¡Bienvenidos a una nueva entrega sobre mejora continua y gestión empresarial! En esta oportunidad queremos hacer hincapié en algunos conocimientos esenciales que emprendedores y empresarios deben tener, para crecer bien. No solo con relación a sus empresas, sino en lo personal y respecto a su equipo de trabajo.
Aunque el emprendedor está en una fase inicial (la idea), también debe tener claro cómo desarrollarla y validarla, para avanzar. Razón por la que, por ejemplo, aplica por igual tener “foco” para emprendedores y empresarios.
En este sentido, queremos diferenciar al emprendedor con propósito de empresario, del emprendedor entusiasta. Es decir, del que se entusiasma subjetivamente por una idea y pierde la perspectiva; la de ser empresario.
Es muy probable que conozcas emprendedores soñadores. Tienen el don de generar ideas, son entusiastas y se caracterizan por ser iniciadores de proyectos. Pero corren el riesgo de comenzar, dejar de lado su proyecto y empezar uno nuevo. Porque lo que les apasiona, es la “novedad”.
Por otro lado, en este blog no hacemos diferenciación cuando hablamos de empresarios. Nos referimos a ellos tanto sin son micro, pequeños o medianos empresarios. A sus organizaciones las identificamos como empresas mipymes.
Este término es válido, al igual que “pymes”. Y por ser considerados nombres comunes desde algún tiempo, los escribimos en minúscula.
En el caso de los emprendedores, tal como lo señalamos, nos referimos a los que desean poner en marcha su idea. A los que tienen el propósito de convertirla en empresa que crea valor.
Emprendedores y empresarios, el reto es crecer bien
En gran parte de los artículos de este blog, hay conocimientos y prácticas que vale la pena resumir. Por lo que en este caso, compartimos parte de ese conocimiento, recomendaciones y prácticas, con el propósito de apoyarte en tu gestión empresarial.
Comenzamos por los 4 componentes o pilares del índice ideal o índice de eficiencia empresarial. Estos son aplicables a la empresa (mipyme) en cualquiera de las etapas en que se encuentre. Por supuesto, con diferentes “intensidades” según el caso y tipo de empresa.
Por ejemplo, si estás en la etapa funcionamiento regular, los 4 componentes se aplican según tu capacidad organizativa en esa etapa.
Cuando la empresa haya alcanzado el funcionamiento óptimo, los 4 pilares serán aplicados con criterios diferentes. Es decir, con mayor nivel de exigencia, porque tendrás áreas funcionales definidas. Áreas con alta capacidad de respuesta.
Los 4 pilares del índice IDEAL
En varios artículos hemos comentado sobre el índice ideal, conformado por 4 pilares o áreas. Estos deben ser conocidos por emprendedores y empresarios, para crecer bien:
- El foco
- El control
- La colaboración
- La mejora continua
Veamos a continuación cada uno de ellos y sus implicaciones:
1. ¿Qué es el foco?
Comenzamos con una afirmación: el empresario exitoso mantiene el foco. Sí, el empresario exitoso tiene objetivos y actúa en consecuencia. Actúan de manera consistente y coherente con ellos.
Esto parece trivial, ¿no? Pues en la práctica, muchas personas, empresas y organizaciones pierden el foco, aún con objetivos explícitos.
Por ser un tema que requiere muchos párrafos, no entraremos en detalles. Pero lo podemos ilustrar como sigue: hay organizaciones públicas creadas para prestar un servicio (por ejemplo, de salud). Su misión y visión están claras al inicio. Pero la dinámica del día a día y el cambio de actores, suele llevar a que los objetivos cambien.
Y después de un tiempo de operaciones, el foco no está en la prestación de salud, sino en la consecución de recursos, por ejemplo. Lo que implicará toma de decisiones desenfocadas, respecto a su misión y visión.
Entonces, mantener el foco es pensar y ejecutar actividades coherentes con los objetivos y las metas definidas. Objetivos y metas que deben estar alineadas con la misión de la empresa. La toma de decisiones, los recursos y las capacidades del equipo están en función, siempre, de los objetivos trazados.
¿Conoces empresarios que “van y vienen”, con planes desenfocados de los objetivos?
“Una pyme muchas veces no está enfocada. Va ofreciendo servicios y productos para aprovechar oportunidades pasajeras. Un buen foco es el resultado de aplicar una misión, visión y valores. Además de ello, una razón de hacer las cosas o el “por qué” de las mismas. Es cierto que, es difícil de visualizar por pequeños empresarios, pensando éstos que muchas veces no aplicara a su empresa” (Artículo: Eficiencia Empresarial. Medición con el ÍNDICE lDEAL).
2. ¿Qué es el control?
¿Conoces a algún empresario que no quiera tener el control de su empresa? El control es uno de los dolores de cabeza de todo empresario. En el caso de los empresarios mipymes, esto es evidente, cuando la organización crece sin “orden”.
El control es una actividad que permite responder a preguntas claves, del tipo: ¿cómo va la empresa?, ¿hacia dónde se dirige realmente? ¿Es rentable? O si estamos en el camino adecuado para lograr los objetivos.
La organización de las actividades en una empresa se hace más compleja cada vez. Al principio, el empresario se dedica a producir, vender y comprar insumos. Si la demanda crece, incorpora personal por el volumen de tareas que aumenta. Y con esto aparecen las áreas funcionales.
- En funcionamiento regular habrá pocas áreas, no muy bien delimitadas. Cada colaborador cumple con diversos roles, de áreas diferentes.
- Mientras que en funcionamiento óptimo, necesariamente tendrá que existir una organización clara. No significa, más burocrática. Será clave diferenciar áreas para delegar de manera apropiada.
En este contexto, el control es clave en todas las etapas. ¿El control sobre qué? – Sobre las tareas, sobre la información que se crea y se transforma, sobre el logro de metas, etc.
En tal sentido, un empresario necesita herramientas de gestión. Herramientas que le permitan controlar la empresa, a través del registro oportuno y confiable de la información.
En fin, el control implica observación, medición y corrección. Por supuesto, es una actividad que demanda recursos y buenas prácticas. Es decir, el control demanda calidad. De lo contrario, no tiene sentido ejercer acciones de control.
3. ¿Qué es la colaboración?
¿Puede una empresa ser sostenible (exitosa), sin colaboración? Para hablar del pilar colaboración, consideramos 2 “niveles”:
- Colaboración a nivel interno, entre los colaboradores de la empresa.
- Colaboración a nivel externo, a través de la visibilidad de la información que se brinda a clientes e interesados, que participan en algunos casos, en la gestión de información.
En una empresa hay información de muchos tipos y en diversas presentaciones. En nuestro caso, nos interesamos por la información que tiene un “ciclo de vida”.
Este ciclo inicia cuando se capturan datos o se crea la información. Esta pasa luego por diferentes estados (que puede dar origen a otro tipo de información), hasta su disposición final.
Y la colaboración es necesaria porque es difícil que el ciclo de vida de la información esté en manos de un único trabajador o empleado. Lo común es que en esa gestión participen diversos actores, internos y/o externos.
Todos colaboran para que ciertas tareas y actividades se ejecuten de manera oportuna. Reflejando tales acciones en los estados o cambios de la información.
Por ejemplo, en el área de mercadeo y ventas, la información de un “extraño” que visita nuestra página y deja sus datos, pasará por varios estados.
Es muy probable que pase por diferentes responsables, en el proceso de conversión en cliente. El propósito final será que el comercial logre una venta y luego, su fidelización. Convertirlo en prescriptor. En este caso, hay una secuencia de tareas para administrar la información del potencial cliente.
El otro nivel, necesario en empresas de servicios profesionales o del tipo distribuidoras, entre otras, es la colaboración externa. Para conocer más sobre este pilar del índice ideal, compartimos al final un artículo que ilustra con detalle su propósito.
4. ¿Qué es la mejora continua?
Muchas referencias en la web nos hablan de mejora continua, a través del círculo virtuoso de la calidad. Círculo también conocido como PDCA (del inglés plan-do-check-act, esto es, planificar-hacer-verificar-actuar). Esta es una de las técnicas más aplicadas para mejorar la calidad.
Pero eso aplica más en empresas que ya han consolidado su sistema de actividades. En las primeras etapas de la empresa, el empresario y sus socios, si los hay, están muy ocupados. Pero aun así, es posible aplicar la mejora continua. Por supuesto, de una manera básica.
Un requisito para cultivar la mejora continua es el compromiso. Si existe, es posible mejorar en aspectos puntuales claves. Y sobre todo, ir creando un lenguaje sobre la calidad del trabajo y del producto o servicio.
¿Te ha pasado que en una misma tarea, se incurre en errores una y otra vez? El responsable olvida cómo evitarlos, generando errores de manera reiterada. Esto puede ser porque no tiene ni el compromiso ni la intención de mejorar.
La repetición de errores conlleva a grandes pérdidas, que pueden poner en peligro la sostenibilidad de la empresa. Estudios acerca de la quiebra de empresas establecen como una de las causas de fracaso más comunes, la gestión pobre.
Esto sucede en empresas grandes o pequeñas. Y en muchos casos, un síntoma es el re-trabajo, al que no prestamos atención.
Con el propósito de que conozcas más sobre este pilar del índice ideal, también compartimos al final un artículo que te permitirá adentrarte en lo que proponemos para el mismo.
Conclusiones
En este artículo quisimos resumir varios aspectos que consideramos clave para emprendedores y empresarios. Para ello nos apoyamos en el índice ideal. En particular, en sus 4 pilares: foco, control, colaboración y mejora continua.
Es importante que observes que, junto con ellos, comentamos 2 modelos esenciales:
- Uno es el de las etapas de las empresas. Sobre estas hay un buen número de artículos que puedes consultar. Además del vídeo: las etapas de las empresas.
- El otro modelo, es el de las áreas funcionales. Cuando la empresa avanza por las etapas, configura una organización con áreas. En nuestro modelo, reflejamos las típicas (caso, finanzas o talento humano); y también, otras menos comunes, como la gestión de la innovación. En cualquier caso, una empresa exitosa crea una organización y cierta estructura para lograr sus objetivos.
Los emprendedores y empresarios, con independencia del tipo de empresa, necesitan conocer modelos para orientar la gestión. Y esto es lo que nos proponemos aquí: brindar enfoques, modelos, perspectivas para una gestión fácil de la empresa. Por cierto, fácil no implica poco esfuerzo; sino logros y óptimos resultados.
Para finalizar, hacemos énfasis en el “foco”, que debemos cuidar día a día. Y el énfasis lo hacemos con la frase del exitoso Stephen Richards Covey. En algún momento expresó, en forma recursiva, lo siguiente: “la cosa más importante es mantener la cosa más importante como la cosa más importante”.
