¡Bienvenidos a esta nueva entrega sobre mejora continua y gestión empresarial! Cuando nos hablan de empresas de éxito, imaginamos organizaciones con equipos numerosos, una gran facturación, asesoradas por expertos, entre otras cosas.
Sin embargo, nosotros creemos que una empresa de éxito es aquella en la que el empresario se basa en 4 claves:
- Tiene la misión y visión claras.
- Establece roles y responsabilidades.
- Fomenta la comunicación (da coaching y feedback)
- Cumple el rol de “director de orquesta”.
Si estas 4 claves se ejecuta bien, la empresa estará transitando por el camino del éxito.
Podemos ver a la empresa como una orquesta donde todos sus colaboradores ejecutan un instrumento y tocan en armonía. Tal como ocurre con las orquestas que hacen vibrar a una audiencia exigente.
¿Pero qué pasa cuando uno de sus integrantes lo hace mal? Si uno de ellos se equivoca o no se adapta al ritmo, echa por tierra el esfuerzo del equipo. La orquesta pierde su propósito: hacer vibrar a la audiencia.
Desde este punto de vista, una orquesta es una excelente representación del trabajo en equipo. Y como es de esperar, todo equipo cuenta con un líder: el “director de orquesta”.
Así como lo hace un director de orquesta, un empresario tiene un rol que pasa por dirigir a todos sus colaboradores. Debe “acoplar el ritmo” de todo el equipo para que suene de forma armónica. Es decir, para lograr los objetivos del negocio, basados en su misión y visión.
Las empresas exitosas tienen una dirección estratégica basada en su visión, que orienta el curso y le da forma a los objetivos para el mediano y largo plazo.
Las 4 claves de las empresas de éxito
Tener una visión clara, establecer roles y responsabilidades, fomentar la comunicación (coaching y feedback) y ser el director de orquesta, son 4 actividades clave que hace un empresario, un buen jefe de equipo o un líder empresarial.
1. Empresas de éxito. Tener la misión y visión claras
Como parte de la dirección estratégica, ya sea de manera consciente o no, todo empresario tiene una misión y una visión.
Esto es fundamental para la eficiencia empresarial, pues mantiene el foco del empresario y su equipo, lo que minimiza la pérdida de esfuerzo y recursos. Al respecto, al final comparto un artículo al que sugiero poner atención.
En otras palabras, el empresario – director de orquesta – debe tener una visión clara sobre la “pieza” que tocará la orquesta. Por lo que debe tener, en alguna medida, una partitura que le diga, línea a línea, qué debería estar haciendo cada músico.
Tener dicha partitura es lo que denominamos una visión tangible. A esta podrás agregarle un toque propio, sobre cómo debe sonar la pieza. Esta parte implica la carga emocional y motivación, que corresponde a la parte intangible.
En términos de un negocio, lo indicado puede trasladarse a través de aspectos como:
- ¿Cuál debe ser el aprendizaje del equipo?
- ¿Cuáles son los objetivos que se persiguen y cuáles las estrategias para lograrlos?
2. Establecer roles y responsabilidades
Para establecer roles y responsabilidades, una de las competencias del empresario es saber delegar. Es una de las claves de las empresas de éxito.
En términos de música, es una de las principales tareas del director de orquesta. En una empresa, como en una orquesta, los roles están definidos y también las responsabilidades.
El director es un músico, lo que no quiere decir que deba especializarse en todos los instrumentos. Su labor, cuando la empresa está en funcionamiento estable, es la de dirigir al equipo y asegurarse de que cada uno cumpla su parte, sin perder de vista la misión y visión.
Antes, mientras esté en la etapa de la puesta en marcha o funcionamiento regular, ¡el empresario deberá tocar algunos instrumentos a la vez! Por eso, en las primeras etapas se le llama el hombre orquesta.
En la medida en que la empresa madura y avanza de etapa, el equipo estará más sincronizado. Las actividades fluirán con resultados de mayor calidad.
¿Te imaginas que tu equipo esté tan sincronizado como una orquesta? El logro de los objetivos será un hecho, tal como ocurre en empresas de éxito.
Al delegar, teniendo muy claro lo que hace cada quién, sin crear parcelas y estableciendo los procesos para que se apoyen entre ellos, la empresa logrará crecer y tener éxito.
3. Empresas de éxito. Fomentar la comunicación (coaching y feedback)
La tercera clave, igual de importante que las demás, es la comunicación. Que puede apoyarse en el coaching y el feedback.
Con el coaching se logra una comunicación asertiva, favorable en situaciones adversas. Implica saber escuchar y dar buen feedback.
Un modelo que puedes aplicar, no solo para con tus colaboradores, sino con clientes, es el modelo GROW (Goal – Reality – Options – Will), que implica: meta, realidad, opciones y voluntad.
Por supuesto, el modelo GROW debe adaptarse al contexto correspondiente. En el caso del director de orquesta, el éxito demanda de él, no solo que todos toquen y entren cuando sea su turno; también, le demanda ayudar a mejorar a sus colaboradores.
En la práctica, esto supone ofrecer coaching y feedback, aprender a motivar cuando es necesario y dirigir cuando haga falta.
Todo se resume, entonces, en retroalimentar al equipo sobre qué están haciendo bien, qué están haciendo mal y qué aspectos deben mejorar. Y esto debe hacerse con una comunicación sincera, respetuosa y con claridad sobre algo clave: el error o equivocación. Del que se aprende siempre. De hecho, equivocarse es necesario para crecer.
4. Cumplir el rol de director de orquesta, clave en empresas de éxito
En diversos artículos comentamos que un empresario determina, según sus competencias (basadas en conocimientos, habilidades y valores), la evolución de la organización.
A mayores competencias, las áreas funcionales crecerán más rápido y la empresa pasará por las etapas con éxito.
De la misma manera que un director de orquesta, como empresario eres la parte más visible. Debe ser visible, pues todos y cada uno de los colaboradores deben “verle” para saber qué estás solicitando y cómo vas dirigiendo.
En este punto, debes tener claro que ese grado de visibilidad no siempre es fácil, como tampoco lo es comunicar bien lo que esperas de tu equipo.
Sin embargo, te puedes apoyar en la esencia de la mejora continua para ayudar a que el grupo funcione mejor. Además, es importante ser capaz de anticiparte a las necesidades de la empresa, para comunicarlas de forma precisa y clara.
No existen fórmulas mágicas para hacer de director de orquesta. Cada empresa tiene su propio contexto, cada equipo es diferente y al final, el liderazgo es una habilidad que nunca se aprende del todo. Por ello, el director debe aprender continuamente para hacerlo bien.
Cuando la empresa logra incorporar herramientas de gestión, tendrá más control y colaboración. Irá automatizando procesos que ayudan con la gestión.
¿Cómo identificar a las empresas de éxito?
Una forma de identificar empresas exitosas es mediante su índice de eficiencia empresarial. Este se mide con base en 4 áreas: foco, control, colaboración y mejora continua.
Empresas de éxito. El foco:
Mantener el foco es pensar y ejecutar actividades que apunten a objetivos claros. Objetivos que deben estar alineados con la misión y la visión del empresario y su equipo.
El foco es, como lo dijo Stephen Richards Covey, en forma recursiva: “la cosa más importante es mantener la cosa más importante como la cosa más importante”.
El control:
Con respecto al control, nos referimos a acciones como detectar, corregir y encaminar las tareas para lograr los objetivos, según el contexto de la empresa. También puede verse como un proceso que abarca 3 aspectos:
- Asignación de recursos.
- Seguimiento de acciones.
- Evaluación del resultado.
El control en empresas que alcanzan la etapa funcionamiento estable, demanda herramientas de gestión o plataformas de aplicaciones. Un ejemplo de estas es la Plataforma de Aplicaciones Platzilla:
Empresas de éxito. La colaboración:
Sobre el área colaboración, hay principalmente 2 “niveles”:
- Colaboración a nivel interno, entre los empleados de la empresa.
- Colaboración a nivel externo, a través de la visibilidad de la información que se brinda a clientes e interesados, que participan en algunos casos, en la gestión de información.
Como sabes, en una empresa hay información de muchos tipos. El “ciclo de vida” de la información inicia cuando se capturan datos, que luego pasan por diferentes estados (y que puede dar origen a otro tipo de información), hasta su disposición final (“archivo” o eliminación).
Es muy difícil que el ciclo de vida de la información esté en manos de un solo responsable. En su gestión es común que participen diversos colaboradores, internos y/o externos.
Muchas de las tareas y actividades se ejecutan en función de la información que se comparte. Y tales acciones se reflejan en los estados o cambios que se van registrando en la información.
La mejora continua:
Sin duda te ha pasado que en una misma tarea, se incurre en errores u omisiones, una y otra vez. Esto puede ser porque el responsable olvida detalles y se producen errores, de manera reiterada. O porque la tarea la realiza personal diferente en diversos momentos y el conocimiento no se comparte.
Un error o fallo tras otro, conlleva a pérdidas que pueden poner en riesgo la continuidad de la empresa. Existen estudios acerca de la quiebra de empresas, que establecen como causa común de fracaso, la mala gestión.
Esto sucede en todo tipo de empresas, grandes o pequeñas. Un síntoma, en muchos casos es el re-trabajo. Lo que crea cuellos de botella cuando el resultado de una actividad, es insumo para un cliente interno. ¡No hablemos de los problemas cuando el cliente es externo!
En tal sentido, aplicar estrategias para implementar la mejora continua es un elemento importante:
Conclusiones
En las empresas de éxito hay un director – o directora – de orquesta. El éxito en parte, se debe a que como empresarios, se apoyan en 4 claves: visión clara, roles y responsabilidades bien asignados, comunicación (coaching y feedback) con el equipo y visibilidad como líder de la organización.
Estos 4 aspectos clave pueden ser objeto de medición mediante el índice de eficiencia empresarial o Índice IDEAL. Es decir, mediante el foco, el control, la colaboración y la mejora continua.
Se trata de áreas que pueden y deben ser desarrolladas por el empresario desde las etapas tempranas. Esto en realidad no es otra cosa que aplicar buenas prácticas y fijarlas como hábitos. Si todo el equipo participa aplicando prácticas que apunten a la eficiencia, la empresa se fortalece y madura. Lo que da mayor capacidad a sus áreas funcionales.
Para finalizar, te recomiendo reflexionar sobre las 4 claves de las empresas de éxito en contraste con tu rol como “director(a) de orquesta”. ¿Qué planes aplicarías para mejorar?
“La mayoría de las cosas que decimos y pensamos no son esenciales. Si las puedes eliminar, tendrás más tiempo y tranquilidad. Pregúntate en cada momento: ¿es esto necesario?”
Marco Aurelio.
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