¡Tienes 9 proyectos, 59 tareas menores que demandan atención y cientos de correos sin contestar! ¿Has vivido una situación similar? Aplica la matriz de Eisenhower y mejora tu eficiencia.
En este artículo te comparto detalles sobre cómo la matriz de Eisenhower puede ayudarte a organizar las tareas y mejorar la “administración” del tiempo.
En particular, a priorizar las tareas según su importancia y urgencia, con lo que podrás administrar el tiempo y ser más eficiente.
Y para lograr este aprendizaje, abordaré el siguiente contenido:
- ¿Qué es la matriz de Eisenhower?
- ¿Cómo funciona la matriz de Eisenhower?
- Distinguir entre urgencia e importancia.
- Comentarios para cerrar.
Sin más comentarios, comenzamos con el primer punto…
Te voy a contar cómo funciona la matriz Eisenhower. PRESTA ATENCIÓN, porque más adelante trataré nuevamente el tema a profundidad.
¿Qué es la matriz de Eisenhower?
La matriz de Eisenhower es un cuadrante de dos por dos, en uno de cuyos ejes se valora la importancia de las cosas y, en el otro, su urgencia.
Por lo tanto, se trabaja sobre cuatro casillas, con las combinaciones:
- “muy urgente y muy importante”;
- “muy urgente pero menos importante”;
- “importante aunque menos urgente” y,
- “poco importante y poco urgente”.
Esta sencilla herramienta funciona bien en determinadas circunstancias. En particular, en los casos siguientes:
- Cuando la carga de trabajo es relativamente estable y predecible.
- Cuando la carga de trabajo es proporcional al tiempo disponible.
Lo interesante es que en la actividad diaria en una pyme “tradicional”, estas condiciones suelen cumplirse y, por lo tanto, la matriz de Eisenhower es un excelente método para elegir qué hacer primero y qué hacer después.
En este contexto, podemos precisar que la matriz de Eisenhower es un marco de trabajo para priorizar las tareas y administrar la carga de trabajo.
Origen de la matriz de Eisenhower
El nombre deriva de Dwight D. Eisenhower, presidente número 34 de los Estados Unidos.
Y es que por sus altos niveles de productividad, Eisenhower ha sido objeto de estudio para entender su enfoque al establecer objetivos y administrar el tiempo.
Con tal propósito, una de las tantas personas que lo estudió fue Stephen Covey, quien en su libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, nos habla de la matriz Eisenhower.
En tal sentido, Covey sistematizó las ideas de Eisenhower en una sencilla herramienta de priorización de tareas. De allí, la matriz de Eisenhower.
En términos básicos, es un método que nos permite poner en práctica y sistematizar la siguiente declaración de Eisenhower:
“Tengo dos tipos de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes casi nunca son urgentes”.
Por lo tanto, todo lo que debemos hacer es evaluar las tareas de acuerdo con la urgencia y la importancia, para decidir qué hacer antes y qué se debe planificar, qué tareas delegar y qué desechar.
¿Cómo funciona la matriz de Eisenhower?
Los colaboradores en los negocios pueden usar la matriz de Eisenhower para acciones como planificar, priorizar, programar y delegar tareas. Esto es aplicable a tareas diarias, semanales y hasta mensuales.
Como indicamos, la matriz implica 4 casillas:
- Urgente e importante
- Importante y no urgente
- Urgente y no importante
- Ni urgente ni importante
Cuadrante 1: tareas urgentes e importantes
Es claro que estas tareas son para realizar o completar inmediatamente. Estas son las tareas para “hacer primero”, son esenciales y, por lo tanto, deben abordarse lo antes posible.
Estas tareas pueden ser pedidos o solicitudes de último minuto, que surgen debido a situaciones imprevistas.
Por lo general, deben completarse el mismo día en que aparecen. Algunos ejemplos son los siguientes:
- Atender a un cliente clave, que nos visita por nuevos proyectos.
- Cubrir tareas de un proyecto – que no puede detenerse – por enfermedad de un colaborador.
- Abordar una emergencia imprevista en la cadena de suministros.
Acción clave para tareas en el cuadrante 1: Hacerlo ahora.
Cuadrante 2: tareas importantes pero no urgentes
Podemos incluir en este cuadrante tareas de mediano y largo plazo que, siendo importantes, no tienen una situación que implique darles atención inmediata.
Por ejemplo, crear un plan, dentro de los objetivos comerciales a largo plazo, para la reducción del presupuesto de mercadotecnia.
Piense en este punto: algo es importante (pero no urgente) cuando contribuye a los objetivos del negocio. En particular, a los objetivos del mediano y largo plazo.
Por otro lado, para no desatender las actividades que son importantes y no urgentes, necesitas ser proactivo y tener disciplina.
Observa que si las dejas de lado, llegará un momento en que se convertirán en urgentes.
Y un comportamiento como este podría llevarte a un círculo vicioso. Es decir, a vivir constantemente en modo reactivo, en una “situación de crisis continua”.
Acciones clave para tareas el cuadrante 2: Decidir, planificar y fijar en un calendario.
En este cuadrante reside el núcleo, en términos individuales, de una gestión personal eficaz.
Podemos decir que allí están las tareas que nos permiten aprovechar oportunidades, además de actuar en forma preventiva, en lugar de estar permanentemente resolviendo problemas.
Cuadrante 3: tareas urgentes pero no importantes
Estas son tareas que podemos delegar en otras personas o colaboradores.
Observa que son tareas que deben completarse con prontitud, pero que no califican como importantes para requerir nuestra atención. Es decir, que no apuntan al logro de los objetivos.
Al no ser importantes, probablemente porque son sencillas y rutinarias, o de poco impacto, pueden delegarse a otros miembros del equipo.
Acción clave en el cuadrante 3: Delegar la tarea.
Pero, ¡no delegues en cualquiera! En estos casos debes de encontrar al colaborador competente, que garantice que va a realizar la tarea de la mejor manera posible.
Cuadrante 4: ni urgentes ni importantes
¡Sí, puede pasar que tengamos en la lista tareas de este tipo! Así que son candidatas a ser eliminadas.
Por lo general, son tareas que nos distraen. Así que deben evitarse si es posible.
¿Te ha pasado que vas a una reunión no planificada, y al salir, luego de dos horas, sientes que fue una pérdida de tiempo?
Tal vez pudiste prever que la reunión no requería tu atención. Tampoco, la de otro colaborador, por lo que tampoco era necesario delegarla.
En muchos casos, simplemente puedes ignorar o cancelar este tipo de tareas.
Acción clave en el cuadrante 4: Eliminar o descartar.
En fin, el uso de la matriz de Eisenhower puede ayudarte a visualizar tus tareas dentro del contexto de la importancia y la urgencia.
Cuando tu equipo piensa en su carga de trabajo en tales términos, resulta fácil que las tareas más importantes se prioricen, y que las importantes/urgentes se completen lo más rápidamente posible.
Ahora te comento algo esencial. Pon atención a la siguiente sección.
Matriz Eisenhower: distinguir entre urgencia e importancia
Lo primero que debo decirte es que no existe una fórmula universal para distinguir entre urgencia e importancia, cuando trabajas con una matriz de prioridades.
Sin embargo, con la información mínima sobre las tareas, en particular las no rutinarias, podrás decidir qué es urgente y qué es importante.
Quizás es una destreza que debamos desarrollar con la práctica. Aplicar la estrategia, “aprender haciendo”.
Un colaborador que conozca la empresa y sus necesidades, podrá asignar una tarea al cuadrante apropiado, pues dispone de criterios para hacerlo, aunque no lo haga con un método explícito.
En fin, las tareas urgentes no pueden evitarse y requieren atención inmediata, en el caso de que sean importantes.
Por su parte, las tareas importantes pero no urgentes, demandan planificación, pues lo común es que contribuyan a los objetivos de mediano y largo plazo.
Por ejemplo, atender una llamada telefónica de un cliente clave es importante y urgente, mientras que estar al tanto de las últimas investigaciones en tu sector es importante, pero debe planificarse para el momento apropiado.
Comentarios para cerrar
El potencial de la matriz de Eisenhower se entiende cuando ganamos experiencia en su aplicación.
Pero, como todo, tiene ventajas y desventajas. Así que para cerrar, veamos algunas de cada caso.
Con relación a las ventajas, tenemos lo siguiente:
- No demanda una gran cantidad de tiempo elaborar la matriz o ajustarla día a día.
- Permite a los colaboradores trabajar con más claridad y precisión, lo que contribuye a disminuir el estrés laboral.
- Cuando los colaboradores ganan experiencia en su aplicación y la interiorizan, la matriz de Eisenhower puede ser fuente de motivación.
- La matriz de Eisenhower es muy útil también para autónomos, que necesiten balancear las tareas de sus clientes, que compiten por su tiempo.
Con relación a las desventajas, señalamos las siguientes:
- Al principio suele ser difícil determinar la importancia de una tarea. Si una tarea es calificada como no importante, cuando sí lo es, puede terminar en manos de la persona menos indicada y tener consecuencias por ello.
- Cuanto más difícil sea asignar la importancia y la urgencia, es más probable que se abandone el uso de la matriz de Eisenhower.
- La falta de tiempo y de información, las regulaciones externas y la burocracia, pueden dificultar el uso de la matriz, haciéndola menos eficaz cuando se trata de tomar decisiones y administrar el tiempo.
- Puede ocurrir, por lo anterior, que la acumulación de tareas urgentes/importantes sea notoria. ¡Ver el primer cuadrante “lleno” puede generar muchas emociones “negativas”!
En fin, lo cierto es que al aprender a priorizar tareas de manera eficaz con la aplicación de la matriz de Eisenhower, mejorarás la eficiencia de tu equipo.
Y algo importante es que evitarás actividades que hacen perder el tiempo y que no aportan valor a la pyme.
¡Muchas gracias por seguirme!
