¿Sabías que los costos ocultos siempre están presentes en una empresa, pero, no son percibidos a simple vista?
Los costos ocultos se conocen como costos no imputables, es decir, no generan ningún valor a la empresa de forma directa ni indirectamente.
Además, están presentes y afectan todas sus áreas y actividades. Por tanto, son costos no necesarios para el funcionamiento de la empresa y pasan desapercibidos en los sistemas contables.
Entonces, si quieres detectarlos, neutralizarlos y reducirlos, ¡Estás en el lugar correcto!
Porque he preparado para ti, un contenido de lujo. ¡Observa!
- Primero, conocerás qué son los costos ocultos en una empresa.
- Luego, aprenderás cómo reducirlos en caso de que haya un descarte de lotes.
- Posteriormente, conocerás los tipos de costos ocultos más comunes en los que incurre una empresa y,
- Por último, conocerás los costos ocultos en los que incurre Pomodoro Red, la pizzería de Valentina y Alessandro.
¡Presta atención! Eres el invitado de lujo en esta entrega.
¿Qué son los costos ocultos en una empresa?
Como te mencioné anteriormente, los costos ocultos son gastos que no generan ningún tipo de aporte o valor a la empresa.
Se crean a partir de un conjunto de procesos ineficientes e innecesarios que deben ser optimizados, reducidos o eliminados para fomentar el ahorro de costes.
Sin embargo, el principal problema de los costos ocultos en una empresa, tal y como su nombre lo dice, es que están “ocultos”, y suelen pasar desapercibidos.
Por tanto, la empresa no puede identificarlos fácilmente, si no cuenta con los conocimientos y mecanismos adecuados.
Un clásico ejemplo de los costos ocultos es la materia prima desechada por errores en los procesos, que pueden ocurrir cuando un operario se equivoca al aplicar una fórmula como es el caso de la industria de alimentos y bebidas.
También, está el caso del fallo de corte en el molde de una camisa y se debe descartar ese lote y procesar uno nuevo.
Si, tal y como leíste, los operarios o empleados pueden descartar el lote, pero en muchas ocasiones no te das cuenta porque sucede a tus espaldas.
Y si te preguntas ¿Cómo lo hacen?
Pues dependerá del tamaño del lote o del tipo de supervisión que tengan.
Además, no se le informa a los supervisores por lo ocurrido por miedo al castigo, a su vez, cuando esto sucede, los operarios o trabajadores desconocen que su error puede tener un impacto en el costo de producción.
Pero, no te preocupes, a continuación te enseñaré algunos consejos para reducir los costos ocultos en una empresa.
¿Cómo reducir los costos ocultos en una empresa?
De acuerdo con el ejemplo anterior, si un operario descarta un lote de materia prima, solo será detectable si existen los controles y la supervisión necesaria.
A continuación, te enseñaré algunas opciones que puedes tomar:
1. Mejora la supervisión
De este modo, podrás detectar si algún lote de materia prima fue desechado y mejor aún, quien cometió el error, así, podrás enseñarle la importancia de hacer correctamente su labor.
Pues, el error cometido puede acarrear grandes costos en la empresa.
2. Analiza los procesos
Si analizas los procesos, conocerás si alguna máquina es la que está cometiendo el error y podrás corregir las fallas que originó el problema.
3. Ajusta los costos
Puedes realizarlo en función del conocimiento del número de lotes descartados.
Sin embargo, si desconoces que un lote fue descartado por un operario o dañado por una máquina, puedes realizar un procedimiento de cruce entre la cantidad de materiales retirados del inventario y la producción obtenida.
Así, aunque no tengas una buena supervisión, podrás estar atento si se incurre en costos ocultos.
Con estas tres acciones podrás corregir algunos problemas, sea evitando que ocurra nuevamente, estando más atentos con el trabajo de los empleados, o simplemente incorporando los costos ocultos a la información de costos.
Tipos de costos ocultos más comunes en una empresa
Seguidamente, te mostraré cuáles son los costos más comunes que se pueden encontrar en una empresa, así, podrás estar atento e identificarlos fácilmente:
¡Toma nota!
A continuación, te mostraré algunos más:
4. Detener la producción:
Sin duda, las fallas en la maquinaria representan horas de trabajo perdidas, así como retrasos en la producción.
Por lo tanto, es importante que le hagas mantenimiento preventivo a las máquinas y evitar fallas inesperadas.
5. Movimientos innecesarios en los materiales
Sin importar donde sea el traslado o movimiento de los materiales, son una forma de costos ocultos, ya que requieren de personal para realizarlos.
Incluso, representan un riesgo, ya que los materiales pueden ser dañados en el trayecto.
6. Capacidad de planta mayor a la necesaria
Sin duda, es un costo oculto, ya que representa una mayor inversión inicial, que puede ser difícilmente liquidados con la operación.
7. Pérdida o robo del material
Para que no incurras en estos costos ocultos, debes tener muy bien asegurado el material y así, evitar situaciones desagradables.
8. Obsolescencia de equipos
Evita utilizar equipos antiguos, ya que son pocos funcionales y son más propensos a daños.
Interesante ¿cierto?
Conoce los costos ocultos en Pomodoro Red
Valentina y Alessandro identificaron que tenían algunos costos ocultos que estaban afectando su pizzería.
¡Observa cuáles fueron!
1. Procesos de gestión deficientes
Alessandro y Valentina notaron que tenían procesos de pedidos deficientes, recetas desactualizadas y deterioro de algunos de sus productos, debido al proceso de gestión ineficiente de inventario de alimentos y bebidas que utilizaban.
De este modo, para mejorar su proceso de gestión de inventario y para reducir los costos ocultos, contrataron un sistema de gestión con las funcionalidades que Pomodoro Red necesita, y así, administrar y hacer seguimiento de los inventarios de forma correcta.
2. Altos niveles de inventario
Otro de los costos ocultos que tiene Pomodoro Red es que cuenta con demasiado inventario, lo que se traduce en un desperdicio de dinero, lo que resultó en un deterioro de los productos y una pérdida de ingresos.
Su pizzería perdió mucho dinero tratando de abarrotar el inventario, dejando a un lado otros aspectos importantes de la misma.
De esta manera, Valentina y Alessandro para evitar realizar pedidos excesivos, verificaron que la contabilidad de la empresa tomara en cuenta el cálculo de los costos históricos basado en consumo y así, guiar estratégicamente sus próximas compras.
3. Automatización de los procesos manuales
Valentina y Alessandro utilizan tecnologías manuales para ejecutar los procesos operativos de la empresa, lo cual, desemboca en dos problemas:
- Pérdida de tiempo, ya que requiere de mucha mano de obra que resulta en costos laborales ocultos y pago de horas extras, y
- La probabilidad de cometer errores humanos enormemente costosos para la pizzería, pues el procedimiento manual acarrea errores más elevados.
Por ello, tomaron la decisión de utilizar tecnologías y herramientas que automatizaran los procesos manuales, por ejemplo, sistemas de reservas de mesas y sistemas de contabilidad.
Así, mejoraron la rentabilidad de la empresa y comenzaron a ejecutar procesos sin problemas.
4. Rotación del personal
Como te mencione anteriormente, Valentina y Alessandro cuentan con tres empleados en cada una de las sucursales, y tomaron la decisión de contratar 3 nuevos trabajadores.
Sin embargo, debido a los errores en el funcionamiento del local, los nuevos empleados, desde su ingreso, no obtuvieron la capacitación necesaria para entender cómo funciona la pizzería desde la atención al cliente, el uso del horno, los sistemas de gestión de inventario, hasta la preparación de pizzas.
Por lo tanto, comenzaron a haber errores que implicaban tiempo perdido y un gran costo de oportunidad de todas las ganancias que se dejaban de generar, ya que los nuevos empleados no podían trabajar al mismo ritmo que los demás.
Por ello, Alessandro y Valentina decidieron tomar unos días para darles la capacitación necesaria, para que pudieran ser más productivos.
Ahora bien, ¿Te has dado cuenta de que identificar los costos ocultos no es sencillo?
La mejor forma de mantenerlos controlados es llevando un control detallado de todos los gastos en los que incurre tu negocio.
De este modo, si quieres un sistema de información realmente eficaz y que te provea un conjunto de funcionalidades para mantener organizada cualquier área de tu empresa, te invito a conocer nuestra herramienta de gestión Platzilla.
¡Es una herramienta flexible y adaptable a cualquier tipo de empresa!
Conclusiones
Ahora, ya conoces qué son los costos ocultos en los que incurren las distintas empresas que ofrecen productos o servicios al mercado.
De este modo, los costos ocultos son gastos en los que incurre la empresa que no le aportan ningún tipo de valor y tampoco son necesarios para el correcto funcionamiento de la misma.
Por lo general, los jefes o gerentes de áreas no saben que incurren en estos tipos de costos, ya que son muy difíciles de identificar.
Por ello, te mostré 3 consejos para que puedas controlarlos.
Primero, mejora la supervisión de los procesos en cada área de la empresa, así podrás identificar si algún operario desperdicio o deterioro algunos de los recursos.
Segundo, analiza los procesos, así sabrás si alguna máquina está fallando.
Y, por último, ajusta los costos, para ello, puedes realizar un procedimiento de cruce entre la cantidad de materiales retirados del inventario y la producción obtenida.
Ahora bien, recuerda que para detectar los costos ocultos en los que incurre la empresa no necesitas un sistema de información complejo, solo necesitas tomar las riendas de tu negocio.
Si quieres conocer más del tema, aquí comparto los siguientes post:
- Costos directos e indirectos de un producto.
- Costos ocultos en una joyería.
- Costos ocultos de una relojería.
Gracias por leernos.
