la de funcionamiento regular se alcanza cuando el empresario logra facturar de manera continua.
Una de las funciones del área de mercadeo es aumentar la cantidad de clientes de la empresa, dando a conocer los productos o servicios disponibles.
Es claro que el área inicia, de una u otra forma, con las operaciones de la empresa. Pues hay que conseguir clientes y vender. Luego, como las restantes áreas, evoluciona según el tipo de empresa y las competencias del empresario.
En una empresa consolidada, el área de mercadeo y ventas involucra un conjunto de subáreas:
- Relación con clientes
- Segmentación y posicionamiento
- Desarrollo de productos / servicios
- Fijación de precios
- Gestión de Venta
- Distribución
- Nuevos mercados
- Exportaciones
Para responder a las preguntas planteadas: ¿en qué etapa de la empresa se implementa?, ¿cómo evoluciona? y ¿qué herramientas son las idóneas para apoyarlas?, te recomiendo que accedas a este enlace al finalizar la lectura de esta entrega:
Conseguirás varios temas relacionados con el área y muchas experiencias de empresas, como consultoras, ventas al por menor y fábricas.
Áreas básicas de una empresa. Lo que dice el gurú Verne Harnish
Comparto algunas consideraciones adicionales sobre las áreas básicas de una empresa, necesarias para crecer. Y lo haré con base a las sugerencias de Verne Harnish.
Para el experto, las 4 principales áreas de decisión que toda pyme debe tener, para una empresa estable y dominante, son:
- Equipo
- Estrategia
- Ejecución
- Efectivo
Contar con un buen equipo requiere atraer y contratar a los mejores colaboradores. El empresario debe asegurar que cada colaborador sea el mejor en su puesto de trabajo.
Harnish explica que “el coste de una mala contratación es de 115 veces su salario anual”, por lo que es importante realizar un buen proceso de contratación.
En realidad, no importa si el coste es de 115 veces, mucho más o mucho menos. Lo que debemos saber es que en una pyme, cada mala contratación tiene un alto impacto.
Por otro lado, la empresa debe contar con una estrategia poderosa para dominar en su sector. Si carece de estrategia, pasará años intentando crecer. Si no crece o se estanca, tenderá a desaparecer.
Al existir estrategia, hay una agenda que contribuye a mantener el enfoque en los objetivos de la empresa.
De la ejecución se encarga todo el equipo. La eficiencia depende de su labor y desempeño, de reuniones bien administradas, para evaluar la gestión.
Pero el oxígeno, según Harnish, que alimenta el crecimiento es el flujo de caja. El ciclo completo del efectivo es un indicador clave que mide cuánto tiempo toma un euro invertido, en regresar a tú bolsillo.
Ordenando las ideas: áreas básicas de una empresa
Durante la puesta en marcha y la etapa de funcionamiento regular, se da inicio a al menos 4 áreas básicas: finanzas, producción y operaciones, recursos humanos, mercadeo y ventas.
Estas tendrán un nivel de desarrollo mayor o menor en el arranque de la empresa, según su contexto (tipo y tamaño):
- Tipos de empresas: fábricas, distribuidoras, comercios o ventas a particulares, servicios profesionales y consultoras.
- Tamaños: micro, pequeñas, mediana y gran empresa.
A estas áreas básicas las acompaña la dirección estratégica, pues el empresario ha definido la misión, la visión e inclusive, los valores que regirán su organización. Y de manera explícita o no, tendrá unos objetivos estratégicos a los que apuntará su esfuerzo.
El paso de la empresa por las etapas depende del desarrollo de sus áreas funcionales. La experiencia nos dice que hay empresas que alcanzan el funcionamiento estable en tiempo récord. Luego, se estancan.
Una causa es que hay empresarios que no delegan, frenando el avance de la organización (delegar tareas es parte del área que denominamos estructura organizacional).
El estancamiento puede deberse a múltiples razones. Otra es la falta de herramientas para la gestión de la información.
Herramientas de gestión de información
En el caso de empresas en la etapa funcionamiento regular, una de las áreas que puede demandar herramientas de gestión es “mercadeo y ventas”.
De hecho, puede ocurrir que sin haber logrado facturar, ya la empresa esté aplicando algún tipo de campaña para convertir leads en clientes.
Según el tipo de empresa, disponer de herramientas de gestión será o no perentorio en las primeras etapas.
Pero al entrar en la etapa de funcionamiento óptimo, las herramientas de gestión no son opcionales. La empresa debe contar con la capacidad de controlar las áreas y gestionar la información. Esto último es clave para lograr la colaboración y la mejora continua.
¿Quieres probar una herramienta de gestión? – Acá te dejo un enlace a la Plataforma de Aplicaciones Platzilla. Una opción interesante para pymes.
¡Hasta el próximo artículo!
