¿Iniciaste una empresa de asesoría legal y tu presupuesto no alcanza para adquirir un software contable? ¡No te preocupes! En este post, te hablaré sobre la contabilidad con Excel para empresas de asesoría legal.
Y es que, este programa de Microsoft Office es seguro y fácil de implementar en pymes de asesoría jurídica, ya que te permite realizar los registros contables que requieres en la etapa inicial de tus operaciones.
¿Listo para tomar las riendas de tu contabilidad sin necesidad de volverte loco con sistemas complicados? Excel puede ser tu mejor amigo. Es sencillo, accesible y potente.
Aprende a manejar tu contabilidad con Excel y verás cómo tu empresa fluye con mayor organización y control.
Si te interesa, entonces, quédate conmigo y conoce el contenido que he preparado para ti:
Para comenzar, te contaré 4 ventajas de la contabilidad con Excel para empresas de asesoría legal. ¡PRESTA ATENCIÓN!
Sin más preámbulos, paso a conversarte sobre la contabilidad con Excel.
¡Empecemos!
Lo que puedes hacer con Excel en empresas de asesoría legal
Con Excel podrás registrar, calcular, tabular, graficar y comparar los datos de tu empresa de asesoría legal y, con ello, conocer la evolución de las principales cuentas del negocio como, por ejemplo:
- Los ingresos por la prestación del servicio.
- Los costes asociados al personal (ej. pago de nómina, comisiones, formación del personal, obligaciones patronales u otras obligaciones laborales).
- Los costes asociados a los suministros y servicios (ej. pago a los proveedores de material de oficina, productos de limpieza, servicios públicos, arrendamiento de la oficina, etc.).
Ten en cuenta que una vez que pones en marcha tu empresa de asesoría legal, ineludiblemente empiezas a asumir una serie de obligaciones asociadas a la dinámica operativa de tu negocio.
Al igual que un “hombre orquesta”, en esta etapa inicial, deberás hacerte cargo de la administración, la contabilidad y la gestión de tu empresa.
Es por ello que, aspectos relacionados con trámites, facturación o registros contables pueden generarte preocupación, pues forman parte de los elementos claves de una gestión exitosa.
Bajo este contexto, Excel representa una solución ideal, ya que es un programa que te permite registrar -de manera sencilla- las transacciones contables de tu empresa, sin necesidad de tener amplios conocimientos en informática, ni de pagar por programas especializados.
En las etapas iniciales de una pyme, Microsoft Excel es una excelente opción para gestionar los registros contables. Si aún no lo has usado, ¡anímate!, ¡lleva la contabilidad de tu empresa de asesoría legal con Excel!
La contabilidad con Excel en las empresas de asesoría legal
Un aspecto importante que deberás tener presente al momento de registrar la contabilidad de tu empresa de asesoría legal, es que la misma se encuentra supeditada al tipo de servicio que prestas al cliente.
En una empresa de asesoría legal, ofreces una gama de servicios jurídicos, relacionados básicamente con:
- El ejercicio de los derechos y el cumplimiento de las obligaciones legales. Por ejemplo, el servicio de asesoría jurídica en materia laboral, la redacción de contratos o de documentos para formalizar actos y negocios jurídicos, entre otros servicios.
- La asistencia jurídica en la resolución de disputas legales.
Por lo tanto, son incontables los movimientos que deberás identificar para registrar en tu contabilidad.
Es por esta razón que Microsoft Excel representa una excelente herramienta para ti, ya que con ella podrás:
- Diseñar y emitir facturas.
- Registrar cronológicamente las operaciones de ingresos y gastos de tu pyme.
- Crear un sistema de gestión del inventario que apoye tu servicio de asesoría legal.
Y, ¡lo más importante!, podrás generar la información necesaria para elaborar los estados financieros básicos y, con ellos, conocer la situación económico-financiera de tu empresa, en un momento determinado.
Lo anterior conlleva a que, un sistema de contabilidad básico diseñado con Excel, te permita:
- Tomar decisiones acertadas sobre el precio de los servicios.
- Tener mayor control en la gestión de tu empresa de asesoría legal.
- Fundamentar la planificación de tus acciones en el corto, mediano y largo plazo.
¡Como lo ves!, Excel te ofrece muchas bondades en la etapa inicial de tu empresa de asesoría legal.
Plantillas de contabilidad para empresas de asesoría legal
A continuación, te muestro las plantillas básicas que deberás tener presentes al momento de diseñar el sistema contable de tu empresa de asesoría legal.
Plantilla de facturación con Excel
- Modelo de facturación
Desde el momento en que empiezas a prestar tus servicios de asesoría legal, empiezas a emitir facturas.
La factura de tu empresa es el documento que acreditará al cliente haber recibido tus servicios por un importe determinado. Por lo tanto, es muy importante que contenga los siguientes datos:
- Identificación de la empresa de asesoría legal.
- Datos del cliente.
- Fecha de emisión y número de comprobante.
- Descripción y precio del servicio.
Así como, cualquier otro ajuste en el formato, de acuerdo con las normas de facturación de tu país.
Plantillas para controlar ingresos, gastos e inventarios
- Relación de ingresos y gastos
Cada vez que prestas un servicio de asesoría legal a un cliente, estás generando un ingreso para tu pyme.
Al tiempo que, todo coste en el que incurres -para apoyar tu actividad económica- representa un gasto.
Entre los gastos más frecuentes en una empresa de asesoría legal, te puedo mencionar: la compra de insumos para la prestación del servicio, los pagos de sueldos y salarios, los servicios públicos y los impuestos.
Del mismo modo, si te estás financiando con algún crédito o préstamo, deberás incluir entre tus gastos el pago de intereses.
En la plantilla de Excel podrás restar los gastos totales de los ingresos totales y obtener el resultado operativo. Esto te permitirá conocer si -hasta la fecha de corte- mantienes una utilidad o una pérdida en tu empresa.
- Relación de ventas e inventarios
A pesar de que las empresas de servicio generan un producto intangible, estas también contabilizan un inventario.
En el caso de las empresas de asesoría legal, este se relaciona con todos aquellos insumos que apoyan el proceso de prestación del servicio como, por ejemplo, las hojas de papel bond, las carpetas, los sobres, el tórner, etc.
Cada vez que prestas un servicio de asesoría legal, deberás registrar, en tu inventario, la salida de los insumos de oficina utilizados. Así, sabrás la existencia disponible y el momento en que deberás efectuar el nuevo pedido.
Plantillas de libros contables básicos con Excel
- Libro diario
En este debes registrar todas las operaciones de compra, venta, ingresos y gastos que se efectúan diariamente en tu empresa de asesoría legal siguiendo un orden cronológico.
Se estructura en columnas conformadas por la fecha, código de la cuenta (de acuerdo con el plan contable), descripción de las cuentas (donde se realiza el asiento), folio del mayor, debe y haber.
- Libro mayor
Te permite llevar el registro de los movimientos de cada partida contable de tu empresa de asesoría legal, así como conocer el saldo actual en cada una.
Los montos de las cuentas que se afectan en el libro diario deben traspasarse al libro mayor. Esta información se registra en las siguientes columnas: código de la cuenta, nombre, saldo anterior, debe, haber y saldo actual.
Un paréntesis…
En nuestro foro de Gestionar Fácil, encontrarás herramientas y consejos para llevar la contabilidad de tu empresa de asesoría legal usando Excel de manera efectiva.
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Plantilla de reportes financieros con Excel
- Balance de comprobación
Te permite ubicar los nombres de las partidas contables y los saldos de cada cuenta, de acuerdo con su naturaleza acreedora o deudora. Por ello, este balance es la base para generar el balance general y el estado de resultados.
Podrás adaptar este sistema contable básico con Excel a las necesidades de tu empresa de asesoría legal, durante la etapa de puesta en marcha y, luego, añadir otras plantillas. ¡No sientas temor, anímate a probar este programa!
Si deseas conocer más sobre las herramientas que Excel pone a tu disposición para gestionar los registros contables de tu pyme, te sugiero este post: ¿Cómo llevar la contabilidad con Excel?
Ventajas de la contabilidad con Excel en el sector legal
Como te pudiste haber dado cuenta, Microsoft Excel es una excelente herramienta para gestionar la contabilidad de las empresas de asesoría legal, en su etapa inicial.
A continuación, te presento algunas de sus ventajas:
- Te permite ahorrar dinero en la fase inicial de tu negocio. Con Excel no tendrás que invertir en un software contable para gestionar los registros financieros de tu empresa de asesoría legal.
- Puedes ahorrar tiempo en el registro de las operaciones de tu negocio.
- Es una herramienta bastante versátil, ya que puedes adaptar las plantillas de Excel a las características de tu negocio.
- Es un programa fácil de usar después de que te familiarizas con las funciones, fórmulas y uso de las plantillas.
- Te facilita la organización y actualización de los registros, a través de la vinculación de datos contenidos en las hojas de cálculo dentro de un mismo libro Excel o diferentes.
- Puedes generar reportes contables y estados financieros que sirvan de soporte para la toma de decisiones dentro de tu empresa.
Microsoft Excel es compatible con diversos programas contables de escritorio o en la nube. Por lo tanto, podrás exportar toda la información desde las hojas de cálculo hacia un software de contabilidad, sin perder datos, cuando tu pyme se sitúe en la etapa de funcionamiento regular o en la etapa de funcionamiento estable.
Conclusiones: Contabilidad con Excel para empresas de asesoría legal
Si tu empresa de asesoramiento legal se encuentra en la fase inicial de sus operaciones, llevar la contabilidad con Excel es una alternativa ideal para ti.
Ya que este programa te permite registrar -de manera sencilla, ordenada y precisa- todas las transacciones que se generan de la prestación de tus servicios jurídicos.
Microsoft Excel ofrece muchas ventajas a las empresas de asesoría legal, entre las que se destacan: su versatilidad, así como, el ahorro de dinero y tiempo en el registro de las transacciones.
Además, las hojas de cálculo te permiten simplificar el manejo de los datos e información financiera derivados de los ingresos y gastos de tu pyme. También, te ayuda a gestionar la facturación, los inventarios y ¡muchas cosas más!
Existen dos costes de oportunidad de no usar Microsoft Excel en tus registros contables: el primero, representado por los desembolsos que debes destinar a la compra de un software de contabilidad de escritorio o en la nube; el segundo, se vincula a la posibilidad de incurrir en errores de cálculo, si optas por gestionar tus registros de forma no automatizada o manualmente.
Recuerda que en la etapa de puesta en marcha de las empresas de asesoría legal, el principal objetivo es sobrevivir y mantener el negocio a flote.
Así que, ¡lleva la contabilidad con Excel! Y ahorra el dinero que necesitas para que tu negocio crezca.
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Muchas gracias por leerme.
Hasta la próxima.
