¿Alguna vez has oído hablar del diagrama de Pert? Si te dedicas a la gestión de proyectos, seguramente estés familiarizado con esta herramienta tan útil.
El diagrama de Pert es una herramienta de planificación y seguimiento de tareas que te ayuda a visualizar y organizar tu proyecto de manera eficiente.
¿La mejor parte?
Nos permite identificar las actividades críticas y las interdependencias entre ellas, lo que nos permite tomar decisiones más informadas.
En este artículo te contaré todo lo que necesitas saber sobre el diagrama de Pert y por qué deberías utilizarlo en tu próxima aventura de gestión de proyectos. Antes de comenzar te dejo un video sobre planificación, por si quieres entrar en materia antes de abordar el diagrama PERT.
Peor, si quieres conocer más técnicas de gestión de proyectos, no te pierdas nuestro post: Técnicas de gestión de proyectos: ¡conócelas!
¿Cómo se hace un diagrama de Pert?
A continuación un resumen de los pasos para realizar este diagrama, es más que un cronograma de un proyecto:
Pasos para crear un diagrama de Pert
Lo primero que debemos hacer para usarlo es identificar:
Paso 1. Identifica las actividades del proyecto
Para poder completar el proyecto por medio del gráfico de Pert, es importante identificar todas las tareas, para ello se deben desglosar en etapas.
Esto permite una mejor organización y planificación, así como una asignación adecuada de recursos y tiempos.
Desglosar el proyecto en etapas y tareas también permite tener un seguimiento más preciso y facilita la identificación de posibles problemas o retrasos.
Por otro lado, es importante elaborar una lista de todas las actividades necesarias.
Está demostrado que es más fácil completar cada tarea, cuando están bien definidas, y en orden. Los miembros del equipo pueden comprender mejor.
Paso 2. Establece la dependencia entre actividades
Se debe determinar qué actividades deben realizarse antes de otras, esto es clave para garantizar una secuencia lógica y eficiente en la realización de tareas. Incluso es un paso que también se realizan en otras técnicas como el diagrama de gantt.
Esto implica identificar las dependencias entre las actividades, establecer prioridades y asignar los recursos necesarios. De esta manera, se optimiza el tiempo y los esfuerzos, evitando retrasos y conflictos en la ejecución de proyectos.
También, se deben identificar las actividades que pueden realizarse de forma simultánea, así se podrá optimizar el tiempo y los recursos.
Esto implica evaluar las tareas y determinar cuáles pueden llevarse a cabo al mismo tiempo sin que se afecten entre sí. Realizar esta identificación permitirá una mejor organización y planificación de actividades, maximizando la eficiencia y productividad.
Paso 3. Estima la duración de cada actividad
En la planificación de proyecto hay que hablar de estimación de tiempo (tiempo necesario para completar la tarea), debes evaluar la cantidad de tiempo requerido para completar cada actividad.
Para ello, es necesario ser realista, e indagar un poco para conocer el tiempo que requiere cada actividad. Una forma de saber el tiempo necesario, es haciendo una prueba y cronometrando.
Cabe destacar que no toda empresa requiere el mismo tiempo para una misma actividad, todo depende de su definición de cómo hacerlo.
Para gestionar el tiempo, hay que considerar factores como:
- Los recursos.
- Capacidad.
- Y, conocimiento.
Es importante, que en Pert para calcular la duración consideres la experiencia, pero también que coloque un máximo y un mínimo, porque no siempre será exacto.
Paso 4. Crea el diagrama de Pert
Para realizar el método Pert y el diagrama, es importante considerar el uso de software especializado que faciliten la tarea. Los hay para la creación, revisión y evaluación de programas.
Si no tienes un software especializado, puedes hacer uso de una herramienta de dibujo para realizar el diagrama.
Ejemplos de herramientas que puedes utilizar: Microsoft Visio, Lucidchart y draw.io. Estos programas ofrecen una amplia variedad de funciones y plantillas que facilitan la creación y edición.
Además, recuerda que las actividades se representan mediante nodos o cajas, y las dependencias entre ellas se representan mediante flechas.
Cada nodo representa una actividad y se identifica con un número o un nombre único. Las flechas unen los nodos y muestran la relación de dependencia entre las actividades.
Las flechas se dibujan desde el nodo que representa la actividad que debe completarse primero (predecesor) hasta el nodo que representa la actividad que debe completarse después (sucesor).
Paso 5. Calcula la ruta crítica
¿Conoces la duración de un proyecto?
Hasta este punto es posible calcular la ruta crítica, que es la secuencia de actividades que determina la duración total del proyecto y se compone de las actividades que no pueden demorar sin afectar el proyecto.
Para calcular la ruta crítica, es necesario determinar la duración de cada actividad y estimar su holgura, que es el tiempo que una actividad puede retrasarse sin afectar el inicio de la siguiente actividad.
Las actividades que tienen holgura cero son las que se encuentran en la ruta.
Una vez identificadas las actividades críticas, se puede determinar la duración total del proyecto basándose en la suma de las duraciones de las actividades críticas.
Cualquier retraso en una actividad crítica retrasará todo el proyecto, por lo que es importante prestar especial atención a estas actividades y asegurarse de que se completen dentro del plazo previsto.
La ruta crítica también puede ser útil para identificar actividades que puedan ser aceleradas para reducir la duración del proyecto.
Ejemplos de uso del diagrama de Pert
Este es un ejemplo de cómo crear este diagrama en la construcción, es la construcción de un edificio de oficinas.
1. Identificar las actividades: pueden incluir la preparación del sitio, la construcción de la estructura, la instalación de servicios públicos, la construcción de interiores y la finalización del proyecto.
2. Establecer dependencias: la construcción de la estructura no puede comenzar hasta que la preparación del sitio esté completa. Del mismo modo, la instalación de servicios públicos no puede comenzar hasta que la estructura esté en su lugar.
3. Estimar la duración de cada actividad: la preparación del sitio puede tomar 2 semanas, mientras que la construcción de la estructura puede tomar 6 meses.
4. Asignar recursos: la construcción de la estructura puede requerir un equipo de construcción y una grúa.
5. Identificar la ruta crítica: es la secuencia de actividades que determina la duración total del proyecto y no tiene holgura:
Preparación del sitio -> Construcción de estructura -> Instalación de servicios públicos -> Construcción de interiores -> Finalización del proyecto
6. Hacer seguimiento del progreso: A medida que el proyecto avanza, es importante hacer seguimiento del progreso y actualizar el diagrama según sea necesario. Esto puede incluir ajustar las estimaciones de duración o reasignar recursos.
El diagrama de Pert ayuda a gestionar proyectos complejos y a hacer seguimiento del progreso. Gracias a este diagrama se obtiene una planificación más efectiva, se identifican riesgos, se coordinan mejor los equipos.
Si quieres conocer ejemplos de gestión aplicados a empresas, visita el siguiente post: posts de las empresas de prueba (enlazar)
Consejos para crear y utilizar el diagrama de Pert
No cabe duda que es una de las mejores técnicas de revisión y evaluación, pero debes hacerlo bien. Te dejo algunos consejos:
¡Sí!
- Realizar un análisis exhaustivo de las tareas del proyecto, ya que de ello depende todo el diagrama. Si no se tienen claras las tareas desde un punto de vista profesional, el fin del proyecto está en riesgo.
- Ser realista en la asignación de los tiempos estimados. No válido acortar los tiempos para apresurar el cumplimiento de la tarea, ni alargar a tal punto que se considere una pérdida de tiempo y recursos.
- Actualizar el diagrama de Pert a medida que avanza el proyecto. Si no lo haces, pueden repetirse actividades de forma innecesarias, o verse muy saturado, provocando confusión, pérdida de tiempo, etc.
- Utilizar herramientas o software de gestión para facilitar la creación y actualización del diagrama. Mientras más especializado será más óptima su elaboración.
Herramientas para crear y gestionar este tipo de diagrama
Describamos algunas herramientas útiles, y las ventajas y desventajas generales:
- Microsoft Project: herramienta popular para la gestión que incluye una función de diagrama de PERT.
- GanttProject: es una herramienta gratuita y de código abierto para la gestión que incluye una función de diagrama de PERT. Permite a los usuarios crear y gestionar proyectos complejos con facilidad.
- Lucidchart: Lucidchart es una herramienta en línea que permite a los usuarios crear diagramas de PERT y otros tipos de diagramas con facilidad.
- Asana: mientras que el diagrama se vea más claro mejor, y asana incluye características avanzadas, como la colaboración en tiempo real y la integración con otras herramientas de gestión.
En general, utilizar software especializado para crear y gestionar el diagrama de PERT tiene varias ventajas, como la disponibilidad de características avanzadas y una interfaz fácil de usar.
Sin embargo, puede ser costoso y puede ser abrumador para usuarios que no tienen experiencia. Las alternativas gratuitas, como GanttProject, también pueden ser útiles para usuarios individuales que buscan una solución de bajo costo.
Conclusiones sobre el gráfico Pert
Recapitulemos, respondimos ¿Qué es un diagrama Pert? ¿Cuáles son las ventajas y cómo crearlo o cómo hacer un diagrama Pert?
Y, llegamos a la conclusión que Pert es una herramienta de gestión de proyectos para organizar actividades, por medio de la definición de tareas representadas en un diagrama. También, se conoce como diagrama de red Pert.
Los pasos para su creación son:
- Definir las actividades.
- Establecer dependencias.
- Estimar la duración.
- Crear el diagrama.
- Utilizar el método de la ruta crítica.
Hicimos un ejemplo, compartimos consejos, que te serán muy útiles, y puedes ver las ventajas y desventajas del diagrama.
No lo olvides, usar el diagrama en estudio te ayudará a mejorar las tareas de un proyecto, y por ende cumplir los objetivos de la mejor manera.
Deja de perder tiempo debido a la falta de planificación ¡Puedes crear tu diagrama hoy mismo!, y hacer el seguimiento del camino crítico de tu proyecto.
Usar un Diagrama de pert te ayuda a planificar y gestionar el tiempo necesario para completar cada tarea.
Recuerda que aumentar la eficiencia de la mejor manera es una forma de llevar tus proyectos.
No olvides leer el post que recomendamos al comienzo, allí se encuentra Pert vs. otras técnicas interesantes.
Gracias por leernos.
¡Hasta la próxima!
