¡Bienvenidos a un nuevo artículo sobre mejora continua y gestión empresarial! Todo emprendedor, gestor o empresario se enfrenta cada día a una lista enorme de tareas. Muchas de las cuales pueden estar pendientes desde hace días o meses. Lo esperado es que las tareas estén anotadas en algún lado, pues de otra forma, unas cuantas pasarán al olvido. Cuando de empresas se trata, nadie duda de la importancia que tiene la gestión de tareas para la eficiencia y la productividad.
En esta entrega abordaremos este interesante tema, del que puedes conseguir mucha información en la Web. Sin embargo, acá te lo explicamos de manera fácil.
Si realizas una búsqueda en Google encontrarás, además, cientos de herramientas que ofrecen una solución para que logres una excelente gestión de tareas.
Todas las herramientas prometen mejorar tu productividad, además de brindarte métodos para realizar un seguimiento a las tareas. Por cierto, algunos de los métodos son tan complicados que tendrás que leer libros para aplicarlos.
Las empresas exitosas son aquellas en la que el trabajo colaborativo es una fortaleza. Según el tipo de empresa, esto puede ser realmente esencial. Por ejemplo, una empresa de servicios profesionales, como la Consultora Geosama, que presta su servicio basado en proyectos, hace uso intensivo de la gestión de tareas.
En el trabajo en equipo, por otra parte, la coordinación de actividades puede resultar difícil cuando no todos los miembros están de acuerdo con la herramienta utilizada para las tareas. Lo que conlleva a que algunos vuelvan a la agenda tradicional o a su capacidad “memorística”. Es decir, dejan de lado la aplicación disponible por ser engorrosa de manejar.
Gestión de tareas. Importancia de la gestión de tareas en la eficiencia empresarial
Tener visibilidad de qué tareas tenemos pendientes, cuándo deben estar completadas y quiénes están involucrados, por ejemplo, son aspectos básicos en toda actividad profesional. En una empresa, son simplemente esenciales.
Existen empresarios con una capacidad increíble de recordar, lo que los lleva a dejar de prestar atención a este punto. Si él recuerda todo, sus colaboradores también lo harán. Es claro que esta posición está equivocada.
Todos los colaboradores de todas las áreas funcionales necesitan tener visibilidad de las tareas pendientes. De las suyas y, en muchos casos, de las de otros compañeros de trabajo.
No hace falta, en tal sentido, comentar las desventajas que tiene un equipo de trabajo, en el que cada quien es responsable de recordar sus tareas. En el que cada quien utiliza un método de control y gestión propio y no hay seguimiento de las mismas.
Una correcta gestión de tareas y de trabajos pendientes tiene suma importancia. Mucha más de la que parece. Permite reducir horas improductivas, acelera la ejecución de los trabajos y mejora la coordinación de los equipos.
Existen herramientas para la gestión de tareas que van desde aplicaciones muy sencillas hasta muy complejas.
Algunas se orientan a un uso personal; mientas que otras disponen de funciones sofisticadas, orientadas al trabajo colaborativo en equipo. Pero todas tienen un propósito común: la gestión de tareas para ser más eficiente.
Herramientas ideales para la gestión de tareas
La clave para una herramienta ideal es que ofrezca un balance entre funcionalidades y simplicidad de uso (usabilidad).
En una empresa, lo ideal es que, además, las tareas estén en un “tablero” a la vista de todos. Una especie de tablero de notas electrónico, que permita acceder a los detalles, colaborar en su actualización y que luego, facilite la creación de métricas.
Si en tu empresa aún no has implementado alguna herramienta para tal fin, puedes disponer de soluciones sencillas y gratuitas. Por ejemplo, Google Keep. Es una de las primeras herramientas que se nos viene a la cabeza cuando de recordar tareas se trata.
Google Keep se basa en un sistema de notas, que pueden contener texto, imágenes y audios; a las que puedes asignar colores que ayuden a detectar fácilmente las cosas importantes. También puedes aplicarle etiquetas.
Aunque está pensada más para un uso individual, es posible compartir notas con otros usuarios de Google Keep, indicando la dirección de sus cuentas de Google.
Otra alternativa es Google Calendar. El sistema de calendario de Google incluye la posibilidad de crear no solo eventos, sino también tareas o recordatorios.
Ambos son sistemas muy sencillos con los que puedes registrar tareas pendientes, que te ayudan a recordar actividades concretas.
Herramienta para empresas
En el caso de empresas micro, pequeñas o medianas, no solo es clave que la herramienta de gestión de tareas ofrezca un balance entre funcionalidades y usabilidad; también es necesario que integre todas las áreas funcionales.
Por tal motivo, la aplicación debe ser parte de la plataforma que emplee la organización para gestionar su información.
Un ejemplo en tal sentido, es la Plataforma Platzilla, que integra aplicaciones conformadas por módulos, más un gestor de calendarios que apoya de manera óptima el control de tareas.
La integración de aplicaciones puede realizarse de manera progresiva. Esto es, Platzilla permite incorporar diversas áreas según las necesidades de gestión de información que tenga la empresa.
El Calendario
Desde la primera aplicación que se instale, Platzilla pone a disposición un calendario que facilita registrar tareas. Pero, más allá del control de las mismas, lo interesante es la relación que puede crearse entre, al menos, 3 elementos:
- Tareas (llamadas, reuniones, actividades)
- Usuarios de la plataforma, que puede incluir clientes con acceso a aplicaciones particulares
- Información o registros específicos de áreas funcionales
Un ejemplo es el siguiente, en el contexto de la empresa nombrada antes, Geosama:
- Tarea: revisión de incidencia reportada por un cliente.
- Invitados: Adriana, José y Andrés. Cliente: Ana, de la empresa G2M.
- Caso: producto incompleto, entregado fuera de lapso (caso registrado en el módulo “incidencias”).
Un usuario registra la tarea en Platzilla e ingresa todos los detalles necesarios para la reunión. Entre ellos, propósito, resultado esperado, fecha y hora, entre otros. Pero además, relaciona la tarea con el caso específico: la incidencia reportada por Ana de la empresa G2M; ya registrada en el módulo de incidencias de la aplicación CRM Posventa.
Visibilidad de las tareas
Por tratarse de una plataforma que integra las distintas áreas de la empresa, el calendario es compartido. Esto permite que una tarea se refleje automáticamente en el calendario de todos los invitados.
Si se fija por defecto el calendario como pantalla de entrada, cada vez que un colaborador ingrese a Platzilla tendrá a la vista todas las tareas que son de su responsabilidad. No solo las pendientes, también las finalizadas. Y según sea su rol, podrá ver las tareas de otros integrantes del equipo.
Por tal razón, difícilmente un colaborador dejará de cumplir con sus tareas, pues el seguimiento de las mismas es fácil, así como su actualización cuando corresponda.
En el caso de la plataforma de aplicaciones Platzilla, existen otros calendarios que facilitan acceder a información, según esta sea registrada. Por ejemplo:
- Nuevos clientes ingresados (se refleja quiénes fueron ingresados qué día).
- Oportunidades registradas (vista importante, que permite visualizar de forma rápida, la densidad de oportunidades diarias).
- Oportunidades en negociación (vista solo de las oportunidades en estatus = “negociación”).
La creación de calendarios solo tiene un límite en Platzilla: la imaginación del usuario.
Importancia de la gestión de tareas en Platzilla
Todos hemos utilizado la expresión: el tiempo es oro. Y es así, ¡es oro! Por ello, aprovecharlo de la mejor forma posible es vital.
Sin embargo, para muchos empresarios no es una tarea sencilla. Decenas de tareas cada día y cada una con condiciones propias, crean complejidad.
Según sea el tipo de empresa, distribuir las tareas y llevarlas a cabo con éxito, para maximizar la eficiencia, puede ser algo complejo.
Por fortuna, existen herramientas que apoyan la gestión de tareas con la participación de los colaboradores de la empresa.
Este es el caso de Platzilla, que dispone de un potente gestor de calendarios, para controlar y hacer seguimiento a las tareas, de forma fácil. Lo que mejora el control y la colaboración en la gestión de la información, aspectos claves para la eficiencia empresarial.
De allí que la plataforma Platzilla dé tanta importancia a la gestión de tareas en la empresa, facilitando además, crear calendarios que reflejan la actividad de las diversas áreas funcionales.
Y para finalizar este artículo, te ponemos un reto. Responde a estas preguntas: ¿cómo evalúas la gestión de tareas en tu empresa? ¿Sabes con certeza, qué tan bien se ejecutan? ¿Crees que se puede mejorar el control y seguimiento?
Con estas interrogantes para tu reflexión, esperamos que esta entrega sea de provecho para la gestión fácil de tu empresa.
¡Hasta una próxima oportunidad!
