Diagnóstico de una empresa. ¿Por qué y para qué?

¿Tienes claro el por qué y el para qué hacer el diagnóstico de una empresa? ¿NO? Pues tranquilo que hoy te lo contaré TODO.

Verás que al terminar de leer este artículo estarás preparado para saber cómo se encuentra tu compañía de una forma sencilla y rápida.

En esta entrega veremos:

• Qué es el diagnóstico de una empresa
• Áreas clave en el proceso de diagnóstico
• Por qué realizar un diagnóstico empresarial
• Para qué realizar el diagnóstico de una empresa
• Diagnóstico de una empresa por áreas funcionales
• Preguntas para hacer un diagnóstico

Para arrancar te cuento los beneficios de efectuar un diagnóstico en tu empresa. Observa:

Como ves, se trata de un paso elemental para el buen funcionamiento de tu negocio y es que:

Tener respuestas claras a todas estas preguntas, nos permite avanzar con buen pie cuando estemos necesitemos mejorar los procesos y la capacidad de las áreas.

Es decir, en este caso, lo ideal es no improvisar, pues se trata de la salud de nuestra organización.

Así como para nosotros existen diagnósticos médicos, también existen modelos y herramientas para evaluar la situación de una empresa.

Tal como hemos comentado en otros artículos sobre gestión, una preocupación común en los empresarios radica en la incertidumbre por no tener certeza sobre cómo va el negocio.

Sobre todo cuando ha superado la etapa de funcionamiento regular.

¿Te ha pasado? ¿Cuántas veces has pensado en un diagnóstico para tu empresa?

En tal sentido, para responder a esta preocupación, una alternativa es realizar preguntas claves. En esto se basa el desarrollo de un diagnóstico empresarial.

Como sabemos, las empresas también se “enferman”, por lo que requieren atención para seguir creciendo de manera sana.

En este punto es clave aclarar que no solo pensamos, por ejemplo, en un diagnóstico financiero. Hablamos de un modelo de diagnóstico integral.

¿Qué es el diagnóstico de una empresa?

El diagnóstico implica, en principio, un análisis en profundidad de las principales áreas de gestión de un negocio.

Con el análisis se busca obtener información objetiva de las causas de la situación de cada área y de la organización como un todo.

Implica un evaluación con base en herramientas idóneas para conocer la situación de la empresa. 

Por lo tanto, al tener un entendimiento más profundo sobre la organización y sus resultados reales, surgirá la oportunidad de resolver problemas de manera práctica.

Es decir, el conocimiento de la situación de la empresa permitirá priorizar la atención de las áreas.

Además, dará información sobre hacia dónde dirigir el esfuerzo, según lo que realmente importe. De tal manera que no se pierda tiempo con ítems poco relevantes.

Por otro lado, el empresario podrá conocer con detalle no solo las debilidades que se detecten, sino también las fortalezas en las áreas de gestión.

Por lo tanto, debemos entender que el diagnóstico empresarial constituye una herramienta sencilla para avanzar por la senda del éxito.

Pasando a otro punto, lo común es que un diagnóstico se apoye en un método de preguntas, respuestas y feedback.

Todo esto, dirigido a las personas clave en la organización. Sobre este aspecto hablaremos en otra ocasión.

Áreas clave en el proceso de diagnóstico:

El proceso de diagnóstico típico involucra las 5 principales áreas que todo negocio posee:

• Dirección estratégica.
• Contabilidad y finanzas.
• Marketing y ventas.
• Talento humano.
• Producción y operaciones.

Aunque es necesario aclarar que un diagnóstico integral analiza todas las áreas funcionales comunes en una empresa.

Porque el propósito es encontrar oportunidades de mejora, más allá de las 5 principales áreas señaladas. 

Ahora bien, definido de manera sencilla qué es un diagnóstico empresarial, nos centraremos en el «por qué» y en el «para qué». 

Al respecto debes tener claro que los procesos mentales que se desarrollan cuando haces una u otra pregunta son “opuestos”.

• La pregunta “por qué” lleva tu mente al pasado, a las causas racionales que te llevaron a una situación determinada.
• Mientras que el “para qué” te pone en un espacio creativo que espera por un propósito, una razón de ser. Es decir, te pone en un contexto de significado, de propósito y de posibilidades.

¿Por qué realizar un diagnóstico empresarial?

¿Conoces una empresa en la que todas las áreas funcionan de manera óptima?

Es posible que sí. Claro, la respuesta dependerá de qué entendemos por “óptima”.

En la práctica, aún cuando esto pueda ser cierto, siempre habrá la necesidad de aplicar un diagnóstico empresarial.

Tal vez te preguntes, ¿cuál sería la razón?

El estudio de las organizaciones (mipymes y grandes empresas), señala que la elaboración de un diagnóstico, cada cierto tiempo, nos permitirá verificar que todo marcha bien.

Y siempre dará señales sobre qué cambiar para mejorar. 

Existirán casos en que la necesidad de analizar y evaluar serán evidentes. Por ejemplo, en una empresa con una caída sostenida en las ventas.

En tal escenario, un diagnóstico rápido brindará datos e información sobre lo que esté pasando. Aunque dar con las causas reales no siempre es sencillo.

Lo que sí debemos tener en mente desde ya, es que necesitamos un modelo que asegure resultados “objetivos”, para luego aplicar un plan.

¿Por qué realizar diagnósticos en la empresa?

Para detectar deficiencias, fallas, oportunidades, cuellos de botella y cualquier problema que afecte la eficiencia del sistema de actividades.

Un buen diagnóstico organizacional nos dará la oportunidad de elaborar buenos planes de acción y tomar mejores decisiones.

Ahora, ¿para qué realizar el diagnóstico de una empresa?

Un primer punto es que un diagnóstico se puede realizar con un propósito básico: conocer la situación actual de la empresa.

Pero la respuesta a la pregunta la daremos señalando los siguientes puntos:

1. Entender cuáles áreas son más importantes para tu empresa: no todo gestor se da cuenta de esto, pero toda empresa tiene unas áreas más importantes que otras. Así que dependiendo de esa importancia, debes crear planes de acción y estrategias, dando prioridad según el caso. Esto mejora la calidad de las decisiones tomadas.
   
2. Comparar su desempeño actual. Un objetivo es realizar dos comparaciones muy útiles: con su desempeño mínimo recomendado y con el mínimo deseado. Sin duda, lo ideal es que estemos por encima de ambos. Debemos entender, por otro lado, que cada uno de estos “niveles” o expectativas nos ayudarán a enfocar la atención y a definir prioridades.
   
3. Descubrir el grado de madurez de la empresa y la capacidad de las áreas. Conocer si tenemos áreas en un nivel básico o con alta capacidad de respuesta, es clave para definir nuevos objetivos o metas. Este conocimiento es importante en el establecimiento de las estrategias del negocio. Es insumo para la dirección estratégica.
   
4. Entender lo que necesita intervención (prioridades). Los indicadores o métricas pueden darnos información sobre el rendimiento global de una empresa, pero esto no es suficiente. Con los diagnósticos empresariales es posible saber con precisión dónde están los problemas y lo que los colaboradores están dejando de hacer, para llegar a un nuevo nivel de gestión.

Diagnóstico de una empresa por áreas funcionales

En el artículo áreas funcionales de una empresa, señalamos que en una organización empresarial distinguimos al menos 12 áreas:

En las primeras etapas de una organización empresarial, la mayoría de las actividades, salvo en ocasiones especiales, giran alrededor de 4 grupos de actividades:

• producción del bien o servicio;
• contabilidad y finanzas;
• ventas y del mercadeo; y
• dirección estratégica. 

Sin embargo, para asegurar un diagnóstico completo, es ideal trabajar en todas las 12 áreas señaladas.

Y si alguna de ellas no existe, pues es una oportunidad para indagar la razón de su inexistencia.

Puede que un área no aplique para el tipo de empresa, pero siempre habrá algo que hacer al respecto. Lo que podría llevar a mejoras importantes.

Preguntas tipo en un diagnóstico:

Muchos tipos de diagnósticos involucran cuestionarios que se aplican a los principales colaboradores de las áreas.

Ejemplo de preguntas que podemos realizar, para diferentes áreas, son las siguientes:

1. ¿Qué acciones está realizando para alcanzar la visión? ¿Cuál es el sueño para la empresa en 3 o 5 años más? [DE]
2. ¿Has pensado en alianzas con otras empresas o con proveedores? [AE]
3. ¿Quiénes son sus clientes? ¿Cómo es la relación con los clientes actuales y qué canales utilizas? [MV]
4. ¿Quiénes son sus principales competidores? ¿Se comparan los precios con la competencia? [MV]
5. ¿Qué tipo de información maneja en la empresa? ¿Qué información busca regularmente? Por ejemplo, sobre el mercado, la competencia, las ventas… [GI]
6. ¿Tienes equipamiento para gestionar la información? ¿Aplicas mejoras e innovas en los procesos? ¿Haces cambios para mejorar la propuesta de valor? [GIn]

La primera pregunta tiene que ver con la visión (dentro de Dirección Estratégica – DE).

La segunda, está relacionada con posibles alianzas (dentro de Análisis del Entorno -AE).

Las preguntas 3 y 4, se refieren a Mercadeo y Ventas (MV).

La número 5, pertenece al área de Gestión de la información (GI); y la última, a Innovación y Tecnología (GIn).

Conclusiones

Como puedes ver, el diagnóstico de una empresa es necesario para obtener conocimiento sobre su funcionamiento y a partir de allí, trazar rutas para mejorar.

El propósito es detectar problemas en el funcionamiento de la organización para corregirlos, y descubrir áreas de oportunidad que puedan ser aprovechadas.

De esta forma, el diagnóstico se presenta no como un fin en sí mismo, sino como un paso para perfeccionar el funcionamiento y propiciar el clima idóneo para que la empresa alcance sus objetivos.

Con esta lectura ya tienes algunas respuestas al “por qué” y al “para qué” realizar el diagnóstico de una empresa.

Estarás de acuerdo en que es una herramienta esencial para asegurar empresas sostenibles.

Para finalizar, espero que lo comentado te permita seguir conociendo sobre diagnósticos de empresas.

Es un conocimiento necesario para dirigir el crecimiento y brindar las condiciones necesarias para avanzar por las etapas, en el camino del éxito.

¡Muchas gracias por leernos!