Cultura organizacional de una empresa (+diagnóstico)

Tal como lo prometimos, esta es la segunda entrega sobre el diagnóstico de la cultura organizacional de una empresa.

Como sabes, este es un tema esencial en toda pyme así que podrás sacarle el mayor provecho a todo lo que tenemos para ti.

Fíjate lo que veremos:
– Las 6 Fases del diagnóstico de la cultura organizacional de una empresa.
– Los 3 Elementos que involucran el diagnóstico para cada fase.
– Prácticas clave para motivar una cultura organizacional eficiente.

Por cierto, si aún no has leído la primera parte, te dejamos el enlace para que dediques unos minutos a su lectura: Diagnóstico de la cultura organizacional de una pyme. Aunque no es obligatoria para abordar este artículo.

Para comenzar, veamos cuáles son las 6 fases del diagnóstico de la cultura organizacional. Presta atención y luego sigue leyendo, que profundizaremos cada punto más abajo. Observa:

Sabemos que la importancia del diagnóstico de la cultura organizacional de una empresa radica, principalmente, en que esta define aspectos esenciales, pero no visibles.

Como señalamos en la primera entrega, son aspectos esenciales los valores, las creencias y las percepciones de cada persona y de los equipos de trabajo.

Para lograr el propósito que nos fijamos al respecto en el artículo referido, aquí presentamos los detalles de cada una de las fases planteadas para realizar el diagnóstico de la cultura organizacional de una empresa.

Diagnóstico de la cultura organizacional de una empresa

Recordemos las 6 fases señaladas en la infografía de arriba:

1. Preanálisis de la organización.
2. Análisis de la empresa en su entorno.
3. Estudio organizativo jerárquico de la empresa.
4. Estudio de las funciones, actividades y flujos de la información.
5. Caracterización de los colaboradores.
6. Informe del diagnóstico de la cultura organizacional.

Y junto con estas fases, debemos realizar dos actividades adicionales:

• En primer lugar, realizar el análisis del diagnóstico y su impacto en el resultado de la empresa.
• Y en segundo lugar, precisar los elementos a tener en cuenta en la declaración de los cambios deseados en la cultura organizacional.

Para abordar cada fase del estudio o diagnóstico involucramos 3 elementos:

• Primero, el objetivo de la fase.
• Segundo, las actividades a realizar en la fase.
• Y en tercer lugar, los resultados esperados.

¿Quién debe realizar el diagnóstico de la cultura organizacional de la empresa?

Cuando es la primera vez que se realiza, una opción que recomendamos es que lo haga un equipo externo, con experiencia para tal fin.

Pero según sean las competencias del personal propio, cuando ya existe experiencia en este tipo de diagnóstico, la actividad puede ser realizada por un equipo interno.

Si este es el caso, habrá fases de las señaladas, no aplicables. Por ejemplo, la fase 1: preanálisis de la organización.

Dicho todo lo anterior, ¡empecemos!

Fase 1. Preanálisis de la organización

Los objetivos del preanálisis de la organización son los siguientes:

• Conocer cómo surge la empresa y quiénes son sus fundadores.
• También, entender los cambios de estructuras que ha tenido, sus éxitos y sus fracasos, entre otros aspectos.
• Y por último, conocer los productos y/o servicios que ofrece.

Las actividades que se pueden realizar en la fase 1 son las siguientes:

• El estudio de documentos como: estados financieros, informes de áreas, informes de asambleas, minutas de seguimiento, etc.
• Entrevistas preliminares a los empleados. Incluye al empresario, socios, personal supervisor y de planta.
• En esta fase, es importante la observación del funcionamiento de la organización en días comunes de actividad.

Los resultados esperados de la fase 1 son los siguientes:

• Conocimiento general de la organización: actividad que realiza, resultados productivos, ubicación geográfica, información acerca de la distribución de la planta física, oficinas, áreas operativas, etc.
• Propósito de la empresa en el largo plazo.

Fase 2. Análisis de la empresa en su entorno

Objetivos del análisis del entorno:

Disponer de un conocimiento detallado y completo de la empresa en su interacción con el entorno.

En cuanto a las actividades que se pueden realizar en la fase 2, tenemos las siguientes:

• Consultas de leyes, resoluciones y otros instrumentos legales que definen las relaciones entre organizaciones.
• Visita o entrevistas a clientes y suministradores claves.
• Análisis de la competencia, al menos de la directa.
• Capacitaciones externas para fortalecimiento del talento.
• Entrevistas a superiores jerárquicos y subordinados, sobre la relación con el entorno.

Parte de estas actividades pueden realizarse aplicando técnicas de recopilación de información en grupo, como la Tormentas de Ideas, u otras similares.

Los resultados esperados de la fase 2 son los siguientes:

• Con este análisis en la fase 2, se espera tener conocimiento sobre la interacción de la empresa con su entorno.
• Debe permitir conocer qué elementos o entes influyen de manera importante en la empresa.

Por otra parte, es clave comprender cómo es la relación con clientes, proveedores, bancos, entes reguladores, entre otros.

Además, de tener información sobre cómo gestionan los responsables estas relaciones y qué valores rigen la interacción.

Fase 3. Estudio organizativo de la empresa

Los objetivos del estudio organizativo son los siguientes:

Conocer cómo está organizada internamente la empresa y cómo realiza sus actividades medulares (con qué tecnología, materia prima, elementos de innovación, etc.).

También es clave conocer cómo son la organización formal e informal en la empresa.

En general, se trata de buscar respuestas a la pregunta, qué domina en la actividad diaria.

En cuanto a las actividades que se pueden realizar en la fase 3, tenemos las siguientes:

• Entrevistas a supervisores y trabajadores.
• Observación de reuniones de trabajo en equipo.
• Consulta de documentos de organización, informes estadísticos y contables, organigramas, etc.
• Revisión de los procesos productivos y de servicio, de apoyo, de toma de decisiones, etc.
• Observación de las áreas de trabajo.

Los resultados esperados de la fase 3 son los siguientes:

• Conocimiento sobre la estructura organizativa, procesos principales ejecutados, áreas funcionales, cantidad de empleados por área, entre otros elementos de la organización interna de la empresa.
• Por otra parte, en esta fase de debe determinar la comprensión de los integrantes respecto a la misión, visión, valores y objetivos de la organización.
• Y por último, conocer las áreas con dificultades, tipo de tecnología utilizada, modelo organizativo, estilo de liderazgo, etc.

Fase 4. Estudio de las funciones, actividades y flujos de información

Los objetivos del estudio de las funciones, actividades y flujos de información son los siguientes:

• Primero, conocer cómo se realizan las funciones, actividades y tareas.
• Segundo, determinar cómo es el régimen de trabajo y la productividad de la fuerza laboral.
• Y en tercer lugar, entender el funcionamiento de las diversas áreas declaradas: dirección estratégica, recursos humanos, contabilidad y finanzas, producción, mercadeo y ventas, etc.

Además, un punto esencial es diagnosticar cómo fluye la información y qué medios utilizan los empleados para compartirla.

En cuanto a las actividades que se pueden realizar en la fase 4, tenemos las siguientes:

• Observación detallada a las competencias relacionadas con las actividades y tareas que se realizan.
• Observación al cómo se trasmite a los nuevos trabajadores, las reglas, normas, valores y costumbres.
• Revisión de manuales de normas, organización y procedimientos.
• Entrevistas a responsables de áreas y trabajadores, para determinar, entre otras cosas, el grado de su fidelidad respecto a los procedimientos formales.
• Analizar el flujo de la información y determinar inconsistencias y dificultades en los mismos.
• Observar cómo funcionan las reuniones de trabajo, la periodicidad y la eficiencia del seguimiento.

Por su parte, los resultados esperados de la fase 4 son los siguientes:

• En primer lugar, tener conocimiento sobre la forma en que se desarrollan las actividades y tareas, y la disciplina en la aplicación de buenas prácticas.
• En segundo lugar, tener conocimiento sobre los detalles del funcionamiento de las áreas o subsistemas, como lo es recursos humanos.
• Además, información sobre el aprendizaje, el apego a los reglamentos por parte del trabajador, políticas y normas escritas; y el cómo se llevan a cabo las reuniones de trabajo claves.

Fase 5. Caracterización de los colaboradores

El objetivo de esta fase es conocer el clima real y el deseado por parte de los colaboradores.

Además, conocer su integración, conflictos, motivaciones, normas, hábitos, costumbres, entre otros elementos que los caracterice.

Observe que esta fase implica uno de los insumos más importantes para el diagnóstico de la cultura organizacional de la empresa.

En cuanto a las actividades que se pueden realizar en la fase 5, tenemos las siguientes:

• Visitas a las áreas de trabajo.
• Entrevistas a empleados y supervisores en todos los niveles.
• Aplicación de cuestionarios y encuestas, tormentas de ideas, etc.
• Participación en actividades de entretenimiento y reuniones dentro y fuera de la empresa.

Y en cuanto al resultado esperado de la fase 5, es básicamente la caracterización de los empleados: su actitud, el clima laboral al que aspiran y las fuentes de conflicto que crean desmotivación en las actividades laborales.

Es importante tener en cuenta que en esta caracterización se debe hacer distinción entre grupos de colaboradores y empresarios. Por lo que no es única, sino que pueden ser dos o más.

Fase 6. Informe del diagnóstico de la cultura organizacional

El objetivo de esta fase es informar sobre los resultados del estudio realizado a la cultura organizacional. Debemos hacerlo mediante un informe y de forma oral.

Esta fase no concluye el diagnóstico. Lo que busca es exponer resultados parciales, para retroalimentarlo.

La comunicación de los resultados puede hacerse en dos niveles:

• Nivel de supervisores (dirección), con la participación del empresario.
• Nivel de colaboradores, a quienes debe presentarse mediante un enfoque motivador y de expectativas de mejora.

Es fundamental acordar, desde el inicio, cómo se presentarán los resultados. Sobre todo, cuando el equipo que evalúa o hace el diagnóstico es externo.

El esfuerzo puede perderse, si no se utilizan métodos apropiados al entregar la información.

¿Qué sigue al tener el informe del diagnóstico de la cultura organizacional?

Hay dos fases adicionales que debemos desarrollar, para establecer qué cambios deben ser ejecutados, con el fin de asegurar la cultura deseada.

Esto es, para asegurar una cultura basada en valores alineados con el propósito de la empresa, en la que el aprendizaje sea día a día, en medio de un clima laboral óptimo y de criterios de excelencia en todo lo que se haga.

Estas dos fases, mencionadas arriba, implican lo siguiente:

• Primero, realizar el análisis del diagnóstico y su impacto en el resultado de la empresa.
• Segundo, precisar los elementos a tener en cuenta en la declaración de los cambios deseados en la cultura organizacional.

Para conocer detalles de estas dos actividades esenciales, no te pierdas la próxima entrega. Al final está el enlace.

Pero para plantear algunas ideas sobre cómo iniciar el cambio, te dejamos un adelanto.

Prácticas clave para una cultura organizacional eficiente:

Para conseguir un cambio notorio, la empresa deberá enfocarse, en un primer momento, en las siguientes áreas de importancia esencial:

• Capacitar a los trabajadores mediante acciones que les hagan descubrir sus fortalezas, aptitudes y, particularmente, habilidades de comunicación.
• Definir los valores que van a regir la «conducta» de la empresa, teniendo en cuenta a los empleados o colaboradores.
• Establecer un sistema o diferentes programas de beneficios, para motivar a los empleados.
• Promover y fomentar la presencia de líderes que creen buenas relaciones y comportamientos en el ámbito laboral y personal.
• Crear vínculos de «valor» y relaciones fuertes y estables. Minimizar conflictos y problemas.
• Apoyar las nuevas ideas y crear un ambiente propicio para la innovación en todas las áreas.
• Asignar recursos, herramientas y tecnologías que garanticen el desarrollo y la mejor ejecución posible del trabajo individual y en equipo.
• Hacer una buena captación de personal y fidelizar a los empleados para evitar una alta tasa de rotación en la plantilla.
• Comunicar en forma constante la misión y visión de la empresa.
• Además, dar visibilidad al organigrama del negocio, de modo que todos tengan clara la responsabilidad tanto de individuos como de equipos de trabajo.

Conclusiones

El diagnóstico de la cultura organizacional de una empresa tiene muchos componentes, por lo que puede no ser una tarea sencilla en un primer momento.

Cuando el empresario asume el reto de diagnosticar la cultura que impera en su organización, debe basarse en un marco de trabajo idóneo para su caso. 

Es probable que deba comenzar con una simple encuesta, para conocer la percepción de sus empleados sobre la compañía.

Y luego, en la medida en que la pyme logre estabilidad, podrá aplicar un diagnóstico con las fases descritas o mediante otros métodos.

Además, será necesario en muchos casos contar con apoyo externo. Y aplicar estrategias para lograr compromiso y aportes de calidad, por parte de los empleados.

En tal sentido, todos los involucrados deben sentir libertad al ofrecer sus declaraciones y sugerencias. 

Mientras que por parte del equipo de diagnóstico, debe existir el compromiso de confidencialidad para el empleado.

Generar confianza es clave para lograr las metas generales del diagnóstico. Sin ella, el proceso fracasará.

Al respecto, diversas experiencias nos advierten que esto no es sencillo en muchas empresas.

Existen casos en que la conducta del empleado y de responsables de área no fomenta un clima propicio. Es decir, puede haber resistencia al cambio.

En fin, con la próxima entrega daremos cierre a este importante tema para toda organización empresarial. Aquí te dejamos el enlace: Más sobre el diagnóstico de la cultura organizacional.

¡Muchas gracias por seguirnos!