Una pregunta recurrente que emprendedores, gestores y empresarios nos hacen es: ¿ cómo administrar una empresa con éxito, sin dolores de cabeza? Sobre esto hay mucha información basada en diversas teorías y experiencias. Es común perderse entre tanta información, ¿cierto?
Pues bien, acá te lo explicamos de manera sencilla, con base en el índice IDEAL o índice de eficiencia empresarial.
Así que no te pierdas en un sin fin de conceptos que pudieran llevarte… ¡a ninguna parte! Lee con atención este artículo; al final puedes dejarnos tus datos para que recibas mucha información importante.
Pero vamos por partes. Veamos primero qué es administrar, antes de entrar en cómo administrar una empresa.
¿Qué es la administración de empresas?
Un enfoque que gusta mucho es pensar que la administración es el arte de hacer las cosas bien.
También están las definiciones más descriptivas, con base en procesos: “administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar”. Henri Fayol.
Si te fijas bien, todos nos apoyamos en esos procesos en muchas cosas de las que hacemos, porque nos permite obtener los resultados que queremos, de la mejor manera posible.
Nadie necesita realizar estudios profundos para ejecutar estos procesos, porque si lo piensas bien, se trata de actividades lógicas, que se dan en secuencia, sin que la persona lo note, probablemente.
Pero en el caso de las empresas (micro o pymes), lo ideal es tomar conciencia de estos procesos. El objetivo es tener rentabilidad. Por tal razón comprender los pilares para administrar bien, es clave, ¿no lo crees?
¿Cómo administrar una empresa?
Principales procesos de la administración
Una de las características de la administración es su universalidad. Los procesos administrativos están en muchas organizaciones, de todo tipo, incluyendo las sociales.
En la medida en que una empresa crece, el reto es mantener la agilidad, evitando que aparezca la burocracia. Esta aparece sin que nos demos cuenta, cuando vamos agregando pasos en la administración de los recursos, tiempos, normas, etc.
Por ello, como empresario, debes estar alerta a las actividades que no agregan valor.
Es claro que el nivel de complejidad depende de cómo lo quieras y desees, pero mientras más sencillo, mejor.
En cualquier caso, para responder a cómo administrar una empresa, hay un ciclo que debes manejar: prever (planificar) – organizar – dirigir – coordinar – controlar.
Planificar o prever
Esta fase es más común de lo que piensas. Por ejemplo, cuando decides ir con tu familia al teatro o al cine, procedes a planificar y prever lo necesario para cumplir el propósito, ¿cierto?
Piensa un momento qué implica ir al teatro a ver una obra. Para este propósito, respondes a preguntas como: ¿cuándo?, ¿quiénes irán?, ¿cuánto necesito?, ¿cómo nos movilizaremos?, etc.
Cuando estamos en una empresa, es mucho mejor si el plan se escribe. Eso nos obliga a estar claros y pensar deliberadamente en los objetivos.
En la administración de empresas, es en este proceso donde se formula la parte “estratégica”. Esto se refiere a tus objetivos y metas.
Organizar
Durante la planificación, en la que se parte de lo que quieres lograr, un punto clave es asegurar los recursos necesarios para alcanzar los objetivos.
Si planificas con detalle la ida al teatro, pero no tienes los recursos, pues el propósito no podrá cumplirse.
Luego, para que el plan se ejecute bien, necesitas organizar los recursos disponibles o que están en proceso de adquirir.
Organizar puede implicar: contar, revisar lo que se tiene, evaluar lo que falta, asegurar la disponibilidad de lo necesario, etc., para llevar adelante el plan.
Estas acciones son propias en la administración de empresas; y son sencillas, si lo ves bien.
Por cierto, también organizas a tu equipo de trabajo si tienes más de un colaborador.
Dirigir
En un lenguaje menos sofisticado, dirigir las acciones en la empresa es “mandar”. Término que viene del ejército, pues los primeros estudiosos de este campo importaron de él, algunas ideas.
¿Dirigir a quién o qué cosa? – Como te dije, sea que tengas colaboradores en tu empresa o no, después de conseguir lo que requieres para lograr lo planificado, te pones en movimiento…
Como propulsor de una idea, de tu empresa, al contratar personal serás la referencia. Así que saber dirigir es clave. Y un punto específico es aprender a delegar.
Por otro lado, esto te demanda la siguiente acción: coordinar.
Coordinar
Se trata de un pilar fundamental, pues hacerlo bien te asegura que se hagan las cosas de manera productiva, logrando los objetivos del plan.
Vale decir que si tienes el plan, los recursos y el equipo de colaboradores, pero no sabes coordinar, es muy probable que no logres los objetivos o que los alcances sin ser productivo; es decir, a un costo elevado.
Palabras importantes: efectividad, eficacia y productividad
- Ser efectivo, es cumplir las cosas que te estableciste como objetivo y meta.
- Ser eficiente, es que logras los objetivos sin derroche ni desgaste de recursos.
Al ser efectivo y eficiente, logras la productividad. Esto conlleva al éxito.
Parece fácil, ¿no? – Pues sí lo es, siempre que estés enfocado. De esto te hablaremos en breve.
Controlar
Controlas durante y después de ejecutar el plan: actividad necesaria; fundamental para llegar al funcionamiento óptimo.
Se trata de una especie de revisión de lo que se ha hecho. Aparece un atributo fundamental para el producto o servicio realizado: la calidad. También, para el proceso.
El tema de la calidad, es algo apasionante, tema del cual hay todo un océano… Hacer las cosas siguiendo los parámetros de la excelencia, es algo que ha llevado años de estudios a los expertos. Es tal la importancia para la sociedad, que hay organismos internacionales que entregan “certificaciones de calidad”.
Has escuchado sobre “Gestión de Calidad Total: Apuesta a ser el mejor”. Haz clic en el enlace para una lectura interesante.
Cómo administrar una empresa apoyándose en el Índice IDEAL
Recordemos que el índice de eficiencia empresarial o índice IDEAL se mide a partir del diagnóstico de 4 áreas: foco, mejora continua, control y colaboración.
Como sabes, las 4 áreas generan sinergia, por lo que no es una simple suma de buenas prácticas. Aquí se cumple que: el todo es más que la suma de las partes.
1. Foco
Lo primero que le decimos al empresario que nos pregunta cómo administrar una empresa, es que no puede perder el foco. Esto es, según la etapa en que esté su empresa, debe atender lo relevante y no dedicar esfuerzo a actividades que no le aporten valor para ese momento.
Muchos emprendedores y empresarios, en su afán por avanzar, abarcan actividades que son importantes, pero no para el momento en que está la empresa.
¡Perder el foco es fácil! Si sientes que has perdido el foco, este artículo te puede resultar importante: CRM Comercial: ¡Recupera el control de tu empresa!
Por cierto, ¿tienes clara la misión y visión de tu empresa? –Si no la tienes, puedes estar perdiendo el foco.
2. Colaboración
Cuando la colaboración interna y externa es atendida, permite un mejor control de la gestión.
La colaboración la entendemos, no solo como trabajo colaborativo, sino también como gestión de la información por todos los colaboradores.
Por ejemplo, cuando un potencial cliente queda registrado en la base de datos, el responsable de mercadeo hace gestiones para llevarlo por el embudo de ventas. Cambia el estatus del cliente.
Por su parte, un vendedor hará las gestiones para atender la compra y asegurar la satisfacción de cliente, lo que implica actualizar información del mismo.
Según el caso, otro colaborador hará una encuesta de satisfacción y logrará más información, por lo que se enriquece el conocimiento sobre el mismo cliente.
Todos colaboran para mejorar la relación con el cliente, y al mismo tiempo, comparten información y mejoran la calidad del registro. Sin duda, apoya la administración de la empresa y la hace ágil.
3. Control
Como vimos, controlar es propio la administración de empresas. Es un proceso clave, porque si no controlas, corres riesgos de desaparecer. ¡Así de simple!
Hasta hace poco, el control era propio de grandes empresas. No de microempresas o pymes. Pero esto ha cambiado. Empresas de todos los tamaños son conscientes de la importancia del control sistemático de su organización, utilizando para tal propósito diversos recursos. Uno de ellos son las herramientas o aplicaciones informáticas.
Tal como la palabra lo indica, el control implica observación, algún tipo de medición y corrección. Por supuesto, es una actividad que demanda recursos y buenas prácticas.
El control es parte esencial en la fórmula global de la calidad.
Para este importante punto, te invito a revisar las lecturas recomendadas al final.
4. Mejora continua
En la medida en que tu producto o servicio se convierte en un modelo para otras empresas, es importante que comprendas que no puedes dejar de mejorar.
No te puedes detener, dado que cuando lo hace, realmente no te has detenido, sino que has retrocedido. Es así, porque la competencia sigue mejorando continuamente. Entonces, lo óptimo debe seguir siendo óptimo.
El índice IDEAL establece como una de sus áreas la mejora continua, además, porque la eficiencia es calidad. Y la calidad es satisfacer las necesidades del cliente, que son dinámicas. Por lo que no te puedes quedar “quieto”.
Pero no hay que complicarse, no puedes mejorar todo al mismo tiempo. Recuerda que identificar las áreas funcionales es una forma de enfocar el esfuerzo para mejorar.
Si el empresario aplica un plan de acción para la mejora –en un área funcional determinada – conllevará más enfoque, colaboración y control.
Y finalmente…
Todo lo comentado acá es “administración de empresas”, que si lo ves con detenimiento, aplica en todo. Y para un empresario en sus primeros pasos, las áreas del índice IDEAL son pilares para saber cómo administrar.
Así que te invito a revisar y aplicar buenas prácticas en tu empresa. Para ello, en este blog localizas experiencias y planteamientos que te ayudarán a alcanzar el éxito.
Recuerda que no hay una receta para responder al cómo administrar una empresa para alcanzar el éxito. Pero las experiencias de otros, son referencias extraordinarias, lecciones que nos regalan y que, por lo tanto, debemos aprovechar.
¡Éxitos! Hasta la próxima oportunidad.
