¡Bienvenidos a una nueva entrega sobre gestión empresarial y mejora continua, esta vez sobre el control de inventario. Y de manera particular, en pymes comerciales.
¿Por qué esto es importante?
La experiencia nos señala que hay microempresas y pymes que fracasan por no tener control en sus inventario. Tanto en insumos y materia prima como en productos terminados y el conteo o proceso para actualizar dicho sistema de control de inventario.
Entonces, reconociendo su importancia, comenzamos por responder a una pregunta básica:
¿Qué es el control de inventario?
El control de inventario es el mecanismo mediante el cual una empresa comercial lleva la administración del movimiento y almacenamiento de las mercancías, así como el control del flujo de información que se genera.
Esta manera de hacer un control de inventario puede ser a mano, registrando entradas y salidas o bien mediante un software de control de inventario.
También es posible hacerlo con software desde un programa de facturación gratuito hasta softwares para implementar un sistema de control más específico a lo largo del almacén o almacenes, usando sistemas de trazabilidad como RFID y/o códigos de barras en cada producto.
El control de inventario es el corazón de toda empresa que se dedique a la compra y venta de bienes o servicios. De aquí la importancia del manejo correcto del inventario, pues su gestión impacta los costes y el éxito de la empresa (resultados financieros).
Como sabes, las empresas comerciales son aquellas actividades económicas organizadas que se dedican a la compra y venta de productos. Puede tratarse de materias primas o productos terminados.
Son empresas que cumplen la función de intermediarias entre los productores y los consumidores y, lo común, es que no realicen ningún tipo de transformación de materias primas.
Gestionar el inventario y optimizar en importaciones
El inventario además de necesitar un control físico, necesita un control documental.
Esto supone un trabajo extra en el caso de importaciones, que, hoy en día es una necesidad para muchísimas empresas, al fin y al cabo, todo lo relacionado con producción, requiere de importar materia prima, así como la distribución de artículos.
Las políticas de la empresa han de implementar correctamente el proceso de importación, marcando los máximos y mínimos a importar y teniendo un control contable el cual consiste en:
- Contabilizar la factura del proveedor, obviamente afín de contabilizar el gasto correspondiente. En el caso de Europa, si el proveedor es intracomunitario puede llevar IVA que luego se desgrava. En el caso de proveedor fuera de Europa, el producto no lleva IVA pero sí un impuesto a pagar en la aduana a través del DUA (Documento Único Administrativo).
- Factura a pagar al agente de aduanas tanto por sus honorarios, así como por la gestión en dicha cantidad de inventario en cada importación consisitente en: derechos arancelarios, IVA de dichos derechos, de la importación y de los honorarios del agente.
Además del control documental necesario para organizar tu inventario, es importante saber según cada etapa de la empresa en qué puede consistir la mejor optimización del inventario.
Beneficios de un control de inventario: esencial en las pyme comerciales
En el artículo Áreas funcionales de la empresa en la “etapa regular”, comentamos la importancia de definir las áreas para organizar y avanzar por las etapas de la empresa:
Poner orden a las actividades da lugar, tarde o temprano, a lo que denominamos áreas funcionales. Una definición sencilla es la siguiente:
Tareas y actividades de la misma naturaleza, que se agrupan para aprovechar el esfuerzo y obtener excelentes resultados. En empresas maduras, cada área tiene sus objetivos y metas. Algunas son especializadas; otras, son áreas horizontales, de apoyo para toda la organización.
Desde nuestra perspectiva, hay al menos 12 áreas funcionales en una empresa que ha logrado el éxito:
Antes de entrar en el punto sobre un mejor control de inventario, vamos a ubicar en qué etapa y a qué área pertenece esta actividad clave. Esto es fundamental conocerlo para ser más eficaces ante el comportamiento del mercado.
Áreas de una pyme en funcionamiento regular
Los tipos de empresas que consideramos acá, son básicamente 4. El desarrollo de sus áreas funcionales será diferente, según el tipo:
- Empresas de fabricación
- Empresas de distribución
- Comercios o venta a particulares
- Servicios profesionales y consultoras
Lo típico es que una empresa en la etapa de funcionamiento regular atienda, de las 12 áreas, al menos las siguientes: Dirección estratégica, Mercadeo y ventas, Producción y operaciones, Finanzas y Talento humano.
Por supuesto, cada empresa es única. Tiene su propia organización formal e informal, lo que señala el camino a seguir y las áreas a desarrollar.
La habilidad del empresario es un elemento clave en este sentido. El avance por las etapas y las áreas funcionales que desarrolle, determinan el éxito de su empresa.
El área “producción y operaciones” involucra las siguientes subáreas:
- Gestión de proveedores.
- Manejo de inventario.
- Planificación de la producción.
- Nivel tecnológico de equipos/maquinaria.
En tal sentido, el control de inventario es parte del proceso productivo y de las operaciones de la empresa. Mover más rápido las mercancías, mantener un balance de los niveles de stock y conocer el estado en que los productos se encuentran y conocer la importancia del mismo es fundamental para la satisfacción de tus clientes.
Observe que en caso de empresas consultoras, el proceso productivo se basa principalmente en el equipo y la aplicación de cierto conocimiento.
Solo demanda un control de inventario de insumos básicos, para consumo interno, es decir un sistema de inventario, tiene poca relevancia. A veces, según el tipo de empresa, se podría tener un pequeño inventario permanente.
Control de inventario en pymes comerciales
En un sentido general, la gestión de los inventario está compuesta por el control y la planificación de los mismos, e involucra 3 factores:
- ¿Con qué frecuencia debe ser determinado el nivel de inventario para cada artículo? ¿Cuál es el ciclo de vida de qué cantidades de productos? ¿Se dispone de productos perecederos?
- ¿Cuándo debe colocarse un pedido al proveedor?
- ¿Cuál es la cantidad óptima a ordenar?
En las empresas comerciales y fábricas, el seguimiento y control de inventario es una actividad medular:
- Es necesario tener visibilidad confiable del mismo, para así tomar mejores decisiones. Lo que impacta, por ejemplo, la reducción de costes, al no incurrir en excesos o faltantes de mercancía.
- Un buen control del inventario, además, apoya la calidad de la atención al cliente, pues el área de mercado y ventas podrá ofrecer un mejor servicio.
- Y si manejas niveles “óptimos de inventario”, favoreces la gestión del área de finanzas, con relación al flujo de efectivo, para atender otras necesidades.
Como ves, tener un buen control del inventario va mucho más allá de saber qué entra, qué sale y cuánto hay de cada insumo, producto o mercancía o los costos de almacenamiento.
Tiene gran impacto en diversas áreas de la organización, lo que justifica poner atención y esfuerzo en su control.
Indicadores del control de inventario: tipos y métodos.
Comprender bien cómo se mide el control de los inventario, requiere que tomes en cuenta 3 indicadores:
1. Stock Máximo
¿Qué es?
Es la cantidad máxima de un determinado artículo que necesitas mantener en almacén, según el coste que representa y el tiempo que toma venderlo a tus clientes.
Los criterios que se aplican para definir el stock máximo dependen de diversas variables. Algunos empresarios consideran conveniente contar con un inventario “grande” en casos como:
- Producto de muy alta rotación
- El coste de almacenamiento es bajo, mientras que el de transporte es alto
- El tiempo de envío por parte del proveedor es largo; o el proveedor es poco confiable
- Existen constantes incrementos en el precio de los productos
2. Stock mínimo
¿Qué es?
Es la cantidad mínima de determinado artículo que deseas mantener en tu almacén, sin que genere un problema de abastecimiento y pérdidas para la empresa. Obviamente más allá de hacer un conteo del total del inventario se trata de poder conocer al detalle la composición del mismo de ser posible actualizado en tiempo real.
¿Cuándo le interesa a una empresa mantener su nivel de inventario bajo?:
- Cuando el tiempo de entrega por parte del proveedor es inmediato para reducir costos (just in time).
- Cuando los costes de realizar un pedido son bajos. Y no afecta la frecuencia o cantidad del pedido.
- En el caso de mercancías o artículos con bajo movimiento, que además tienen alto coste.
- Cuando la gestión de proveedores garantiza alta confiabilidad y pronta respuesta frente a un pedido.
- Cuando existan razones para sospechar que habrá disminución en los precios del artículo a venderse.
3. Punto de re-orden
¿Qué es?
Es el nivel de existencias del inventario en tiempo real en el que se debe realizar el pedido para asegurar la disponibilidad en almacén. Esto requiere tomar en cuenta los tiempos de respuesta de los proveedores y el tiempo de traslado.
¿Qué beneficios tiene para tu empresa el control de inventario?
La importancia del control de inventario a corto, mediano y largo plazo, afecta todas las áreas operativas de tu empresa. Arriba ya pudiste ver algunos ejemplos.
Por otra parte, es una subárea clave de la administración, ya que cuando no lo tienes controlado incurres en costes y pérdidas “ocultas”, que pueden poner en peligro a la propia empresa, por ello la importancia de un software de inventario o un sistema particular de inventario.
Según sea el tipo de empresa y el producto o servicio que ofrezca, las empresas no se pueden dar el lujo de tener dinero retenido en inventarios. Pero tampoco, afectar el servicio al cliente por fallas de productos en almacén.
Esto implica proponerse un objetivo: lograr el equilibrio entre la oferta y la demanda. Así como tener confiabilidad en los tiempos de recepción de mercancía de los proveedores, y por supuesto, en la entrega a los clientes.
Herramientas de gestión
Para alcanzar los beneficios de métodos para el control de inventario, salvo excepciones, es necesario contar con herramientas de gestión automatizadas. Esto conlleva a ventajas como:
- Elevar la calidad del servicio al cliente: Reduces la pérdida de ventas por falta de existencia y generas lealtad.
- Mejorar el flujo de caja: Al mantener el equilibrio, cuentas con una mayor rotación de inventario, lo que provocará que el dinero no esté improductivo en tu almacén, sino produciendo.
- Detectar artículos con poco movimiento: Esto te permite elaborar estrategias para desprenderte de ellos fácilmente. Lo puedes aprovechar en campañas comerciales, por ejemplo.
- Identificar la estacionalidad en tus productos te ayudará a planear mejor.
- Reducir los costes en fletes por compras de emergencia.
- Control de entradas, salidas y localización de la mercancía, para un manejo de tus almacenes más profesional.
- Vigilar la calidad de los insumos y productos, al tenerlos identificados y bajo control.
- Reconocer robos y mermas injustificables.
- Liberar espacio para incrementar la rentabilidad por metro cuadrado en tus almacenes.
Resumen
Para finalizar este breve pero importante artículo sobre control de inventario, queremos destacar que esta es una actividad clave para pymes y microempresa en funcionamiento regular.
Como comentamos, se trata de una de las subáreas de “producción y operaciones”. Esencial para empresas dedicadas a la compra y venta de insumos, materia prima o productos terminados. Y que no debe subestimarse en empresas de servicio, por cuanto puede impactar la calidad del mismo.
El inventario, para algunas empresas, determina su capacidad de respuesta. Es crucial. La experiencia nos dice que en muchos casos, no hay control o este es empírico; lo que conlleva a sorpresas desagradables. Por esta razón, los empresarios con experiencia, ponen en práctica mecanismos de control de los insumos y de la materia prima, desde la puesta en marcha o el funcionamiento regular.
Contar con una aplicación de gestión del inventario trae múltiples ventajas para tu empresa, al brindar información oportuna en tiempo real a todo el equipo. Sin duda, es un recurso para tener una mejor planeación, tomar las decisiones oportunas y ser más eficiente. Impacta al índice de eficiencia empresarial o índice IDEAL que, seguramente, ya conoces.
En fin, para obtener los beneficios señalados, es importante que cuentes con una herramienta que te brinde el apoyo para gestionar tu inventario. Con la cual puedas aplicar y establecer mejores prácticas en la planeación y ejecución de todo el proceso de inventarios. Y de manera especial, que te facilite la constante revisión, el control y el seguimiento.
¡Hasta pronto!
