Si ya estás en el mundo empresarial, sabrás que los desafíos que enfrenta una pyme son enormes. En muchos casos no guarda relación con su tamaño. El desarrollo organizacional pasa por la eficiencia con que se realicen sus tareas, operaciones y procesos. Y por la toma de decisiones oportuna. De esto hablaremos en esta entrega.
Quienes conocen el mundo pyme (al que agregamos la microempresa) y la realidad que viven en su día a día, saben algo clave:
- Las empresas pequeñas requieren de sus creadores o empresarios, habilidades especiales.
- Estas habilidades o competencias le permiten mantener el negocio a flote en sus primeras etapas, para luego hacerlo crecer.
No siempre ocurre, pero en muchos casos no crecer puede llevar, en un futuro cercano, a su desaparición.
Un paréntesis: la sigla PYME se ha convertido en un nombre común y, por lo tanto, la podemos escribir en minúscula: pyme. Con relación al plural, las palabras que se han formado a partir de siglas pueden producir derivados. Por lo que es válido utilizar pymes y mipymes para su plural.
Un caso interesante lo constituyen aquellas pymes cuya posición en la cadena de valor, las hace “interactuar” con grandes empresas (proveedores y clientes). En tal posición, la empresa tiene un bajo poder de negociación. En otras palabras, tienen poco margen de acción; por ejemplo, vía precios ya sea de compra o de venta.
En tal sentido, la oportunidad estratégica para estas empresas pasa por la eficiencia que las mismas puedan lograr en sus operaciones. Tanto en sus tareas básicas como en los procesos gerenciales para la realización del producto o servicio.
Desarrollo organizacional en pymes
Si repasamos cronológicamente la historia de estas empresas (con base en el modelo de las etapas de las pymes), notaremos que:
- Se inician con el trabajo personal de los emprendedores, rodeándose por algunas personas de su confianza.
- En la medida en que la empresa crece, de la mano de un aumento en las ventas, el empresario inicia un período de incorporación de personal. Según sea el tipo de empresa, esta podrá llegar a ser en cantidad grande, poco personalizada. A esta etapa la denominamos “funcionamiento estable”.
- En este contexto, el empresario comienza a tomar algunas decisiones organizacionales. Entre las relevantes, una repartición o delegación de responsabilidades. Y puede compartir posiciones de liderazgo con los colaboradores de confianza.
- Es claro que la complejidad crece y, con ella, la necesidad de organizar.
Lo común en este proceso de crecimiento es que la incorporación de mayor cantidad de colaboradores, vinculado directa o indirectamente a las operaciones, no genera los resultados esperados.
Es cuando comienzan a surgir o a manifestarse problemas. Tanto en la calidad de la realización del producto o servicio como en la eficiencia de las tareas de apoyo.
Primeras reacciones…
La primera reacción ante el no cumplimiento de metas, es la valoración del desempeño del personal. Y el camino que sigue es tomar acciones relacionadas con jornadas más extensas, más personal, solicitud de mayor eficiencia, entre otras.
El desarrollo por las etapas tal vez impida al empresario y colaboradores claves, notar la magnitud del cambio que se va generando. Pero si realizan el ejercicio de comparar lo que era la empresa al inicio con lo que es 2 o 3 etapas más adelante, notarían un importante salto.
Una comparación permitiría comprender el hecho de que la idea de negocio se transformó en una empresa. En una organización mucho más compleja cada vez. Y que esta demanda administración y gestión para asegurar su continuidad.
Muchos términos comienzan a pasar por la mente del empresario. Una palabra, “organización”, aparecen en las áreas funcionales de la empresa y a ocupar tiempo en las reuniones. A veces, ¡mucho tiempo!
Sin embargo, suele ocurrir que pasa el tiempo y no se terminan de plasmar planes de acción concretos para mejorar. Hay buenas intenciones, pero… no hay avances ni resultados que medir.
¿Podremos organizarnos para continuar creciendo?
De las múltiples preguntas que aparecen, una podría ser: ¿podremos organizarnos para continuar creciendo?
Es una de las preguntas que da vueltas en la mente de los socios o del empresario. Según como vayan las cosas en la organización (ingresos, costes, gastos…), hasta le quitará el sueño y le generará estrés.
Si lo vemos bien, el principio de la solución pasaría por reformular la pregunta. Por ejemplo, se puede reemplazar el “¿podremos organizarnos para continuar creciendo?” por “¿qué debemos hacer y cómo, para continuar creciendo?”.
Esta pregunta nos lleva a considerar lo que expertos en pymes denominan desarrollo organizacional (es común el uso de sus siglas DO, para simplificar).
¿Qué es el DO?
Puede tomarse como un proyecto que incluye los conceptos, metodologías y herramientas para responder la pregunta estratégica “¿qué debemos hacer y cómo, para continuar creciendo?
Una de las primeras acciones es superar el mito de que las pymes no pueden aplicar las prácticas de gestión que sí aplican las empresas grandes. La experiencia nos señala que podemos ser enfáticos en afirmar que sí aplican.
En otras palabras, el tamaño de la empresa no determina qué prácticas pueden o no aplicar. Lo que sí es clave es la forma de cómo hacerlo. No es lo mismo una empresa con 300 colaboradores repartidos en “n” áreas, que una con 25 con áreas funcionales muy bien delimitadas y cercanas.
Con esto estamos afirmando que para llevar adelante un proyecto de desarrollo organizacional, las pymes deben recurrir a las buenas prácticas existentes en el mercado. Pero con la salvedad de que deben ajustar tales prácticas no sólo al tamaño de la organización sino también a su cultura.
Además, es esencial tomar en cuenta las posibilidades que brinda tanto las competencias del personal como el sector y el tipo de negocio.
Etapas generales del DO
Las etapas generales de un proyecto DO las podemos precisar como sigue:
- Creación de las definiciones estratégicas
- Diseño de un mapa de procesos
- Definición de la estructura organizativa
- Elaboración de un manual de operaciones
- Diseño e implantación de un sistema de gestión
En la primera etapa se definen en forma explícita cuestiones como: producto/servicios, clientes, características y necesidades de los mismos, competencia, atributos de diferenciación y propuesta de valor, proyección de la empresa, entre otros.
Esta etapa puede ser enriquecida con las definiciones del modelo de negocio de nuestra empresa.
Luego, debemos hacer un levantamiento de todos y cada uno de los procesos de la empresa. Es necesario agruparlos en categorías convenientes para su análisis y comprensión. Esto se plasma en lo que se denomina un mapa de procesos.
En el mapa se identifican en forma explícita tanto los procesos reconocidos formalmente en la organización actual, como los que aún no lo son.
La estructura organizativa es mucho más que la definición de un organigrama. Involucra la asignación de responsabilidades y funciones de cada puesto: así como el nivel de competencias requeridas. Dicha estructura debe estar correlacionada con el mapa de procesos.
El manual de operaciones contiene por escrito (o en algún formato idóneo según la empresa) un conjunto de documentos como:
- la descripción de los procesos operativos claves,
- las instrucciones de trabajo,
- hojas de trabajo y
- todo documento que sea necesario definir para la operación y los procesos de soporte de la misma.
Por último, el sistema de gestión estará relacionado con la generación de métricas e indicadores, ya sea por mediciones directas de la operación como también producto de auditorías y revisiones acordadas.
¿Qué otros elementos puede involucrar el DO?
Podemos incluir otros elementos clave. Uno de ellos es la medición de los atributos que percibe el cliente de los productos y servicios que oferta la empresa. La medición de la calidad.
Este sistema de medición puede ser fundamental para definir y aplicar acciones de mejora. Acciones que deben estar estructuradas en planes específicos que aseguren la efectividad de las soluciones.
Las etapas formales del proyecto DO debemos acompañarlas con reuniones periódicas de distintos niveles jerárquicos. O de distintas áreas si la empresa tiende a una organización horizontal.
Es claro que debe existir un responsable del proyecto para asegurar el cumplimiento de los acuerdos y el logro de resultados tangibles.
En cualquier caso, lo importante es tener capacidad de seguimiento de los avances de la empresa y del proyecto DO en particular. Para tal fin, es clave contar con herramientas que faciliten el registro de información y que pongan a disposición del equipo de trabajo los productos y logros alcanzados.
Tal como mencionamos al inicio, puedes apreciar que la propuesta pasa por metodologías y herramientas conocidas en el mundo empresarial. Y que el desafío para las pymes será encontrar la manera de implementar las mismas en forma efectiva para conseguir el crecimiento sostenible de la empresa, y continuar el camino del éxito.
Un equipo de trabajo que ejecute proyectos de desarrollo organizacional, le permitirá a la pyme crecer, aun cuando deba tratar con grandes empresas, que le quitan margen de negociación.
¡Hasta la próxima entrega!
