La eficiencia operacional debe ser un objetivo en toda empresa del tipo y tamaño que sea. Pero en el caso de las pymes, es un pilar sin el cual difícilmente será sostenible en el mediano o largo plazo. El paso 1 para lograr la eficiencia es mantener el foco. El paso 2, tener control. Este es el tema que abordamos en esta entrega. ¡Bienvenidos(as)!
Sobre mantener el foco en una pyme, ya hablamos en una entrega denominada: Eficiencia operativa en las pymes. Paso 1: mantener el foco. En este caso, nos centraremos en el paso 2: el control.
La eficiencia operacional significa, en términos generales, costes más bajos y calidad superior. Pero el cumplimiento de los objetivos en las áreas funcionales no siempre garantiza que tengamos eficiencia operacional.
Una pyme dedicada a la venta de materiales de construcción puede superar las metas de facturación todos los meses y, sin embargo, ser poco eficiente en el manejo del inventario. Puede incurrir, por ejemplo, en costes por fallas o debido a productos averiados por malas prácticas en su manipulación.
En un caso como este, la gestión del inventario no es eficiente. Y a la larga, si el empresario se queda solo con el cumplimiento de la meta de facturación, sin controlar el proceso, tendrá costes y no podrá detectar puntos susceptibles de mejora.
Pero en cualquier caso, para mejorar un empresario puede apelar al modelo del Índice Ideal o índice de eficiencia empresarial que proponemos en este blog. Este se basa en 4 áreas: foco, control, colaboración y mejora continua. Como vemos, el “foco” es uno de los pilares, pues sin él será difícil tener logros tangibles. El otro pilar clave es el control.
Control y eficiencia operacional en pymes
Es claro que una empresa de éxito pone el foco en lo importante, lo que debe ser a su vez una característica del empresario, en cualquiera de las etapas en que esté la empresa. Y para mantener el foco en lo importante, es clave el control en 2 aspectos: las actividades y la información.
En tal sentido, una condición para lograr la eficiencia operacional es controlar. Desde las primeras etapas, podemos aplicar prácticas para controlar la organización de las actividades y la información que se genera en las áreas funcionales.
No es exagerado afirmar que hay empresarios que no tienen control ni foco. Eso no significa que no estén trabajando duro por su proyecto empresarial. Pero en el día a día, puede no darse cuenta de que no tiene control sobre la organización. Simplemente supone que lo tiene, sin realmente evaluar qué tan cierta es su suposición. Es por ello que siempre vale la pena señalar las características de un empresario exitoso:
- Tiene la misión y visión claras y las sabe comunicar.
- Saber delegar y gestionar las tareas del equipo de trabajo.
- Planifica para el corto y mediano plazo.
- Busca información de manera constante. Compara, contrasta y aprende.
- Corre riesgos, sin perder de vista su capacidad para gestionar problemas.
- Comunica lo que quiere lograr, fomenta el aprendizaje y enfrenta retos.
De cara al cliente, un empresario exitoso siempre busca entregar un poco más al cliente y superar sus expectativas. Tener foco y control en este sentido, genera un “diferencial” frente al cliente. ¡Es la diferencia que hace la diferencia! Es un empresario con decisión, foco y control.
Áreas funcionales básicas
En las primeras etapas de la empresa, la eficiencia operacional la podemos centrar, en parte, colocando el foco y ejerciendo el control en las áreas funcionales clave. Estas áreas funcionales son las siguientes:
1. Área Dirección Estratégica:
- Involucra elementos como la misión, la visión y los valores. Socializar estos 3 elementos garantiza que el equipo mantenga el foco en lo importante, minimizando la dispersión del esfuerzo y de recursos. A su vez, fomentan el control.
- Cuando la empresa ha recorrido varias etapas, recopilar información del entorno es un aspecto clave. Poner el foco en ello aportará información muy valiosa a la organización. Disponer de herramientas para el control de la información y su disposición para el equipo, son aspectos clave para el éxito empresarial.
2. Área Ventas y Marketing:
Esta es una de las áreas que más genera información relevante para la creación de una relación de calidad con el cliente. Registrar todos los datos posibles sobre los usuarios y clientes es una condición para la eficiencia operacional. Esta aporta información para todas las áreas de la empresa. Por ejemplo, para el desarrollo de nuevos productos y servicios. ¿En qué poner el foco y el control para esta área?
- Control de la información en la relación con clientes. Implica identificar a los clientes, aplicar criterios de segmentación, conocer sus hábitos de compra. Todo esto demanda información confiable.
- Foco y control en la venta del producto o servicio. Esta gestión implica varias tareas como el análisis de ventas, para lo que se requiere la disposición de herramientas de apoyo.
- Foco y control en las campañas comerciales. En muchas empresas, lo esperado es que el empresario y su equipo apliquen campañas para atraer prospectos y evaluar el resultado de las mismas. Lo que demanda datos e información sobre el proceso.
- Distribución del producto. Unas empresas más que otras, necesitan contar con varios canales de distribución. Estos deben ser medidos en función de su volumen de ventas, garantizando así su eficiencia.
- Control de la información para el desarrollo de productos/servicios. En este aspecto, tener control sobre la información es clave en la creación de nuevos productos o el mejoramiento de los existentes. Para esto, los colaboradores deben actuar como antenas de negocio, escuchando al cliente.
- Por último, es necesario tener el control de la información para la fijación de precios, en función de las variables del sector y de los costes correspondientes.
3. Área producción y operaciones:
Es claro que una de las áreas que demandan más control de tareas y de información es la realización del producto o servicio. El foco y el control deben estar en el proceso, apoyado en métricas para conocer y tener evidencia de cómo mejora cuando sea el caso.
Además, existen otras subáreas fundamentales en producción y operaciones, como son:
- El manejo de inventarios de materia prima y productos terminados.
- La gestión de los proveedores. En todos los casos, esta gestión es crucial para la empresa. Así que es un área a la que debemos prestar atención.
- La gestión del nivel tecnológico de equipos y maquinaria. Según sea el tipo de empresa, este aspecto puede ser esencial para mantener el crecimiento.
En este punto, tanto el control óptimo de las tareas y actividades como la gestión de la información, constituyen pilares para el éxito empresarial. Con independencia del tipo de empresa, la información que se genera en “producción y operaciones” es clave para mejorar.
4. Área Administración:
Dentro de esta área involucramos diversos procesos de apoyo, clave en toda organización. Un error común en empresarios sin experiencia es no poner el mismo empeño en estas actividades, como lo hace con las de producción. Lo que suele llevar a sorpresas poco agradables.
En tal sentido, debemos tener claro que el foco y el control en las actividades de administración son tan importantes como las de producción y operaciones. Incluimos en el área “administración” las siguientes subáreas:
- Organización de actividades y de la estructura funcional. Debe existir claridad sobre la organización, las áreas funcionales, roles y responsables. Y la forma en que se delegue en los colaboradores.
- Foco y control en la calidad de los procesos, productos y servicios.
- Control y seguimiento de indicadores de gestión.
- Control de la facturación y del seguimiento a las cuentas por cobrar. El empresario y su equipo deben realizar seguimiento a las cuentas por cobrar.
Con relación al recurso humano, algunos puntos que demandan foco y control son los siguientes:
- Aplicar incentivos y beneficios según el caso.
- Asegurar las competencias técnicas y sociales del equipo.
- Capacitar y formar casi de manera permanente.
- Mantener un buen clima organizacional y la motivación del equipo.
Control de actividades y control de la información
Por muy pequeña que sea tu empresa, el control de las actividades y de la información de las áreas necesita herramientas de apoyo. Una microempresa puede implicar un volumen alto de tareas, que necesitan ser coordinadas y gestionadas. Es decir, que demandan control y seguimiento.
En principio, si el empresario está solo o casi solo, es probable que una agenda sea suficiente. Aunque ya sabemos que habrá olvidos importantes. Pero cuando hay un equipo, aún pequeño, el control de las tareas y de los datos demanda herramientas. No hay forma de hacerlo bien sin apoyo para tal fin.
Es por ello que nuestra recomendación para abordar la eficiencia operacional desde la puesta en marcha de la empresa, es la adopción de un software de gestión. ¡Pero no cualquier software! Debe ser una solución que no demande esfuerzo especial para la pyme. ¡Porque no hay recursos para tal fin! Además de que el empresario no puede perder el foco en su actividad principal.
Gestionar Fácil.
En este caso la solución idónea es un software en la nube. En particular, el software como servicio (en inglés, software as a service o SaaS), que es una solución en la que diversas aplicaciones se ponen a disposición de clientes y usuarios, a través de Internet.
Este modelo funciona bajo suscripción en lugar de una compra. El software se utiliza en línea. La base de datos permanece en la nube, a los que accedemos desde cualquier computador o dispositivo. Los interesados hacen uso de las aplicaciones que suscriban y paga según su uso.
Beneficios del modelo SaaS para la empresa:
Si como empresario has tenido la experiencia de comprar software, apreciarás que el modelo SaaS tiene beneficios interesantes. En particular, la ventajas para las pymes son:
1. Tiempo y costes:
Con el modelo SaaS, no hay necesidad de configurar el software en su propio servidor. El despliegue y la configuración de aplicaciones lo realiza el proveedor. Por ello, reduce el tiempo de tener listas las aplicaciones para tu equipo de trabajo. En muchos casos, con el modelo SaaS tendrás en minutos las herramientas a disposición.
La reducción de costes no solo es al momento del despliegue. Esta reducción también es notoria en el proceso de mantenimiento de las aplicaciones. Un punto clave es que la empresa paga por lo que realmente utiliza. Y, en general, los gastos de mantenimiento son menores o no existen.
2. Compatibilidad y rendimiento:
En general, el acceso a las aplicaciones SaaS puede hacerse desde cualquier dispositivo que tenga acceso a Internet. Por ejemplo, desde un ordenador, un teléfono o una tablet. La mayoría de las aplicaciones SaaS son fáciles de usar y son personalizables, para una rápida adaptación.
3. Acceso total y actualizaciones automáticas:
Una aplicación SaaS puede utilizarse desde cualquier lugar, con un dispositivo conectado a Internet. Por otra parte, siempre que una actualización esté disponible, todos los usuarios pueden aprovecharla; está en línea y, generalmente, es gratis.
Como se indicó antes, al recaer en el proveedor SaaS los trabajos de mantenimiento de la solución, no necesitas un departamento de “informática”. Y si lo tienes, puede dedicarse a otros proyectos vitales o innovadores para la empresa.
4. Personalización y escalabilidad:
Las aplicaciones SaaS permiten personalizaciones por lo que puedes adaptarlas a las necesidades de información de tu empresa. Sin duda, cada pyme tiene formas de trabajar propias y flujos por los que pasa la información. Así que en el modelo SaaS, el software se adapta a tu empresa y no al revés.
En fin, podríamos listar muchas otras ventajas del modelo SaaS, pero las principales son:
- Reduces los tiempos de implementación y los costes de uso.
- Las aplicaciones SaaS son compatibles y multiplataforma; además, logran un alto rendimiento.
- El acceso a la información es total (en cualquier momento, desde cualquier lugar).
- Las actualizaciones y el mantenimiento corre por cuenta del proveedor, y no implican costes adicionales para nuestra pyme.
- Puedes personalizar las aplicaciones y demandar nuevos servicios, según las necesidades reales de tu empresa.
Para finalizar: control de la eficiencia operacional
La eficiencia operacional pasa por los pilares del Índice IDEAL. Dos de ellos son el foco y el control. Sin estos, una empresa no podrá avanzar por las etapas, en el camino del éxito. Recordemos que una empresa parte de una idea y supera etapas en la medida en que madura y logra los objetivos empresariales:
Desde sus inicios, la empresa necesita controlar las tareas y la información que se genera en las áreas funcionales. Este control debe garantizar la disponibilidad de los datos en toda la organización, evitando la creación de islas de información.
Y para ello, necesitas un software de gestión, que para el caso de las pymes, lo ideal es que sea en la nube. Por la simplificación que implica y los costes mínimos que demanda.
Con una herramienta en la nube tendrás varios puntos clave cubiertos:
- Información actualizada y centralizada, para las diversas áreas de la empresa.
- Control de tareas compartidas, con vista para el seguimiento del cumplimiento de las mismas.
- Foco en las áreas que demandan atención para asegurar la buena marcha de la empresa y su organización de actividades.
¡Muchas gracias por leernos!
