¡Bienvenidos a este nuevo artículo sobre mejora continua y gestión empresarial! Iniciamos esta entrega con una pregunta importante: ¿sabes cómo controlar una empresa? – Sin duda, tendrás ideas valiosas sobre cómo controlar una empresa; sin embargo, acá te resumimos los elementos claves, que además contribuyen a la eficiencia empresarial.
En el artículo cualidades y conocimientos de empresarios exitosos, comentamos que hay 4 funciones principales en la gestión de una empresa: la planificación, la organización, la dirección y el control.
En esta entrega nos vamos a centrar en la última de ellas: la función de control. Función a la que, por diversos factores, en muchas empresas no se le da la importancia que merece.
A un alto nivel, controlar consiste en verificar que todo salga como se había previsto o planificado:
- por un lado, en cuanto a los objetivos generales, que son los que se definen en los niveles más altos de la empresa (área funcional “dirección estratégica”);
- por el otro lado, en cuanto a los objetivos concretos y metas, que se adoptan o establecen en los niveles más bajos de la organización o en las áreas funcionales.
De manera específica, la acción “controlar” en las empresas, implica 2 actividades:
Detectar desviaciones, es decir, descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación.
Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir errores.
Claves sobre cómo controlar una empresa
Dirigir una empresa no es algo que se aprende de un día para otro, ni de una semana para otra. Es necesario dedicar años y cometer unos cuantos errores para adquirir experiencia y ser un empresario exitoso. Ningún empresario exitoso llega allí sin pasar por unos cuantos fracasos.
No existe una “biblia” o un “libro blanco” que nos diga cómo dirigir una empresa, ya sea una micro o pequeña empresa. Mucho menos, para una gran empresa.
Sí existen, sin embargo, toda una serie de claves que te pueden ayudar de manera disciplinada, a convertir tu empresa en una organización eficaz y, por ende, con ventaja competitiva.
Una de las claves sobre cómo dirigir una empresa, aplicable a pymes, es:
- declarar unos objetivos claros y medibles,
- gestionar y hacer seguimiento a los clientes,
- controlar gastos y minimizar las deudas.
Tener en mente estas claves desde la etapa de la puesta en marcha, te facilitará el camino a recorrer, que no está libre de obstáculos. De hecho, si no consigues obstáculos… ¡alerta!, es muy probable que algo ande mal.
Modelo de negocio y plan de negocio
Algo fundamental en cualquier empresa, micro, pequeña o grande, es disponer, en primer lugar, de un modelo de negocio.
Este te dará claridad para abordar la puesta en marcha del mismo. Según el tipo de empresa, también podrías tener un plan de negocio, que implica un documento formal.
En un plan de negocio tendrás temas diversos: desde el mercado en el que incursionarás, hasta los productos o servicios que ofrecerás; los canales de distribución, estimaciones de ingresos, costes y gastos, etc.
Sólo si es necesario, por el tipo de empresa que tengas en mente, tendrás que elaborar un plan de negocios. Este es un documento que bien elaborado, implica un coste que tal vez, en el inicio, no puedas cubrir.
Pero si necesitas el plan de negocios para poner en marcha tu empresa, pues ni modo, tienes que elaborarlo. En ese caso, el plan funge en parte, como un manual básico sobre cómo dirigir tu empresa.
En cualquier caso, como empresario deberás marcar pautas y líneas de acción en lo que respecta a la relación con los clientes, la contratación con proveedores, la distribución del producto, la gestión financiera, etc. Todo esto, y más, requiere respuesta para dirigir una empresa con éxito.
¡Pero no te asustes! Lo aprenderás en el camino si la idea de llevar adelante tu empresa, realmente te apasiona. Desconfía de aquel que te diga que emprender es fácil.
Etapas para controlar una empresa
Para llevar a cabo un buen control en una empresa debes seguir varias fases o etapas. No debes verlas como una receta, porque no lo es. Las etapas son una forma de señalar qué acciones atender para lograr el mejor control posible.
Cada empresa, como sabes, tiene un contexto único. Por tal motivo, todo es relativo y por ello no hay una “biblia” sobre cómo controlar la gestión, de manera definitiva.
Estándares para comparar
En primer lugar, es importante marcar unos estándares. Se trata de unas “medidas” que se consideren normales, respecto a lo que se necesita controlar. Podrías pensar que son criterios de éxito.
Un ejemplo es la cantidad de producción obtenida por una máquina en un tiempo determinado o el coste por unidad de un producto o servicio.
En esta etapa debes ser cuidadoso para evitar errores en la fijación de dichos estándares. Es evidente que un fallo se traduciría en que las conclusiones que saques al evaluar o comparar, serían erróneas.
Suponga que tienes como estándar para el rendimiento de un empleado, en un punto de la fábrica, un valor de 35 unidades/hora.
Es un valor que obtuviste de una empresa similar, que fabrica el mismo producto. Haces comparaciones y tu empleado no supera las 20 unidades/hora. Concluyes que, entre otras cosas, estás perdiendo dinero.
Podría suceder, sin embargo, que tu empleado lo hace muy bien; y que el hecho de no alcanzar el estándar es debido a la tecnología involucrada. Tu empleado nunca podrá llegar a las 35 unidades/hora.
Medir para comparar
En segundo lugar, debes medir las actividades. Una vez que se han fijado los estándares, debes medir y analizar los resultados.
Si por ejemplo, el estándar fijado es 100 unidades o piezas completas por día (producto terminado), y solo obtienes 50, las cosas no irán bien, claro está.
Para ello, hay que revisar paso a paso las etapas de la fabricación del producto. Una vez analizadas, se han de comparar con los estándares intermedios marcados y determinar las posibles causas de las desviaciones.
Corregir o ajustar para controlar una empresa
En tercer lugar, debes corregir o aplicar acciones para eliminar las desviaciones obtenidas. Una vez que has detectado las desviaciones y sus causas, debes trabajar en las correcciones o los ajustes aplicables.
En este punto es esencial distinguir, sobre todo mientras ganamos experiencia, que pueden haber al menos dos motivos de las desviaciones: o no se han ejecutado las actividades como las habías previsto, o estas actividades no eran las “correctas” y se marcaron unos estándares no alcanzables.
Debes, por lo tanto, analizar con detenimiento en las primeras mediciones, para ir ajustando las actividades hasta llegar a tener el proceso de medición para tu caso particular.
Hablamos de cualquier área funcional, como mercadeo, ventas, finanzas, talento humano, etc. Puedes medir donde sea necesario controlar y mejorar.
En fin, cualquiera que sea el motivo por el que no se alcanza lo esperado, hay que intentar resolver la desviación, aprovechando toda la información obtenida en el control y realizando los ajustes que sean necesarios.
Técnicas de control
Esta expresión, “técnicas de control”, te sonará muy complicada. Algo de grandes empresas y multinacionales. O de empresas que desarrollan productos críticos, como por ejemplo, medicamentos.
Si lo ves así, tienes razón. Pero también es perfectamente aplicable en micro y pequeñas empresas. ¿Por qué no?
Un empresario que tenga en mente hacer de su empresa un éxito, en algún momento tendrá que conocer sobre técnicas de control. Por supuesto, será un tema para cuando la empresa esté, por ejemplo, en funcionamiento estable.
Para controlar una empresa, y que todo salga como se espera, es necesario que las empresas cuenten con herramientas o técnicas que le permiten ejecutar dicho control.
- ¿Qué herramientas o técnicas, para controlar una empresa, son comunes?
Las 3 principales herramientas son las siguientes:
1) Auditoría: esta tiene como propósito verificar la planificación tanto en relación con la contabilidad como con la rentabilidad de la gestión global de la empresa, haciendo recomendaciones para mejorarla.
Sobre esta técnica hablaremos, en entregas posteriores, de cómo realizar auditorías –fáciles- en pequeñas empresas.
2) Control del presupuesto: se trata de controlar que los costes de las operaciones y los ingresos de las ventas, se cumpla. Trabajar con base en presupuestos es una forma de control, que demanda disciplina en la gestión. De esto, también hablaremos más en próximas entregas. Es un tema muy interesante para todo tipo de empresas.
3) Aplicación de la estadística: esta permite tratar los datos históricos de una actividad o tarea, para sacar conclusiones, hacer estimaciones o realizar pronósticos. Por tal motivo, la medición bien hecha aporta valor, más allá de su utilidad inmediata.
Para finalizar, 5 consejos para mejorar el control
- Sé realista. Conoce tu empresa, el sector y el entorno en el que se encuentra; conoce a tu competencia, etc. Podrás establecerte, de esta forma, objetivos medibles, realistas; que en un corto plazo cumplirás sin inconveniente.
- Planifica. Es clave, al definir una meta, planificar los pasos necesarios para llegar a ella. Lo que incluye, controlar los recursos necesarios para ello, tanto materiales como humanos.
- Evita los préstamos. Al tratarse de una pyme o microempresa, y para evitar agobios por pagos de intereses bancarios, por ejemplo; minimice los préstamos. Lo ideal es que trabaje con capital propio, siempre que puedas.
- Controla el inventario. Organiza todo el material e insumos del que dispones. Así optimizas recursos y evitas pérdidas.
¿Imagina una venta de comida rápida que tenga 250 clientes/día y que sólo tuviera en stock 80 hamburguesas? – Sería un ejemplo de mala gestión del inventario. Y es tan malo tener insumos en exceso que no tener suficiente. Pero en el segundo caso, perderías clientes. - Conoce a tu cliente. Como hemos comentado en artículos sobre la relación con los clientes, al dirigir una empresa es primordial conocer al máximo a tus clientes, sus gustos, necesidades y preferencias. De esta manera, podrás personalizar su experiencia de compra y te adaptarás a lo que realmente requiere tu cliente potencial, incrementando su fidelización.
Para complementar la lectura de este artículo, te sugiero leer sobre el área “control” del Índice IDEAL o índice de eficiencia empresarial: Control de la gestión. Índice lDEAL.
¡Hasta la próxima oportunidad!
